Jebkurā uzņēmumā darbinieku algas un darbaspēka uzskaite tiek veikta saskaņā ar primāro dokumentāciju, kuru izpilda un uztur personāla dienests. Ja šīs vienības darbības netiek nodrošinātas pietiekami labi, visa uzņēmuma darbā rodas nopietni darbības traucējumi. Tālāk apsvērsim, kādi ir personāla lietvedības dokumenti. 
Vispārīga informācija
Kā minēts iepriekš, ar nepietiekami kompetentu personāla nodaļas organizāciju uzņēmumā rodas dažādas problēmas. Jo īpaši ir iespējama kavēšanās ar algu izmaksu, slimības atvaļinājumu kompensācija un savlaicīga dokumentu sagatavošana iesniegšanai uzraudzības iestādēs. Tas viss noved pie ievērojama uzņēmuma finanšu stāvokļa pasliktināšanās. Personāla dienesta dokumenti tiek aizpildīti saskaņā ar Darba kodeksa prasībām. Dokumentu pareizības kontroli veic gan darba, gan nodokļu inspekcijas. Vadītājs var apmeklēt jebkuru uzņēmuma biroju neatkarīgi no tā darbības veida un īpašumtiesību veida un pieprasīt verifikācijai organizācijas personāla dokumentus. Inspektoriem ir piešķirtas šādas pilnvaras saskaņā ar Federālo likumu Nr. 134.
Papīra darba uzdevumi
Personāla dienesta darbības aptver visus procesus, kas saistīti ar dokumentācijas apkopošanu un apstrādi saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem. Tas tiek veikts, lai atrisinātu vairākus pārvaldības uzdevumus. Tie jo īpaši ietver:
- Darbinieku pārvietošana uz citu darbu.
- Darba līgumu slēgšana un uzņemšana valstī.
- Organizācija profesionālās aktivitātes strādnieki.
- Darbinieku iedrošināšana.
- Nodrošināt darbiniekiem brīvdienas.
- Darbinieku sertifikācija.
- Darba laika izlietojuma uzskaite.
- Personāla nodrošināšana.
- Darbinieku piesaiste darbam brīvdienās un brīvdienās.
- Ceļojumu organizēšana.
- Atlaišana no darba un līguma izbeigšana.
- Disciplinārsodu uzlikšana.
Kādi ir personāla dokumenti?
Šo vērtspapīru galvenais mērķis ir nodrošināt darba attiecību maksimālu caurspīdīgumu. Pārvaldes sistēma ir balstīta uz noteiktiem noteikumiem un prasībām. To ievērošana garantē darbiniekiem stabilitāti, bet uzņēmuma administratīvajiem darbiniekiem - vienkāršotu vadību. Pateicoties precīzam personāla dokumentos noteikto pienākumu un tiesību klāsta regulējumam, tiek ievērotas visu darba tiesisko attiecību dalībnieku intereses.
Darbu veidi
Saskaņā ar Darba kodeksa normām galvenie personāla dokumentu veidi ir šādi:
- Personāla grafiks.
- Atvaļinājumu grafiks.
- Iekšējie noteikumi uzņēmumā.
- Dokumenti, saskaņā ar kuriem tiek noteikta darbinieku personas datu apstrādes kārtība, kā arī viņu pienākumi un tiesības.
- Instrukcijas un noteikumi OT. Ikvienam darba devējam jānodrošina droša vide, lai darbinieki varētu veikt savu profesionālo darbību. Darbinieki jāiepazīstina ar rakstiskajiem norādījumiem un noteikumiem ar parakstu.
- Maiņu grafiki. Darba kodekss nosaka maksimālo pieļaujamo darba ilgumu dienā. Darījumos maiņu laikā laiks tiek ņemts vērā, sastādot atbilstošus grafikus.
Uzskaitītos personāla dokumentus visbiežāk pārbauda pārvaldes iestādes. 
