Uma das responsabilidades significativas dos gerentes é a assinatura de um grande número de uma ampla variedade de documentos. Este simples, à primeira vista, o trabalho às vezes leva muito tempo, e dá longe das emoções mais agradáveis. Mas há uma solução digna - fac-símile, este é um selo especial que copia exatamente a assinatura. Por que esse selo é necessário e onde obtê-lo?
Fac-símile é uma alternativa digna para assinar manualmente
Em muitas organizações, a autoridade para assinar documentos oficiais não é apenas o diretor geral, mas também seu vice ou suplentes. No entanto, mesmo com tal distribuição de responsabilidades, a equipe de gerenciamento nem sempre é capaz de assinar assinaturas pessoais em tempo hábil para todos os documentos que a solicitam. Foi para resolver tais problemas que um selo de fac-símile foi inventado. Este é o selo que melhor repete a assinatura manuscrita. A palavra "fac-símile" na tradução literal do latim (fac simile) significa "fazer isto". O que é especialmente bom, todo líder interessado pode encomendar tal selo hoje. Vamos tentar descobrir por que é necessário e em quais documentos é apropriado usá-lo.
Quem precisa de um carimbo de assinatura?
Fac-símile é um companheiro essencial para executivos ocupados. Essa impressão permite certificar muitos documentos importantes com velocidade máxima ou na ausência de uma pessoa autorizada no local de trabalho. Em outras palavras, o fac-símile é uma coisa indispensável para empresas com um grande fluxo de trabalho, e os gerentes que geralmente fazem viagens de negócios / estão ausentes do escritório por outros motivos. O que é especialmente conveniente, uma pessoa que deixa um selo na forma de uma assinatura pessoal pode ser diretamente autorizada para certificar documentos desta categoria, ou alguém de seus assistentes. Aqui surge um ponto bastante complicado - como, tendo um fac-símile, ter certeza de que um funcionário que tem o direito de usá-lo não excederá sua autoridade? O caso ideal é se a assinatura do selo é usada apenas diretamente pelo seu proprietário. Mas, muitas vezes, esse não é o caso e, nesse caso, deve-se pensar cuidadosamente qual dos funcionários é permissível para autorizar o uso de fac-símiles.
Cartas de direito
Na legislação atual da Federação Russa não há disposições detalhadas e abrangentes e regras relativas ao uso de quaisquer substitutos para a assinatura do autor. No entanto, tendo estudado vários documentos regulatórios, pode-se concluir que os selos fac-símile e selos podem ser usados nos casos estipulados por lei e por acordo das partes. Neste caso, na segunda versão, este parágrafo (a possibilidade de substituir a assinatura por uma cópia ou outro método de cópia) deve ser explicado separadamente. É importante entender que o fac-símile é um análogo completo de um autógrafo manuscrito. Por conseguinte, o carimbo colocado no documento confere ao papel a mesma importância e significância jurídica que a assinatura da pessoa autorizada. Fac-símile é inaceitável de usar, para papéis, cuja assinatura é repleta de consequências e obrigações para as partes. Documentos financeiros, recursos e solicitações ao serviço tributário e organizações federais, bem como faturas, cartas de procuração e amostras de assinaturas, devem sempre ser executados em forma manuscrita.
Quando é apropriado usar fac-símiles?
Qualquer organização pode criar regras e regulamentos separados sobre o uso de meios para certificação de documentos substituindo uma assinatura manuscrita. Nesse caso, o uso de fac-símiles deve ser realizado com as normas de orientação prescritas no regulamento e outros documentos normativos da empresa.Além disso, na documentação oficial, você deve especificar a lista de pessoas autorizadas a armazenar e usar este selo. Quais documentos os fac-símiles podem usar? Teoricamente, estes são todos os tipos de documentação, cuja assinatura não implica responsabilidade. É desejável que, no texto dos documentos, seja indicada a possibilidade desta versão de certificação. Lembre-se de que o fac-símile nos documentos tem a mesma força que uma assinatura real. Se necessário, o cancelamento de títulos aprovados por este método será tão difícil quanto os assinados manualmente. Se for necessário assinar alguns papéis e o gerente não puder fazer esse trabalho pessoalmente, você pode fazer sem fac-símile. Uma alternativa é emitir uma procuração temporária em nome do funcionário autorizado a certificar o tipo de documentação exigido.
Como obter o seu carimbo de fax?
Você pode solicitar a produção de um selo que copie uma assinatura pessoal em qualquer organização que ofereça serviços de estampagem. Empresas similares estão disponíveis hoje em todas as cidades razoavelmente grandes. A submissão de quaisquer documentos para encomenda de fac-símiles não é necessária. O que é especialmente bom, carimbos e carimbos repetindo uma assinatura pessoal são geralmente baratos (entre 500 e 800 rublos), e podem ser feitos em poucos dias.