Tipos de documentos e sua classificação

Vários tipos de documentos são usados ​​em vários campos de atividade de cidadãos e entidades legais. A compilação, armazenamento, circulação e uso de títulos é objeto de estudo de tal disciplina como papelada. Vamos considerar ainda quais tipos de documentos existem.

Manutenção de Registros: Geral

O suporte de documentação é uma área de atividade especial, que consiste no projeto, preparação, armazenamento e processamento de documentos. A exatidão e a oportunidade de tomar uma importante decisão gerencial dependerão em grande parte de como o documento se parece e as informações nele contidas, como a organização do trabalho com ele é realizada. A documentação reflete e leva em conta as atividades de empresas, empresas e empresas. A este respeito, a papelada é prescrito por lei. Ao conduzir as auditorias, os papéis nos quais as atividades da empresa são registradas são expostos principalmente.

As principais áreas de trabalho de escritório

No estágio atual, essa atividade inclui:

• Garantir a criação correta e oportuna dos documentos necessários.
• Organização do trabalho com atos (transferência, recebimento, contabilidade, processamento, armazenamento, controle, sistematização, registro, destruição, preparação para arquivamento).

A regulação da tecnologia de escritório é realizada em várias direções:

• Padronização
• Legislação.
• Desenvolvimento de atos normativos, metodológicos e legais de ação nacional.

Para organizar e conduzir o trabalho de escritório, são necessários conhecimentos profissionais e habilidades especiais. A este respeito, para a implementação deste trabalho em instituições e empresas formaram as unidades apropriadas (departamentos, serviços). Nas pequenas empresas, os secretários estão envolvidos no trabalho administrativo, os funcionários autorizados pelo gerente são responsáveis ​​pelo estado dos títulos da empresa. Um local específico deve ser fornecido para cada grupo de documentos. Como regra, eles são armazenados em gabinetes à prova de fogo. Sanções disciplinares podem ser impostas aos funcionários por documentação inadequada.

Quadro legislativo

Lei federal que regula a informação e sua proteção, a obrigação de documentar informações é fixa e um número de definições básicas são estabelecidas. Esse ato normativo também regulou as relações que surgem durante a criação e posterior aplicação da tecnologia da informação. A documentação também é exigida por outras leis. Em particular, o Código Civil determina a base legal para as atividades das entidades jurídicas e o procedimento para o seu fluxo de trabalho. O Código Tributário estabeleceu documentos fiscais padrão. Com sua ajuda, um registro é mantido das atividades comerciais de empresas e indivíduos, a pontualidade da dedução de taxas para o orçamento. A lei também estabeleceu documentos de amostra. Assim, no Código Civil, há requisitos para a composição de acordos constituintes, cartas, procurações e assim por diante. Atos normativos estabelecem formulários de documentos que são enviados de várias maneiras (por correio, fax, via Internet).

Documentos da Rússia

O sistema administrativo de gerenciamento de escritório inclui uma classificação de vários níveis. Os seguintes tipos gerais de documentos são diferenciados:

1. Organizacional e Administrativo. Esta categoria inclui protocolos, decisões, cartas, ordens, instruções, regulamentos.
2. Referência e informativa. Este grupo inclui atos, certificados, telegramas, memorandos, cartas e assim por diante.
3. Em termos de pessoal. Nesta categoria estão os livros de trabalho, declarações, contratos, características, pedidos e muito mais.

Também distinguir tais formas de documentos como:

• Padronizado
• Personalizado.
• Típico (documentos de amostra).

Outra classificação

Dependendo do conteúdo do artigo, eles podem ser simples ou complexos. De acordo com a origem, pessoal e oficial são distinguidos, no local de adoção - externa e interna. Os tipos de documentos diferem em termos de armazenamento: constantemente, mais e menos de dez anos. Dependendo da publicidade, os documentos podem ser não classificados e secretos (Sov. Secret, confidential). Os tipos de documentos distinguem-se pelo método de fixação: som, gráficos, máquinas e manuscritos, materiais para filmes fotográficos.

Os trabalhos também podem ser urgentes ou não urgentes. De acordo com as etapas, extratos, rascunhos, originais (originais), as cópias são diferenciadas. Documentos estaduais são destacados em uma categoria separada. Sob a lei atual, os órgãos autorizados emitem instruções, instruções, ordens, decretos, ordens, decisões, decretos.

Documentos primários

Estes incluem documentos que contêm as informações iniciais obtidas durante o desenvolvimento, pesquisa, observação e outras atividades humanas. Documentos primários em contabilidade são compilados durante transações comerciais. Eles agem como evidência dos fatos. Os documentos de origem incluem, por exemplo, atos, certificados, warrants, faturas e assim por diante. Formulários unificados são aprovados para a maioria deles. Por exemplo, formas especiais de títulos para ativos fixos, negociação, mão de obra, liquidações em dinheiro foram estabelecidas. No caso de não haver um formulário unificado para qualquer documento, a empresa desenvolve seu próprio formulário. No entanto, em qualquer caso, os seguintes detalhes devem estar presentes:

1. O nome
2. Data de compilação
3. O nome da organização.
4. A essência das famílias. operações.
5. Metros
6. Lista de funcionários responsáveis
7. Assinaturas pessoais de pessoas autorizadas.

Trabalho de escritório

Sob a direção dos líderes da empresa e a iniciativa dos chefes de departamento, várias disposições são desenvolvidas. Este grupo de documentos inclui atos individuais e padrão. O conteúdo do primeiro diz respeito às unidades de gestão, oficinas, departamentos incluídos na estrutura organizacional da empresa. Documentos típicos referem-se às oficinas da produção principal. O projecto de regulamento é preparado pelo contratante, acordado com o departamento jurídico da organização. Em caso de comentários ou objeções, eles devem ser declarados em um documento separado ou em uma segunda cópia. O principal ato administrativo na empresa é a ordem da cabeça. Através deste documento, as atividades, instruções e decisões da organização, várias atividades, resultados de auditoria, resultados de trabalho e assim por diante podem ser formalizados.

Memorando Representa um artigo no qual qualquer questão ou fato, proposta ou conclusão é declarado. Ela pode ser enviada ao chefe da empresa ou a uma organização superior. Memorando - Este é um tipo de carta, uma das formas de correspondência interna na empresa. Ela é enviada de unidades estruturais para qualquer destinatário da organização, com exceção do gerenciamento direto. Um memorando pode ser enviado especificamente por qualquer funcionário da empresa. Esses documentos têm uma natureza informativa, proativa ou informativa. Nota explicativa - um documento explicando o conteúdo de disposições específicas do ato principal (relatório, programa, plano) ou explicando as razões da violação da disciplina ou da não execução das instruções.

Instruções

Esses documentos são divididos em dois grupos. Incluído na primeira categoria rege a execução de um determinado processo em que departamentos, funcionários e assim por diante participam. As descrições de funções definem os deveres, direitos, funções e responsabilidades de funcionários específicos.Esses documentos podem esclarecer o procedimento de acordo com o qual é necessário cumprir os requisitos das leis e ordens (ordens, decretos e assim por diante). As descrições de trabalho podem ser de validade permanente ou específica. Os documentos perpétuos, no entanto, estão sujeitos a revisão e verificação a cada 3-5 anos.