I kontanttransaktioner er forskudsrapporter af betydelig betydning. I tilfælde af forkert udfyldning af dokumenter kan skatten opkræve yderligere personlig indkomstskat samt en bøde. For at reducere risikoen for renter skal du følge reglerne for udstedelse af midler i en underrapport: udstede penge på grundlag af en ansøgning og modtage en rapport til tiden. Men der er andre nuancer i behandlingen.
mål
Udstedelse af penge under rapporten til rapporten kan være påkrævet for at:
- køb af varer og materialer;
- betaling af rejseudgifter;
- afvikling i henhold til kontrakter.
Sådanne operationer er reguleret af Bank of Russia-ordinance nr. 3210 “On the Procedure for Cash Operations”.
algoritme
Inden du accepterer en ny ansøgning, skal du kontrollere, om medarbejderen har samme gældsbeløb. Hvis der er en, kan dokumentet ikke accepteres. Medarbejderen skal udarbejde en ansøgning om udstedelse af underrapporten (til direktøren) i enhver form. Teksten skal angive beløb og dato for modtagelse af midler. Lederen skal underskrive en erklæring. Dernæst trækker revisor op og underskriver en udgiftskontantgaranti (KO-2). Baseret på dette dokument giver kassereren ham ved fremlæggelse af pas af medarbejderen. Ordren underskrives af kassereren og modtageren. Transaktionen skal vises i kassebogen.
En ansøgning om udstedelse af penge i en underrapport skal også skrives af chefen. Virksomheden har den samme kontrakt med ham som med andre ansatte. Hvis der ikke er nogen ansøgning, kan skattemyndighederne tilbageholde yderligere beløb for personlig indkomstskat.
dokumenter
Medarbejderen skal rapportere om brugen af penge. Udgiftsrapport skal leveres inden for 3 arbejdsdage efter hjemkomst fra turen, arbejde eller udløbet af den periode, som pengene blev leveret til. Dokumentet overleveres til revisor eller manager. Den modtagende part kontrollerer den fulde brug af midler, tilgængeligheden af underlagsdokumenter og rigtigheden af rapporten. Hvis der ikke er nogen fejl, underskrives dokumentet af hovedet, hvorefter pengene debiteres. Her er, hvordan udbetalingen af midler gennemføres. Læs, hvordan du skriver en erklæring nedenfor.
Rapporteringsapplikation: prøve
Direktør for LLC “(navn)” F. I. O.
fra føreren F.I.O.
OVERSIGT
Jeg beder dig om at udstede en rapport på 6.000 (seks tusind) rubler i en periode på otte kalenderdage til køb af frostvæske til TATA-arbejdsvognen.
02/12/2016 (underskrift)
Derefter udfyldes dokumentet af revisor.
Saldo i afviklinger på tidligere udstedte beløb:
den ansattes gæld på tidligere udstedte beløb til underrapporten mangler.
Revisor ____________
Instruktør _____________ Fuld navn
02/12 / 20__ g.
nuancer
Hvis der bruges mindre penge, end der blev udstedt, returneres saldoen til kassen, og der udstedes en kvitteringsordre for den. I den modsatte situation skal organisationen returnere mængden af overskridelse til medarbejderen ved de detaljerede oplysninger i rapporten. Denne operation, såvel som udstedelse til en underrapport, udføres ved en udgiftsordre.
Hvis midlerne ikke tilbageføres til kassereren, skal de trækkes fra lønnen (artikel 137 i Den Russiske Føderations arbejdsregler). Medarbejderen skal give skriftligt samtykke til denne operation. Ellers vil samlingen ske gennem retten. Det månedlige tilbageholdelsesbeløb kan ikke overstige 20% af medarbejderens løn.
grænser
Udstedelsen af penge i en underrapport fra kasseapparatet er begrænset til 100 tusind rubler. Der er nogle betingelser. Hvis en medarbejder, der bruger de ansvarlige midler på sine egne vegne, har betalt for de ydelser, der er leveret til ham (for eksempel under en forretningsrejse), anvendes grænsen ikke.Hvis han bruger ansvarlige penge til afviklinger under kontrakter, der er indgået på vegne af organisationen, skal en grænse på 100 tusind rubler pr. Transaktion overholdes. Den maksimale periode er ikke specificeret i lovgivningen. Men hvis der udstedes penge i en lang periode, kan inspektører betragte beløbet som et lån og opkræve alle skatter.
hvis regnskabspraksis udstedelse af ansvarlige midler sker ved at overføre dem til kortet, det er nødvendigt, at virksomheden har en passende kontrakt med banken.
