Kas jādara jebkurai organizācijai neatkarīgi no darbības specifikas un virzieniem? Protams - kārto uzskaiti. Dokumentu plūsma ir tāda, kāda ir jebkurā iestādē, tāpēc ir skaidrs, no kurienes tā nākusi un kāpēc ir svarīga tāda profesija kā ierēdnis.
Svarīga pozīcija
Daudzi saka, ka nav jēgas pieņemt darbā lietvedi, ja personālam jau ir sekretārs vai pat vairāki sekretāri. Šī pieeja ir absolūti nepareiza, jo šo divu pilnīgi atšķirīgo profesiju pienākumos ietilpst dažādu uzdevumu veikšana: sekretāram jāpalīdz vadītājam ievērot grafiku, atbildēt uz zvaniem, atnest kafiju, veikt nelielus uzdevumus, un lietveža pienākumos ietilpst visas organizācijas dokumentācijas kontrole.
Sarežģīta dokumentālā vadība
Atbildīgajam ierēdnim ir ne tikai jākontrolē dokumentu aprite organizācijā, viņš ir arī galvenais arhīva uzraugs. Lietveža pienākumos ietilpst šādas funkcijas:
- vadība biznesa korespondence vadības saite;
- strukturētas dokumentācijas bāzes izveidošana;
- pārraudzīt noteiktā dokumentā noteikto noteikumu izpildi.
Arī korespondences (gan ienākošās, gan izejošās) uzskaite noved pie sekretāra pienākumiem.
Atšķirība atbildībā mazos un lielos uzņēmumos
Kā liecina prakse, jo lielāka organizācija, jo vairāk darbinieku būs ierēdņu. Nelielās organizācijās, kur vienkārši nav iespējas nolīgt lietvedi, bet jūs nevarat iztikt bez viņa pakalpojumiem, viņi piesaista personu, kas ieņem sekretāra sekretāra amatu. Sekretāra pienākumi kā jau skaidrs, tas ir šo divu amatu pienākumu sajaukums. Vienam cilvēkam izdodas tikt galā ar visu, jo mazo uzņēmumu darbplūsma nav tik bagāta un daudzveidīga kā megakompāniju.
Īpašas prasības, kuras var uzrādīt potenciālajam darbiniekam
Lietveža pienākumi ir atkarīgi no organizācijas specifikas. Piemēram, starptautiskas organizācijas vai uzņēmumi, kuriem ir ārvalstu partneri, var pieprasīt, lai viņu lietveži tulko korespondenci, piemēram, no angļu valodas un otrādi.
Biežāk šādā amatā tiek ņemts cilvēks ar darba pieredzi, jo šeit jums ir jābūt ļoti neatlaidīgam un jābūt tiešām skrupulozam cilvēkam, kurš strādā vairākus gadus. Jauniešiem, kuri tikko pabeiguši šīs jomas izglītības iestādes un kuriem nav pieredzes, jācenšas potenciālo nākamo darba devēju ieskaidrot ar vēlmi strādāt, tad, iespējams, ir iespēja iegūt šādu amatu pat lielā, daudzsološā organizācijā.
Jums ir jāsaprot uzņēmuma specifika, ar kuras dokumentāciju jums ir jāstrādā. Pietiekami dziļas zināšanas par tiesisko regulējumu, kas vada uzņēmumu, ir arī liels pluss potenciālajam darbiniekam.
Jums jābūt gatavam tam, ka jums būs jāizpēta ne tikai uzņēmuma struktūra, bet arī jākļūst par reālu speciālistu darba aizsardzības noteikumu un standartu jomā, kā arī neaizmirstiet par biznesa etiķete komunikācija.
Ko organizācijas nevar iztikt bez ierēdņiem
Lietveža amats vienmēr pastāv lielo pilsētu skolās un bērnudārzos.Tas ir saistīts ar faktu, ka bez personas, kura spēj sekot līdzi visai dokumentācijai un, ja nepieciešams, nekavējoties sniegt kādu no glabātajiem dokumentiem, jūs nevarat iztikt.
Darbinieka pienākumi skolā nedaudz atšķiras no lietveža pienākumiem, piemēram, tirdzniecības organizācijā. Šeit tiks veikts darbs ar katra studenta dokumentiem. Pārskata perioda beigās būs jāsniedz informācija par paveikto darbu. Labāk, ja cilvēks, kas strādā šādās organizācijās, viegli atrod kopīgu valodu gan ar bērniem, gan ar viņu vecākiem, jo problēmas dokumentu pārvaldībā, neatbilstību klātbūtne, kas jānoskaidro, ir diezgan izplatīta parādība.
Jebkuram lielam bērnudārzam ir arī savs darbinieks. Darba pienākumi šeit ir līdzīgi tiem, kuriem skolās ir šāda profila darbinieki. Tas ir saistīts ar to, ka šādu sabiedrisko vai privāto organizāciju darbība koncentrējas tikai uz vienu. Šādas iestādes arī vēlas, lai ar tām strādātu atbildīgs un kvalificēts lietvedis. Šī speciālista pienākumi bērnudārzā paliek nemainīgi: darbs ar dokumentu bāzi un arhīviem.
Dažas personiskās īpašības, kas vajadzētu būt labam lietvedim
- Personai, kura vēlas kļūt par augstas klases lietvedi, jābūt ļoti labai atmiņai. Emocionalitāte ir ienaidnieks, ar kuru ir jācīnās un to nedrīkst pieļaut, lai garastāvokļa svārstības kaut kā varētu ietekmēt darba produktivitāti.
- Pielaide ir īsts dārgums, kas valdniekam vajadzētu būt. Viņa darba pienākumus papildina funkcija izskaidrot daudziem cilvēkiem “uz pirkstiem” daudzu dokumentu nozīmi un katras atsevišķās “lapas” nozīmi, bez kuras nebūtu reāli realizēt jebkādu vēlmi.
- Paškontrole ir tikpat svarīga kā iecietība. Šajā jomā diezgan bieži ir situācijas, kas var nesagatavotu cilvēku izvest no sevis. Jums pastāvīgi jākontrolē sevi.
- Biznesa komunikācijas prasmes palīdzēs ātri atrisināt aktuālas problēmas ar cilvēkiem, kuri strādā vienā organizācijā vai kurus biznesa kontakti saista ar uzņēmumu.
- Organizācija mānijas līmenī. Patiešām, labs ierēdnis nekad neizmet lietas un dokumentus vēlākai lietošanai, jo viņš saprot, ka tas var izraisīt kļūdas vai pilnīgu haosu, kam nekādā gadījumā nevajadzētu ļaut strādāt ar dokumentiem.