Personāls
Personāla dokumenti, ieskaitot informāciju par darbiniekiem, tiek izveidoti vienības darba laikā ar personālu.Šādi dokumenti vienmēr ir cieši saistīti ar konkrētu uzņēmuma darbinieku. Tie atspoguļo informāciju par darbinieka profesionālo darbību, viņa kvalifikāciju, darba rezultātiem, uzņemšanas nosacījumiem, darba stāžu un tā tālāk. Šādi dokumenti jo īpaši ietver:
- Administratīvie dokumenti, kas apstiprina pilsoņa darba aktivitāti.
- Informācija un norēķinu dokumenti.
- Oficiālā iekšējā sarakste.
- Reģistrācijas un grāmatvedības grāmatas / žurnāli.
Katras grupas dokumentiem ir sava specifika. Tie ir paredzēti dažādiem mērķiem, izstrādāti, ieviesti, apstiprināti atbilstošā secībā.
Administratīvie dokumenti
Šajā kategorijā ietilpst pasūtījumi un priekšniecības pasūtījumi. Ar viņu vadītāja palīdzību tiek īstenotas uzņēmuma vadīšanas pilnvaras, kas paredzētas uzņēmuma statūtos. Pasūtījumi ir sadalīti divās grupās. Pirmais ietver aktus par galvenajām uzņēmuma darbībām. Tie jo īpaši ir pasūtījumi ražošanas jautājumos, sertifikācijas procedūra, instrukcijas un tā tālāk. Otrajā grupā ir rīkojumi personālam. Tie ietver atlaišanu, pieņemšanu darbā, pārcelšanu, atvaļinājuma piešķiršanu, disciplinārsodus, stimulus. Pirmās grupas dokumenti aptver uzņēmuma darbību kopumā un netieši attiecas uz personāla nodaļas darbu. Vēl viena vērtspapīru kategorija ir tieši saistīta ar personāla darbību. Lielākoties tie ir vienoti personāla dokumenti. To veidlapas apstiprina Valsts statistikas komiteja. Personāla darbību atspoguļojošie dokumenti ir:
- darba grāmata;
- nodarbinātības sertifikāts;
- darba līgums;
- kopijas rīkojumi par atlaišanu un uzņemšana štatā.
Šie dokumenti ir paredzēti, lai sniegtu pilnīgu darba ņēmēja darba pieredzes ilustrāciju. Viņam, savukārt, būs liela nozīme gan pensijas piešķiršanā nākotnē, gan arī invaliditātes pabalstu aprēķināšanai, darbojoties uzņēmumā. Par pieņemšanas pamatu kalpo citu darba devēju pasūtījumu kopijas darba uzskaites grāmatā par nepilnu darba laiku, tā dublikāta reģistrācija.
Informācijas aprēķināšanas kategorija
Šie dokumenti tiek uzturēti, lai reģistrētu darbinieku personas datus un apkopotu informāciju par viņu darba aktivitātēm. Starp tiem ir klāt:
- personīgā karte;
- laika lapa;
- personāla galds;
- privāta lieta.
Lielākā daļa no tām izmanto standarta veidlapas. Personāla dokumentu vienotas formas ievērojami vienkāršo to aizpildīšanas procesu. 
Iekšējā sarakste
To izmanto uzņēmumā pieņemto personāla lēmumu reģistrēšanai. Piemēram, lai piesaistītu disciplinārā atbildība jebkuram darbiniekam ir jāņem no viņa paskaidrojums. Ja darbinieku paredzēts pamudināt, viņa tiešais priekšnieks nosūta attiecīgu iesniegumu uzņēmuma direktoram. Iekšējā sarakste darbojas kā viena no iespējām oficiālai viedokļu apmaiņai starp darbiniekiem.
