Assinatura de fac-símile: produção, uso. Em quais documentos eu posso colocar uma assinatura de fax?

Fac-símile é uma reprodução da imagem gráfica original. Como pode ser gravura, desenho, texto, desenho, monograma e assim por diante. A palavra em si vem do latim fac símile. Na tradução literal, significa "faça assim".

Fundo histórico

Até o século 19, os fac-símiles eram feitos geralmente desenhando o original usando papel transparente, gravando em madeira ou metal e litografando. No mundo moderno, esse procedimento é muito mais fácil. Graças à invenção e à subsequente melhoria da pintura de luz - gravuras de fotografias, fotografias e outros processos que permitem obter cópias autenticamente verdadeiras exclusivamente por meios mecânicos. O processo de reprodução é referido como fac-símile. Com sua ajuda, cópias raras são publicadas para fins científicos. Hoje, o uso de uma assinatura de fac-símile é bastante comum. Vamos considerar ainda mais o que é e por que é necessário.

Informações gerais

As assinaturas de fax em documentos são consideradas uma raridade. Em alguns casos, é mais conveniente usar apenas esses elementos do que originais. No entanto, apesar da distribuição bastante ampla, a assinatura de fac-símile não é permitida em todos os papéis. Há uma série de restrições, cuja violação pode levar a conseqüências bastante sérias.

Assinatura do fac-símile: força legal

No Código Civil, há apenas uma menção dos adereços em questão. Em particular, no art. 160, parágrafo 2, é permitido que, após a conclusão das transações, uma assinatura eletrônica, fac-símile ou outro análogo do original possa ser usado, criado por meio de cópia mecânica ou outra cópia. Isso é permitido nos casos estipulados por lei ou por acordo das partes. Nestas situações, a assinatura de fac-símile é juridicamente vinculativa. A possibilidade da sua aplicação deve, por sua vez, ser fixada pelo acordo relevante. Somente após a sua conclusão, uma assinatura de fac-símile no contrato pode substituir o original. Caso contrário, a forma escrita durante a transação será considerada não cumprida nos termos do art. 160 GK.

Junto com isso, a prática da aplicação da lei é tal que as partes do contrato podem prever a possibilidade de usar uma assinatura de fac-símile diretamente em seu texto, como um parágrafo separado. Neste caso, não há necessidade de elaborar um contrato adicional. MNS adere a esta posição. Foi dada uma explicação na carta correspondente de que, uma vez que a legislação não foi estabelecida, a assinatura do fac-símile só poderia ser usada por acordo mútuo entre as partes, o que deveria ser confirmado por escrito. Na ausência de um acordo, os Tribunais Arbitrais reconhecem as transações como não concluídas devido ao não cumprimento dos requisitos estabelecidos para a forma de sua execução. Segue-se que as próprias partes decidem onde colocar a assinatura do fac-símile e se é permitido aplicá-la.

Processo de transação

Via de regra, a assinatura de fac-símile é apresentada na forma de um selo no qual há uma cópia exata do original. Tais adereços são usados ​​para acelerar a papelada na empresa. No entanto, existem várias desvantagens em usar essa assinatura.Em particular, qualquer funcionário pode usá-lo sem o conhecimento do diretor. Além disso, nem todas as assinaturas de fac-símile em papel podem substituir o original. As transações de pessoas jurídicas entre si e com os cidadãos são geralmente concluídas por escrito, independentemente do valor. Este processo é realizado através da elaboração do documento relevante. Reflete, de fato, o conteúdo da transação. Para confirmar suas intenções, as partes devem assinar um acordo. Como regra geral, isso é feito diretamente pelas próprias pessoas ou por seus representantes.

Algumas recomendações

Antes de concluir um acordo, que será certificado por assinatura de fac-símile, deve ser elaborado um acordo sobre o procedimento para a aplicação deste atributo. Não há dificuldades particulares em seu design na prática. O acordo geralmente diz que a assinatura do fac-símile tem a mesma força que a assinatura original da pessoa autorizada. As partes, portanto, reconhecem a competência e legalidade dos documentos que são endossados ​​por ela. Como mencionado acima, a mesma cláusula pode ser fornecida diretamente no contrato principal. A última opção foi recentemente mais popular. Além disso, é aconselhável prever antecipadamente em quais documentos você pode colocar uma assinatura de fac-símile. Por exemplo, podem ser aplicativos, relatórios intermediários, pedidos, informações ou cartas de garantia, certificados, acordos adicionais e assim por diante. Ele também deve indicar claramente o círculo de pessoas que podem usar clichês, fazer uma assinatura de fac-símile e anexar impressões de amostra.

