Regulamento relativo às unidades estruturais: disposições gerais, direitos e autoridades

Em muitas empresas estatais e comerciais, como um dos documentos locais, o Regulamento sobre divisões estruturais está sendo desenvolvido. Neste ato, além das questões relacionadas ao desenvolvimento da equipe, destacam-se as regras de comunicação do pessoal, o procedimento para a participação dos funcionários na distribuição de lucros, especialmente o treinamento avançado dos funcionários e assim por diante. Consideremos, ainda, em pormenor, a forma como o regulamento relativo à unidade estrutural é compilado. Um exemplo de documento também será apresentado no artigo.

Funcionalidades

O documento em consideração atua como um ato organizacional e tecnológico. Define:

1. O lugar do departamento no sistema corporativo.
2. Carga funcional, responsabilidade tecnológica.
3. Interação com outros departamentos.
4. Documentos normativos que regem as atividades da organização.

A elaboração de um ato é realizada diretamente no departamento do empreendimento. A responsabilidade por isso está com seu superior. O chefe da organização deve revisar e assinar o documento. Uma empresa pode ter um departamento ou vários. A criação de unidades deve ser realizada com base na conveniência. Suas atividades devem ser justificadas e eficazes.

Seções

Unidade estrutural (exemplos: recursos humanos, contabilidade, finanças, etc.) executam determinadas funções. Ao compilar a documentação, as especificidades da atividade, o cronograma, a presença / ausência de responsabilidade material dos empregados são levados em consideração. O ato em análise contém as seguintes seções:

1. Disposições Gerais
2. Tarefas
3. Estrutura
4. Funções
5. Interação com outros departamentos.
6. Responsabilidades, direitos e autoridade.
7. Responsabilidade

A seção "Disposições Gerais" estabelece a subordinação do departamento a uma pessoa específica. Pode também definir o escopo do documento. Em particular, estamos falando sobre os requisitos para o conteúdo, as regras para a preparação, adoção, registro, aditamentos / alterações ao ato. Também estabelece o status legal da unidade. A seção "Tarefas" formula áreas-chave do departamento. Qualquer unidade separada tem a responsabilidade de resolver problemas levando em conta os requisitos do presente. Assim, as tarefas do departamento de pessoal podem envolver não apenas a recepção e a demissão de funcionários. Suas responsabilidades podem incluir uma solução abrangente para as questões de formar uma equipe eficaz.

Sistema e funções

Esta seção destaca a organização do departamento. Em particular, o número de empregados, as responsabilidades específicas dos empregados são estabelecidos. No processo de compilação desta seção, a matriz de distribuição das funções gerenciais pode ser aplicada. Se estiver ausente, as informações do Diretório de Qualificações dos cargos de chefes, especialistas e outros funcionários são aplicadas. Ao estabelecer as funções dos funcionários, você também pode usar os padrões de GOST.

Comunicações de serviço com outros departamentos

A organização do trabalho deve ser realizada de tal forma que a relação entre as diferentes partes da empresa seja tão eficaz quanto possível. Ao elaborar a seção, é necessário levar em conta que não é necessário descrever a interação de funcionários individuais, mas departamentos inteiros. Portanto, é necessário focar, antes de mais nada, nas relações oficiais entre patrões.Na seção, você pode indicar a necessidade de coordenação de interações entre funcionários comuns de diferentes departamentos. Ou seja, o Regulamento sobre unidades estruturais determina se um funcionário precisa receber permissão para interagir com outros especialistas. Separadamente, é estipulado com quem exatamente esses ou outros eventos devem ser coordenados: com seu chefe ou um funcionário de outro departamento.

Competência e Responsabilidade

As seções "Responsabilidade" e "Direitos e Obrigações" são compiladas de acordo com as funções atribuídas ao departamento. O conteúdo dessas seções pode ser retirado das descrições de trabalho. No entanto, deve-se ter em mente que o Regulamento sobre divisões estruturais permite, estabelece as responsabilidades e deveres de não um funcionário específico, mas todo o departamento como um todo. Se desejar, você pode pintá-los em relação a cada funcionário. No entanto, é mais aconselhável estabelecer os poderes e responsabilidades de todos os funcionários, separando-os separadamente para o chefe do departamento. A responsabilidade pode ser estabelecida individual e coletivamente. O primeiro, respectivamente, se relacionará com o chefe e o último com os empregados. A aprovação do regulamento sobre a unidade estrutural é realizada após a sua aprovação pelo advogado da empresa.

