Com que freqüência o departamento de contabilidade de uma empresa exige que seus funcionários, ao comprar certos produtos em dinheiro ou transferência bancária, forneçam um recibo de venda junto com outros documentos? O que é essa forma, é realmente necessário para operações contábeis?
Formulário Especializado
Para começar, vale a pena notar que um recibo de venda é um formulário de relatório estrito. Ele é fornecido para pessoas físicas e jurídicas como prova de uma compra concluída. Este documento é emitido em dois casos:
- Se o vendedor não tiver uma caixa registradora.
- A pedido do comprador, como uma transcrição da lista de bens adquiridos.
No primeiro caso, devido à falta de equipamento especial, o vendedor não pode emitir um documento de confirmação ao comprador de acordo com os requisitos das regras de negociação, portanto ele é obrigado a preencher manualmente um formulário especialmente projetado, que contém todos os dados e detalhes necessários.
No segundo caso, a situação é um pouco diferente. Existem caixas registradoras que emitem um cheque sem especificar o tipo de mercadoria. Indica apenas o valor pago, que não dá uma ideia exaustiva do fato da venda.
Para um comprador comum (individual), este momento pode ser considerado insignificante. Mas para a organização (empresa) ao fazer lançamentos contábeis, é necessário indicar claramente o nome do produto adquirido. Nesse caso, um recibo de venda é necessário quando todas as informações estiverem presentes na íntegra.
Por que preciso de um recibo de venda?
Cada documento tem seu propósito. É determinado pelas necessidades vitais das pessoas. Um recibo de vendas é principalmente necessário para confirmar o fato da aquisição de bens e a quantia de dinheiro depositada para uma compra perfeita. Isto não é apenas um capricho, mas uma necessidade vital.
Em primeiro lugar, a única forma de um representante autorizado de uma empresa poder confirmar o facto de uma compra efectuada para pagamento em dinheiro recuperar os custos incorridos.
Em segundo lugar, há situações em que o produto adquirido é de qualidade inadequada. Para trocá-lo ou devolvê-lo, você precisa de um documento certificando a transação no contexto do nome da mercadoria e a quantia paga. Sem essa confirmação, é impossível provar que mercadorias de baixa qualidade foram compradas em uma loja específica de um determinado vendedor. Afinal, para o montante indicado, o comprador poderia comprar vários outros bens a um preço mais baixo. Neste caso, o retorno será quase impossível.
Como deve ser o recibo de vendas?
As verificações de mercadorias podem ser encomendadas na gráfica e usadas conforme necessário. Alguma forma unificada clara deste documento não existe, mas o formulário final deve conter certas informações necessárias:
- nome do documento;
- seu número de série;
- data de emissão;
- nome da empresa (organização) que compilou o documento;
- seu (seu) TIN e endereço legal;
- nome dos bens vendidos indicando o preço;
- valor total da compra;
- posição e nome completo da pessoa que emitiu este documento e sua assinatura pessoal;
- selo da empresa comercial (se houver).
Ao colocar um pedido para um recibo de venda em uma gráfica, a amostra pode ser ajustada a seu critério. Por exemplo, adicione um logotipo da empresa ou informações sobre obrigações de garantia. Tudo isso é totalmente legal.A informação adicional apenas simplificará o trabalho do especialista na emissão de cheques e permitirá informar o comprador da melhor forma.
Você precisa de caixa e recibos de vendas juntos?
Muitas vezes, os funcionários contábeis têm dúvidas sobre a exatidão do design dos documentos de pagamento fornecidos pelos funcionários. Um cheque administrativo pode ser aceito para liquidação sem um cheque administrativo? Não há uma resposta única para esta questão.
Em primeiro lugar, deve ser lembrado que ambos os formulários têm sua própria segmentação. Um recibo em dinheiro confirma o fato da compra em si e um recibo de venda é uma transcrição detalhada dessa transação. Por exemplo, um funcionário de uma organização recebe dinheiro para um relatório para a compra de mercadorias específicas. Então, dentro de três dias, ele deve informar sobre a compra documentada. Para fazer isso, ele precisará de um cheque na caixa registradora, que registrará o fato da venda por um valor específico, e um recibo de venda, que descreve em detalhes: o que, quando e por qual valor o funcionário comprou. Ambos os documentos juntos confirmarão os gastos direcionados dos fundos recebidos.
No entanto, de acordo com a Lei Federal nº 54, de 22.05.2003, existem empreendimentos que, por sua natureza de atividade, não são obrigados a liquidar por meio de caixas registradoras. Estes incluem pontos de venda de revistas, jornais e outros produtos relacionados, comércio em feiras e mercados. Se as mercadorias forem compradas de tais vendedores, a disponibilidade de um recibo de venda será suficiente. Representantes de entidades legais não devem entrar em contato com esses pontos de venda para evitar possíveis mal-entendidos.
Recursos de preenchimento de um recibo de venda
Ao vender produtos, o vendedor deve, a pedido do comprador, fornecer-lhe um recibo de venda. Este é o seu direito legal, cuja violação pode implicar penalidades bastante justificadas. Normalmente este documento é um formato de formato A6 com os detalhes necessários inseridos.
Todos eles devem ser preenchidos e colunas vazias devem conter traços para evitar a inserção de informações adicionais após a entrega do documento. Não é difícil escrever um recibo de venda. O padrão de preenchimento é um processo de inserir os dados necessários em determinadas linhas e colunas da tabela.
Este documento elaborado no dia da compra. O trabalhador que elabora este formulário deve inserir informações precisas em uma caligrafia limpa e legível. Tachas, correções e correções não são permitidas aqui. Tal formulário é considerado inválido e não será aceito pelo departamento de contabilidade da empresa para cálculo.
Como preencher o documento?
Normalmente, os varejistas têm em estoque as formas de recibos de vendas, a fim de fornecê-los ao comprador a qualquer momento, a seu pedido. Na maioria das vezes, esses requisitos são abordados por representantes de empresas (organizações). Qualquer vendedor deve saber como preencher um recibo de venda: isso pode ser feito de duas maneiras:
- Com o uso de tecnologia de computador. Isso é feito se a loja registra o recebimento e o consumo de produtos em formato eletrônico. O empregado só pode inserir o nome e a quantidade das mercadorias selecionadas pelo comprador. Os dados restantes serão automaticamente inseridos no formulário impresso.
- Manualmente. Nesse caso, todas as informações necessárias são cuidadosamente inseridas em um documento de formulário padrão.
Todos os produtos são inseridos alternadamente em uma tabela especial. Na presença de produtos similares a preços diferentes, cada um deles passa como uma linha separada. Por exemplo, "um lápis a um preço de 10 rublos por 1 peça" e "um lápis a um preço de 15 rublos por 1 peça".
Você não pode escrever "2 lápis, no valor de 25 rublos." Cada produto de um artigo (ou nota) e seu preço devem ser registrados separadamente. Após a tabela com produtos selecionados, o preço total de compra é escrito em números e palavras.Em conclusão, os dados do vendedor são indicados, sua assinatura e o selo da empresa comercial são colocados. Se um estiver faltando, não o substitua por vários carimbos. A lei permite que você elabore um documento sem selo, se ele não existir.
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