Personāla pasūtījumu glabāšanas noteikumi. Personāla dokumentu uzskaites un glabāšanas noteikumi

Katram darba devējam ir svarīgi zināt, kādos periodos tiek glabāti personāla pasūtījumi. Galu galā par dokumentācijas drošību ir atbildība, ko uzņemas katrs uzņēmums. Tai vajadzētu ne tikai apkopot informāciju par darbinieku personālu, bet arī nodrošināt tās glabāšanu. Un bez neveiksmēm. Tikai ne visi zina, ko nozīmē šī dokumentācija. Un vēl jo vairāk, daudzi nesaprot personāla pasūtījumu glabāšanas un ierakstīšanas principus. Visa informācija par šiem jautājumiem ir sniegta zemāk. Viņi palīdzēs saprast, cik daudz un cik precīzi tiek glabāta informācija par darbiniekiem, kā arī citus dokumentus, kurus var attiecināt uz personāla dokumentāciju.

Kas tas ir

Pirmais solis ir izdomāt, kas ir uz spēles. Kas ir pasūtījumi personāla ziņā? Galu galā, pirms sākat kaut ko glabāt, jums pilnībā jāsaprot, ar kādu dokumentāciju jums jāstrādā.

Personāla rīkojumi - normatīvie dokumenti darba attiecības starp darbinieku un darba devēju. Šī dokumentācija ir viss, kas var norādīt failus un informāciju, kas attiecas uz darbību. Visi pasūtījumi ir sadalīti vairākās kategorijās:

• Ilgstošas ​​glabāšanas dokumenti.
• Īstermiņa raksti.
• Pagaidu pasūtījumi.

Attiecīgi katrai kategorijai ir savas īpašības. Tāpēc, pirms sākat studēt personāla uzglabāšanas un grāmatvedības dokumentācijas teoriju uzņēmumā, jums ir jāsaprot, kāda veida šis vai tas papīrs pieder. Tikai pēc tam, nepārkāpjot noteiktos noteikumus, būs iespējams veikt pētāmos procesus. Kāds ir personāla pasūtījumu saglabāšanas laiks? Kas katram darba devējam būtu jāzina par šo brīdi?

Ilgtermiņa dokumenti

Tagad ir laiks apsvērt katru iepriekš uzskaitīto dokumentu veidu. Jau tika teikts, ka tas palīdzēs pilnībā saprast, cik daudz glabāt dokumentāciju. Bet visu veidu vērtspapīru uzskaite ir vienāda. Tāpēc jautājums parasti ir vienkāršs. Uzglabāšanas laiks personāla dokumenti tieši atkarīgi no papīra veida. Pirmais ir ilgtermiņa uzglabāšanas pasūtījumi. Nav grūti uzminēt, ka darba devējs tos ņems vērā un ilgi glabās. Cik tieši? Vairāk par to vēlāk.

Ko var attiecināt uz šo dokumentāciju? Tie ir dokumenti, kas apraksta darba attiecības starp darba devēju un padotajiem, kā arī norāda uz nozīmīgiem darba faktoriem. Ko viņiem var piedēvēt? Tas ir:

1. Darba līgums ar darba pasūtījumu.
2. Tulkošanas dokumenti.
3. Rīkojumi par noteiktas algas noteikšanu noteiktā amatā.
4. Sertifikāti, kas apstiprina darbinieku apbalvošanu vai prēmiju.
5. Referāti par komandējumiem (gariem, ārvalstu).
6. Personīgie faili.
7. Pieteikuma veidlapas tiek aizpildītas nodarbinātības laikā.
8. Rīkojumi par atlaišanu.

Ne personāls

Tagad ir skaidrs, kuri dokumenti ir ilgtermiņa. Vienīgais, ka rīkojums par darbinieka pieņemšanu darbā ir papīrs, kas attiecas uz personālu. Bet noteikumam ir neliels izņēmums. Tas ir jāatceras.

