Darba grāmata ir viens no galvenajiem dokumentiem, kas pastiprina juridiskos faktus, kas saistīti ar darba devēja un darbinieka tiesiskajām attiecībām. Tāpēc cilvēkresursu darbiniekiem ir jāpievēršas īpaši atbildīgi, lai aizpildītu šo dokumentu, kā arī izdarītu tajā pielāgojumus. Kādas nianses attiecībā uz šīm darbībām vajadzētu pievērst uzmanību?
Darba ieraksti
Apsveriet, kā veikt ierakstu darba grāmatā, ja OK inspektors saskaras ar uzdevumu ievadīt datus par darbu attiecīgajā dokumentā. Kāda ir šī darba specifika, strādājot ar grāmatu? Kādas ir normatīvo aktu prasības, kas saistītas ar šādu problēmu risināšanu?
Viens no kopējiem diskusijas punktiem, kas saistīts ar informācijas ievadīšanu attiecīgajā darba grāmatas sadaļā, attiecas uz to, vai dokumentā iekļaut frāzi, kas atspoguļo faktu, ka personai pirms stāšanās darbā nebija darba stāža. Daudzi personāla virsnieki praktizē šo darbību. Bet tiesību akti to neprasa. Tāpēc, piesakoties darbā personai, kurai iestāšanās uzņēmumā ir pirmā pieredze, attiecīgajā dokumentā neierakstīsim informāciju, kas atspoguļo šo faktu.
Ievietojot nepieciešamo informāciju aplūkojamā dokumenta sadaļā, cilvēkresursu speciālistam visos gadījumos ir pienākums reģistrēt datus par darbinieka kvalifikāciju - tās ir noteikumu prasības, kas reglamentē ierakstu izdarīšanu darbgrāmatā. Piemēram, tie var būt šādi uzraksti: "Šādās darbnīcās pieņem tādas un tādas kategorijas frēzmašīna."
Vēl viena būtiska nianse attiecībā uz informācijas ievadīšanas kārtību darba burtnīcas sadaļā: nav nepieciešams apliecināt attiecīgo informāciju ar organizācijas zīmogu un vadītāja vai cita pilnvarota darbinieka parakstu. Fakts ir tāds, ka detaļas, kas apliecina informāciju darba grāmatā, proti, paraksts un zīmogs, dokumentā būtu jāpiestiprina tikai tad, kad darbinieks aiziet.
Nepilna laika darbs
Jāatzīmē fakti, kas attiecas uz tādu juridisko kategoriju kā vairākas darba vietas. Ierakstam darba grāmatā, kurā norādīts, ka darbinieks un darba devējs mijiedarbojas atbilstoša veida tiesisko attiecību ietvaros, vajadzētu būt saistītai ar vairākām niansēm. Apsveriet tos.
Ir lietderīgi atzīmēt, ka attiecībā uz tādu parādību kā nepilna laika nodarbinātība ierakstus darba grāmatā var veikt tikai tad, ja pats darbinieks to vēlas. Attiecīgo informāciju dokumentē personāla departaments personas galvenajā darba vietā, pamatojoties uz dokumentiem, kas apstiprina faktu, ka darbinieks joprojām kaut kur strādā - parasti tas ir pareizi izpildīts sertifikāts no cita darba devēja.
Interesanta nianse: pat ja cilvēks pamet darbu nepilnu darba laiku, viņš tomēr darba grāmatā var atspoguļot, ka ir iesaistījies attiecīgos pasākumos citā uzņēmumā. Galvenā darba devēja uzņēmuma personāla speciālists nav tiesīgs atteikties noteikt attiecīgo informāciju par darbinieku.
Kā ievadīt datus par nepilna laika nodarbinātību, ar nosacījumu, ka persona jau ir pametusi papildu darbu? Ļoti vienkārši.Dokumenta 1. ailē tiek norādīts datums, kad darbinieks nolīgts citā uzņēmumā, 2. ailē tiek ierakstīta informācija par viņa pieņemšanu attiecīgās organizācijas darbiniekiem, 4. ailē informācija par dokumentu, kas ir pamats ierakstu izdarīšanai darbgrāmatā. Tāpat darba grāmatā tiek ierakstīts ieraksts, kas atspoguļo personas atlaišanas no papildu darba faktu.
