Empresas russas, agências governamentais, empresários e outras entidades jurídicas no processo de comunicação entre si usam regularmente documentos oficiais. O aspecto mais importante da interação correta de organizações e indivíduos é o uso de detalhes. Sua lista é determinada pela lei russa. Requisitos de documentos - este é o atributo mais importante de fontes oficiais publicadas por empresas, autoridades ou compiladas por indivíduos ao entrar em contato com qualquer estrutura. Quais são as características de trabalhar com eles?
Definição
Os requisitos de documentos são elementos obrigatórios do design visual de várias fontes de informação, aprovadas, como regra, em papel, em papel, aprovadas em nível de estado, indústria ou padrões corporativos.
Esses tipos de documentação que pertencem à categoria de organização e administração são elaborados de acordo com o GOST R 6.30-2003. Esta fonte de normas inclui critérios unificados que são obrigatórios para uso durante a troca de documentos com a participação de empresas russas, autoridades e outras instituições com status oficial.
Considere os detalhes mais importantes dos documentos definidos pelo padrão de estado especificado.
Detalhes básicos de acordo com GOST: brasão de armas da Federação Russa
Muitos documentos oficiais devem incluir o brasão de armas da Rússia. Este símbolo de estado pode ser representado em três variedades: como multi-color no escudo heráldico, como uma cor - com ou sem um elemento similar. O brasão multi-colorido da Federação Russa deve ser colocado em documentos que contenham as disposições das leis constitucionais federais e leis federais, regulamentos emitidos pelo Presidente, pelo Governo e pela Assembléia Federal.
O brasão de cor única da Federação Russa sem escudo heráldico deve ser colocado em documentos que são publicados:
- Comissão Interdepartamental sobre Segredo de Estado;
- tribunais federais;
- o escritório do promotor;
- O Comitê de Investigação e outros órgãos de perfil semelhante.
O emblema da Federação Russa é usado como um elemento em cartas e outros documentos.
Brasão de armas do sujeito da Federação Russa e municípios
Os detalhes dos documentos adotados nas entidades constituintes da Federação Russa incluem seu próprio emblema da região. As regras para a sua colocação são reguladas por atos normativos adotados em um determinado assunto. Além disso, a nível regional, as regras para a colocação do brasão de armas da Federação Russa em determinados documentos podem ser aprovadas. Detalhes de documentos emitidos em nível de territórios municipais, por sua vez, podem conter o emblema da cidade e outro assentamento ou município. As regras para a colocação deste atributo são estabelecidas por atos normativos adotados pelas autoridades locais.
Marca registrada
O registro de detalhes de documentos nas organizações pode envolver o uso de um emblema ou marca comercial. Tais elementos são colocados de acordo com as disposições da carta das empresas. Além disso, o emblema não é colocado em documentos ao mesmo tempo que o emblema da Federação Russa, uma entidade constituinte da Federação Russa ou de um município. Marcas registradas podem incluir palavras e imagens. A cor dos adereços correspondentes pode ser qualquer.
Código da organização
De acordo com o classificador de empresas All-Russian, o código do documento também pode ser um código organizacional. Esta informação geralmente serve como uma função de referência. O documento principal, na estrutura da qual há um código organizacional, é uma carta.
BIN
Na maioria dos casos, os detalhes dos documentos primários da organização requerem inclusão em sua estrutura OGRN. Em letras, esse elemento é indicado como parte das informações básicas sobre a organização. O PSRN também é usado na emissão de papel timbrado da empresa. Para empreendedores, existe um atributo similar - OGRN IP. É utilizado principalmente para os mesmos fins que o elemento correspondente no fluxo de documentos com a participação de entidades legais.
TIN e PPC
Esses detalhes, juntamente com o PSRN, são usados com mais frequência na documentação principal, bem como em papel timbrado elaborado pelos funcionários da organização. PPC - um elemento inerente às entidades legais. Empresários individuais não usam tais adereços.
