Saskaņā ar dažādu personāla atlases aģentūru veiktajiem pētījumiem “sekretāra” profesija ir viena no tām, kas saistīta ar lielāko pārstrādes rūpnīcu skaitu un nepieciešamību pielāgoties vadības darba grafikam. Šajā grupā ietilpst arī autovadītāji un dažu citu specialitāšu pārstāvji.
Kas ir sekretārs?
Šis termins nāk no latīņu valodas “noslēpums”, tā dēvēti pilnvarnieki senajā Romā. Tad un vēlāk (karaliskajā tiesā) viņi bija tikai vīrieši, reizēm izveicīgi nonākot pie varas.
Šī profesija ieguva sievietes izskatu jau Pirmā pasaules kara beigās, parādoties rakstāmmašīnai un parādoties šādam sekretāres-referentes amatam. Mūsdienās ar savām modernajām tehnoloģijām ir pat virtuālie sekretāru palīgi. Tas ir to uzņēmumu vai personu vārds, kas sniedz tiešsaistes pakalpojumus e-pastu rakstīšanai vai tālruņa zvanu saņemšanai (tulkoti) bez sekretāra klātbūtnes birojā.
Ko viņš dara?
Starp cilvēkiem režisora personīgajam sekretāram ir stereotipisks attēls - skaistule ar garām kājām, kas galvenokārt var rakstīt datorā, gatavot kafiju un atbildēt uz zvaniem. Dažreiz tas tiek atspoguļots jokos ar ne pārāk pieklājīgu saturu. Faktiski “sekretāra” profesija, kā arī referenta amats lielā uzņēmumā paredz ļoti nopietnu prasmju, zināšanu un arī noteiktu darba īpašību bagāžu. Patiess šīs profesijas pārstāvis nevar iztikt bez organizācijas, rūpības, punktualitātes un diplomātijas.
Sekretāra (sekretāra-referenta) pienākumos ietilpst zināšanas par visiem normatīvajiem dokumentiem, kas saistīti ar biroja darbu, dokumentu pārvaldību, biroja darba organizāciju, vadības struktūru, biroja aprīkojuma pamatprincipiem, darba aizsardzības noteikumiem. Visas viņa daudzās tiesības, pienākumus un veiktā darba veidus regulē amata apraksti. Viņa ir galvenais juridiskais dokuments par šāda darbinieka darbībām. Lai to apkopotu katrā gadījumā, ir jāuzņemas visa atbildība.
Apskatīsim galvenās šī dokumenta sadaļas.
Ko lasa instrukcija sekretāra palīgam?
Tās vispārīgajos noteikumos ir ietverts organizācijas nosaukums, norādīts tiešais priekšnieks un jāzvana, kam aizstāt sekretāru viņa prombūtnes gadījumā. Tur jūs atradīsit prasības darbinieka vecumam un kvalifikācijai, kā arī visu darbam nepieciešamo dokumentu sarakstu (noteikumus, GOST, kodus un noteikumus).
Sekretāram uzticētās funkcijas ir norādītas otrajā (tajā pašā) sadaļā. Tas ietver pienākumu sagatavot nepieciešamos dokumentus saskaņā ar vadības norādījumiem, reģistrēt, saņemt un nosūtīt korespondenci, organizēt un kontrolēt reģistratūras darbu, veikt dokumentāros dokumentus un daudz ko citu.
Sīkāk viņa darbība ir aprakstīta nākamajā sadaļā - "Sekretāra pienākumi". Mēs runājam par korespondences drošību un uzskaiti, sertifikātu izsniegšanu par dažādiem reģistrētiem dokumentiem, oficiālu sapulču organizēšanu un sagatavošanu, kopēšanu un drukāšanu, ziņojumu ierakstīšanu prombūtnes laikā palikušajiem priekšniekiem un viņu informēšanu par tām, uzņēmuma biroja nodrošināšanu ar nepieciešamajām kancelejas precēm.
Katrā organizācijā sekretāra pienākumiem var būt savas īpatnības atkarībā no darba specifikas. Viņa amats var izklausīties kā “sekretārs-sekretārs”, kas nozīmē paplašināt galveno pienākumu klāstu.
Par sekretāra tiesībām
Uz ko sekretāram ir tiesības? Saskaņā ar instrukcijām viņam ir atļauts pieprasīt materiālus, kas būs nepieciešami darbā dažādās uzņēmuma nodaļās, noteikt to izmantošanas kārtību.
Cita lieta ir skenēto dokumentu nodošana tieši izpildītājiem tieši izpildītājiem, reģistratūras apmeklētāju secības noteikšana un telefona zvanu sadalīšana atbilstoši to nozīmīgumam un disciplinārpārkāpumu gadījumā jāpieprasa darbiniekiem paskaidrot.
Tāpat kā jebkuram citam darbiniekam, personālajam galvas sekretāram ir tiesības strādāt piemērotos apstākļos, kas jāievēro darba aizsardzības prasības un drošības standartiem.
Par ko atbild sekretāra palīgs?
