Entre o grande número de opções de correspondência comercial, uma carta de confirmação merece atenção especial. O que é e em quais casos um documento similar deve ser elaborado?
Objetivo principal
Ética nos negócios sempre prevê respeito mútuo entre as partes. Este é um pré-requisito para a condução normal dos negócios. Sem isso, é impossível imaginar uma cooperação longa e frutífera. Uma carta de confirmação é às vezes apenas necessária.
Em si, não é tão importante. Este é apenas um gesto de polidez. Ele deixa claro que o que os parceiros concordaram no dia anterior aconteceu. Isto é, uma carta de confirmação declara o cumprimento de algum fato ou ação. Neste caso, existem duas opções:
- Confirmação de recebimento de mercadorias, cartas ou outros documentos que são enviados por solicitação prévia. Aqui, uma das partes notifica a outra que a ação foi concluída.
- Confirmação do consentimento com algo específico (preço ou quantidade de mercadorias, data das próximas negociações, condições de envio de mercadorias e outros). Aqui, os companheiros expressam sua aprovação para certos pontos de concordância.
A partir disso, fica claro que a carta de confirmação é um documento opcional. Mas mandá-lo novamente mostra ao parceiro com que atenção e respeito eles são tratados.
Regras de ortografia
Para entender como escrever uma carta de confirmação, você precisa conhecer as regras básicas para processar documentos comerciais. Você não deve trabalhar até que o significado de tal apelo seja totalmente compreendido. Na verdade, não há nada complicado.
Tal carta, como todas as outras correspondências comerciais, deve consistir de três partes: título, texto e conclusão. Cada um deles carrega sua própria carga semântica:
- O título em primeiro lugar contém detalhes na forma da data de partida e do número de registro de saída.
- O conteúdo é geralmente dividido em duas partes: introdução e texto do corpo. Tal carta, em regra, começa com um apelo ao destinatário. Estas são as regras usuais de boa forma. Na maioria dos casos, está escrito em nome do chefe da empresa parceira, mas às vezes é aconselhável endereçar tal documento oficial a um especialista que esteja diretamente envolvido na solução deste problema. Por exemplo, uma confirmação de pedido para o trabalho pode ser enviada ao diretor de vendas ou ao representante de produção.
- Em conclusão, é costume expressar gratidão. Você também pode adicionar algumas palavras sobre o desejo de continuar a cooperação.
Essas mensagens permitem que os parceiros tenham confiança uns nos outros.
Escrevendo uma carta
Algumas pessoas confundem tal documento com um aviso. Mas há uma enorme diferença entre as duas letras. Um deles simplesmente relata um fato ou evento, e o outro confirma a conclusão de uma ação específica com base em um acordo preliminar. Para evitar erros, você precisa saber como deve ser uma carta de confirmação. A amostra pode ser preparada independentemente, uma vez que não existe um formulário especialmente aprovado para tal carta comercial.
Deve ser emitido em papel timbrado da organização remetente. Se a empresa não tiver uma, um carimbo de canto pode ser usado. A informação deve ser colocada sequencialmente:
- Primeiro, no canto esquerdo, em colunas especiais, indicar o número e a data de acordo com a entrada no diário de registro.
- Em seguida, à direita, indique os detalhes completos do destinatário (nome e endereço da empresa, cargo e nome completo do destinatário).
- Uma frase chave é escrita abaixo, que contém a essência desta mensagem.
- A parte principal começa com um apelo ao destinatário. É melhor fazer isso pelo nome e pelo patronímico e, no início, adicionar a palavra "respeitado".
- Além disso, em palavras claras, é necessário informar que os termos do acordo são cumpridos.
- Depois disso, deve haver palavras de agradecimento.
- Você pode terminar o texto com a frase "Cumprimentos".
O documento é assinado pelo chefe, que deve ser confirmado pelo selo da organização.