Código do Formulário de Documento
De acordo com o classificador de documentação de gerenciamento All-Russian, o código do formulário deve estar presente na estrutura de detalhes de várias fontes. Este elemento é usado principalmente para otimizar a taxa de transferência de arquivos através de canais eletrônicos.
Nome da empresa
Detalhes obrigatórios do documento incluem um elemento como o nome da organização. É importante que seja consistente com o que é indicado nos documentos constitutivos da empresa. Os formulários devem incluir o nome completo da empresa. A abreviação pode ser colocada lado a lado (por baixo ou por trás).
Informação de referência
O próximo elemento dos detalhes dos documentos - informações de referência sobre a empresa. Sua estrutura envolve a inclusão de um endereço para correspondência, números de telefone e outras informações que a empresa considera necessário colocar. Além disso, como regra, o código da organização, PSRN, TIN e KPP são afixados.
Nome do Tipo de Documento
O documento deve ser classificado corretamente por tipo. O nome correspondente da espécie é registrado no regulamento da empresa. Ele também deve atender aos critérios incluídos no OKUD. Normalmente, o item em questão é fixado nos formulários. Para cartas, esse atributo (nome do documento) não é típico. Está escrito em letras maiúsculas.
Data do documento
O próximo atributo importante é a data do documento. Deve refletir o tempo de criação da fonte correspondente ou, por exemplo, assiná-la. A data é carimbada pela pessoa que tem autoridade para assinar o documento, ou o serviço interno da organização responsável pela troca de fontes relevantes. Em alguns casos, a data pode ser carimbada pelo originador do documento.
Número de registo
O número de registro (índice) é um requisito, que é fixado para facilitar a classificação da fonte nos registros e arquivos internos da organização, bem como um identificador durante o fluxo de trabalho com outras empresas. As regras para aposição do requisito estão refletidas em fontes administrativas aprovadas pela empresa.
Além disso, em alguns casos, o elemento em questão pode ser complementado com um link que inclui, de fato, o número de registro, bem como a data do documento que requer uma resposta. Isto é, este atributo é freqüentemente usado em cartas que são elaboradas em resposta a apelos à empresa.
Lugar de compilação
Em alguns casos, o local de compilação de um documento pode ser indicado. Por exemplo, se você determinar com base em outros detalhes é difícil. Mas se o local de compilação já estiver indicado em outros elementos do documento, então não é necessário incluir os objetos correspondentes na estrutura de origem.
Destinatário
O próximo atributo significativo é o destinatário. É indicado se houver necessidade de enviar um documento para um unidade estrutural Empresa correspondente. Além disso, o destinatário pode ser um funcionário ou um cidadão no status de um indivíduo.
Abutre
O uso de um carimbo de aprovação de origem pode ser necessário. Esse atributo pode dar ao documento um caráter normativo.Por exemplo, um diretor de uma empresa pode usar o carimbo do tipo “eu afirmo”, após o qual as provisões na fonte se tornarão vinculativas para os funcionários da empresa.
Resolução
Outro atributo interessante é a resolução. Ele é ativado se um funcionário, como o diretor da empresa, quiser tomar uma decisão sobre os méritos das informações contidas no documento. Esse requisito também contém um nome completo, o conteúdo do pedido, o prazo pelo qual ele deve ser preenchido, uma assinatura, uma data. Os executores da tarefa podem ser indicados.
Headline
Alguns documentos usam um título. Sua finalidade é apresentar um breve resumo das informações presentes na fonte. No significado, deve correlacionar com o nome do documento. Exemplo de cabeçalho: “Pedido para a formação de um comitê de certificação”.
Marca de controle
Em alguns casos, o documento exige tais suportes como uma marca de controle. Esse elemento indica que a fonte é aceita pela estrutura competente da empresa e que o trabalho está em andamento. Normalmente, esse atributo parece um carimbo com a palavra "controle".
Texto do documento
Provavelmente o principal requisito do documento. Reflete a essência da informação transmitida através dos meios de papel. Em geral, é compilado em russo ou um que tenha status oficial no assunto da Federação Russa. O texto pode incluir tabelas, vários elementos de formatação.
