Para cada organização, há um certo conjunto de informações chamado “detalhes”, sem o qual não pode realizar nenhuma operação. Eles devem estar contidos em qualquer carta, contrato, ordem de pagamento e outro documento para reconhecer sua validade. No caso de uma alteração em tais dados, a empresa deve enviar às suas contrapartes uma carta correspondente sobre a alteração de detalhes.
Informação obrigatória
Detalhes - esses são os dados que cada empresa recebe quando é registrada. Eles são indicados em Documentos constitutivos e são um pré-requisito para vários tipos de operações. Essas informações de referência devem conter todos os documentos compilados por essa organização. Em caso de ajustes, ela deve enviar imediatamente aos seus parceiros uma carta sobre a mudança de detalhes.
Após o registro, cada empresa é atribuída:
- número de identificação fiscal (TIN);
- endereço registrado;
- Número de registro do estado primário (OGRN);
- endereço físico (localização específica);
- endereço postal (o local onde a correspondência deve ser recebida);
Além disso, recebe códigos especiais do Serviço Estatístico do Estado: OKVED, OKATO e OKPO. Além disso, qualquer empresa tem detalhes bancários:
- código do motivo para registrá-lo (KPP);
- dados sobre o banco autorizado por meio do qual realiza todas as transações de liquidação;
- código de identificação bancária do pagador (BIC);
- contas de liquidação e correspondentes.
Se pelo menos um desses dados for alterado, a empresa deve notificar imediatamente seus devedores e contrapartes. O atraso pode levar a consequências bastante sérias. A empresa deve enviar uma carta sobre a mudança de detalhes.
Regras para compilar um documento
Em correspondência comercial não há ninharias. Especialmente se se trata de coisas importantes como detalhes. Na vida, situações diferentes podem ocorrer: uma mudança de liderança, um banco autorizado ou um dos endereços disponíveis. A empresa é obrigada a informar aqueles com quem colabora diretamente sobre qualquer um desses casos. Isto é mesmo notado no Código Civil da Rússia. A carta sobre a mudança de detalhes deve ter um certo estilo uniforme. Tal documento, por via de regra, é uma afirmação em certa sequência da seguinte informação:
- O nome da organização para a qual ele é direcionado.
- Nome completo da cabeça.
- Detalhes novos e antigos.
- O motivo que levou a empresa a fazer essas mudanças.
- Informações adicionais.
- Data de compilação deste documento.
- Assinatura do chefe da empresa.
As informações podem ser enviadas pelo correio com um aviso obrigatório. Isso deve ser feito com antecedência para que os dados durante a entrega não estejam desatualizados. Em alguns casos, é recomendável que você use boletins informativos por email ou informações de fax.
Mudança de endereço
Algumas organizações não têm suas próprias instalações e são forçadas a alugá-las concluindo acordos relevantes. Mas às vezes há a necessidade de mudar o local. Nesse caso, um cliente desinformado pode estar em uma situação difícil. Para evitar que isso aconteça, você precisa escrever uma carta sobre como alterar os detalhes da organização e enviá-la para todos os parceiros existentes.
Isso se refere principalmente aos contratados e credores, uma vez que a empresa está em certas relações contratuais com eles.Essa carta é geralmente elaborada em papel timbrado. Em casos extremos, você pode usar uma folha de formato A4 colocando um carimbo de canto no canto superior esquerdo. Primeiro, um chapéu chamado é feito. Ele está localizado no canto superior direito e representa informações sobre para quem esta mensagem é enviada. Em seguida é o nome do documento ("Carta de Informação" ou "Sobre a mudança de detalhes"). Depois disso, as informações necessárias são colocadas no texto principal. O documento termina com a assinatura da cabeça e é certificado por um selo redondo.
Alteração de detalhes de pagamento
Se uma empresa alterar seu banco ou pelo menos uma de suas contas existentes, ela também deverá informar todas as partes interessadas sobre tais ações. Neste caso, uma carta sobre a alteração dos dados bancários é feita sob a forma de um aviso. Ele pode ser endereçado a uma contraparte individual ou pode ser um único documento, que será chamado de "Notificação de uma alteração nos detalhes bancários".
As regras de design permanecem as mesmas. É verdade que é melhor compor o texto nesta sequência:
- O motivo para fazer alterações indicando o número, a data e o nome do documento com base no qual isso é feito.
- A data específica a partir da qual as alterações serão feitas.
- Informações sobre os novos detalhes.
- Saiba mais sobre os próximos passos. Deve-se notar aqui se todos os acordos anteriormente concluídos permanecem válidos.
Tais informações devem ser relatadas alguns dias antes de ocorrerem. Por favor, note que a entrega de tal carta levará algum tempo. Além disso, o parceiro também precisará fazer as alterações apropriadas.