Par ko tu runā? Ne visi nodarbinātības rīkojumi kopā ar darba līgumu ir rīkojumi personālam. Līdzīgiem dokumentiem ir izņēmums. Pamatdarbībai ir tā sauktie pasūtījumi. Tajos ietilpst:

• Darba līgums ar atbilstošu pasūtījumu.
• Izmaiņas darba līgumā (piemēram, pārcelšanai citā amatā).
• Dokumenti par kadra atlaišanu.

Jāatzīmē, ka attiecībā uz galveno darbību šie vērtspapīri tiks ņemti vērā tikai attiecībā uz privātpersonām. Parasti tie ir uzņēmumu vadītāji, kā arī grāmatveži, priekšnieki, vietnieki. Šie darbinieki bieži tiek noteikti uzņēmuma statūtos. Šis noteikums ir jāatceras, ja darba devējs vēlas noskaidrot, kādi ir personāla pasūtījumu glabāšanas noteikumi. Ne visi dokumenti ietilpst šajā kategorijā.

Īslaicīga uzglabāšana

Tālāk jums jāsaprot, ko var attiecināt uz īslaicīgas glabāšanas dokumentiem. Protams, tiks veikta sava veida personāla pasūtījumu uzskaite šajā situācijā. Bet pēc neilga laika šādi dokumenti tiks iznīcināti. Ko var attiecināt uz šo kategoriju? Īstermiņa glabāšanas dokumentus sauc par pasūtījumiem, kas ātri regulē darbinieka veikto darbu noteiktā darba vietā. Tas ir, tie nav tik nopietni dokumenti kā atlaišanas dokumenti vai darba līgums. Konkrētāk, mēs varam atšķirt:

1. Brīvdienu pasūtījumi.
2. Norādījumi īsos braucienos.
3. Dokumenti, kas norāda uz dažādām disciplinārajām darbībām.
4. Pavēles nosūtīt personālu uz apmācības vai tālākizglītības kursiem.

Bet tas vēl nav viss. Pētīto dokumentu glabāšanas noteikumiem ir daudz funkciju un nianšu. Papildus jau apsvērtajām iespējām var atšķirt pagaidu glabāšanu un pastāvīgu. Šie gadījumi nav pārāk bieži.

Uz laiku un pastāvīgi

Pagaidu dokumenti ir jebkuri pasūtījumi un instrukcijas, kuriem nav liela nozīme darbā. Parasti tie ir svarīgi noteiktā brīdī. Un pēc tam, kad tie vairs nav nepieciešami, tie tiek iznīcināti. Ir arī pasūtījumi pastāvīgai uzglabāšanai. No personāla dokumentiem visbiežāk var atšķirt tikai vadītāju un citu amatpersonu personīgās lietas, kas noteiktas korporācijas statūtos. Šādas dokumentācijas uzskaite un glabāšana notiek pastāvīgi. Un tas tiek iznīcināts tikai pēc uzņēmuma slēgšanas.

Ilgs laiks

Kāds ir personāla pasūtījumu saglabāšanas laiks? Jau tika teikts, ka daudz kas ir atkarīgs no tā, kāda veida vērtspapīri. Ir dokumentācija ilgstošai glabāšanai. To vajadzētu sistematizēt un ņemt vērā saskaņā ar izveidotajiem noteikumiem. Un šādi dokumenti tiek glabāti ilgu laiku.

Ņemot vērā, ka tikai daži uzņēmumi pēc atvēršanas spēj strādāt ilgu laiku, mēs varam teikt, ka ilgstošas ​​glabāšanas papīru nevajadzētu pastāvīgi iznīcināt. Kāpēc? Fakts ir tāds, ka šīs kategorijas personāla pasūtījumi tiek glabāti 75 gadus. Un tikai pēc šī perioda jūs varat veikt iznīcināšanu. Tikai dažām korporācijām izdodas strādāt vairāk, nekā noteikts laika posmā.