Requisitos de Conteúdo

O regulamento relativo às divisões estruturais não é considerado um documento vinculativo previsto pela legislação laboral. Mas é nesse ato que a distribuição de tarefas, deveres e funções entre departamentos e funcionários dentro de uma empresa é fixa. Os requisitos de conteúdo podem ser definidos por documentos locais (padrões). Se eles não estão disponíveis na empresa, então você pode usar o regulamento "modelo" na unidade estrutural - uma amostra. Em qualquer caso, no processo de compilação do documento, é necessário partir do fato de que as seguintes informações devem estar presentes:

1. Um lugar no sistema corporativo (uma subdivisão separada ou parte de um gerenciamento, departamento, etc.).
2. Quadro regulamentar. Os documentos que regem as atividades são indicados aqui (Lei Federal, Carta, etc.).
3. Estrutura do departamento.
4. Chefe imediato.
5. Tarefas-chave
6. Responsabilidade, deveres, direitos.

A fim de evitar disputas sobre questões de competência, é necessário considerar cuidadosamente o conteúdo do documento, tentar compilá-lo sucinto e detalhado.

Regulamento sobre a unidade estrutural da organização: nomeação

O documento age como um ato interno (local). É compilado para atribuição organizacional e jurídica ao departamento de funções gerenciais, uma divisão racional de competência entre os funcionários. O ato define a responsabilidade e os deveres do chefe. A provisão atua como um elemento integral da documentação da empresa. É a base para o desenvolvimento de descrições de cargos padrão, pessoais (se necessário) dos funcionários. O documento é desenvolvido de acordo com os atos organizacionais e gerenciais aplicáveis.

Itens

A provisão inclui:

1. Página de título.
2. Nome
3. O objetivo principal.
4. A base reguladora do departamento.
5. Descrição da estrutura.
6. Funções de divisão e distribuição de responsabilidade.
7. Informação e suporte material.
8. Interação
9. Confidencialidade e papelada.
10. Garantir a segurança e condições de trabalho adequadas.

A composição e ordem das seções, os nomes dos blocos individuais podem variar de acordo com as especificidades da unidade.

Descrição do departamento

A seção "Propósito Primário" descreve:

1. A localização da unidade no sistema corporativo.
2. Subordinação.
3. Finalidade pretendida.
4. Regras para a formação e liquidação do departamento.

No bloco "Base de atividade normativa", há uma lista de documentos de acordo com os quais o Regulamento é desenvolvido e a unidade funcionará.A próxima seção fornece informações específicas para o departamento. Em particular, descreve:

1. A estrutura da unidade, o procedimento de acordo com o qual é formado e aprovado.
2. Regras de nomeação para o cargo de chefe, lançamento e substituição. Se necessário, os requisitos de qualificação são descritos (tempo de serviço, categoria, educação).
3. Tarefas do chefe de departamento.
4. A presença e número de deputados, o procedimento de acordo com as responsabilidades de trabalho que são distribuídos entre eles.
5. Regras para a aprovação do Regulamento que rege as atividades das unidades estruturais da unidade, instruções de serviço para os funcionários.
6. A ordem em que o pessoal do departamento é formado.

Formas de refletir a informação

A estrutura da unidade pode ser descrita:

1. Método gráfico. É uma reflexão esquemática de unidades estruturais. As relações administrativas são destacadas por linhas sólidas, funcionais - por linhas tracejadas.
2. De uma forma textual. Neste caso, uma enumeração de unidades estruturais (grupos de empregados que desempenham funções em áreas específicas, ou empregados individuais) é usada, uma descrição das interações é dada.

Funções e distribuição de responsabilidade

Esta seção descreve:

1. As principais atividades ou trabalhos que o departamento deve executar para implementar as tarefas atribuídas a ele.
2. O procedimento para a distribuição de responsabilidades e funções entre funcionários.
3. Responsabilidades, direitos individuais da cabeça de acordo com os regulamentos aplicáveis. Também descreve sua responsabilidade.

As funções são indicadas por ordem de prioridade ou importância. O Regulamento, em regra, estipula que a responsabilidade dos empregados é determinada pelas descrições de funções.

Interação

Esta seção define:

1. A relação da unidade com outros departamentos e funcionários no nível de informações e fluxos de materiais. Estes últimos incluem relações relacionadas com atividades, o movimento de valores. A interação da informação é realizada através da transferência de documentação.
2. Datas e frequência do trabalho, fornecimento de informações, ativos materiais, etc.
3. O procedimento de acordo com o qual a resolução de situações de conflito que surgem entre os departamentos é realizada.

Suporte de informação e material

Esta seção contém informações sobre:

1. Fontes internas e externas, o procedimento para equipar o departamento com móveis, equipamentos, meios organizacionais e técnicos e assim por diante.
2. Mantendo registros e garantindo a preservação de valores.
3. O procedimento para fornecer documentos regulamentares, literatura e outros recursos de informação.

