Um documento é um objeto tangível que contém certas informações. A palavra tem raízes latinas e se traduz como "evidência, amostra, evidência". Vamos considerar ainda quais tipos de documentos são. 
Terminologia
A legislação contém uma definição de documento. De acordo com ele, é um meio material de informação gravado nele na forma de texto, imagem, gravação de som ou uma combinação dos mesmos. Quase todos os tipos de documentos têm seus próprios detalhes. Por esses elementos, você pode identificar a mídia. Ele é usado para transferir informações no espaço e no tempo para armazenamento e uso subsequente. Essa definição caracteriza o documento no sentido estrito. Em um sentido amplo, vários objetos podem agir como tal meio de armazenamento. Por exemplo, documentos podem ser considerados livros, esculturas e assim por diante.
Principais recursos
Atualmente, existem vários tipos de documentos. Todos eles têm seus próprios detalhes, características distintivas. No entanto, todos eles estão unidos por um propósito - eles são usados para transmitir qualquer informação. Os portadores de informações mais importantes são considerados documentos cidadãos. Eles atuam como certificados para identificar uma ou outra pessoa, indicando sua pertença a qualquer associação ou a capacidade de realizar uma ou outra atividade. Nos sistemas de informação, por um lado, um documento como objeto material é caracterizado por um complexo de valores de suas propriedades (detalhes, atributos), ou seja, seus metadados. Junto com isso, o conteúdo da informação presente e fixa nele é descrito. Isso geralmente é feito por meio de índices ou códigos. Por exemplo, os médicos, ao preencher certos documentos médicos, usam códigos em vez de palavras. 
Trabalho de escritório
Diferentes tipos de documentos podem dizer respeito a um problema. Em alguns casos, para simplificar o trabalho com eles, eles são combinados. Uma coleção de mídia dedicada a um determinado assunto é chamada de documentação. No processo de criação e design, as informações são registradas. É realizado de acordo com certas regras. Isso é especialmente verdadeiro para casos em que documentos da empresa são criados. Uma organização deve ter uma pessoa que registrará informações na mídia. Qualquer, incluindo documentos gerais da empresa, agem como uma fonte desta ou daquela informação.
Se as regras estabelecidas não forem seguidas, informações importantes podem ser perdidas. No decorrer da documentação, é necessário levar em conta os padrões legislativos existentes, cumprir os requisitos nacionais para compilação e processamento de informações. Para uma implementação mais completa dos requisitos, são emitidas instruções e regras especiais, e o procedimento para o trabalho administrativo é estabelecido. Assim, os documentos contábeis são executados de acordo com o PBU. Essas regras estabelecem os requisitos básicos para o relatório de conteúdo. Para simplificar o trabalho, são usados formulários de documentos aprovados no nível do governo. Seu uso é obrigatório para todas as organizações que operam em vários campos.
Classes de documentos
Todas as portadoras desta ou daquela informação podem ser divididas de acordo com vários sinais. Assim, por origem, os documentos pessoais e oficiais são diferenciados. O primeiro inclui um meio de armazenamento criado por uma pessoa fora de sua atividade profissional. Documentos pessoais incluem correspondência, diários, memórias e assim por diante. Todos eles são criados como parte da privacidade de uma pessoa.Documentos oficiais são aqueles que são compilados, executados e certificados de maneira apropriada por uma pessoa física ou jurídica.
Nesta categoria, um grupo de portadores de informações pessoais é distinguido. Estes incluem, em particular, documentos que permitem identificar uma pessoa (autorização de residência, passaporte), certificar a sua educação e especialidade (certificado, diploma), antiguidade e assim por diante. Os serviços de escritório geralmente funcionam com portadores de dados oficiais. A maioria deles está relacionada ao gerenciamento. Eles são criados para implementar funções e tarefas como planejamento, financiamento, contabilidade (documentos contábeis), aquisição, controle e assim por diante. Nas atividades atuais da empresa, são usadas mídias de serviço. 
Categorias por método
Dependendo de como as informações são registradas, os seguintes documentos são alocados:
- Escrito Este é um meio de texto, informação em que é gravado por diferentes tipos de letras.
- Escrito à mão A informação é inserida em tal documento manualmente.
- Texto. Em tais mídias, há informações de voz gravadas usando qualquer sistema de gravação ou gravação de som.
- Eletrônico. Esses documentos são criados usando um computador.
- Datilografado. Sinais escritos são aplicados a tais mídias usando meios técnicos.
- Tudo bem. Documentos nesta categoria ilustram informações, ilustrando um objeto.
- Fotográfico - criado usando fotodetectores.
- Cinematográfico - documentos audiovisuais ou visuais.
Na gestão de empresas, são utilizados portadores de informação textual que são criados por máquina ou manuscrito, bem como eletronicamente. Os serviços do Office realizam seu processamento e armazenamento. Os documentos também podem ser:
- Branco. Em tais documentos, o texto é escrito sem correções ou correções ou transferido de outro meio.
- Rascunho Tais documentos refletem o trabalho do editor ou autor no texto.
Dependendo da atitude em relação ao aparato de gerenciamento, as organizações distinguem entre mídia de armazenamento recebida, interna e de saída. Eles geralmente têm seu próprio número de série. 
Restrições de conteúdo e acesso
Dependendo do número de perguntas que o texto cobre, documentos simples e complexos são diferenciados. Os primeiros incluem, por exemplo, declarações, cartas etc. Seu texto levanta uma questão. Documentos complexos podem ser enviados para vários funcionários, divisões estruturais, instituições de uma só vez. Estes, em particular, incluem decisões, decisões, ordens, instruções e outros. Alguns deles são usados como documentos legais.