Tulkošana
Ja persona tiek pārcelta no vienas organizācijas uz citu, vai tas būtu jāatspoguļo darba grāmatā? Jā, tas ir nepieciešams. Tiklīdz tulkojums ir pabeigts, darba grāmatā jāveic ieraksts, kas apliecina šo procedūru. Tomēr praksē šīs problēmas risināšanu var pavadīt zināmas grūtības. Ar ko viņi ir saistīti?
Starp izplatītākajiem diskusiju punktiem var minēt situāciju, kurā darba grāmatā jābūt ierakstam, kas atspoguļo faktu, ka persona uz laiku tika pārcelta citā darbā. Bet pēc tam viņš tur pastāvīgi darbojās, ņemot vērā faktu, ka iepriekšējā vakance tika atcelta, un darbinieks nolēma turpināt darbu jaunā vietā. Līdzīgs scenārijs ir atspoguļots Krievijas Federācijas Darba kodeksa 722. pantā.
Šādu gadījumu specifika ir tāda, ka informāciju par pagaidu pārejām no viena darba uz otru nevar ievadīt darbgrāmatā. Tikai tad, ja persona pēc tam pastāvīgi veidojas jaunā vietā, attiecīgu ierakstu darba grāmatā var izdarīt. Šajā gadījumā iebraukšanas datumam jāatbilst brīdim, kad darbinieks ir likumīgi noteikts pārcelties uz pastāvīgu vakanci. Likumdošanas avotos, kas regulētu šādu datu ieviešanu, nav vajadzīgā formulējuma piemēru.
Bet kā galu galā šādi ieraksti tiek veikti darba grāmatās? Šādas informācijas ievadīšanas shēmas piemērs var būt šāds. Dokumenta otrajā kolonnā norādīts datums, kas atspoguļo faktu, ka darba grāmatā tika veikts pārveduma ieraksts (tiklīdz darba devējs izdod rīkojumu, kas apstiprina, ka persona sāk pastāvīgi pildīt savas funkcijas). 3. kolonnā tiek ierakstīts ieraksts, kas atspoguļo tulkojumu, bet tiek norādīts arī datums, kad personai faktiski tiek uzsāktas darba aktivitātes jaunā darba vietā. 4. kolonnā ir dati par diviem pasūtījumiem: par kuriem persona tika nodota jaunam uzņēmumam un ar kuriem viņš sāka strādāt pastāvīgi.
Darbgrāmatu labojumi
Kādi kritēriji ir jāizmanto personāla virsniekam, ja viņš saskaras ar uzdevumu labot ierakstu darba grāmatā? Šādu darbību praktiskā nozīme rodas gadījumos, kad speciālistam ir jālabo kļūdaina vai kļūdaina informācija. Visbiežāk tas attiecas uz sadaļām, kurās ir informācija par darbu, kā arī darbinieku apbalvojumiem. Saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem darba burtnīcās nav iespējams izsvītrot nepareizus datus. Tie būtu pilnībā jāpārraksta - ar grozījumiem. Šo procedūru raksturo vairākas nianses.
Pirmkārt, ieraksts, kurā ir kļūdas, ir ne tikai jāpārraksta, bet arī jāpapildina ar atbilstošu paskaidrojumu: kāpēc personāla speciālists veic šo procedūru. Parasti pietiek aprobežoties ar komentāru, kas atspoguļo faktu, ka ieraksts, kas piešķirts šādam un šādam skaitlim, tiek atzīts par nederīgu. Pēc tam darbgrāmatā tiek ievadīta pareiza informācija, atsaucoties uz dokumentiem, kas apliecina jaunas informācijas norādīšanas likumību.