Kontroles un grāmatvedības grāmatas
Reģistrācijas žurnāli ir izstrādāti, lai ņemtu vērā pieejamo personāla dokumentāciju (pasūtījumus, sertifikātus, personīgās lietas, darba grāmatas). Katram darbam tiek piešķirts noteikts numurs. Žurnālā ir norādīts arī dokumenta reģistrācijas datums. Pareiza grāmatvedība piešķir vērtspapīriem juridisku spēku. Tas, savukārt, ļauj pierādīt noteiktu pozīciju darba strīdā. Šīs grupas personāla dokumentu reģistrāciju un glabāšanu veic pilnvarotas personas. Uzņēmums izmanto žurnālus:
- Pārcelšanas, atlaišanas, nodarbinātības rīkojumi.
- Darba līgumi.
- Atvaļinājumu pasūtījumi.
- Ceļojumu sertifikāti.
- Disciplinārie rīkojumi un atlīdzība.
- Darba uzdevumi.
- Pasūtījumi komandējumos.
- Vietējie akti.
- Darba grāmatas un papildu ieliktņi tām.
- Palīdzība.
- Slimnīcu lapas.
- Nelaimes gadījumi uzņēmumā.
Daži personāla dokumentu piemēri ir apstiprināti federālā līmenī, bet citus izstrādā pats uzņēmums.
Vai visi dokumenti ir nepieciešami?
Personāla dokumentus nosacīti virs iedala trīs kategorijās:
- Atkarībā no uzņēmuma specifikas.
- Ieteicams.
- Obligāti.
Pēdējais ir jāuztur visiem uzņēmumiem, bez izņēmuma, neatkarīgi no darbinieku skaita, darbības veida, juridiskā statusa. Šie dokumenti ir tieši vai netieši norādīti Darba kodeksā. Piemēram, nepieciešamība izstrādāt uzņēmuma noteikumus izriet no 189. līdz 190. pantam, personāls - no Regulas Nr. 57. Ieteicamie dokumenti ir izstrādāti, lai optimizētu personālu. Viņu klātbūtne vai neesamība ir atkarīga no galvas lēmuma. Dokumenti, kas ir atkarīgi no organizācijas specifikas, būs obligāti noteiktam uzņēmumam. Ja uzņēmums paredz kaitīgus vai bīstamus darba apstākļus, tad ir obligāti jāizstrādā papildu noteikumi un instrukcijas. Piemēram, tā var būt Regula par regulārām medicīniskām pārbaudēm, drošības instruktāžām un tā tālāk. 
Papīra atgūšana
Bieži vien, kad uzņēmumā parādās jauns personāla darbinieks, viņš sastopas ar zināmām grūtībām. Piemēram, uzņēmumam var nebūt viena vai otra nepieciešamā vērtspapīra. Vienā dienā nav iespējams noformēt un ieviest nepieciešamos dokumentus. Šajā gadījumā ir jāizceļ vissvarīgākie un jāsāk to dizains. Eksperti iesaka vispirms sākt sastādīt atvaļinājumu grafikus un personālu. Tad jums jāpārbauda līgumu, pārcelšanas rīkojumu, nodarbinātības, atzīmju darba grāmatās pieejamība un pareizība.
Ja uzņēmumam nav grāmatvedības grāmatu, tās arī jāuzglabā. Pēc tam jāsakārto visas personīgās kartes. Visi dokumenti ir datēti izpildes brīdī. Tomēr formas tekstā, piemēram, f. T-2 tiek uzlikts īstais datums, tas ir, numurs, kad darbinieks tika pieņemts darbā vai pārcelts. Šajā gadījumā jūs varat sazināties ar grāmatvedības departamentu un lūgt darbinieku personīgos kontus, lai precizētu un pārbaudītu informāciju. Uzņēmuma zaudēto vai trūkstošo vērtspapīru atgūšanas procesā nevajadzētu aizmirst par pašreizējo darbu. Pēc tam jāsāk apkopot, izstrādāt un ieviest obligātos vietējos tiesību aktus. Personāla dokumentācijas glabāšanas periodus apstiprina attiecīgais saraksts. Visi tajos uzskaitītie dokumenti jāiesniedz vēlāk arhīvā.
