Devido ao fato de que na vida cotidiana encontramos constantemente documentos no trabalho e em casa, queremos dedicar mais conversas a eles. Vamos descobrir o que é um documento e quais tipos existem.
O que é um documento?
Um documento é uma informação gravada em um meio tangível que possui detalhes que permitem sua identificação. Existem outras definições desse conceito. Assim, podemos dizer que um documento é uma informação armazenada por indivíduos e organizações como evidência de atividades ou obrigações.
Essência do documento
Basicamente, todas as definições disponíveis de um documento enfatizam sua natureza informacional (essência).
A Lei sobre “Informação, Tecnologias da Informação” afirma que informação é a informação fornecida, independentemente das formas e métodos de sua submissão. E isso significa que, tendo exibido no documento, podemos salvar e transferir as informações disponíveis para outras pessoas e também usá-las repetidamente.
Uma portadora de informações documentadas é um objeto usado para armazená-las e protegê-las em som, fala e forma visual.
Do exposto, podemos concluir que o documento também é um elemento indispensável do trabalho interno de qualquer organização, instituição, empresa, o que garante a interação de unidades individuais. De fato, é a informação que é a razão para tomar todas as decisões gerenciais, bem como a prova de sua implementação e material para outras atividades.
Na esfera administrativa, um documento é um item de trabalho, uma vez que qualquer decisão tomada é registrada por escrito.
Sinais externos de documentos são características que refletem seu tamanho e forma, métodos de gravação e elementos de design. Seu autor pode ser tanto uma pessoa individual quanto uma entidade legal. Qualquer documento de trabalho, se corretamente executado, tem força legal.
Detalhes dos documentos
A documentação está associada à observância de todos os elementos obrigatórios, que são chamados de requisitos. Estes incluem:
- nome
- destinatário;
- o autor;
- Data
- texto
- assinatura
- resolução
- aprovação e aprovação.
Deve-se notar que documentos diferentes têm detalhes completamente diferentes. Seu número depende de seus objetivos e propósitos. Muitos, por exemplo, têm um número limitado de detalhes. By the way, se pelo menos um deles é indicado incorretamente, o documento é considerado inválido.
Contabilidade de documentos
Quais documentos são necessários no trabalho? No campo do gerenciamento organizacional, uma variedade de formas é usada. Tudo depende de onde e com que finalidade você precisa enviar documentos.
Todos eles não existem por si mesmos, mas estão sujeitos a estrita sistematização. Em outras palavras, qualquer empresa mantém registros de documentação. Isso é necessário, em primeiro lugar, para que qualquer informação possa ser sempre fácil e no momento certo para encontrar.
Documentos pessoais e oficiais
Os documentos têm sua própria classificação por vários motivos. Então, por origem eles são pessoais e oficiais.
- Pessoal são criados fora do local de trabalho. Pode ser correspondência, diário, notas.
- Mas os oficiais são documentos da organização, elaborados de uma certa maneira e na forma estabelecida.
Mas no grupo de documentos oficiais, destacam-se os pessoais, por exemplo: passaporte, diploma, certificado, autorização de residência, caderno de trabalho.
É claro que os documentos oficiais participam principalmente do trabalho administrativo, a maioria dos quais são documentos de gestão.Com a ajuda deles, as funções de gerenciamento da organização são realizadas: planejamento, financiamento, controle, fornecimento e contabilidade. 
Classificação de Documentação
De acordo com o método de documentação, as informações podem ser de natureza diferente:
- escrito;
- textual
- manuscrita;
- datilografado;
- eletrônico;
- bem.
Isso pode ser um vídeo, áudio, documento de foto, bem como branco e rascunho. Como você pode ver, há uma enorme variedade deles.
Quais documentos são necessários contabilidade gerencial? Absolutamente tudo. Muitos deles estão presentes em qualquer organização. É impossível obter apenas uma espécie. Todos eles são necessários dependendo da situação.
Documentos recebidos, enviados e internos
Entrada, documentos de saída e internos - todos nós ouvimos sobre essa classificação. Assim, a totalidade desses documentos forma o fluxo de documentos de toda a organização. Os títulos de entrada e saída estão sujeitos a uma contabilidade rigorosa. Eles são registrados nos respectivos periódicos de correspondência de entrada e de saída.
Pelo número de questões levantadas, os documentos são divididos em simples e complexos. Na primeira, apenas uma pergunta é levantada e, nas outras, algumas.
Tipos de restrições ao acesso a valores mobiliários
Por disponibilidade, o papel é definido como secreto, não classificado e para uso oficial geral. Segredo são marcados com um carimbo de assinatura especial. Seu uso requer permissão especial. E para trabalhar com outros documentos, não são necessárias tolerâncias. Eles são destinados a funcionários da organização.
A maneira como o texto do documento
Pelo método de apresentação, os documentos são divididos da seguinte forma:
- típico;
- tela;
- individual.
Em trabalhos individuais, a apresentação segue seu próprio estilo, como se fosse de si mesma. Os documentos na tela são emitidos de acordo com um determinado esquema, usando um conjunto de frases padrão. O tipo mais comum de tal papel é um questionário ou certificado. Como regra geral, eles são impressos em formulários prontos, que então inserem alguns dados.
Quais documentos são necessários no trabalho diário? Claro, típico. Eles são elaborados com base em uma amostra específica e são usados em situações semelhantes. São criados modelos que, se necessário, são tomados como base, inserindo apenas informações adicionais. Muitas vezes é necessário elaborar alguns documentos para obter outros, por exemplo, no serviço fiscal ou em outros casos.
Tipos de documentos de autenticidade
Por autenticidade, os documentos são divididos em originais, cópias e duplicatas. É claro que o original é a primeira instância única. É certificado por um selo úmido e assinatura.
A duplicata é uma duplicata do original, é mais frequentemente emitida após a perda do documento original e também tem força legal. Mas, quanto às cópias, embora coincidam completamente com o original, elas não têm força legal.
Dividindo documentos por período de armazenamento e método de transferência
De acordo com o prazo de validade, os documentos são divididos em papéis de armazenamento permanente, temporário (armazenamento até dez anos) e armazenamento a longo prazo (mais de dez anos).
E pelo método de transmissão, para telegramas, cartas, faxes e mensagens (eletrônicas).
O que quer que você diga, os documentos entraram fortemente em nossas vidas. Todos os dias estamos lidando com todos os tipos de documentos. E não importa em que área trabalhamos, sempre usamos documentos para receber e transmitir essa ou aquela informação.