Atlaišana
Viena no vissarežģītākajām procedūrām, kas atspoguļo tiesiskās attiecības ar darbinieka un darba devēja līdzdalību, ir atlaišana. Ierakstu darba grāmatā, kurā ierakstīta personas atlaišana no amata, var izdarīt dažādu iemeslu dēļ. Apsvērsim dažus no tiem.
Standarta scenārijs - kad darbinieks aiziet no darba saskaņā ar 3. punktu Krievijas Federācijas Darba kodeksa 77 panti, tas ir, pēc viņu pašu gribas.Galvenais diskusijas punkts attiecībā uz viņu ir tas, kāds formulējums jāievada, nosakot atlaišanu. Ieraksts darba grāmatā, ko izdarījis viena uzņēmuma personāla nodaļas speciālists, var nebūt līdzīgs citu firmu kolēģu formulējumam.
Piemēram, daži personāla darbinieki var rakstīt, ka persona ir atlaista no darba saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 77. panta 3. punktu, bet citi reģistrē, ka darba līgums tiek izbeigts saskaņā ar šo likuma normu. Cik pareizi?
Eksperti atzīmē, ka abi formulējumi ir pieņemami. Viss ir atkarīgs no tā, kurš konkrēts tiesību akts vada personāla virsnieku. Ir divi pamatdokumenti, kas regulē ierakstu izdarīšanu darbgrāmatā pēc atlaišanas. Pirmais ir Darba ministrijas dekrēts Nr. 69, kas publicēts 2003. gada 10. oktobrī. Saskaņā ar to darba grāmatā ir izdarīta piezīme, kurā teikts, ka persona ir atlaista. Vēl viens tiesību avots ir pati TC, proti, 84.1. Pants. Saskaņā ar tā noteikumiem personāla darbiniekam ir tiesības darba grāmatā ievadīt tekstu, kas atspoguļo nevis darbinieka izbeigšanu, bet gan līguma izbeigšanu uz atbilstoša pamata.
Ir iespējams variants, kurā darbinieks ierosina atlaišanu tādu iemeslu dēļ, kas saistīti ar dažiem likumā noteiktiem pabalstiem un priekšrocībām. Piemēram, var būt nepieciešams atmest darbu sakarā ar to, ka personai ir jākopj bērns.
Cits scenārijs ir atlaišana, kas paredz darbinieka pārvietošanu no viena uzņēmuma uz otru. Likumdošanā tam var būt vairāki iemesli: tulkošana pēc darbinieka personīga pieprasījuma un pēc darba devēja iniciatīvas, bet ar speciālista piekrišanu. Šie ir Krievijas Federācijas Darba kodeksa 77. panta 5. punkta noteikumi. Konkrēta formulējuma izvēle nosaka, kādi ieraksti tiks veikti darba grāmatā.
Vissvarīgākā nianse, kurai jāpievērš uzmanība uzņēmumu personāla pakalpojumu speciālistiem, strādājot ar darba burtnīcām atlaišanas laikā, ir šāda: nosakot juridisko pamatu tiesisko attiecību izbeigšanai ar darbinieku, nav iespējams atsaukties uz Krievijas Federācijas Darba kodeksa 80. pantu. Tas nevar būt iemesls atlaišanai - tajā ir tikai noteikumi, kas precizē, kādā secībā līgums ir jāizbeidz, ja darbinieks aiziet pēc paša pieprasījuma.
Vai ir pieļaujams labot kļūdas titullapā?
Vēl viens problemātisks aspekts, kas bieži sastopams Krievijas personāla virsnieku darbā, ir labojumi darbgrāmatas titullapā. Kas speciālistiem jāpievērš uzmanība? Vai ir pieļaujams labojums darba grāmatā, ja tas attiecas uz informācijas koriģēšanu tās titullapā?
