Neviens mūsdienu uzņēmums nevar strādāt bez dokumentiem. Tāpēc kompetenta darbplūsmas organizācija ir viens no faktoriem, kas ietekmē uzņēmuma darbību kopumā. Ko šis jēdziens ietver? Kādi ir darbplūsmas veidi un sistēma? Mēs to visu apsvērsim rakstā.
Darbplūsma un dokumentēšana
No pirmā acu uzmetiena šie ir identiski jēdzieni. Bet, ja uzmanīgi ieskatās, jūs varat redzēt atšķirību. Papīra darbs sastāv no trim posmiem:
- Dokumenta izveidošana par saimnieciskās darbības faktu - dokumentācija.
- Vērtspapīru uzskaites organizēšana un to aprite visā organizācijā un ārpus tās ir dokumentu plūsma.
- Dokumentu glabāšana - arhivēšana.
Dokumentu plūsma ir viens no biroja darba posmiem. Šajā procesā izšķir arī posmus vai plūsmas:
- Ienākošā dokumentācija ir tā, kas uzņēmumam nāk no ārpuses.
- Izejošais - ko uzņēmums nosūta darījuma partneriem.
- Iekšējā dokumentācija ir tā, kas tiek izveidota organizācijā un tiek izmantota vadības darbībām.
Pareiza procesa organizēšana ļauj kontrolēt dokumenta kustību visos tā posmos, sākot no izveides brīža līdz glabāšanas saņemšanai. Tas ļauj jebkurā laikā uzzināt, kur atrodas papīrs, kāda veida darbs ar to tiek veikts.
Dokumentu apstrādes soļi
Katrs ienākošais dokuments uzņēmumā iziet noteiktus posmus. Ceļa garums ir atkarīgs no secības, kas tiek fiksēta organizācijā. Visa ienākošā sarakste sākotnēji var nonākt pie galda līdz galvai, un tikai pēc tam - izpildītājiem. Tas ir garāks veids, tas netiek izmantots tik bieži.
Īsāks ceļš ir tad, kad sekretārs nodarbojas ar nodaļu sadali. Šī iespēja tiek izmantota biežāk. Tās priekšrocība ir acīmredzama: dokumenti ātrāk nonāk pie darbuzņēmēja.
Katram ienākošajam dokumentam tiek veikta reģistrācijas procedūra. Tas tiek darīts īpašā žurnālā. Tiek norādīts saņemšanas datums, kā arī iepriekš piešķirtais sērijas numurs.
Īpaši svarīgus dokumentus var uzraudzīt. Apstrādes pēdējais posms ir dokumenta nosūtīšana uz arhīva glabāšanu.
Darbplūsmas organizācijas principi
Darbplūsmas organizācijas mērķis ir samazināt dokumentiem veltīto laiku. Šī mērķa sasniegšanai ir izstrādāti daži principi:
- Centralizēta uztveršana, pirmapstrāde un nosūtīšana. Mazās organizācijās sekretārs nodarbojas ar to, lielā uzņēmumā uzdevumus var veikt visa nodaļa.
- Dokumenta pārejas punktu samazināšana, izslēdzot tā atgriešanas iespēju.
- Darbplūsmas shēmu un noteikumu izstrāde.
- Referātu reģistrēšana.
- Ievads sākotnējā dokumentu izskatīšanas posmā.
Atbilstība šiem noteikumiem novērš laika zudumu dublējošām darbībām, rada vienotu slodzi cilvēkiem, kuri strādā ar papīriem.
Kas ir dokumentu plūsma?
Tāpēc parasti tiek izsaukti dokumenti, kuru mērķis vai tips ir līdzīgi un kuriem ir viens mērķis, kas jāievēro.
Plūsmu raksturo struktūra, biežums un blīvums. Tirdzniecības organizācijā, kas katru dienu sūta preces uz lielu skaitu mazumtirdzniecības veikalu, dokumentu plūsmai būs vienāda struktūra, ikdienība un augsts blīvums. Ja uzņēmums nodarbojas ar dārgu rūpniecisko iekārtu ražošanu, tad tā plūsma būs ar atšķirīgām īpašībām.
Elektroniska dokumentu pārvaldība
Fakts, ka klasiskajā dokumentu apritē ir materiālais nesējs, rada vairākas nopietnas problēmas. Dokumenti kaut kādā veidā ir jāpārvieto no vienas organizācijas uz otru. Šim nolūkam tiek izmantoti kurjeri vai pasts. Tas prasa finanšu un laika izmaksas, turklāt ir iespējamas piegādes neveiksmes un kļūdas cilvēku faktoru dēļ. Dokumentu plūsma ir nopietni finanšu un laika izdevumi.
Papīri kaut kur jāuzglabā. Ja organizācija ir liela, tad glabāšanai ir vajadzīgas lielas platības. Nepārvaramas varas apstākļos dokumentu nāve ir iespējama bez iespējas tos vēlāk atjaunot. Un tas ir tālu no visām problēmām.
Elektroniskā dokumentu pārvaldība ir sistēma, kas kļūst aizvien populārāka, jo tai nav iepriekš minēto trūkumu. Datu pārsūtīšanai tiek izmantotas mūsdienīgas drošas sistēmas, kas nodrošina ātru un precīzu piegādi, saīsina dokumentu apmaiņas laiku un nodrošina drošu glabāšanu. 
Valdības organizācijas, piemēram, nodokļu birojs vai pensiju fonds, ātri novērtēja priekšrocības, ko sniedz informācijas apmaiņa elektroniski, tāpēc tās cenšas panākt, lai pēc iespējas vairāk organizāciju ziņotu.
Skaidra darbplūsma ir spēja ātri atrast nepieciešamo informāciju un pēc iespējas mazāk nosūtīt to uz adresi.
