Grandes corporações com muitas divisões inevitavelmente enfrentam a questão do fluxo de trabalho interno. Em empresas avançadas, tal procedimento é informatizado, em uma versão mais modesta, esta é a correspondência em portadores de papel. No entanto, as normas de redação empresarial permanecem as mesmas para qualquer formato. Normalmente, esse documento é chamado de memorando.
Para quais casos você faz um memorando?
A relação entre as unidades é um assunto delicado e às vezes requer escrita. Suponha que funcionários de várias unidades geograficamente remotas trabalhem juntas em um projeto. Para trocar informações confiáveis, o telefone não é suficiente, fontes escritas são necessárias.
Ou outra opção menos agradável: você precisa levar o funcionário a responsabilidade disciplinar por violação de deveres oficiais. Como provar que tal violação existiu e de que consistia? Claro, com a ajuda de fontes escritas: resoluções, correspondência interna, instruções escritas e outras notas similares.
Pode haver ocasiões em que você precise fazer uma solicitação ou levar à atenção de todos os funcionários informações importantes. Isso pode ser feito usando um memorando.
Ou seja, um memorando de amostra pode ser útil em vários problemas da empresa:
- trabalho de parto;
- por acordo;
- administrativo e gerencial;
- disciplinar;
- administrativo;
- sindicato;
- informativo.
E esta lista não é exaustiva.
Detalhes obrigatórios
Um memorando é, antes de tudo, um documento e, portanto, deve ser compilado de acordo com as regras do fluxo de trabalho da empresa, concentrando-se na amostra. Um memorando escrito com competência é suficiente para resolver um problema de produção. O documento deve conter as seguintes informações:
- a quem o memorando é endereçado;
- qual é a sua essência, justificação, referência a leis, normas, instruções;
- aplicações - se houver;
- quem assinou - o chefe da unidade, que tem o direito de assinar documentos internos;
- quem compilou - o artista que compilou diretamente a nota de serviço de amostra;
- número de registro do documento e a data em que foi enviado ao destinatário.
Como regra, os registros de serviço são compilados pelo número de destinatários nos originais e uma cópia para o remetente. Se houver muitos destinatários, eles serão listados na hierarquia na metade direita da planilha.
Como escrever um memorando
Um documento de amostra pode ser encontrado em qualquer publicação de referência usando uma carta comercial ou em coleções de documentos comerciais. Formulário memorando não especificamente aprovado. Basicamente, ao compilá-lo, eles são guiados pelas normas de rotatividade de negócios e prática estabelecida.
No entanto, existem os chamados padrões de estado que governam a forma de documentação. Eles impõem certas exigências na documentação interna do empreendimento, é prescrito onde estas ou aquelas inscrições devem ser localizadas, como indicar corretamente as iniciais ou assinar documentos corretamente ao adjunto na ausência do chefe.
Considerando tudo escrito, você pode usar a nota de serviço de amostra abaixo. É claro que a lógica de apresentação e justificação a que o compilador se refere deve ser bem pensada, porque o formato determinará a percepção do documento e, portanto, sua eficácia. Um documento sólido e bem pensado é sempre mais credível.
Exemplo de memorando
Diretor de RH
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
Memorando
Sobre a questão de entregar o documento ao funcionário
No. 214 / OK de 06/03/14
31/05/14 a empresa recebeu uma carta do oficial de justiça, segundo a qual a funcionária Degtyareva Irina Pavlovna deveria comparecer, já que ela é devedora por decisão judicial de recuperar o valor em favor do Centro de Emprego.
De acordo com os dados disponíveis, o funcionário especificado trabalha na divisão de eletricidade como despachante.
De acordo com as exigências do oficial de justiça, peço-lhe para garantir urgentemente a entrega da convocação anexada a Degtyareva Irina Pavlovna contra a assinatura, e enviar uma cópia com a assinatura pelo correio para o oficial de justiça.
Apêndice: convocação em 2 cópias.
Atenciosamente
Chefe do Departamento Jurídico
M.V. Blanche
Espanhol Oleva I.R.
5027982
Neste formato, você pode colocar qualquer questão, o principal é se concentrar na nota de serviço de amostra e não negligenciar a justificativa para os requisitos declarados.
Memo - Documento Interno
Um exemplo de um memorando dá uma idéia do procedimento para sua preparação. Deve ser lembrado que este documento, qualquer que seja o assunto, permanece como assunto interno da empresa.
Tipicamente, uma empresa emite uma ordem especial para determinar informações com acesso limitado, referindo-se às quais é possível recusar a emissão de cópias ou, ainda, originais de documentação oficial a pedido de terceiros.
No entanto, deve ser lembrado que, a pedido das autoridades policiais e judiciais, a correspondência oficial pode se tornar propriedade do investigador ou juiz. Além disso, esses documentos têm o direito de solicitar órgãos de inspeção. Dada essa possibilidade, é melhor elaborar um documento imediatamente de maneira correta e prudente, porque o que está escrito com uma caneta não pode ser cortado com um machado. Para isso, a nota de serviço de amostra é o melhor ajuste.