Interesants fakts ir tas, ka pašreizējos tiesību avotos nav noteikumu, kas oficiāli regulētu to, kā personāla darbiniekam ir jālabo kļūdaini dati attiecīgajā veidlapas daļā. Tāpēc daudziem juristiem ir tendence uzskatīt, ka dokumenta titullapas pielāgošana nav jāveic. Jums nekavējoties jāveic pareizi ieraksti darba grāmatā, šajā elementā. Ja persona, kas aizpilda dokumentu, ir kļūdījusies, tad to uzskata par nederīgu.
Bet ir arī cits viedoklis. Saskaņā ar to ir pieļaujams ieraksts darbgrāmatā, lai pielāgotu tās titullapu, jo tas nav aizliegts ar likumu. Izmaiņas tiks reģistrētas saskaņā ar tiem pašiem standartiem, kas noteikti darbam ar dokumenta sadaļām, kurās ir darbinieka vārds. Tas ir, jums ir jāizsvītro nepareiza informācija un jāievada pareiza. No otras puses, ņemot vērā, ka šāda veida informācija tiek ieviesta sākotnējās veidlapas aizpildīšanas laikā, būtu daudz vieglāk (un pareizāk) sastādīt jaunu dokumentu.
Kur iegūt izdruku uz titullapas?
Apsveriet vēl vienu interesantu aspektu darbā ar darba grāmatām attiecībā uz dokumenta titullapas noformējumu.Saskaņā ar tiesību aktiem, kas reglamentē darbu ar šāda veida dokumentāciju, attiecīgajā iedaļā jābūt tās organizācijas zīmogam, kura pirmo reizi personai izdeva grāmatu. Darba attiecību praksē ir gadījumi, kad uzņēmums kādu iemeslu dēļ nepiestiprina piemērotus rekvizītus. Vai šādos gadījumos dokuments būtu jāuzskata par nederīgu? Nē, viņš nezaudē savu juridisko spēku. Tomēr tas ir jāsaskaņo ar likumos noteiktajiem kritērijiem.
Parasti iepriekšējā darba devēja uzņēmumam, kā atzīmēja juristi, vajadzētu palīdzēt personai nodrošināt galvenā darba dokumenta aizpildīšanas pareizību un joprojām to apzīmogot. Bet iespējams, ka uzņēmums jau ir likvidēts. Un šajā gadījumā darbinieks var veikt šādas darbības. 
Pirmkārt, viņš var doties uz arhīvu, lai tur pieprasītu dokumentus, kas viņam palīdzēs pierādīt, ka viņš strādā noteiktā organizācijā. Otrkārt, persona var vērsties tiesā, sastādot paziņojumu, saskaņā ar kuru būtu jānosaka viņa darba aktivitātes fakts uzņēmumā.
Jaunā uzņēmuma personāla darbinieks, saņēmis dokumentus, kurus darbiniekam izdevās iegūt, izmantojot norādītās metodes, titullapā var uzlikt zīmogu. Bet ar to uzņēmums apstiprina faktu, ka iepriekšējā darba devēja darba grāmatā ievadīto informāciju var uzskatīt par pareizu.
Kas var labot ierakstus?
Parasti personāla grāmatā jāgroza tikai darba devēja uzņēmuma personāla nodaļas speciālists, kurš ļāva nepareizu informāciju ierakstīt darbinieka dokumentā. Bet ir iespējams scenārijs, kurā citam darba devējam ir arī tiesības labot informāciju darba grāmatā. Lai to izdarītu, uzņēmuma personāla darbinieka rīcībā jānodod dokuments, kas tiks uzskatīts par oficiālo pamatu izmaiņu veikšanai. Tā var būt rīkojuma par darbinieka pieņemšanu darbā, kā arī par viņa atlaišanu kopija.
Uzņēmuma statusa maiņa
Vēl viens izplatīts gadījums: tiek reorganizēts darba devēju uzņēmums. Piemēram, tas varētu būt tā pārņemšana no lielākas firmas. Tā rezultātā uzņēmuma darbinieki, kas kļuva par citas struktūras daļu, sāk strādāt pie citas juridiskas personas. Vai šajā gadījumā ir jāatjaunina ieraksts darbgrāmatā? Amati var palikt nemainīgi, vai ir kāda juridiska jēga attiecīgo pielāgojumu īstenošanā? 
