Arbejdsprocessen består af at sætte opgaver ved lederen og deres implementering af en medarbejder i virksomheden. Fra tid til anden udarbejder hver medarbejder en statusrapport. Hyppigheden afhænger af virksomhedens interne regler såvel som formen. Undervurder ikke dokumentets relevans for ledelsen.
I denne artikel skal vi se på, hvordan man korrekt udarbejder en rapport om det udførte arbejde, en prøve på udfyldning af et dokument og nogle tip til dets forberedelse.
Hvorfor du har brug for at kunne rapportere korrekt om arbejde
Arbejdsgangen kan præsenteres i form af en kompleks mekanisme, hvor hver medarbejder i virksomheden er et redskab. I dette eksempel er lederen af organisationen en ingeniør, der skal sikre, at alle mekanismer fungerer problemfrit og så hurtigt som muligt.
I det virkelige liv er det temmelig svært for chefer at evaluere, hvor godt medarbejderne gør deres job, hvis de ikke ser resultaterne af deres arbejde. I næsten alle virksomheder forpligter ledelsen derfor hver medarbejder til regelmæssigt at udarbejde en rapport om det udførte arbejde. Ofte oprettes dette dokument med en frekvens på 1 uge. Således kan cheferne se, hvad medarbejderne gjorde, samt hvor nyttige de var for virksomheden.
Forkert eksempel
Dokumentet er i fri form. Måske er det derfor, at der er et stort antal rapporter, der ikke taler med ledelsen om noget eller får dig til at tro, at arbejderen ikke klarer de funktioner, der er tildelt ham. Desuden kan en bestemt medarbejder være en rigtig hård arbejdstager og overfylde sin plan. Skylden for dette er en forkert udarbejdet rapport om det udførte arbejde. En prøve af et sådant dokument er angivet nedenfor.
“Til: lederen af planlægningsafdelingen Ivanov P. M.
Fra: økonom i 1. kategori i planlægningsafdelingen Petrov Yu. R.
Dokumenttype: statusrapport for perioden 02.15.16 til 02.19.16
Følgende er afsluttet:
- implementeret arbejdstid produktion værksted;
- tidtageresultater er inkluderet i arbejdsprogrammet;
- beregnet nye tidsstandarder;
- Svar på anmodninger fra arbejdsinspektører såvel som adskillige klienter blev udarbejdet;
- deltog i en konference om forbedring af arbejdskraftens effektivitet i virksomheden.
Dato for sammenstilling: 02.19.16
Underskrevet: Petrov Yu. R. ”
Hvis medarbejderen udarbejder en rapport om det udførte arbejde på denne måde, vil ledelsen overveje, at han ikke er tilstrækkelig belastet.
Hvad er fejlene?
Ovenstående eksempel viser tydeligt standardfejl ved forberedelse af sådanne dokumenter.
De vigtigste er:
- mangel på en liste over opgaver, der blev udført;
- ingen planer for den næste rapporteringsperiode;
- mangel på specificitet;
- der er ingen analyse;
- manglen på initiativ fra medarbejderen understreges af manglen på tilbud inden for sit arbejdsområde.
Ovenstående krav skal bruges både til udarbejdelse af ugentlige formularer, og når der udarbejdes en rapport om det arbejde, der er udført for året.
Egnet mulighed
Det er sandsynligt, at første gang, der udarbejdes en kvalitetsrapport, ikke fungerer. For at gøre det lettere for dig giver vi et eksempel på, hvordan du skriver en rapport til lederen om det udførte arbejde, angivet i det første eksempel:
“Til: lederen af planlægningsafdelingen Ivanov P. M.
Fra: økonom i 1. kategori i planlægningsafdelingen Petrov Yu. R.
Rapport om arbejdsresultaterne for (02.15.16-19.02.16 gg)
I rapporteringsugen blev følgende opgaver sat for mig:
- At udføre timingen for arbejdet i produktionsværkstedet, for hvilket de aktuelle tidsstandarder er fraværende eller forældede.
- Baseret på målingerne, forbered dig på godkendelse af nye standarder for arbejdet i den relevante konstruktionsenhed.
- Deltag i en konference om forbedring af arbejdskraftens effektivitet i virksomheden, planlagt til 02/18/2016, forbered spørgsmål og forslag.
Alle opgaver blev afsluttet, nemlig:
- 5 gange blev brugt, og det samme antal nye standarder blev udarbejdet for arbejdet på produktionsværkstedet;
- deltog i konferencen, notat med vedhæftede forslag.
Der blev også udført arbejde med indgående dokumentation, nemlig
- Kompilerede 2 svar på IOT-anmodninger.
- Svar på bogstaver i gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
For perioden fra 02.22.16 til 02.26.16 er der planlagt en forretningsrejse for at verificere arbejdet med Pechersk-filialens strukturelle enhed.
Dato for sammenstilling: 02.19.16
Underskrift: Petrov Yu.R. ”
Er enig i, at denne version af rapporten læser bedre, og ledelsen kan se, hvor godt en af medarbejderne fungerer.
Hvordan skriver man rapporter i længere perioder?
En periode på en uge til at male smukt på papir er naturligvis ikke svært. Det er vanskeligere at udarbejde en rapport om det arbejde, der er udført i et halvt år eller endda et år. Det er dog lettere at gøre, end det ser ud ved første øjekast. For eksempel, hvis du har ugentlige rapporter for den krævede periode, kan du med sikkerhed bruge dem.
Maksimal lydstyrke - 1 ark A4
Samtidig skal du forsøge at forstørre oplysningerne lidt, så resultatet passer på 1-2 sider. I tilfælde af at ugentlige resultater i organisationen ikke gennemføres, men du var forpligtet til at udarbejde en rapport om det arbejde, der er udført for året, skal du ikke få panik og kæmpe i hysteri.
Alle oplysninger er omkring dig: se på historien til meddelelser i dokumentlogfilerne eller i e-mail, åbn mappen med dine rapporter, undersøge triparkene. Alt dette vil hjælpe med at huske de udnyttelser, du har gennemført i løbet af arbejdsåret.
For at opsummere
Ovenfor gav vi nogle eksempler på, hvordan man skriver en statusrapport. Det vigtigste er at angive de udførte operationer med angivelse af kvantitative egenskaber (så mange gange eller sådan og et sådant antal stykker osv.). Således vil du informere guiden om nøjagtigt, hvor meget arbejde du var i stand til at udføre.
Glem ikke at angive i starten af rapporten en liste over specifikke opgaver, som du har fået til at udføre. En vigtig del er færdiggørelsen af rapporten. Sørg for at skrive, hvad du vil indse på arbejdet i den nærmeste fremtid. På denne måde vil du vise, at du ser bredere ud end blot det område med dine øjeblikkelige opgaver og funktioner, der skal udføres i henhold til jobbeskrivelsen.
Du kan også overveje eksemplet ovenfor.
For at gøre det lettere at udarbejde sådanne rapporter kan du registrere det arbejde, der udføres hver dag i en notesbog eller elektronisk dokument. Du bruger kun 3-5 minutter om dagen på denne bagatel. Dette er ikke så meget. På grund af sådanne poster vil du dog kunne oprette en rapport om dit arbejde i en hvilken som helst periode i fremtiden uden problemer.