Contrato de trabalho

Não há proibição ou restrição ao uso de uma cópia da assinatura no TC. No entanto, a possibilidade de sua aplicação deve ser registrada nos atos locais da empresa. Eles também podem fornecer uma lista de artigos nos quais um clichê pode substituir o original. Assim, uma cópia em pedidos, contratos, ordens de transferência e outros atos será completamente legal.

Ponto importante

Desde outubro de 2014, a Lei Federal No. 267 está em vigor. De acordo com ela, foram feitas alterações em outra Lei que regulamenta o procedimento para assegurar a proteção social para os deficientes visuais. De acordo com os padrões atuais, em alguns casos, esses cidadãos podem substituir o original de sua assinatura por um fac-símile nos bancos. A identidade do clichê e do original é certificada por um notário e confirmada por um certificado correspondente.

Assinatura de fac-símile em documentos primários

As autoridades controladoras expressaram sua posição quanto à legitimidade do uso de clichês nas respectivas Cartas. Em particular, as explicações estabelecem que uma assinatura de fac-símile em documentos primários, faturas, procuração, pagamento e outros títulos com consequências financeiras não é permitida. A prática judicial, no entanto, é bastante ambígua ao considerar essa questão. A maioria das instituições de arbitragem adere à posição das autoridades reguladoras. No entanto, em uma das decisões da FAS no Distrito dos Urais, ele observou que o tribunal de recurso com referência ao art. 160, parte 2, foi corretamente apontado que não há nenhuma norma na legislação vigente que proíba ou restrinja o uso de clichês ao celebrar atos na forma de COP-2, um contrato de trabalho e redigir certificados para f. KS-3

Uma resolução do FAS no Distrito de Moscou para declarar que um acordo sob o qual um clichê pode substituir o original pode resultar de uma ação específica. A ausência no contrato de uma indicação da possibilidade de usar fac-símiles sem levar em conta outras circunstâncias, por si só, não pode servir de base para o reconhecimento de faturas assinadas dessa forma como não-legais se tiverem o carimbo do comprador nelas. Confirmação adicional da transação é dada atos de reconciliação que reflete a dívida para o fornecimento.Tudo isso sugere que, ao assinar a documentação principal por fac-símile, existe o risco de situações controversas.

Fatura

Foi indicado acima que em tais documentos uma assinatura fac-símile não pode substituir o original. No entanto, nem todos são totalmente claros sobre esta questão. De acordo com as autoridades reguladoras, o uso de clichês na fatura atua como uma violação das regras para seu design. Esses títulos não dão direito a deduzir o IVA. VOCÊ em uma de suas decisões apoiou a posição das autoridades fiscais. Em seu esclarecimento, o tribunal indicou que no Código Tributário, no art. 169, em particular, a possibilidade de usar uma assinatura de fac-símile no processo de emissão de uma fatura não é fornecida. Os tribunais distritais também aderem a esta posição e tomam decisões não a favor dos contribuintes.

Proibições e Permissões

A legislação não permite o uso de assinaturas fac-símile em:

• Contas.
• Declarações fiscais.
• Ordens de pagamento procuração. Em relação a este último, há uma disposição em conformidade com a qual é permitido o uso de fac-símiles por acordo das partes.
• Sobre os pedidos de participação em concursos para atender as necessidades do Estado e os valores mobiliários que fazem parte deles.
• Cartões bancários com impressões e assinaturas.

Junto com isso, a lei permite o uso de fac-símiles em:

• Parabéns, convites, cartas de agradecimento, outros documentos que não acarretam consequências financeiras.
• Acordos, alterações ou aditamentos a eles, desde que a possibilidade de uso do clichê seja neles prescrita ou estabelecida por acordo das partes.

