Store virksomheder med mange afdelinger står uundgåeligt over for spørgsmålet om intern arbejdsgang. I avancerede virksomheder er en sådan procedure computeriseret, i en mere beskeden version er dette korrespondance på papirholdere. Ikke desto mindre forbliver normerne for virksomhedsskrivning de samme for ethvert format. Et sådant dokument kaldes typisk en memo.
I hvilke tilfælde opretter du et notat
Forholdet mellem enheder er en delikat sag og kræver undertiden skrivning. Antag, at medarbejdere i flere geografisk fjerntliggende enheder arbejder sammen om et projekt. For at udveksle pålidelige oplysninger er telefonen ikke nok, der kræves skriftlige kilder.
Eller en anden, mindre behagelig mulighed: du skal bringe medarbejderen til disciplinæransvar for overtrædelse af officielle opgaver. Hvordan kan man bevise, at en sådan overtrædelse overhovedet eksisterede, og hvad bestod den af? Selvfølgelig ved hjælp af skriftlige kilder: resolutioner, intern korrespondance, skriftlige instruktioner og andre lignende noter.
Der kan være tidspunkter, hvor du er nødt til at stille en anmodning eller bringe alle medarbejders opmærksomhed på vigtige oplysninger. Dette kan gøres ved hjælp af en memo.
Det vil sige, at et eksempelmemo kan være nyttigt i en række forskellige emner i virksomheden:
- arbejdskraft;
- efter aftale
- administrativ og ledelsesmæssig;
- disciplinære;
- administrativ og økonomisk;
- fagforening;
- oplysninger.
Og denne liste er ikke udtømmende.
Obligatoriske detaljer
En memo er først og fremmest et dokument, og derfor skal den udarbejdes i overensstemmelse med reglerne for forretningsarbejde med fokus på prøven. Et memo skrevet kompetent udarbejdet er helt nok til at løse et produktionsproblem. Dokumentet skal indeholde følgende oplysninger:
- til hvem memoet er rettet;
- hvad er dens essens, begrundelse, henvisning til love, normer, instruktioner;
- applikationer - hvis nogen;
- der underskrev - enhedens leder, der har ret til at underskrive interne dokumenter;
- der udarbejdede - den kunstner, der direkte udarbejdede eksemplet på serviceanvisning;
- registreringsnummer for dokumentet og datoen det blev sendt til adressaten.
Som regel sammensættes serviceposter med antallet af modtagere i originaler plus en kopi for afsenderen. Hvis der er mange modtagere, vises de i hierarki i højre halvdel af arket.
Sådan skrives et notat
Et eksempeldokument kan findes i enhver referencepublikation ved hjælp af et forretningsbrev eller i samlinger af forretningsdokumenter. form memo ikke specifikt godkendt. Grundlæggende, når de udarbejdes, styres de af normerne for forretningsomsætning og etableret praksis.
Der er dog såkaldte statsstandarder, der styrer dokumentationsformen. De stiller visse krav til virksomhedens interne dokumentation, det er ordineret, hvor disse eller disse inskriptioner skal placeres, hvordan man korrekt angiver initialerne eller korrekt underskriver dokumenter til stedfortræderen i mangel af lederen.
I betragtning af alt, hvad der er skrevet, kan du bruge eksemplet på servicemeddelelsen nedenfor. Naturligvis bør logikken med præsentation og begrundelse, som kompilatoren henviser til, være gennemtænkt, fordi formatet bestemmer opfattelsen af dokumentet og derfor dets effektivitet. Et sundt og gennemtænkt dokument er altid mere troværdigt.
Eksempel på memo
HR-direktør
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
notat
Om spørgsmålet om overdragelse af dokumentet til medarbejderen
Nr. 214 / OK dateret 06/03/14
05/31/14 modtog virksomheden et brev fra fogeden, hvorefter medarbejderen Degtyareva Irina Pavlovna skulle komme for at se ham, da hun er en debitor ved en retsafgørelse om at inddrive beløbet til fordel for Employment Center.
I henhold til tilgængelige data arbejder den specificerede medarbejder i elektricitetsdivisionen som kørselsleder.
I henhold til fogedens krav beder jeg dig omgående sikre levering af den vedhæftede indkaldelse til Degtyareva Irina Pavlovna mod underskrift og sende en kopi med underskriften pr. Post til fogeden.
Tillæg: indkaldelse i 2 eksemplarer.
Med venlig hilsen
Chef for juridisk afdeling
MV Blanche
App. Oleva I.R.
5027982
I dette format kan du stille ethvert spørgsmål, det vigtigste er at fokusere på eksempelservicebemærkningen og ikke forsømme rationalet for de angivne krav.
Notat - Internt dokument
Et eksempel på et memo giver en idé om proceduren for dens forberedelse. Det skal huskes, at dette dokument, uanset dets emne, fortsat er virksomhedens interne affære.
En virksomhed udsteder typisk en særlig ordre til at bestemme oplysninger med begrænset adgang under henvisning til hvilke det er muligt at nægte at udstede kopier eller, endvidere, originaler af officiel dokumentation på anmodning fra tredjepart.
Det skal dog huskes, at efter anmodning fra retshåndhævende myndigheder og retslige myndigheder kan officiel korrespondance blive ejendom for efterforskeren eller dommeren. Disse dokumenter er også berettiget til at anmode inspektionsorganer. I betragtning af denne mulighed er det bedre at straks korrekt og forsigtigt udarbejde et dokument, fordi det, der er skrevet med en pen, ikke kan klippes ned med en øks. Til dette er prøveservicebeskeden den bedste pasform.