Krievijas Federācijas Darba kodeksa 75. pantā teikts, ka īpašumtiesību maiņa uz uzņēmuma īpašumu nevar būt par pamatu darba līgumu atcelšanai. Izņēmumi ir noteikti tikai uzņēmuma augstākajiem vadītājiem. Organizācijas vadībai, tās vietniekiem, kā arī galvenajam grāmatvedim dažos gadījumos ir pienākums sastādīt jaunus darba līgumus. Attiecīgi būtu jāatjaunina informācija viņu darba burtnīcās.
Darba grāmatu aizpildīšana ar uzņēmējiem
Kā jūs zināt, uzņēmējiem, kā arī juridiskām personām ir pienākums glabāt darbiniekiem darba grāmatas. Kādas ir iezīmes, ja uzņēmēji aizpilda šo dokumentu? Starp procedūrām, kas raksturīgas darbam ar juridisko personu un individuālo uzņēmēju dokumentāciju, ir dažas būtiskas atšķirības. Normatīvie akti, kas nosaka, kā personāla darbinieks var izdarīt ierakstu darba grāmatā, juridiskām personām un individuāliem uzņēmējiem ir jāinterpretē vienādi. Bet joprojām ir dažas nianses, kas atspoguļo darba ar dokumentu specifiku organizācijās, kas darbojas individuālu uzņēmēju statusā.
Ieraksti, kas izdarīti attiecīgajā dokumentā, kamēr darbinieks nodarbojas ar darba aktivitātēm organizācijā, jāapliecina ar darba devēja vai kompetenta personāla speciālista parakstu. Ja individuālais uzņēmējs nolīgusi personāla virsnieku vai sekretāru, kurš ir atbildīgs par darba grāmatu uzturēšanu, tad problēmu nav: viņš aizpilda veidlapas un pie tām pie vajadzīgā sīkāka informācija noalgo speciālists.
Bet ko tad, ja individuālais uzņēmējs izvēlas nenoalgot palīgus un patstāvīgi ved darba grāmatas? Uzņēmējs de jure nav sava uzņēmuma darbinieks. Kas attiecas uz LLC, ar to parasti nav problēmu: pat ja personāla darbinieks netiek pieņemts personālā, viņa funkcijas var veikt vadītājs - viņam ir visas tiesības strādāt ar tādu dokumentu kā darba grāmata. Direktors var izdarīt ierakstu, labot, pievienot, tas ir, veikt visas nepieciešamās darbības ar dokumentu.
IĪ, protams, var kļūt par vadītāju, neskatoties uz to, ka tas nav rentabls (sakarā ar nepieciešamību maksāt iedzīvotāju ienākuma nodokli un iemaksas fondos). Bet likumdevējs ir diezgan liberāls attiecībā uz darba ar burtnīcām aspektu: IE var pilnībā būt “darba devēja” statuss, ko tieši paredz Krievijas Federācijas Darba kodekss. Kā šajā gadījumā būtu jāveic ieraksti darba grāmatās? IP var būt atbilstoša aizpildīšanas modeļa paraugs. Pieņemsim, ka mēs algojam cilvēku. 2. kolonnā mēs uzrakstām attiecīgā rīkojuma izpildes datumu (IP tas arī jāpublicē). Tālāk mēs veicam ierakstu darba grāmatā, atspoguļojot informāciju par to, kur persona ieradusies darbā un kādā amatā - informācija tiek ievadīta 3. kolonnā. Mēs pilnībā rakstām: "Individuālais uzņēmējs Ivanovs Pēteris Sidorovičs." Zemāk mēs nosakām, ka cilvēks tiek “pieņemts tāda un tāda stāvoklī”. Ceturtajā kolonnā mēs norādām, pamatojoties uz kārtību, kādā persona tiek ieskaitīta organizācijas personālā. OGRNIP un cita informācija, kas identificē uzņēmēju, šajā darba grāmatas sadaļā nav jāievada.