Vai tas ir īss?

Un kāds ir personāla dokumentu, kas klasificēti kā īstermiņa, glabāšanas termiņi? Šāda dokumentācija joprojām var iziet iznīcināšanas posmā, neaizverot vai nelikvidējot organizāciju. Īstermiņa dokumentus parasti glabā 5 gadus. Dažos gadījumos (ja tas ir paredzēts hartā) - 10. Bet ne vairāk.

Par grāmatvedību un glabāšanu

Cik personāla pasūtījumu tiek glabāti? Atbildēt uz šo jautājumu nav grūti. Tagad jūs varat pievērst uzmanību šo dokumentu uzskaites noteikumiem. Tas ir arī svarīgs punkts, kas jāzina katram darba devējam. Galu galā, ja ir dokumenti, kas tiek glabāti noteiktu laika periodu, jums kaut kā tie ir jāreģistrē, pretējā gadījumā jūs varat zaudēt svarīgus pasūtījumus.

Tagad ir vairāki dokumentu glabāšanas veidi. Jebkurā uzņēmumā tie ir jāievieš. Tagad uzņēmumiem ir jāizveido īpaši personāla vērtspapīru uzskaites saraksti gan papīra, gan elektroniskā formā.Starp citu, otro var atstāt novārtā. Bet vispārpieņemtā prezentācijas forma papīra formā ir obligāta. Bet kā veikt grāmatvedību? Elektroniskās un materiālās versijas principi ir vienādi. Par viņiem tālāk.

Grāmatvedības pamatprincipi

Tātad personāla pasūtījumu uzskaite ir atbildīga lieta, un to regulē vispārpieņemti standarti. Visi personāla dokumenti ir jāreģistrē. Ja tas nav izdarīts, šo vai šo papīru nevar uzglabāt. Nav reģistrācijas - nav dokumentu. Ko nozīmē šis process?

Personāla pasūtījumu reģistrēšana ir uz dokumentiem uzrakstītās informācijas pārsūtīšana specializētās dokumentācijas veidlapās ar sekojošu numura piešķiršanu un iegrāmatotā papīra apstiprināšanas datumu. Tas ir, ar papīra interpretāciju un elektronisko, katram pasūtījumam ir jāpiešķir digitālais apzīmējums. Un arī rakstiet to vienā vai otrā formā. Šis ir obligāts priekšmets.

Dati tiek ierakstīti personāla pasūtījumu reģistros. Ieeja notiek arī elektroniskajās datu bāzēs un arhīvos. Tas ir vienīgais veids, kā pilnībā ierakstīt un saglabāt dokumentus. Uzņēmumi nodrošina dokumentu saglabāšanas formas brīvu izvēli. Hartā jāiekļauj noteikumi, saskaņā ar kuriem visi pasūtījumi (vai kādi īpaši) tiek glabāti gan papīra, gan elektroniskā versijā. Ir vērts atzīmēt, ka pirmā daļa parasti ir obligāta. Tas ir materiāls dokuments, kas spēj apstiprināt noteiktu pasūtījumu.

Pasūtījumu žurnāls

Visizplatītākā dokumentācijas ierakstīšanas un glabāšanas prakse ir uzņēmuma izsniegta personāla pasūtījumu grāmata. Šis dokuments ir mazs piezīmju grāmatiņa. Tas satur pasūtījumu skaitu, kā arī to galvenos datus (detaļas). Piemēram, nosaukums un apstiprināšanas datums. Pasūtījumu žurnālā tiek reģistrēts pastāvīgas, ilgtermiņa un īstermiņa uzglabāšanas papīrs. Bet, ja mēs runājam par pagaidu dokumentāciju, tad to nevajadzētu ievadīt šādā piezīmju grāmatiņā. Ja vien uzņēmums nenodrošina atsevišķa žurnāla hartu, kas paredzēts tikai pagaidu pasūtījumiem. Tas ir piepildīts līdz pašām beigām. Tiklīdz beidzas tukšās lapas, jums jāievada jauns grāmatvedības dokuments. Vecais ir iesniegts un nosūtīts glabāšanai. Starp citu, tas ir pastāvīgas grāmatvedības dokuments.