Hvis ansøgningen om udstedelse af underrapporten ikke indeholder datoen for tilbagelevering af midler, anses det for, at pengene blev udstedt i en dag. I tilfælde af overtrædelse af fristerne for rapportering af det anvendte beløb, beregnes den personlige indkomstskat. For at regulere tidspunktet for levering af dokumenter kan du udarbejde en ordre til udstedelse i en underrapport. prøve:
LLC “(navn)”
Ordre nr. 1
om godkendelse af tidspunktet for udstedelse af beløb i rapporten
For at kontrollere omkostningerne ved rapportering af beløb fastlægger jeg følgende regler:
1. Medarbejdere, der modtager midler, skal aflevere en rapport om deres anvendelse:
- af husholdning. behov - senest 15 dage fra datoen for udbetaling af midler;
- til rejseudgifter - inden for 3 dage efter retur.
2. Midler bør kun bruges som anført.
3. Til husholdningsudgifter og til køb af varer kan der udstedes penge inden for 100 tusind rubler.
4. Ansvaret for gennemførelsen af ordren ligger hos hovedkonti.
Instruktør ______________ Fuld navn
Kontroversielle operationer
For nemheds skyld og bedre opfattelse besluttede vi at placere materialet fra denne blok i en tabel.
| drift | beslutning |
| Medarbejderen har brug for penge til rapporten, men hovedet mangler | På grundlag af en fuldmagt kan en revisor eller finansdirektør udstede en operation |
| Direktøren bad mundtligt regnskabsføreren om at give ham kontanter | Udstedelsen i delrapporten skal ske skriftligt |
| Medarbejderen har brug for et beløb, der overstiger afviklingsgrænsen (mere end 100 tusind rubler) | Sådanne transaktioner udføres kun, når det kommer til kontante afviklinger med andre organisationer. |
| Til køb af materialer under en civil kontrakt udstedes midler til entreprenøren | Fra 06/01/14 betragtes en person, der er ansat under en civil kontrakt, som en ansat i organisationen. Det vil sige, der er ingen krænkelser af kontantdisciplin. |
| Revisor insisterer på at underskrive en fuld ansvarsaftale | Udstedelse af en underrapport er ikke grundlaget for at indgå en sådan aftale. Hvis medarbejderen ikke returnerer pengene, kan de trækkes fra lønnen. |
Rapportvalidering
Midler bør bruges målrettet. Hver udgift skal bekræftes med check. Også udstedt rejsebevis transportdokumenter. Hvis det kommer til retten, er det vigtigt, at den primære dokumentation udarbejdes korrekt. Derefter vil retten tage siden af virksomheden. Lad os se nærmere på detaljerne i dokumenterne.
Hvis en medarbejder modtog kontanter for billetter og dagpenge, før han rejste til en forretningsrejse, og derefter blev rejsen forlænget, kan et ekstra beløb overføres til kortet. Det viser sig, at medarbejderen modtog pengene igen. Men da de overføres på den samme rejse, skal medarbejderen rapportere på en dag for alle beløb på én gang.
Kassecheck
Hvis det ikke indeholder det fulde navn på købet, eller detaljerne er dårligt udskrevet, tages der kun i betragtning, hvis der gives en yderligere salgskvittering. Produktet skal købes i arbejdstiden. For behandling afhænger af yderligere lønningslister. Kontantmodtagelse bekræfter faktumet for overførsel af midler. For at inkludere udgifter til skatteformål har du brug for andre dokumenter med følgende oplysninger: embedsmænds fulde navn, deres underskrifter.
Salgskvittering
Det mangler ofte et segl eller nummer. Selvom disse oplysninger ikke er påkrævet, kan skattemyndigheder muligvis ikke acceptere dokumentet. Tingene er værre, hvis datoerne på kontanter og salgskvitteringer ikke stemmer overens. Sådanne udgifter kan kun forsvares gennem domstolene.