Ordem

O chefe da empresa resolve de forma independente os problemas relacionados ao uso da assinatura de fac-símile no fluxo de documentos. Se ele fizer uma escolha em favor de um clichê, isso deve ser enquadrado pelo ato relevante - uma ordem. Geralmente é compilado de forma arbitrária. À sua disposição, o diretor estabelece uma lista de documentos nos quais uma assinatura de fac-símile pode ser afixada, o círculo de pessoas que estão autorizadas a endossá-las dessa maneira. Também é aconselhável a emissão de uma instrução especial, que irá destacar todos os pontos importantes sobre o uso direto do clichê, seu armazenamento e destruição, se necessário.

Problemas possíveis

Muitas vezes, os líderes empresariais cometem um grande erro quando, em sua ordem de usar a reprodução fac-símile de uma assinatura, as autoridades cujo autógrafo não é autenticado recebem a oportunidade. Isto é considerado uma violação do estabelecido regras de trabalho de escritório. Isto é devido ao fato de que somente aquele cujo autógrafo é realmente reproduzido pode usar uma assinatura de fac-símile. Neste caso, é necessário lembrar que a tarefa do clichê é substituir o original, pelo qual um funcionário específico pode ser identificado.

Assim, é o papel que deve endossar o papel, já que ele é responsável pela confiabilidade do papel. Junto com isso, o gerente nem sempre tem a oportunidade de estar presente na assinatura de determinados documentos. Em tais casos, ele deve emitir uma ordem separada em que ele capacita a outra pessoa responsável. Essas mudanças devem ser feitas nos atos locais da empresa, incluindo sua documentação constituinte.

Recursos de criação de clichês

A fim de aplicar a assinatura de fac-símile e cumprir os requisitos estabelecidos pelas normas legislativas, é necessário que seja fabricado com alta qualidade. O equipamento usado para criar o clichê suporta alta pressão e protege a impressão contra danos mecânicos. Para isso, um elemento GRM de alta tecnologia é usado. Está equipado com um mecanismo especial que limita a força da pressão. O tamanho do snap depende do tamanho do autógrafo. O elemento GRM permite obter uma impressão clara e não esmagada.Em geral, a produção de uma assinatura de fac-símile não é acompanhada por sérias dificuldades, exceto por algumas sutilezas técnicas que ocorrem durante o processo. Primeiro, uma varredura de autógrafo é executada. Um clichê é feito para a amostra. Parece, por via de regra, na forma de um carimbo de selo. O equipamento pode ser simples (metal ou plástico) ou automático. Antes de iniciar a produção, a empresa deve obter uma permissão por escrito do cliente com um fac-símile.

Conclusão

A partir das informações acima, pode-se concluir que uma assinatura de fac-símile é um meio bastante conveniente de aplicar seu autógrafo para muitas pessoas. No entanto, longe de sempre substituir o original é seguro. Deve ser lembrado que nem nas leis civis nem nas leis tributárias o procedimento para usar a reprodução fac-símile é regulado. No entanto, sujeito a esclarecimentos e alguns requisitos existentes, o risco pode ser reduzido significativamente. De uma forma ou de outra, os especialistas recomendam que, antes de assinar quaisquer acordos ou outros documentos importantes, elaborem um acordo preliminar em que ambas as partes reconheçam o clichê como legítimo. Impressões também devem ser anexadas a ele. Os chefes das empresas, no entanto, devem prestar atenção total à preparação de uma ordem apropriada em seu empreendimento, de acordo com a qual a assinatura de fac-símile será usada. Deve ser dada particular importância à definição das pessoas autorizadas a endossar certos documentos dessa maneira. Ao emitir uma ordem para transferir tais oportunidades para qualquer funcionário, é necessário estipular a responsabilidade desse funcionário em identificar violações ou exceder sua autoridade. Não se deve considerar que a assinatura fac-símile substitui completamente o original. Isso está longe de ser o caso. Além disso, a lei estabelece uma lista de títulos que só podem ser vistos pessoalmente. Em caso de litígios, o principal argumento a favor da utilização de fac-símiles será um acordo mútuo entre as partes ou a existência de uma cláusula correspondente no contrato. Caso contrário, o tribunal reconhece seu uso como ilegal e o artigo é inválido. Até que o uso do clichê seja estritamente regulado por lei, o uso da impressão é melhor limitado. Em algumas organizações, formas de papel que não são de importância financeira são endossadas com antecedência. Por exemplo, isso se aplica a cartas de agradecimento, cartas comerciais, parabéns, anúncios e assim por diante.