Arhīvi

Neatkarīgi no tā, par kādiem pasūtījumiem runā darbinieki, katrs uzņēmums nodrošina dokumentu arhīvu glabāšanu. Šis ir visizplatītākais papīra uzskaites veids. Un viņi visi. Ne vienmēr personālā. Visi dati tiek nosūtīti uz arhīviem pēc tam, kad tie vairs nav nepieciešami. Vai arī tos, kas jau tiek izpildīti. Piemēram darbinieku personīgās lietas. Tiklīdz parakstīts atlaišanas rīkojums kā arī lieta ir slēgta, tā jānosūta arhīvā glabāšanai uz noteiktu laiku. Ir vairāki datu šķirošanas veidi, bet vairāk par to vēlāk.

Sākumā jāatzīmē, ka arhīvus var iesniegt gan papīra formā (nepieciešams), gan elektroniski. Neatkarīgi no tā, uzņēmums izvēlas saglabātās informācijas organizēšanas principus. Arhīvu datiem ir inventārs. Tas sniedz īsu visas saglabātās dokumentācijas sarakstu. Visērtākais datu ierakstīšanas veids ir dokumentu arhivēšana. To izmanto gan papīra, gan elektroniskā formā. Jāatzīmē, ka pagaidu dokumenti netiek arhivēti. Tie ir piesaistīti galvenajiem vērtspapīriem un pēc tam iznīcināti. Visus pagaidu glabāšanas pasūtījumus ieteicams sūtīt uz atsevišķu vietu un neapvienot tos ar ilgtermiņa vai īstermiņa pasūtījumiem.

Padomi par sistematizāciju

Personāla dokumentu glabāšanas termiņi ir saprotami. Parasti tas ir 5 un 75 gadus vecs. Bet tas vēl nav viss. Arhīviem jāpievērš īpaša uzmanība.Pēc pasūtījuma reģistrēšanas, kā arī ievietošanas arhīvā tiek prasīts kaut kā sistematizēt visus pieejamos datus. Šim nolūkam uzņēmumi izmanto vairākus principus:

• Dokumentācijas glabāšana atsevišķās mapēs, sadalot īstermiņa un ilgtermiņa dokumentos. Ieteicams nekraut visus dokumentus kopā.
• Sistematizēšana pēc gada, mēneša un datuma. Katra mape ar dokumentiem ir noteikta laika pasūtījumi. Visi dokumenti ir izkārtoti, ņemot vērā to reģistrāciju grāmatvedības žurnālā (mēnešus un dienas). Tādējādi tiek atvieglots konkrēta dokumenta atrašanas uzdevums.
• Vietas izmantošana pēc pasūtījuma numuriem, ņemot vērā alfabētisko secību. Jau katras mapes iekšpusē ieteicams sistematizēt pēc kārtas numuriem, kā arī ar lielo burtu.

Grāmatvedības beigas

Ko darīt pēc tam, kad beidzies dokumenta glabāšana arhīvos? Īpašs dienests uzņēmumā pārbauda dokumentus. Tad viņš tos sistematizē un izdod noteiktus iznīcināšanas rīkojumus. Parasti dokumentus sadedzina vai izlaiž caur smalcinātāju. Jebkurā gadījumā pasūtījumus nevar vienkārši izmest. Tieši tos iznīcināt. Lai dokumentus piešķirtu vienam vai otram veidam, tiek iesaistīta īpaša komisija. Viņa novērtē pasūtījumu nozīmi, piešķir viņiem glabāšanas laiku. Un tikai tad tie vienā vai otrā formā tiek ievietoti arhīvos.