Forhåndsrapporten - form AO-1 - det primære dokument til bekræftelse af de anvendte midler, der er betalt tidligere af ansvarlige personer. Beløbet under rapporten udstedes til følgende formål:
- rejseudgifter;
- udgifter til forretnings- og driftsmæssige behov;
- refusion af rejseudgifter afholdt af medarbejderen.
Forskud
Forskuddet udstedes på grundlag af direktivet fra organisationsdirektøren, der angiver listen over medarbejdere, som midlerne er tildelt, tidspunktet, mål og beløb. Penge gives til forretningsrejsende på grundlag af en ordre om at sende dem på en rejse.
Formen udfyldes ansvarlig person. Dokumenter, der beviser udgifter, indsendes. Revisor kontrollerer afslutningen af udgiftsrapporten, fixer udgiftsdokumenterne i form af AO-1 og sender formularen til underskrift til lederen.
Resten af beløbet returneres til virksomhedens kasserer. I tilfælde af manglende tilbagevenden trækkes midlerne fra medarbejderens løn, Afsnit 137 Den Russiske Føderations arbejdskode (fradrag i løn for at betale gæld til arbejdsgiveren).
Regler for udfyldning af et forskudsdokument
Omkostningsrapporten er et bilateralt dokument. På forsiden er navnet på organisationen, formularens nummer, dato for udfyldelse. Initialerne til medarbejderen, afdeling, afdeling (hvis nogen), hvor medarbejderen arbejder, personalsnummer, stilling indtastes.
Formålet med beløbet skal svare til formålet i ordren til behandling af midler.
Den venstre del af formularen er oplysninger om restbeløbet for forskuddet og det faktisk anvendte beløb. Linie 1A for fremmed valuta. Reflektion af midler i form af AO-1 og tilbagebetaling af gæld i udenlandsk valuta sker til valutakursen for Den Russiske Føderations centralbank på datoen for underskrivelsen af udgiftsrapporten.
På bagsiden af formularen vises forbrugsstoffer: forsendelsesnotater, rejsedokumenter og handelsindtægter handlinger og andre papirer. Angiv nummer, dato, navn, beløb i rubler og udenlandsk valuta (hvis nogen).
Den nederste linje er signatur fra den ansvarlige person.
Skrivemønster
AO-1-formularen udfyldes af både den ansatte i den organisation, der har modtaget midlerne, og regnskabsfører.
Hvordan ser en udgiftsrapport ud? Et eksempel på udfyldning af en medarbejder i virksomheden er vist på billedet ovenfor. Medarbejderen på forsiden af dokumentet angiver navnet på virksomheden, initialer, position, personalienummer, formålet med forskud (gæstfrihed eller forretningsudgifter) og datoen for rapporten.
På flip side udfylder medarbejderen følgende linjer:
- stk. 1 - serienummer på det dokument, der bekræfter omkostningerne;
- kolonne 2 - datoen for forberedelse af udgiftsdokumentet: når købet fandt sted, turen;
- kolonne 3 - nummeret på kontrollen, fragtbrevet eller handlingen, der bekræfter omkostningerne;
- stk. 4 - typen af spild af midler: kontorudgifter, billetpris;
- linje 5 og 6 - beløb i rubler og udenlandsk valuta ifølge rapporten.
Det samlede beløb er angivet på linjen “I alt”, afsnit 5 eller 6.
Den udfyldte formular med forbrugsvarer indsendes til regnskabsafdelingen.
Hvad ellers er inkluderet i udgiftsrapporten? Et eksempel på den revisor, der udfylder virksomheden, vises på billedet ovenfor. Revisor underskriver modtagelsen af AO-1-formularen fra medarbejderen. Papiret skal være den dato, hvor formularen blev indsendt. Kvitteringen gives til den ansvarlige person.
Efter at have kontrolleret dokumentets rigtighed og brugt beløbene, udfylder revisor linjerne:
- Kolonne 7 og 8 - fonde i rubler og udenlandsk valuta accepteret til bogføring.
- Klausul 9 - kontonumre på konti, der debiteres til de anvendte beløb.
Formularens titel udfyldes. Omkostningsrapporten indeholder oplysninger om udstedelse af midler: antal, dato for det dokument, hvorpå beløbene blev udstedt.Oplysninger om saldoen eller overskydende udgifter til det foregående forskud nedlægges.
I kolonnen "Regnskab" angiver titlen på formularen oplysninger om debet og kredit. Oplysninger hentes fra linje 9 på bagsiden af formularen.
Kontrollerer korrektheden af aritmetiske beregninger, papirarbejde. Formularen indsendes til underskrift til direktøren for virksomheden.
Efter godkendelsen af formularen afskrives det udstedte beløb og den endelige afvikling med medarbejderen.
Resten af forskuddet returneres til selskabets kasseapparat på kvitteringsordren. Overforbrugte midler betales af virksomheden for udgiftskontant.
Hvis medarbejderen ikke har returneret resten af beløbet i henhold til det foregående dokument, kan han ikke få et nyt forskud.
Rapporter frist
Ved returnering fra en forretningsrejse afleverer medarbejderen en udgiftsrapport. Fristen for indsendelse af et dokument er inden for tre dage. 10 dage - hvis der var en udlandsrejse. I tilfælde af manglende præsentation af formularen registreres en overtrædelse for kontant disciplin.
Hvis skattetjenesten finder ud af, at ordren ikke følges, kan inspektører forsøge at bøde organisationen i henhold til artikel 15.1 i kodeksen for administrative lovovertrædelser om administrative overtrædelser. Selvom loven ikke indeholder noget ansvar.
Kontrol over de tildelte midler er virksomhedens opgave.
Dokumenter på et fremmedsprog
Hvis en medarbejder ved ankomsten fra en oversøisk forretningsrejse forelægger dokumenter, der beviser udgifter til midler på et fremmedsprog, er det nødvendigt at udføre interlinær oversættelse.
Afsnit 9 i forordningen om regnskabsoverholdelse regulerer, at værdipapirer på et fremmed sprog skal oversættes. Oversættelse af primære dokumenter kan udføres af enhver medarbejder, der kender et fremmedsprog. Kun tal er nøjagtigt angivet. De resterende oplysninger kan ikke skrives ordret.
En forhåndsrapport med en oversættelse er certificeret af organisationens hovedkontor eller en anden autoriseret person.
Rapportformularen udfyldes i en kopi. Mindst tre personer deltager i udarbejdelsen af formularen: en ansvarlig person, en revisor, en direktør.
