Evidentemente, as transações em dinheiro são uma parte importante do funcionamento da organização. No entanto, a quantia de dinheiro armazenada no balcão de caixa da empresa é limitada por um certo limite, e isso é importante lembrar. Você pode se familiarizar com os métodos de cálculo deste limite no apêndice do Regulamento do Banco da Rússia datado de 12.10.11 No. 373-P. Todas as operações que excedem o limite estabelecido devem passar pela conta bancária da organização. As únicas exceções são os dias de salário. Ao trabalhar com dinheiro, é importante aderir estritamente a esse requisito.
"Prihodnik" - um elo importante na disciplina de caixa
As operações de caixa são acompanhadas pela execução da documentação primária - despesas e recebimento de pedidos em dinheiro. Vamos considerar com mais detalhes o recebimento de fundos e o projeto de um pedido de recebimento de caixa.
Após o recebimento do dinheiro, é necessário elaborar um documento chamado mandado de crédito em dinheiro. Um mandado de entrada é uma forma de documentação primária. Em sua base, o dinheiro é recebido. Goskomstat da Rússia aprovou a forma padrão da "paróquia" - uma forma unificada de KO-1.
A base para a emissão de uma ordem de recebimento de caixa é um documento que pode confirmar o recebimento de fundos, por exemplo, um recibo de venda, um recibo de caixa, um relatório Z na caixa registradora ou relatório de despesas.
Tachas e quaisquer correções não são permitidas no FFP. Por esse motivo, preenchê-lo requer maior atenção e precisão.
De acordo com a legislação da Federação Russa, uma ordem de recebimento em dinheiro para um empreendedor individual não pode ser emitida. No caso de um empreendedor individual estar envolvido na execução de um PPF, é-lhe confiada a manutenção de disciplina em dinheiro, o documento deve ser assinado por ele.
O número de série e a data do FFP são refletidos no livro de dinheiro após o qual a ordem de recebimento é registrada no jornal KO-3 e enviada para a pasta com outros "receptores".
Paralelamente ao uso de “chegadas” e “consumíveis”, as caixas registradoras também são usadas pelas organizações para contabilizar o dinheiro.
É permitido o uso de PKO, elaborado em forma manual e em datilografia. Também é possível usar o FFP criado usando serviços online.
Consideramos em detalhes o pedido de recebimento de caixa. Um exemplo de preenchimento e algumas das recomendações abaixo ajudarão você a evitar erros comuns no futuro.
Em que consiste uma ordem de registro de caixa?
Este documento é executado em uma única cópia ao depositar dinheiro no balcão de caixa da empresa. Vamos nos voltar para a forma KO-1. Fica claro que o FFP possui vários componentes. O primeiro é o próprio mandado de entrada e o segundo é o recibo de corte.
Na forma completa, os dois componentes do documento devem ser certificados pela assinatura do funcionário responsável (caixa, contador ou chefe da organização). O recibo deve certamente ter o selo da organização que emitiu o documento. O recibo é uma confirmação do fato de receber fundos e é transmitido para a pessoa para quem o dinheiro foi depositado.
Como preencher um recibo de caixa?
Fazer um PKO não requer muito tempo, mas facilita muito o trabalho do caixa.
Considere um pedido de recebimento de caixa, um exemplo de preenchimento e a estrutura do documento:
- O nome da organização.
- OKPO
- Um número que não deve diferir do número refletido no registrador KO-3.
- Uma data que deve corresponder exatamente ao dia do recebimento dos fundos.
- Débito - uma conta na qual o recibo do dinheiro será registrado.
- Crédito - uma conta contábil, cujo empréstimo refletirá esse valor.
- A quantidade na reflexão digital.
- Código de destino, que deve ser preenchido apenas em organizações que possuem um sistema de codificação.
- Aceito a partir de (o nome da empresa em nome da qual o dinheiro é inserido é inserido e o nome completo do funcionário que contribui com os fundos).
- Terreno (indica um documento específico, que é a base para o depósito de fundos).
- Montante (a quantia de dinheiro recebida é indicada por escrito).
- Incluindo (esta coluna reflete a presença do IVA).
- Aplicações (aqui indicar os documentos que acompanham a operação).
- Assinaturas do chefe de contas e caixa.
Violações no trabalho com um recibo de dinheiro
Não deve ser esquecido que a numeração dos vales em dinheiro é realizada a partir do início do ano. É igualmente importante que, se a data real da operação não corresponder à data de emissão do FFP, tal ordem de recebimento será invalidada.
Há casos em que o PI ignorou o preenchimento do formulário FFP, enquanto preenchia apenas o recibo adjacente a ele. Tais ações são uma violação grosseira da disciplina de caixa. Inicialmente, o formulário principal do FFP é preenchido e só então é preenchido o recibo.
Formas de recebimento de fundos no balcão de caixa da organização
Como mencionado anteriormente, o FFP é usado quando se contabiliza o dinheiro recebido no balcão de caixa da empresa. Fluxo de caixa pode ocorrer:
- como pagamento pelos produtos vendidos (serviço);
- para propriedade vendida;
- na forma de um retorno de dinheiro não utilizado;
- dos fundadores ao reabastecer o capital autorizado;
- dos empregados da empresa (sob a forma de reembolsos, reembolso de empréstimos, a fim de compensar os danos;)
- das contas bancárias da organização.
Obrigações e procedimentos de trabalho do caixa
Tendo completado o procedimento para aceitar fundos, o caixa certifica com a assinatura do FFP, bem como o recibo de corte adjacente a ele. Depois disso, ele coloca um carimbo ou carimbo no recibo. O recibo deve ser emitido para a pessoa que contribuiu com o dinheiro. Na fase final da operação de aceitação de fundos, o caixa, usando um selo especial, marca “Recebido”, insere a data e certifica o documento com sua assinatura.
Ao trabalhar com FFP, o caixa deve estabelecer a presença e autenticidade da assinatura do contador chefe, bem como examinar os documentos para a ausência de erros. Aplicação assinatura de fac-símile quando emitir um mandado de recebimento de dinheiro é inaceitável. Além disso, o caixa deve anotar a presença de documentos que foram marcados como anexos.
Quaisquer violações identificadas no trabalho com dinheiro, bem como violações da disciplina monetária, estão sujeitas a penalidades administrativas para os funcionários.
Vida de prateleira
O período de armazenamento para recebimentos de caixa no arquivo da organização deve ser de pelo menos cinco anos.
Um pedido em dinheiro de recibo cancelado não é destruído, mas arquivado na pasta apropriada e deve ser armazenado por 36 meses a partir do final do ano civil.