En memo er et interstatisk dokument, hvorigennem officiel kommunikation mellem medarbejdere foregår. Dets indhold reduceres til opgaver, udførelsen af eventuelle opgaver osv., Det vil sige arbejdsspørgsmål. På trods af det faktum, at skrivning af et memo er en simpel sag og ikke reguleret af meget strenge regler, skal du alligevel kende dem. I denne artikel overvejer vi proceduren til udarbejdelse af denne dokumentation, typer osv.
funktion
Karakteren af servicemeddelelsen er informativ, hvilket betyder, at den indeholder visse meddelelser, beskeder, instruktioner osv. De spørgsmål, der er adresseret i den, vedrører den specifikke medarbejder, den blev sendt til. Med andre ord er en memo en værktøjskasse til kommunikation inden for en virksomhed.
Bemærk: Det obligatoriske notat er ikke oprettet. Dette er et yderligere dokument, skønt ordrer og instruktioner kan udarbejdes på grundlag heraf.
praksis
Notatet betragtes som ofte brugt dokumentation på samme tid og ikke inkluderet på listen over officielt klassificerede styringsdokumenter. Udbredt brugt bliver det kommunikation på det horisontale niveau: det vil sige, det er sammensat af en medarbejder i en enhed for at overføre en anmodning eller et forslag til en medarbejder hos en anden.
Vigtigt: status for styringsobjekter, mellem hvilke kommunikation foregår gennem en memo, skal være ækvivalente. Ellers betragtes dokumentet ikke som et memo, men som et memo.
Formål med brug
En memo til arbejde kan bruges i forskellige tilfælde.
Her er nogle eksempler:
- til medarbejderbonus;
- at sende en medarbejder på en forretningsrejse;
- rapportering til logistikafdelingen om udstyrsfejl;
- køb memo;
- anmeldelse af sikkerhedschefen fra chefen for enhver anden enhed om behovet for, at uautoriserede personer (ikke ansatte) kommer ind i virksomhedsbygningen med årsager;
- en anmodning i form af et notat sendt til regnskabsafdelingen om tildeling af materielle ressourcer til visse behov osv.
Udvalgte sager til skrivning af memoer
Selvom notatet betragtes som et internt papir, er en af dens sorter et dokument sendt til attesteringskommissionen. Imidlertid er det stadig mere almindeligt at bruge klistremærker udelukkende til kommunikation i arbejdet.
Hvordan skriver man et memo?
De grundlæggende regler for skrivning af et memo ligner alle andre. De inkluderer skrivning på et ark med A4-format, instruktioner fra hvem og til hvem det sendes, certificering efter dato og underskrift. Men hvordan skriver man et notat i overensstemmelse med alle krav?
- i midten (også tilladt på venstre side af arket) skriv det tilsvarende navn på dokumentet;
- Der er to muligheder for at skrive datoen - begge med helt arabiske tal og angivelse af måneden i ord;
- i titlen kan en kort beskrivelse af dokumentets indhold tilføjes til hovedoverskriften;
- Oplysninger om afsender og modtager skal være komplette: navn, efternavn og patronym, fuldt navn på den position og afdeling (enhed), som denne position er knyttet til.
Service note indhold
Svaret på spørgsmålet om, hvordan man skriver en memo, inkluderer ikke kun detaljerne og attributterne i dette dokument, men også hvad dets indhold skal være.
Det behandlede papir kræver ikke en redegørelse for essensen af problemet på et meget tørt og officielt sprog - fri fortælling er dog tilladt, men specifikt afspejler årsagen til skrivning.
Indholdet er normalt opdelt i to dele. Den første af disse kaldes indledningen. Den taler kort om, hvad der fik anmodningen til at skrive en memo og sende den til en bestemt medarbejder.
Den anden del betragtes som den vigtigste, den er også større end indledningen. Denne tekst indeholder en redegørelse for den direkte anmodning eller forslag. Der kan tilføjes en analyse af situationen, konklusionerne og resultaterne.
form
Når man bliver spurgt om, hvordan man skriver et notat, giver nogle virksomheder blot deres ansatte en særlig form. Men det skal bemærkes, at dette ikke er en obligatorisk forening - GOST indeholder kun rådgivende bestemmelser (vedrørende skrifttyper, dimensioner og afstand) uden en godkendt prøve. Men hvis dette findes i et bestemt firma, er det bedst at holde sig til det.
