Quase todos os funcionários devem ter um memorando de amostra à mão. Este é um documento muito importante de comunicação interna, sem o qual o funcionamento normal da maioria das grandes instituições é impossível.
Relatório Nota Definição
Um memorando é um documento projetado para transmitir informações ao longo do serviço vertical de baixo para cima. Destina-se a informar o chefe imediato sobre os fatos e incidentes que ocorrem no processo de execução do trabalho.
Além de informar o funcionário relator, seu compilador oferece medidas que precisam ser aplicadas após a análise da situação.
Quase todo chefe de departamento sabe soletrar memorando Amostra é sempre na área de trabalho. O relatório tem quase a mesma estrutura, mas um foco ligeiramente diferente.
Memorando são enviados horizontalmente, do líder para o líder de um nível. O relatório é escrito do subordinado para o supervisor imediato verticalmente.
Tema de notas
A razão para escrever um memorando pode ser qualquer incidente na empresa. Hoje em dia, por exemplo, uma amostra de um memorando sobre a grosseria dos empregados não é tão comum, mas mesmo 30 a 35 anos atrás, era um fenômeno generalizado.
Hoje, há relatos mais frequentes sobre a incapacidade de realizar tarefas oficiais, sobre atrasos. Eles também podem ser compilados para expressar o pedido de um funcionário em particular ou de toda a equipe da unidade.
Os funcionários também escrevem relatórios informando sobre a execução de instruções recebidas de autoridades superiores, especialmente se elas foram dadas por escrito.
Incidentes de produção, situações imprevistas ou ações planejadas também se tornam uma ocasião informativa para a redação de um relatório. Portanto, o assunto deste documento é bastante extenso e pode abranger absolutamente todos os aspectos do processo de produção, que devem ser relatados às autoridades superiores.
Foco de relato
Toda empresa sabe que existem dois tipos de memorandos: internos e externos. Mais comumente usado interno. Eles não ultrapassam os limites de uma unidade estrutural e são enviados do funcionário para o supervisor imediato. Qualquer um que tenha essa necessidade pode escrevê-lo. Um exemplo disso é um memorando sobre o não cumprimento das obrigações oficiais, uma amostra da qual está em cada departamento de pessoal.
O relatório externo ultrapassa os limites da unidade estrutural e é enviado em nome de seu chefe para seu gerente superior. Se o interno pode ser feito em uma folha normal de tamanho A4, o externo é enviado somente em papel timbrado e é certificado com um selo, se houver, na unidade. Mas ambos os tipos devem ser compilados estritamente de acordo com o GOST, caso contrário, eles não podem ser anexados à documentação geral da empresa.
Requisitos
De acordo com o GOST, cada amostra do memorando deve conter certos detalhes, sem os quais o documento deixa de ser assim.
O relatório começa com os detalhes indicando o nome do empreendimento ou sua unidade estrutural. Além disso, como na declaração, há um cabeçalho indicando o destinatário e o autor da nota. É muito importante indicar o nome completo dos seus posts.O nome do documento é escrito em uma nova linha e logo abaixo está o título, que começa com as palavras "Regarding ..." ou "Oh ...". Isso imediatamente prepara o leitor para que tipo de informação é apresentada no corpo do documento. A parte principal consiste em duas seções condicionais. O primeiro expõe toda a essência do incidente e o segundo dá recomendações ou elabora uma petição para agir sobre o motivo acima. O relatório é encerrado pela data e assinatura do redactor com a sua interpretação.
Pessoas habilitadas a elaborar relatórios
Todos na empresa devem saber escrever um relatório sobre o funcionário ou sobre o incidente. Depende disso se será lícito e se todas as ações subseqüentes vão além do escopo da lei.
Qualquer pessoa que tenha uma necessidade semelhante pode elaborar um documento desse tipo. Os funcionários de nível mais baixo enviam com mais frequência notas informativas sobre o andamento da execução de tarefas, viagens de negócios e inspeções. Com menos frequência, eles escrevem relatórios sobre seus colegas sobre sua incapacidade de realizar o trabalho.