Confidencialidade e manutenção de registros

Este bloco inclui informações sobre a nomenclatura dos casos que a unidade conduz. Esta seção também indica a pessoa responsável por sua produção. No caso de um grande volume, a lista de casos é fornecida em um documento separado (anexo). Se necessário, a seção inclui tipos de informações confidenciais, regras para lidar com elas e responsabilidade pela divulgação.

Garantir condições seguras de trabalho

Esta seção fornece regras para manter a condição sanitária e higiênica adequada das instalações atribuídas à unidade. Também descreve como garantir a segurança das atividades. A seção pode conter referências a documentos normativos que estabelecem tais regras. Pessoas obrigatórias são indicadas.

Elaboração e aprovação do documento

O desenvolvimento do regulamento é realizado pela unidade de forma independente. Como regra, essa tarefa é atribuída ao chefe do departamento. Primeiro, um documento preliminar é compilado. É acordado com a alta administração e funcionários interessados.Este último, em particular, pode incluir:

1. Chefes de departamentos com os quais o departamento interage.
2. Chefe de Recursos Humanos.
3. Chefe do departamento jurídico.

Uma lista específica de unidades e funcionários correspondentes é estabelecida pelo chefe. Ele também organiza a familiarização dos funcionários com o Regulamento.

Alterações, cancelamento e revisão do documento

Os ajustamentos ao regulamento são feitos pelos chefes de departamento nos seguintes casos:

1. Com uma revisão planejada do documento.
2. Ao renomear, reorganizar um departamento, alterando sua subordinação, ajustes de pessoal.
3. Por iniciativa dos funcionários e do chefe da unidade para melhorar o desempenho.
4. Ao mudar o quadro regulamentar.

O procedimento de acordo com o qual as alterações são acordadas é semelhante ao estabelecido para a adopção do próprio regulamento. O prazo para fazer ajustes é de 1 mês. Se for necessário efectuar um grande número de alterações, é elaborada uma nova versão do regulamento. Uma revisão planejada do documento é realizada pelo menos 1 vez em 5 anos. O cancelamento do Regulamento é feito após a adoção da nova edição ou no caso de liquidação do departamento. Se necessário, são feitas alterações nos documentos estatutários ou constituintes da empresa.

Visão

O chefe da empresa determina a lista de empregados que devem colocar os carimbos de aprovação no regulamento, de acordo com a ordem de distribuição das tarefas. A fim de evitar imprecisões, bem como a duplicação de certas interações oficiais, funções e, conseqüentemente, evitar possíveis desacordos entre chefes de departamento, a prática é endossar documentos para serviços específicos pela administração das seções da empresa com as quais eles estão em constante comunicação oficial. Se houver mais de três abutres, eles serão emitidos em uma página separada ou uma "Folha de coordenação" será criada. Algumas empresas prevêem o endosso do Regulamento pelo chefe do serviço jurídico ou consultor jurídico. A assinatura do documento é, como mencionado acima, pelo Diretor Geral. Este direito, no entanto, também pode ser investido em outra equipe sênior. Podem ser vice-diretores, garantindo o funcionamento de grupos de departamentos.

Opcional

Todos os funcionários da empresa devem se familiarizar com o Regulamento aprovado sobre divisões. Os funcionários são obrigados a assinar seus documentos. Para isso, uma coluna especial é fornecida para trazer ou familiarizar os funcionários com o Regulamento. Assinaturas são colocadas em antiguidade - primeiro os sinais de chefe de departamento, depois todos os funcionários. Para corrigir a familiarização com o documento, o método fornecido para as descrições de trabalho pode ser usado. Consiste na elaboração de uma folha separada para levar o Regulamento ao conhecimento dos empregados. A base para fazer alterações no documento é a ordem do diretor da empresa.

Os métodos e procedimentos para seu design são similares aos estabelecidos para ajustes nas descrições de cargos. Junto com isso, um ponto importante deve ser levado em conta. A adaptação do regulamento às unidades pode, e em alguns casos, implicar necessariamente uma alteração nas descrições dos postos de trabalho dos trabalhadores. Caso contrário, haverá inconsistência nas atividades de toda a empresa. Os regulamentos sobre as unidades não são necessários, mas é altamente desejável desenvolver, porque otimiza significativamente as atividades dos departamentos. Com a ajuda deste documento, a interação entre os funcionários da empresa, chefes e deputados torna-se mais clara e coerente. Este documento simplifica muito o controle e o gerenciamento da empresa.