I de sidste par år har der været en jævn tendens til en stigning i antallet af virksomheder, der udsteder firmakort. Dette skyldes, at de er meget praktiske at bruge til at betale løbende udgifter, på en eller anden måde forbundet med institutionernes økonomiske aktiviteter. På trods af den voksende popularitet er andelen af deres emissioner relativt lille, så de kan ikke kaldes et masseprodukt.
Varianter af firmakort
Som regel bruges de af store organisationer, der arbejder tæt sammen med udenlandske virksomheder. Institutionen underskriver en kontrakt med banken, på grundlag af hvilken der åbnes et firmakort for en person, der derefter betaler for det med deres repræsentation og rejseudgifter. I henhold til aftalens betingelser har den ansatte i det selskab, hvis navn kontoen er åben, den fulde ret til at disponere over de disponible midler. I dag er der to typer firmakort:
- kredit, gennem hvilken der foretages afviklinger på bekostning af midler, der stilles til rådighed af banken på betingelserne i en låneaftale
- afvikling - alle beregninger foretages på bekostning af periodisk genopfyldte egenkapital i virksomheden.
På anmodning fra klienten kan virksomhedsbankkortet have en fast kontantgrænse. Minimumssaldoen kan kun bruges i ekstraordinære tilfælde. Denne betingelse skal specificeres i kontrakten. Derudover kan der åbnes en firmakortkonto for en eller flere ansatte. Afhængig af virksomhedens størrelse, type aktivitet og aktivitet vælger banken den optimale organisationsform for betaling af løbende udgifter.
Hvilke funktioner har et firmakort?
Først og fremmest tillader dens anvendelse betydeligt at reducere den tid, der kræves for en revisor til at behandle udstedelse eller returnering af midler til ansvarlige personer. Desuden sparer en udstationeret medarbejder i virksomheden tid og penge på at deklarere midler, når man passerer toldkontrol. Firmakort giver dig mulighed for at etablere streng kontrol med hvordan ansvarlig person bruger penge. Med sin hjælp betales rejselister, værktøjer og gæstfrihedsudgifter.
Regler for åbning
Virksomhedens repræsentant skal kontakte den valgte bankinstitution og indsende en ansøgning om et firmakort, på grundlag af hvilken der vil blive underskrevet en aftale om åbning og efterfølgende servicering af en konto. Derudover skal virksomheden give banken en liste over medarbejdere, hvis navn kortene åbnes. Fremtidige ejere skal skrive en ansøgning for at modtage dem. Alt det ovenstående skal ledsages af en pakke med dokumenter, der kræves for at åbne en løbende konto.
Corporate Card Accounting
Grundlaget for regnskabsmæssig kontrol over pengestrømmen er en kontoudskrift eller data fra en elektronisk journal i “Client-Bank” -systemet.
Åbning eller lukning af en konto er virksomheden forpligtet til at underrette skattekontoret om dette inden for syv dage. Ellers står han over for en betydelig bøde. Virksomhedens regnskabspraksis skal nødvendigvis indeholde grænser for kortet, en liste over dokumentation til forudgående rapporter, en liste over udgifter og operationer, der er tilladt for medarbejderne, samt tidspunkt og rapporteringsprocedure.
De vigtigste fordele for virksomheden
Firmakort gør det muligt at opnå en betydelig reduktion i tids- og driftsomkostninger til udstedelse af kontantbeholdning. Det sparer virksomhedens ledelse fra behovet for at modtage og opbevare i bankinstitutionen de beløb, der er beregnet til at betale for repræsentation, rejse og husholdningsudgifter. Derudover letter det firma, der har udstedt firmakortet, regnskabsarbejdet markant, og der er et fald i antallet af rapporteringsdokumenter.
Virksomheden får mulighed for at kontrollere medarbejderudgifter ikke kun ved kontoudtog, men også ved at begrænse de tilladte operationer. Hvis en medarbejder, der er på forretningsrejse, hurtigst muligt har brug for yderligere midler, kan virksomheden til enhver tid genopfylde kontoen. For at sikre sikkerheden i penge på et mistet kort giver aftalen mulighed for at blokere det ved telefonopkald fra ejeren. Når du krydser statsgrænsen, behøver midlerne på betalingskortet ikke at blive deklareret. Derudover fjerner kortholderen under udenlandske forretningsrejser behovet for at købe udenlandsk valuta. Alle operationer, der udføres i udlandet, er underlagt automatisk konvertering.
Hvordan bruges et firmakort?
Brugen af sådanne kort styres af regler, der gælder for alle ansatte i en bestemt organisation. Brugsbestemmelserne skal omfatte følgende elementer:
- proceduren for handling i tilfælde af tab
- krav til sikring af PIN-oplysninger;
- vejledende liste over dokumentation, der er accepteret som bevis for udgifter;
- den periode, hvor medarbejderen er forpligtet til at udarbejde og indsende en udgiftsrapport med vedlagte dokumenter, der bekræfter de afholdte udgifter.
For at fortælle medarbejderne, hvad der kan tjene som bevis for udgifter, kan du oprette et specielt album med prøver og vedhæfte det til forskriften om kortanvendelse. Det er ønskeligt, at reglerne indeholder begrænsninger for tilladte afviklinger på kort, en liste over operationer og udgifter, som en medarbejder kan begå. Listen over tilladte operationer kan variere afhængigt af det territorium, hvor staten virksomheden er registreret. Afviklingsgrænser kan variere afhængigt af kortholderens position. Statutten skal blandt andet specificere den periode, hvor medarbejderen skal returnere kortet, samt ansvarsgraden og proceduren for kompensation for manglende overholdelse af de fastlagte regler.
Servicepriser
Hver bank indstiller uafhængigt gebyret for åbning og efterfølgende service af et firmakort. I de fleste tilfælde adskiller det praktisk taget ikke fra standardtariffer, der gælder for enkeltpersoner.
I processen med registrering har klienten ret til at vælge en kortklasse. Produktionen af øjeblikkelige, ikke-personaliserede kort tager normalt ikke mere end en halv time, mens frigivelsen af prestigefyldte navnekort kan tage flere arbejdsdage.