A estrutura do texto é normalmente apresentada em duas partes: a primeira reflete as razões e objetivos do envio do documento, a segunda reflete a idéia principal da apelação, solicitação, recomendação, etc. Em alguns casos, é permitido usar apenas a segunda parte da estrutura do atributo correspondente.
Marca de Aplicação
Acontece que no texto do documento é problemático exibir todos os dados necessários. Nesse caso, a fonte pode ser complementada por aplicativos. Este fato deve ser exibido no documento por meio dos acessórios apropriados. Como a marca em questão pode ser incluída na estrutura de origem? Como regra, eles escrevem: "Aplicação em tal e tal número de folhas em tal e tal volume de cópias". Em alguns casos, pode ser necessário indicar o nome do documento que contém o aplicativo.
Assinatura
Os tipos mais importantes de detalhes do documento incluem um elemento como uma assinatura. É colocado por um funcionário, registrando assim a precisão das informações contidas na fonte. E isso não é apenas um autógrafo - uma assinatura como um atributo independente deve conter o nome da posição da pessoa que assina o documento, bem como uma transcrição.
Fretboard
Requisitos para os detalhes de documentos estabelecidos em algumas organizações exigem a presença de um carimbo de assinatura. É usado nos casos em que é necessário fixar o fato de que as informações na fonte são aprovadas por uma pessoa ou estrutura competente na empresa.
O selo deve incluir a palavra "acordado", bem como informações sobre a posição da pessoa que aprova as informações relevantes, sua assinatura e decodificação. Uma característica fundamental do selo de aprovação é o uso no gerenciamento de documentos envolvendo várias organizações.
Aprovação de visto
Um elemento próximo o suficiente pode ser chamado de visto de aprovação. Seu recurso principal é usado apenas dentro da organização. Ao mesmo tempo, um visto pode ser afixado várias vezes, pois o documento é verificado seqüencialmente por vários departamentos.
Impressão
Quase sempre, os detalhes dos documentos de pagamento, bem como outros tipos de fontes primárias, exigem que as organizações coloquem um selo. Na Rússia, geralmente é tinta. A estrutura da imprensa geralmente contém informações sobre a empresa - nome, PSRN, TIN e outros detalhes.
Papelada: nuances
Determinamos que os detalhes dos documentos são o critério mais importante para organizar os procedimentos corretos para a interação da empresa com parceiros, órgãos governamentais e comunicações internas. Quais nuances características da implementação prática do fluxo de trabalho em empresas russas podem ser observadas?
Pode-se notar que colocar todos os detalhes exigidos pelo GOST é uma ocorrência rara. Cada documento requer o uso de um conjunto apropriado de elementos. Por exemplo, no que diz respeito às cartas oficiais, eles costumam usar detalhes como o brasão de armas da Federação Russa, o assunto da federação, cidade ou logotipo da empresa, código da empresa, PSRN, TIN, KPP, bem como o nome da organização.
O nome do tipo de documento em letras geralmente não é colocado. Enquanto, por exemplo, tais tipos de fontes como uma ordem, um ato, memorando ou uma decisão deve conter em sua estrutura o elemento correspondente. Em letras é necessário indicar o nome completo da empresa para a qual o documento é enviado, e se houver um nome abreviado fornecido por fontes oficiais, ele também deve ser indicado (escreva entre parênteses após o nome completo).
Existem vários métodos corretos para reduzir os nomes das organizações: pelas primeiras letras (isto é, uma abreviação como um instituto de pesquisa é obtida), pelas sílabas iniciais (por exemplo, Uralmash pode ser obtida) ou por outro método aprovado nos documentos oficiais da empresa destinatária.
Outros detalhes importantes dos documentos são o endereço de correspondência, bem como números de telefone e fax. Também em letras oficiais são geralmente indicados detalhes bancários organização. Outro elemento importante do documento relevante é a data, que reflete o momento de sua assinatura. Em seguida, o papel oficial é assinado, o selo da empresa é colocado sobre ele.
