Memo A essência do documento e as regras para a sua preparação

No ambiente de produção, muitas vezes surge uma situação quando um dos funcionários decide transmitir essa ou aquela informação à sua gerência. Tal apelo, estabelecido por escrito, é chamado de “memorando”. O que é este documento e como compilá-lo? Vale a pena falar sobre isso separadamente.

Conceitos básicos

Qualquer funcionário tem o direito de entrar em contato com seu supervisor imediato. Ele pode fazer isso tanto oralmente quanto por escrito. No primeiro caso, tudo se resume a uma conversa normal, que não obriga cada uma das partes a nada. No segundo, o apelo já é oficial.

Esse documento comercial é chamado de "memorando". Qual é a diferença entre tal documento e outras declarações dirigidas à administração? A essência da questão está em seu próprio nome. Um funcionário elabora esse documento para relatar uma situação ou evento específico. As informações podem estar relacionadas a um indivíduo, site ou produção como um todo. Dependendo de para quem é enviado, o memorando pode se relacionar com documentos internos e externos. A primeira opção é quando o funcionário se dirige ao chefe de qualquer nível dentro da empresa determinada. E o segundo é obtido se ele enviar seu papel para uma autoridade superior. Então, naturalmente, ele vai para o nível externo.

A essência do problema

Como regra, um memorando é elaborado para um propósito específico. Pode ser escrito para:

1. Corrija a situação. Por exemplo, um funcionário tem fatos de que a empresa realiza ações que interferem no curso normal do processo de trabalho. Ele informa sua administração sobre isso com um pedido para tomar as medidas adequadas.
2. Proteja-se da injustiça. Isso acontece quando uma pessoa, vendo uma atitude tendenciosa, decide notificar sua liderança imediata sobre isso. Ele faz isso em busca de ajuda e proteção.
3. Melhore o trabalho. Às vezes, um dos funcionários percebe que funcionários de outros departamentos ou unidades estruturais cometem erros que levam à redução da eficiência. Então ele se volta para o líder para ajudar a restaurar a ordem.
4. Evite a responsabilidade indesejada. Isso acontece quando ocorre um incidente. Tendo contado a seus superiores sobre ele, o empregado cria condições favoráveis ​​para si mesmo quando nenhuma reclamação pode ser feita contra ele.

Em cada um desses casos, o funcionário não apenas transmite informações, mas pede ajuda para resolver o problema.

Punição justa

Disciplina trabalhista prevê o desempenho consciencioso por um cidadão de suas funções enquanto ele está no local de trabalho. Além disso, ele deve cumprir a ordem aceita e cumprir todas as ordens e ordens de seu empregador. Mas na vida, nem tudo acontece tão bem. Às vezes, as ações dos funcionários divergem das normas geralmente aceitas. Nesse caso, os chefes imediatos consideram seu dever informar a administração da empresa sobre o que está acontecendo. O resultado de tal sinal é um memorando de violação da disciplina do trabalho.

Normalmente, neste documento, o caso diz respeito a:

1. Falha no cumprimento de qualquer pedido específico.
2. Falha em executar funções diretas em relação à posição do ofensor.
3. Violações da disciplina do trabalho. Isso se refere a casos de absenteísmo, estar atrasado, estar bêbado em seu local de trabalho e outros.
4. Cometer atos ilegais que envolvam responsabilidade administrativa ou criminal. Neste caso, estamos falando de roubo, deterioração, peculato e outras ofensas.

Em cada um desses casos, o perpetrador terá que suportar a punição merecida.

Autor do documento

Na maioria das vezes, um memorando sobre um empregado é elaborado por seu superior imediato. Nele, ele transmite à liderança os aspectos negativos das atividades de seu subordinado.

Ao mesmo tempo, o documento geralmente contém uma avaliação pessoal do autor. Junto com sua visão do problema, ele oferece possíveis soluções. Mas a última palavra, claro, será para o líder. Por exemplo, um funcionário fez um truant. Nesse caso, seu chefe elabora um documento endereçado ao diretor, que geralmente começa com as palavras “Eu chamo a sua atenção”. Em seguida, ele descreve em detalhes quando a violação ocorreu e, por sua vez, oferece a opção de punir um funcionário negligente. Uma vez que tal nota se refere a documentos de uso interno, ela pode ser emitida em uma folha comum em branco no formato A4. O texto é apresentado de forma arbitrária. Pode condicionalmente ser dividido em duas partes. Um contém uma descrição do problema e o outro inclui conclusões e sugestões concretas feitas sobre isso.

Caso especial de violação

Um dos tipos de violação da disciplina do trabalho é o não cumprimento pelo funcionário da tarefa atribuída a ele pelo chefe. Isso pode acontecer se o funcionário esqueceu, não pôde ou simplesmente ignorou este pedido.

Tal ação qualifica como uma violação da disciplina, e o supervisor imediato elabora um memorando sobre a falha em cumprir a tarefa. Para tal ofensa, uma pessoa terá que ser justamente punida. Mas isso só acontecerá depois que ele fornecer suas explicações sobre o que aconteceu. Se as razões que levaram o funcionário a tais ações parecerem convincentes, ele poderá até evitar a punição. É mais difícil resolver o problema quando a desobediência do funcionário leva a consequências negativas. Aqui é improvável que ele consiga ficar longe. Especialmente se como resultado de tal dano de omissão foi causado ou dano sério foi feito. A punição neste caso será determinada com base nos atos regulamentares relevantes.

Como fazer um relatório?

Um gerente em qualquer nível deve saber escrever um memorando. Uma amostra pode ser considerada com um exemplo específico. Suponha que algum funcionário não chegou a tempo de trabalhar e, naquele momento, um visitante estava esperando por ele para assinar um contrato importante. Depois de algumas horas, o funcionário apareceu, mas o tempo foi perdido e o cliente já havia saído. Tal ato contém várias violações ao mesmo tempo:

• atrasado para o trabalho;
• interrupção de uma nomeação;
• danos causados ​​à empresa pela não assinatura do contrato.

Se não for possível alterar a situação atual, o chefe é obrigado a informar a administração sobre isso.

Um documento semelhante deve ser assim:

1. Primeiro, no canto superior direito está escrito "cap", que indica para quem e de quem é dirigido.
2. Mais adiante no centro está escrito seu nome.
3. Abaixo está o texto principal em que as informações são colocadas em uma ordem específica. Primeiro vem uma descrição da situação. Em seguida, segue-se um pedido para ajudar a resolver o problema. Depois disso, uma conclusão é feita com base em todos os itens acima. Em conclusão, o autor pode expressar suas idéias ou sugestões sobre a melhor forma, em sua opinião, para sair dessa situação.
4. Na parte inferior, ele coloca a data e assinatura com a transcrição completa de F. I. O. e a posição mantida.

Dependendo do motivo, o texto da nota pode ser meramente informativo ou exigir a intervenção da administração para restaurar a ordem.