TORG-12
Modtageren skal nødvendigvis angive modtagerens, indlæse- og aflæsningsadresser, rejseplannummer, fabrikat og køretøjsnumre. Uden dem accepteres dokumentet ikke til regnskabsføring. den fragtbrev der er ofte ingen position hos den person, der har underskrevet dokumentet, modtagerens segl, dato. Disse detaljer betragtes som obligatoriske.
Overfør penge til et kort
En medarbejder kan anmode om en overførsel af ansvarlige midler til et bankkort. Denne handling er ikke i strid med loven. Men i dette tilfælde har du brug for:
- modtage fra medarbejderen en ansøgning om udstedelse af penge i underrapporten med den tilhørende anmodning og angive i den detaljerede oplysninger om kontoen;
- angive i betalingen, at det rapporterende beløb overføres;
- bemærk i normative handlinger (Forordning om afvikling med ansvarlige personer), at midler overføres fra kontoen til kortet;
- i regnskabspraksis skal du udvikle din egen rapportformular med en note om, at udstedelsen af beløb i underrapporten udføres i ikke-kontant form;
- bede medarbejderen om at gemme slipsene efter hver kortbetaling og vedhæfte dem til rapporten.
Firma LLC
BESTIL
Om ændringer til regnskabspraksis for 2016
2016/10/01 Mr.
JEG BESTILLER:
Suppler regnskabspraksis med afsnit 6:
6. Proceduren for afvikling med ansvarlige personer.
6.1 Virksomheden giver medarbejdere midler til rejse- eller forretningsbehov kontant eller overfører dem til et lønkort.
6.2. Metoden til udstedelse af midler reguleres af direktøren i hvert tilfælde.
6.3. Medarbejderen indsender dokumenter, der bekræfter udgifter til regnskabsafdelingen. Uanset modtagelsesmetoden returneres saldoen kontant til kassen.
Regnskabsmæssig regnskabspraksis
På dagen for udstedelse af midler udstedt RKO. Kabelføring udføres i kontrolenheden: DT71 KT50 (51).
Hvis en medarbejder efter en forretningsrejse returnerer en del af midlerne til kassen, udstedes en FFP. I kontrolboksen udføres omvendt ledning: DT 50 (51) KT 71.
Overvej hvordan udstedelse udstedes i underrapporten. prøve:
Virksomhedens kontorchef den 25. maj 2015 modtog 2.000 (to tusinde) rubler. i 4 dage til køb af kontorartikler. Revisor udstedte midler baseret på hans ansøgning. En medarbejder den 27. maj tilbragte 1.000 (tusind) rubler., Leverede kontrol og en forhåndsrapport. Lederen returnerede det uudnyttede beløb til kassen.
- DT71 KT50 - 2000 rubler. - udstedte midler fra kasseapparatet
- DT50 KT71 - 1000 rubler. - resten af uudnyttede midler er blevet betalt
- DT10 KT71 - 1000 rubler. - papirvarer taget i betragtning.
Overfør penge til et firmakort
Et alternativ til et lønkort er virksomheden. Du kan overføre midler til det under rapporten til medarbejderne. En medarbejder behøver kun at skrive en gratis formularansøgning til brug af kortet. Overførsel af midler foregår på baggrund af instruktøren. Det tilrådes at godkende proceduren for brug af kort:
- Plastindehavere har ikke ret til at videregive PIN-oplysninger til tredjepart.
- Rapporten om udgifter til midler på kortet skal indsendes senest 3 dage efter debitering af midler eller medarbejderens tilbagevenden fra en forretningsrejse. Kontroller skal vedhæftes den, der bekræfter betaling med kort.
- Hvis der ikke er dokumenter, eller direktøren ikke har bekræftet den påtænkte anvendelse af midlerne, tilbageholdes de fra medarbejderens løn.
- Separat bør en liste over medarbejdere, der har adgang til midler, udarbejdes.
- Udstedelse og returnering af kort skal vises i logbogen.
- I tilfælde af tyveri af plast skal indehaveren straks underrette banken.