Service og notater
Lidt højere i noten blev det bemærket, hvordan de officielle og rapporterende noter adskiller sig. Men mange mennesker er stadig tilbøjelige til at forvirre dem med hinanden.
De mest almindelige fejl er:
- memo til medarbejderen fra medarbejderen til chefen (faktisk en rapport);
- om lønforhøjelse
- om forfremmelse.
De sidste to involverer behandling ikke på det horisontale niveau, men lodret, hvilket benægter definitionen af et memo.
Vigtigt: inddelingen af memoer i memoer og forklarende priori er forkert.
registrering
Alle memoer er registreret i registreringsdatabasen. Afhængigt af hvordan papirarbejdet er organiseret i hvert enkelt firma, kan enten den, der har udarbejdet papiret eller den, der har modtaget det, håndtere dette. Under alle omstændigheder hænger dette sammen med, at servicemeddelelsen er tildelt et unikt nummer, hvilket skal angives i dens tekst.
Eksempel på memo
"Salgsafdeling, direktør for Information Technology Division V. A. Kutsak
notat
№ 19-43/102
13. april 2015
Ved test af pc'ens status for dens ydeevne
Fra 04/10/2015 opstår der regelmæssige salgsfejl i den personlige computer hos en salgsmedarbejder, R. Maksimenko, nemlig: genstart uden at give denne kommando til pc'en, problemer med at tænde / slukke og også skærmens flimring. På grund af det beskrevne, beder jeg dig om at udføre den nødvendige diagnostik af specialisterne på din afdeling for at opdage årsagerne til funktionsfejlene samt med succes løse dem. Jeg foreslår, at resultaterne af testen udstedes skriftligt, sammenfattet med yderligere handlinger: reparation eller udskiftning af maskinen.
Afdelingsleder L. A. Kudryavtsev "
Antag, at det viste sig, at pc'en ikke kan repareres. I dette tilfælde udarbejder vi en memo for at afskrive udstyret.
Eksempel nedlæggelsesnotat
"Salgsafdeling, Logistikdirektør Afdeling M. A. Oleinik
notat
№ 21-45/104
16. april 2015
Om afvikling af en inoperativ pc
Fra den 10. april 2015 opstod der regelmæssige funktionsfejl i den personlige computer hos en salgsmedarbejder, R. Maximenko. Diagnostikken, der blev udført som et resultat af dette af specialisterne i it-afdelingen, viste følgende: PC'en er ikke egnet til videre drift. I denne forbindelse beder jeg om at afskrive ovennævnte udstyr til ubrugbarhed.
Afdelingsleder L. A. Kudryavtsev "
Ud over hende har du brug for en anden note - for at udskifte det nedlagte udstyr.
Udskiftning af udstyr Bemærk
"Salgsafdeling, direktør for logistikafdelingen M. A. Oleinik
notat
№ 22-46/104
17. april 2015
Om udskiftning af en ødelagt pc
Den personlige computer fra en afdelingspecialist, Maksimenko R. D., blev afbrudt og skal udskiftes på grund af dens inoperabilitet (i henhold til dok. Nr. 20-44 / 103 af 04/15/2015).Angiv nyt udstyr, der matcher de nedlagte parametre. Informer venligst om implementeringen skriftligt. Jeg vedhæfter notatet rapporten fra informationsteknologiafdelingen om diagnostik og dens resultater.
Afdelingsleder L. A. Kudryavtsev "
Afslutningsvis
Skrivning af en memo skaber typisk ikke problemer. Dette interstate dokument er et ret kendt kommunikationsmiddel mellem forskellige regeringsniveauer. Kun "forvirring" mellem memoer og memoer kan forårsage betingede barrierer (artiklen angiver, hvordan de adskiller sig).
I nogle virksomheder foregår udarbejdelsen af memoer udelukkende efter den introducerede og godkendte model (i dette tilfælde er det bedre at fylde med specielle formularer til dem), i andre er det mere end gratis.
Når man udarbejder dette dokument, skal man ledes af de samme regler som for andre papirer - skrifttypen og afstanden i henhold til GOST, datoen og underskriften for notens gyldighed.
Generelt er et memo et meget praktisk værktøjssæt, som er let at mestre, og når det bruges korrekt, er der et godt koordineret og klart arbejde fra et team af organisationer. Det hjælper med at opretholde en holistisk forbindelse mellem afdelinger og styrker også strukturen, de udgør.
