Atualmente, nenhuma empresa envolvida em transações em dinheiro pode dispensar o departamento de contabilidade como caixa registradora, independentemente da forma de estabelecimento e do sistema tributário. Por sua vez, isso também requer o design correto do livro de caixa. Será discutido mais adiante.
Livro de caixa como o principal documento do caixa
As operações de caixa registrada são realizadas por um funcionário da organização de acordo com as descrições de ordem e cargo. Em pequenas empresas, esta pode ser a cabeça, mas na maioria das vezes o caixa desempenha esse papel. Um contrato de responsabilidade obrigatória é concluído com ele. Pode haver vários caixas em grandes empresas, caso em que eles se reportam ao caixa principal.
O documento principal que confirma a aceitação e a despesa dos fundos é o livro caixa (formulário 0310004). Consiste em uma lista de entrada (FFP) e ordens de despesa (RKO) no balcão de caixa do formulário estabelecido e também contém informações sobre o saldo de caixa no início e no final do dia. As próprias ordens são arquivadas no relatório do caixa (documento no. KO-3).
O livro caixa e o relatório do caixa são os principais documentos para contabilizar a manutenção contas 50.
Em RF Decreto n ° 88 do dia 18 de agosto de 1998 na aprovação de formas especiais de documentos primários, exemplos de formas de PKO n ° 0310001, RKO n ° 0310002 e os formulários 0310004 do livro de caixa dão-se.
O livro de caixa deve ser atado, numerado, certificado com o selo da organização, bem como as assinaturas do chefe e contador chefe.
Regras do livro em dinheiro
Ao registrar documentos em dinheiro, as correções e os blots não eram permitidos anteriormente. Agora, a partir de 1º de junho de 2014, correções são possíveis em alguns formulários, mas elas devem conter a data, assinaturas e nome das pessoas que descobriram o erro.
Todas as PKOs são assinadas pelo contador chefe e pelo funcionário que desempenha as funções de caixa, apor um selo (se houver) no recibo, e o RKO, exceto para as pessoas acima, também deve ser assinado pelo chefe da organização.
O livro caixa, as regras para preenchimento que devem ser estritamente observadas, é verificado no final de cada dia útil pelo contador principal, controlando o desenho dos documentos em dinheiro e sua correta alocação para as contas contábeis. Se tudo for elaborado corretamente, o contador chefe apõe sua assinatura quando necessário.
Com base nos dados dos saldos das carteiras de caixa, o funcionário que executa as tarefas de um caixa verifica o saldo de caixa restante no cofre. Se não houve movimento de dinheiro para o dia, então nada precisa ser registrado.
KO-4 (livro de caixa) é preenchido durante o ano civil, após o qual um novo é iniciado no início do próximo ano. Uma entrada no livro caixa é um documento separado, assinado e executado.
Como desenhar corretamente as folhas do livro de dinheiro
A primeira folha do livro caixa é a página do título, que contém o nome completo da organização e o ano de sua formação.
O seguinte é uma folha, que consiste em duas partes: um relatório do caixa e uma folha de inserção. Aqui você deve prestar atenção ao design dos campos.
Quais dados são exibidos em linhas e gráficos
Na coluna "Caixa para" deve ser necessariamente a data do documento e na coluna "Folha" - seu número de série.
O campo "Número do documento" contém o número de FFP e CTP, sendo cada um deles numerado separadamente.
Em linhas separadas, haverá uma indicação de quem recebeu e para quem os fundos foram emitidos, e também os números das contas correspondentes com 50 contas são indicados.
Preenchimento do formulário 0310004
Um livro de caixa, cuja amostra requer cuidados especiais, não pode ser difícil para um contador. É preenchido usando o formulário KO-4, que contém todas as colunas e linhas necessárias.
Você pode preencher um livro de caixa de três maneiras que não são contra a lei: eletronicamente, usando um computador e programas especiais, e também manualmente. No segundo caso, o programa no final do dia gera dois documentos da mesma composição - esta é a Folha de Inserção e o Relatório do Caixa. Sua numeração deve ser consistente, em ordem crescente, e começar de novo todos os anos.
Pequenas empresas podem manter todas as entradas nos formulários manualmente, sem fazer correções na caixa registradora e na caixa registradora. Ao manter o caixa eletrônico eletronicamente, o que se tornou permitido devido a mudanças recentes na lei, nenhum erro ou correção é feita nos documentos do caixa eletrônico.