Øjeblikket for overførsel af kortet til medarbejderen er ikke datoen for udstedelsen af penge til rapporten. Indgange i kontrolenheden foretages på tidspunktet for tilbagetrækning af midler. Alle operationer med et firmakort vises på en underkonto, der er åbnet for konto 55.
eksempel
Den 10. juli 2015 fik en marketingmedarbejder fra LLC et kort til betaling for reklame. Den 15. juli trak en medarbejder 2.000 rubler fra kontoen. Kontoudtog bekræfter debet. Revisor afspejler udstedelsen af penge ved at sende: DT71 KT55.
Regnskab for operationer i NU
Disse operationer behandles som en forskud.Indtil en medarbejder afleverer en rapport, afskrives ikke NPP-udgifter. Også tændt rapportering af beløb forsikringspræmier og personlig indkomstskat opkræves ikke.
Men hvis en medarbejder ikke kan bekræfte det anvendte beløb, er det bedre at tilbageholde skat fra ham. Selv hvis en person mistede primære dokumenter og skrev en forklarende note om det, har virksomheden stadig indtægter. Men i denne sag er dommerne på skatteydernes side. Hvis medarbejderen bragte varerne uden dokumenter, har han ikke nogen gæld til arbejdsgiveren. Organisation kommer bare med værdier.
eksempel
15. februar 2012 modtog medarbejderen midler til køb af varer. Fristen for indsendelse af en rapport, der er godkendt ved ordre, er to måneder. Det vil sige, at fra 16. marts 2012 vil gælden blive betragtet som forfalden. Forældelsesbestemmelsen for det vil være tre år. Dårlig gæld øger den skattepligtige indkomst i marts 2015. Hvis medarbejderen indtil dette tidspunkt underskriver en forpligtelse til at nedbetale gælden, er det nødvendigt at tælle den treårs periode igen.
Hvis medarbejderen i februar 2015 skriver et brev med anmodning om udsættelse af gæld, begynder indkomsten at stige fra februar 2017 (hvis gælden på det tidspunkt ikke er blevet betalt).
Personlig indkomstskat skal påløbes, hvis organisationen uafhængigt afskriver gælden. Indtægterne stiger i den måned, hvor virksomheden har tilgivet gæld. Bidrag til ekstrabudgetære midler skal være periodiseret også efter debitering af midler.
Langsigtet
Som nævnt tidligere fastsætter loven ikke en maksimal periode for brug af midler. Det er kun nødvendigt, at perioden angives i selve erklæringen. Mærket kan laves af direktøren, revisoren eller den ansatte selv. Selv hvis der afsættes midler til rejseudgifter for et år, tildeles virksomheden ikke bøder for en så lang periode.
Det er vigtigt at huske, at en medarbejder ikke kan få en ny forskud, før han rapporterer om den gamle. For eksempel har en medarbejder, der har modtaget penge i seks måneder, ikke travlt med at udarbejde en rapport. Hvis du haster med at sende ham på forretningsrejse, kan du ikke udarbejde en ny underrapport. Det er også forbudt at kræve en tidlig rapport om brugen af midler. En undtagelse er afskedigelse af en medarbejder.
Antag, at der ud over skyldneren ikke er nogen andre at sende på forretningsrejse. Derefter kan lederen tage ansvar og give et nyt forskud til medarbejderen. Hvis inspektører finder en sådan ordning, bøder de hovedet i mængden af 5.000 rubler, og virksomheden i mængden på op til 50 tusind rubler. for krænkelse af kontant disciplin. Derfor undgås sådanne situationer bedst.
Notat til revisorer
- Medarbejderen skal skrive en ansøgning om udstedelse af midler i underrapporten.
- Handlingen udføres af afviklingskontoen.
- Restbeløbet for uudnyttede midler skal returneres til kassen.
- Du kan ikke udstede et nyt forskud, før medarbejderen rapporterer til den gamle.
- Bank of Ruslands instruktion fastsatte en grænse for udbetaling af midler i mængden af 100 tusind rubler.
- Pengeforbrug skal bekræftes ved check, modtagelse, TTN, acceptbevis, TORG-12, billetter, betalingsordrer.
- For at bekræfte betaling af varer kontant, er der ud over kassarcheck også behov for en råvarekontrol.
- Hvis midlerne ikke returneres til tiden, skal de trækkes fra medarbejderens løn. Den personlige indkomstskat opkræves på delrapportens størrelse. Alle tvister skal opretholdes i retten.