Por exemplo, atos regulatórios locais da organização - ordens, instruções. Entre eles, há documentos técnicos. Por exemplo, pode ser regulamentos, normas, instruções e assim por diante. Dependendo das restrições de acesso, os documentos podem não ser confidenciais, secretos e para uso oficial. Este último pode ser usado livremente, se necessário, pelos funcionários desta empresa. Para trabalhar com documentos secretos, é necessária uma permissão especial. Seu uso é realizado de acordo com as regras estabelecidas. Muitos deles também são usados como documentos legais. Mídias secretas e oficiais de armazenamento são marcadas com os selos correspondentes.
Forma de apresentação
Segundo este critério, os documentos estão divididos em:
- típico;
- tela;
- individual.
Neste último, o conteúdo é apresentado na forma de um texto vinculado. O autor (compilador, executor) de documentos individuais prepara uma declaração original sobre um ou mais problemas para o desempenho de uma tarefa gerencial específica. Tais meios são textos literários. Os documentos na tela são diferenciados pela apresentação formalizada.Eles usam frases pré-preparadas ou fragmentos individuais de texto repetido e há omissões para a introdução de informações variáveis. Os tipos mais comuns de tais documentos incluem um certificado ou questionário.
Informações variáveis normalmente se ajustam a elas manualmente. Para informações permanentes, existem formulários especiais de documentos. Por exemplo, poderia ser cartas de agradecimento declarações e assim por diante. Documentos de amostra são usados para registrar informações duplicadas. Textos são modelados. Por exemplo, pode ser documentos legais (acordos, contratos), instruções, regras e assim por diante. O método de digitação em papelada é usado para compor formas de textos - amostras (padrões). Em sua base, alguns documentos já estão sendo criados. O texto de amostra é chamado de modelo. Posteriormente, textos com conteúdo semelhante são estabelecidos em sua base. 
Grau de autenticidade
Os documentos podem ser originais, duplicados e cópias. Os originais são chamados de uma única ou primeira instância. Estes são, como regra, documentos legais, que são certificados pela assinatura da pessoa autorizada, selo de aprovação, selo de selo e índice de registro. O original, sem falta, contém informações que confirmam sua autenticidade. Assim, documentos legais, por exemplo, contêm informações sobre o autor, local, hora da criação. Uma duplicata é chamada de duplicata. Tal documento também tem força legal. As duplicatas são emitidas quando o original é perdido. Por exemplo, no caso de uma perda do livro de trabalho, o empregador é obrigado a emitir uma duplicata para o empregado. Uma cópia reproduz total ou parcialmente as informações do original. Tal documento não tem força legal. Uma cópia adquire-a mediante a aplicação dos detalhes relevantes a ela. Por exemplo, uma cópia de uma procuração certificada por um notário tem força legal.
Outros critérios
Dependendo do período durante o qual os meios de informação estão presentes na instituição, eles alocam: documentos de armazenamento permanente, temporário (até dez anos) e de longo prazo (mais de 10 anos). Estes ou aqueles períodos são estabelecidos pelo Arquivo Federal e são fixados nas listas correspondentes. Dependendo do método de transmissão, eles distinguem:
- Mensagens telefônicas.
- Telexes.
- Mensagens de email.
- Telegramas
- Letras
- Mensagens de fax.
Para transferir alguns, o equipamento de escritório é usado (fax, por exemplo).
Atribuição de mídia
Os documentos, tendo exposto (fixando) esta ou aquela informação, proporcionam, assim, sua acumulação e preservação, a possibilidade de repassar a pessoas interessadas, a reutilização. Os portadores de informação são considerados um dos elementos essenciais da estrutura interna de uma organização, instituição, empresa, através da qual a interação das unidades é assegurada. Com base nessa ou naquela informação, várias decisões são tomadas. A informação atua como evidência da execução de ordens, uma fonte de generalizações, material para referência e atividade de busca. Um documento no trabalho gerencial é tanto um objeto quanto um resultado do trabalho, uma vez que a decisão tomada é registrada, registrada nela. A tarefa dos funcionários é monitorar a segurança, a entrega atempada, a emissão de mídia de informação. Se o trabalho se refere a documentos em papel ou eletrônicos, os especialistas devem cumprir os requisitos estabelecidos quando forem elaborados.
Sinais principais
Os parâmetros externos do documento incluem aqueles que refletem seu tamanho e forma, método de gravação, bem como elementos de design. O autor é a entidade legal ou a pessoa que compôs o texto. O documento contém vários elementos, chamados de requisitos. Em particular, eles incluem:
- O nome
- Destino
- O autor
- A data.
- Texto
- Resolução
- Assinatura
- O selo de aprovação, aprovação e assim por diante.
Documentos diferentes usam diferentes conjuntos de detalhes. Alguns têm um número limitado de elementos obrigatórios. O número de detalhes depende do propósito de criação, finalidade, requisitos para a forma e conteúdo do documento, bem como o método de registro de informações.
Formulário
É um conjunto de detalhes. A forma que é usada para um específico tipo de documentos (ordens, ordens) é chamado padrão. É caracterizado por um certo conjunto de detalhes, que são organizados em seqüência estrita.
Por exemplo, o formulário de inscrição inclui: destinatário, autor, título do documento, texto, assinatura pessoal, data. Um meio de armazenamento é considerado uma cópia única. No entanto, as atividades da organização são documentadas e registradas no complexo de vários documentos. Eles ou seus grupos interagem de certa maneira e correspondem a funções gerenciais. A totalidade dos portadores de informações que são interconectados por seu nome, finalidade, características, escopo de distribuição, bem como os requisitos uniformes para seu projeto, formam um sistema de documentação. Atualmente, no volume de negócios das empresas, as informações oficiais são colocadas em papel e mídia eletrônica.