Mas os chefes de departamentos costumam monitorar a disciplina do trabalho. Sua violação se torna a razão para sanções financeiras. Mas para a sua nomeação é necessário fornecer argumentos fortes.
Como regra, juntamente com um memorando, uma carta explicativa é enviada ao gerente, que indica boas ou não boas razões para o incidente. Com base nesses dois documentos, uma ordem apropriada para a empresa é elaborada.
Evidência de Viabilidade
Em cada departamento de pessoal, em qualquer departamento de contabilidade, há uma amostra de um memorando. Este documento serve como uma confirmação importante de que certas ações foram realizadas razoavelmente.
Em empresas estatais, inspeções de serviços de várias autoridades ocorrem com freqüência. Todos eles são projetados para confirmar a legitimidade do fluxo de caixa dos fundos orçamentários. Acréscimo excessivo de prêmio ou dedução de salários é uma violação grave, que implica sanções.
Mas a presença de um memorando, sobre o fato de que ações legais foram tomadas, serve como uma séria justificativa para esse ou aquele fato. Um memorando pode ser um argumento, mesmo em um julgamento, se for redigido e endossado pelo destinatário que recebeu e se familiarizou com seu conteúdo.
Prevalência de memorandos
Acontece historicamente que a forma do memorando, uma amostra da qual é dada neste artigo, não se enraizou em negócios privados. Em firmas e empresas pertencentes a particulares, é mais comum resolver problemas de produção verbalmente ou por meio de ordens de redação. Isso se deve ao fato de que o negócio tem significativamente menos órgãos externos controlando-o, para o qual não há necessidade de relatar a legitimidade de certas ações. Mas aqui há um lugar para relatórios relacionados à rotatividade financeira, já que o controle pelas autoridades fiscais ainda está presente.
Nas instituições governamentais, os memorandos são uma ocorrência comum. Eles permitem que cada subordinado seja ressegurado, transferindo junto com o documento a responsabilidade de resolver o problema para seu superior imediato.
Exemplo de memorando de empregado
O relatório mais simples é elaborado sobre o fato de não cumprimento de deveres oficiais ou violação da disciplina de trabalho por um empregado.
Começamos o documento com o nome da unidade: “Departamento de Informações do Instituto de Pesquisa Agropecuária”. Em seguida, escrevemos um chapéu: “Para o chefe do departamento de informações, Ivanov I. I., do programador de terceiro nível Petrov P.”
No corpo do relatório, afirmamos a essência da nota: “Eu chamo a sua atenção que o programador júnior Sidorov Ivan Ivanovich chegou ao trabalho 02.06.2011 tarde às 2 horas e em estado de extrema intoxicação.O infrator não forneceu razões válidas e suas provas, mas reagiu ao pedido com total indelicadeza dirigida a mim. Tendo em vista a regularidade de tais violações da disciplina trabalhista, proponho-me tomar as penas apropriadas com repreensão e dedução de uma multa igual ao pagamento de seu trabalho por 2 horas a partir do salário, durante o qual I. Sidorov não estava no trabalho ”.
O relatório está fechado por data e assinatura com descriptografia.
Recomendações de compilação
Se você examinar cuidadosamente cada relatório de amostra, torna-se perceptível que todos eles são projetados em um estilo estritamente oficial de negócios. Não faz sentido se afastar e entrar em detalhes com sua descrição em um estilo de conversação. Quanto mais claro e conciso o texto, mais próximo está do presente relatório.
Certifique-se de analisar o incidente descrito e dê suas recomendações sobre esse assunto. Isso não significa que seja assim. O chefe tem o direito de decidir que tipo de sanções tomar, mas mais frequentemente ele concorda com as propostas do compilador do relatório, já que ele não tem tempo para se aprofundar em todos os detalhes.
Lembre-se, o memorando é um documento legal completo para a precisão do qual você atesta sua própria assinatura.