Ao preencher o formulário KO-4 por um método automatizado, as folhas podem ser dispostas tanto na horizontal como na vertical.
Unidades estruturais localizadas em um balanço separado devem manter seu livro de caixa separadamente. A organização deve refletir todas as características de manter um livro de caixa por divisões estruturais em um documento especial chamado Metodologia, e notificá-lo sob a assinatura dos empregados envolvidos na manutenção da caixa registradora.
Mudanças legislativas recentes. O procedimento para realizar transações em dinheiro
O Banco Central da Rússia, em seu documento nº 3210-U de 11 de março de 2014, aprovou alterações no procedimento para a realização de transações em dinheiro por pessoas jurídicas. Entraram em vigor em 1º de junho de 2014 e simplificaram o procedimento para processamento de documentos em dinheiro.
O anexo a este documento importante contém um algoritmo para cálculo independente por organizações de seu limite de caixa individual, que é feito de acordo com uma fórmula especial que leva em conta o montante de recebimentos de caixa, bem como seus gastos com várias necessidades.
Deve-se notar que se uma entidade legal tiver várias unidades estruturais, cada uma delas deve criar seu próprio limite, que difere em tamanho. Dinheiro além do limite, que é em dinheiro, também é dado ao banco.
Declaração pessoas responsáveis para controle adicional sobre despesas de organização
A Diretiva No. 3210-U também introduziu um documento adicional para receber fundos de pessoas responsáveis. Esta é uma declaração que é desenvolvida de forma livre por cada entidade de negócios. O documento contém os seguintes itens:
- período de retirada de dinheiro (geralmente até três dias);
- Indicação da quantidade necessária em números e palavras em rublos e copeques;
- metas para as quais o dinheiro será gasto;
- Assinatura do gerente como base para receber dinheiro;
- data e assinatura do empregado responsável pelo dinheiro emitido.
Deve-se notar que agora uma única ordem de recebimento de caixa pode ser emitida não apenas de acordo com o valor da fita de caixa registradora, mas também de acordo com os formulários de relatório estritos.
Agora, não é necessário compilar um registro de valores depositados para a contabilização de salários, embora seja necessário refletir o montante de salários não pagos.
Características da condução da disciplina de dinheiro por empreendedores individuais
Em 1º de junho de 2014, entrou em vigor a Portaria 3210-U, que possibilitou a manutenção de registros contábeis de acordo com normas gerais e simplificadas. O sistema simplificado aplica-se a pequenas empresas e empresários (209-FZ da Rússia contém definições de atribuição de entidades jurídicas a uma ou outra categoria). De acordo com eles pequenas empresas e empreendedores individuais podem não definir um limite de caixa.
O livro de caixa para empreendedores individuais, bem como o registro de serviços de liquidação de caixa e serviços de caixa registradora, é agora opcional, especialmente se a contabilização de impostos e despesas separada é realizada e os indicadores calculados são calculados por conta própria.
Além disso, a partir de 1.06.2014, tornou-se possível elaborar documentos no balcão de caixa e para indivíduos que realizam a contabilidade da empresa nos termos do contrato, o que era estritamente proibido.
Tipos de responsabilidade por violação da disciplina de caixa
A verificação da implementação da disciplina de caixa pelas organizações é realizada pelo Serviço Fiscal, e este período não é dado tipo de controle não limitado. Durante um ano, eles podem verificar quantas vezes forem necessárias.
A penalidade por violações na manutenção da conta 50 contém o Código Administrativo da Rússia. O artigo 15, parágrafo 1 deste ato estabelece que a multa para a organização pode chegar a 50 mil rublos, e o prazo de prescrição para tais violações é de dois meses.
Em conexão com o montante perceptível de penalidades, esta seção de contabilidade sempre presta atenção especial, bem como a exatidão do registro de documentos em dinheiro.
Assim, como resultado da entrada em vigor de 1º de junho de 2014, o Despacho No. 3210-U, o procedimento para conduzir as operações na conta 50 foi bastante simplificado, especialmente para empreendedores individuais que agora podem trabalhar sem limite de caixa e têm o direito de não levantar documentos em dinheiro. Para as pessoas jurídicas, a oportunidade de manter um livro em dinheiro eletronicamente usando uma assinatura especial tornou-se um alívio significativo. Em geral, este documento contribuiu para a melhoria da contabilidade na empresa.
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