Uma unidade estrutural é uma parte estrutural de uma organização que executa determinadas tarefas de produção ou funcionais dentro da estrutura da carta e as descrições de trabalho dos funcionários.
Aspectos legais do trabalho de unidades estruturais
A unidade estrutural não pode ser considerada separadamente da empresa, porque não é dotada de independência legal ou econômica. De acordo com a lei, as seguintes características destas unidades estruturais podem ser distinguidas:
- se a administração da empresa tiver decidido que é necessário criar uma unidade estrutural, não há necessidade ou obrigação de informar isso às autoridades de registro;
- registro com autoridades fiscais, fundos de pensão e seguro não é necessário;
- não são mantidos documentos contábeis separados para a unidade estrutural, e suas atividades são refletidas no balanço geral da organização;
- nenhum código estatístico separado é atribuído a este link;
- não é permitido abrir contas bancárias separadas para uma unidade estrutural.
Regulamentos sobre divisões
As atividades da unidade estrutural são realizadas com base em uma disposição especial, que é desenvolvida pela administração da empresa de acordo com as normas legislativas estabelecidas. O documento contém as seguintes seções principais:
- disposições gerais que descrevem a empresa em si, bem como as intenções de criar uma estrutura organizacional específica;
- visão geral do número e composição do pessoal em geral e para cada unidade;
- funções que uma unidade estrutural deve executar;
- determinação dos objetivos de suas atividades, bem como estabelecimento de metas que garantam sua realização;
- nomeação de gerência de unidades, bem como determinação de seus termos de referência;
- uma descrição dos mecanismos de interação entre unidades estruturais, bem como com os órgãos de governo;
- determinação da responsabilidade da unidade como um todo, bem como do chefe e dos funcionários individualmente;
- o procedimento para a liquidação do elo estrutural indicando o procedimento, bem como razões significativas.
Requisitos para unidades estruturais
Para assegurar uma operação eficiente e contínua, a unidade estrutural deve cumprir um conjunto de requisitos obrigatórios, a saber:
- a subordinação deve ser centralizada, ou seja, cada funcionário deve ser diretamente responsável perante o chefe dessa unidade estrutural, que, por sua vez, se reporta regularmente ao diretor geral;
- o trabalho da unidade deve ser flexível, com a capacidade de responder rapidamente a quaisquer mudanças, tanto dentro da organização quanto no ambiente externo;
- o trabalho de cada unidade estrutural deve ser estritamente especializado (ou seja, o link deve ser responsável por uma determinada área de atividade);
- a carga de um líder não deve ser muito grande (não mais do que 20 pessoas, se estivermos falando sobre o link do meio);
- Independentemente do seu propósito funcional, a unidade deve fornecer todos os meios possíveis para economizar recursos financeiros.
Funções de unidades estruturais
Cada unidade estrutural da organização é chamada a cumprir certas funções refletidas na provisão correspondente. Seu conteúdo depende do escopo e do tipo de atividade do link. Ao desenvolver recursos, a orientação deve se basear nos seguintes requisitos:
- a formulação de funções implica a formulação simultânea de tarefas para sua realização;
- designação de funções no documento é realizada em ordem decrescente (do básico ao secundário);
- as funções de diferentes unidades estruturais não devem se sobrepor e ser repetidas;
- se o elo tem certas ligações com outras unidades estruturais, então suas funções devem ser coordenadas para evitar contradições;
- todas as funções das unidades devem ter uma expressão numérica ou temporária clara, a fim de proporcionar uma oportunidade de avaliar a qualidade do trabalho;
- ao desenvolver funções, deve-se tomar cuidado para garantir que elas não ultrapassem a autoridade ou os direitos da administração.
Gerenciamento de departamento
Como a empresa como um todo, todos os seus links precisam de gerenciamento efetivo. A responsabilidade direta pela implementação dessa tarefa é do chefe da unidade estrutural. Vale a pena notar que a metodologia e os modelos de gestão podem ser selecionados pelas autoridades locais independentemente ou delegados de cima.
Dependendo do campo de atividade da unidade, assim como o escopo de responsabilidade do chefe, este tem o direito de delegar certos poderes a seus subordinados. Ao mesmo tempo, um sistema rigoroso de relatório e controle deve ser observado. A responsabilidade final pelos resultados do trabalho é exclusiva do gerente.
As atividades devem ser organizadas da seguinte forma:
- no início do período, o líder executa o planejamento, que é fixado nos documentos relevantes;
- depois, há monitoramento contínuo dos resultados do trabalho para poder reagir oportunamente aos desvios;
- no final do período de reporte, é realizada uma verificação de conformidade dos indicadores resultantes com os planejados.
Conclusões
A unidade estrutural da organização é sua principal unidade de trabalho, que desempenha determinadas funções reguladas pela provisão relevante. Vale a pena notar que tal divisão estrutural é aconselhável apenas no âmbito de uma grande empresa, porque em pequenas empresas os poderes podem ser distribuídos entre os funcionários individuais.
É importante organizar uma interação efetiva entre várias divisões estruturais. Suas funções não devem ser duplicadas, bem como contradizer-se mutuamente. É dada especial atenção à organização da liderança. Os patrões do elo estrutural, embora tenham amplos poderes em relação à sua administração, comprometem-se, no entanto, a cumprir rigorosamente todas as ordens e exigências do Diretor-Geral.
