Ao realizar qualquer transação, deve-se prestar muita atenção se os documentos de fechamento estão disponíveis e são executados corretamente. E não se trata de pagamentos, recibos, extratos bancários, que também são obrigatórios e muito importantes.
Documentos de fechamento são valores mobiliários nos quais ambas as partes confirmam o fato da conclusão da transação em relação ao cumprimento pelos parceiros do objeto do contrato.
Para que as contrapartes não tenham qualquer mal-entendido e mal-entendidos sobre quaisquer detalhes das operações, é recomendável que você anote sempre cuidadosamente todas as nuances do contrato. Não será supérfluo especificar no mesmo local quais documentos são necessários para que o acordo seja considerado implementado. 
Quais são os documentos finais para?
Para que a transação seja legalmente considerada concluída, e não apenas paga, deve haver uma confirmação por escrito desse fato. Para isso, existem vários documentos de fechamento.
A contabilidade de cada empresa exige uma contabilidade rigorosa das operações e a disponibilidade de todos os documentos sobre eles. Se o dinheiro for transferido para um produto ou serviço, o contador deve ter um documento declarando que a empresa o recebeu. E vice-versa, a empresa contraparte fecha com os mesmos documentos a operação no recebimento dos recursos e confirma o que foi pago. 
Para diferentes tipos de transações, existem vários acordos, bem como títulos que confirmam sua implementação. O que estão fechando documentos, para cada um deles, vamos considerar mais.
Confirmação da implementação do contrato de fornecimento
O documento principal cobrindo contrato de fornecimento de bens, materiais, matérias-primas ou qualquer outra propriedade é uma fatura. 
Apenas documentos originais são juridicamente vinculativos. Portanto, mesmo se, em algum período intermediário, devido a certas circunstâncias, uma cópia da fatura for aceita, o original ainda deve ser anexado aos registros contábeis. Mesmo uma reserva em um contrato não é capaz de mudar isso.
Detalhes obrigatórios da fatura
Ao vender mercadorias, o fornecedor é obrigado a emitir uma fatura em duas cópias: para si e para o comprador. Deve ter detalhes como:
- nome e data do documento;
- nome do fornecedor;
- descrição dos valores transferidos;
- quantidade e unidade de medida (em equivalentes físicos e monetários);
- assinatura do responsável, indicando sua posição e iniciais.
A lei não estabelece o formulário de fatura obrigatória. Qualquer empresa pode desenvolver seu próprio formulário. No entanto, os detalhes acima, de acordo com a Lei Federal de Contabilidade, devem ter todos os documentos de fechamento sob o contrato de fornecimento sem falhas.
Se houver dúvidas sobre a exatidão da autocompilação do formulário, você poderá usar com êxito o número do formulário TORG-12, que foi considerado obrigatório até 2013.
Exemplo
Para a amostra, você pode considerar a seguinte fatura:
FATURA Nº 12 de 19 de março de 2015
Remetente: Chip LLC.
Destinatário: LLC Astra.
A base para a liberação de mercadorias: contrato nº 7 de 13 de janeiro de 2015
Procuração nº 25, datada de 28 de fevereiro de 2015, por meio do Gerente de Aquisições E. G. Viktorov.
| Não p / p | Nome | Unidades rev. | Qtd | Preço
esfregar policial. |
Quantidade
esfregar policial. |
| 1 | Cartucho | pcs | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Acabou de soltar um nome
No valor de: três mil rublos. 00 kopecks
Enviado o diretor _____________________ A. A. Sergeev
Item recebido _______________________
M.P.
Confirmação da implementação do contrato de serviço
Se o objeto do contrato for serviços ou trabalho, o documento principal que fechará o contrato será um ato. Assim como na fatura, a transação deve ser confirmada com o original. 
No entanto, existem algumas exceções. Se o fechamento de documentos para serviços não for um pré-requisito do contrato e sua ausência for permitida por lei, as cópias dos atos poderão ser incluídas nos registros contábeis (se necessário). No entanto, esses documentos podem ser usados apenas para facilitar a contabilidade. Tais casos ocorrem na conclusão de contratos de arrendamento e oferta.
Ato de trabalho realizado (prestação de serviços) - documento comprovando não apenas a conclusão da transação, mas também a falta de reclamações de clientes. Ele atua como a confirmação principal, que permite levar em conta os custos da operação e incluí-los nas declarações de impostos. O ato é impresso em duas cópias, elas são armazenadas por cada um dos participantes da transação.
Detalhes obrigatórios
A lei não introduz uma forma unificada do ato de trabalho concluído. Em cada empresa, o fechamento de documentos sob um contrato de serviço é desenvolvido de forma independente, mas seu projeto deve estar claramente de acordo com os padrões estabelecidos.
Os principais detalhes que devem ser são:
- nome e numeração do documento;
- que data é feita;
- nome do contratado e cliente;
- descrição da operação;
- unidade de medida e quantidade (indicadores naturais e de valor);
- assinaturas das pessoas responsáveis pela operação, indicando suas posições e iniciais.
Amostra
Lei nº 98, de 12 de dezembro de 2014, aceitação do trabalho realizado (serviços prestados).
O contratado Chip LLC, representado pelo diretor A. A. Sergeyev, por um lado, e o cliente Astra LLC, representado pelo gerente de compras I. V. Kulebyakin, por outro lado, elaborou um ato declarando que o cliente aceitou o trabalho realizado e não houve reclamações. tem.
| Não p / p | Nome | Unidades rev. | Qtd | Preço, esfregue. policial. | Quantidade
esfregar policial. |
| 1 | Recarga de cartucho | pcs | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Quantidade total: quinhentos rublos, 00 copeques.
Artista:
Diretor da Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Cliente:
Gerente de Suprimentos da Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Falta de documentos finais
Faturas e atos devem necessariamente completar a transação. Só depois disso é considerado completo e fechado por todas as regras.
No entanto, às vezes, há casos em que documentos finais são perdidos devido a várias circunstâncias. Ou, o chefe da empresa tem que lidar com a negligência dos subordinados, e como resultado de inspeções, a ausência de tais documentos é revelada. 
Uma das conseqüências negativas de tais incidentes desagradáveis é a cobrança adicional de impostos. Afinal, o contador da empresa não tinha o direito de incluir na declaração despesas que não estão documentadas. Neste caso, o imposto de renda é subestimado, e você não só deve pagá-lo, mas também listar todas as multas e penalidades. Além disso, eles também serão punidos pela falta de documentos. 
A fim de evitar tais consequências e não estragar a reputação da empresa e as relações com as autoridades fiscais, é necessário acompanhar atentamente o estado da gestão de documentos e contabilidade na empresa. É importante preencher todos os trabalhos no prazo e de forma apropriada.
Se o gerente duvida da competência ou responsabilidade de seu contador, é melhor pagar à firma de auditoria e conduzir uma auditoria, do que dezenas ou até centenas de vezes mais para pagar pela falta de documentos.