Tas ir atbildīgs par konfidenciālas informācijas neizpaušanu, par dokumentācijas kvalitāti un savlaicīgu iesniegšanu tās vadībai, atbildīgu attieksmi pret dokumentu pārvaldību, organizācijas īpašuma un organizācijas dokumentu saglabāšanu, taktiskām attiecībām ar vadību un darbiniekiem.
Nākamā amata apraksta sadaļa norāda, kādas ir darba attiecības un funkcionālās attiecības starp sekretāra palīgu un dažādām uzņēmuma struktūrām. Parasti vidēja lieluma organizācijā sekretāram ir jāsaskaras materiālos un tehniskos jautājumos (nodrošinot biroju ar biroja piederumiem) ar administratīvo un ekonomisko departamentu, dokumentu pārvaldības jautājumos - ar citām struktūrvienībām un, protams, tieši ar vadību.
Sekretāra darbība tiek vērtēta pēc galvenajiem izvēlētajiem kritērijiem, kurus arī regulē attiecīgā instrukcijas sadaļa. Lielākajā daļā gadījumu šādi kritēriji ir efektivitāte un rūpība. Pastāv arī situācijas, kad instrukcija ir jāpārskata. Tas var notikt, mainot tā funkcijas vai organizācijas struktūru.
Rezumējot
Pieņemot darbā personu, šim amatam ieceltā persona iepazīstas ar dienesta instrukcijām, kurās uzskaitīti visi sekretāra pienākumi. Īsi tos vēlreiz atcerieties.
- Tālruņa zvanu saņemšana galvai.
- Viss darbs ar dokumentāciju - šķirošana pēc svarīguma, noformēšana, sagatavošana, saņemšana un izplatīšana, glabāšana un sistematizēšana.
- Apmeklētāju uzņemšanas organizēšana.
- Palīdzība priekšniekam darba grafika plānošanā; nepieciešamības gadījumā biļešu rezervēšana un viesnīcas rezervēšana.
- Uzņēmējdarbības sarunu sagatavošana un organizēšana.
- Pasūtiet biroja piederumus un citus nepieciešamos sīkumus, dažreiz arī produktus.
Iepazīstoties ar pienākumu sarakstu, darbinieks paraksta saskaņā ar norādījumiem, tiek uzlikts arī galvas paraksts. Ņemiet vērā, ka katrai organizācijai ir sava instrukcijas versija, taču nevienai no tām nevajadzētu būt pretrunā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem vai pieņemtajiem darba standartiem.
Tiesas sekretārs
Darba specifika katrā iestādē, kā jūs zināt, ir atšķirīga. Ko, piemēram, dara tiesas sekretārs? Kādi ir viņa darba pienākumi? To ir daudz:
- aktuālo lietu vāku dizains;
- prasību saņemšana no tiesas palīgiem;
- dokumentu un materiālu nodošana lietās;
- jaunu lietu uzskaites sastādīšana;
- paginācija
- tiesas nolēmumu kopiju izplatīšana lietas dalībniekiem (pusēm);
- tiesas nolēmumu kopiju nosūtīšana tiesneša vārdā konkrētām personām;
- pušu informēšana par tiesas sēžu datumiem un datumiem.
Turklāt
Tiesas sekretāra pienākumos ietilpst, bet ne tikai, šādi pienākumi:
- ievieto nedēļu tiesu lietu sarakstus;
- sapulces pušu izskata pārbaude;
- tiesas lietvedība;
- visu lietā iesaistīto dokumentu saņemšanas un nosūtīšanas kontrole.
Sekretāriem būtu jāiepazīstina lietas dalībnieki ar lietas materiāliem, jākontrolē pa pastu saņemtie paziņojumi, jānodod kvītis, paziņojumi, aktu kopijas un citi svarīgi dokumenti. Viņi ievada informāciju žurnālos un kartītēs, datorsistēmā, izdrukā ar roku rakstītus aktus, nodod lietas tiesnešiem pārbaudei un ņem tos pēc tam, izdod un iesniedz izpildes rakstu un tiesnešu vārdā veic daudzas citas lietas.
Prasības reģistratūrai
- Dokumentiem jābūt numurētiem, apmalinātiem.
- Lietu un citu dokumentu saraksts tiek sastādīts atsevišķi.
- Fotoattēli un aploksnes ir numurētas. Kļūmes gadījumā numerācija sākas no jauna, vecie numuri ir jāsvītro (nav jālabo).
- Visi labojumi tiek apstiprināti saskaņā ar pieņemto veidlapu.
- Lietu vāki tiek sastādīti, norādot tiesas nosaukumu, lietas numuru un nosaukumu, lietas dalībnieku vārdus, sākuma un beigu datumus, lapu skaitu un glabāšanas laiku.
- Inventarizāciju veic manuāli vai datorā.
Kas jādara skolas sekretāram?
Dažreiz ir reklāmas "Man ir vajadzīgs sekretārs skolā." Kāda ir šī nostāja, un kas tur būtu jādara? Noskaidrosim.
Skolas sekretārs ir pirmais un vissvarīgākais direktora palīgs. Viņam jāizpilda visi priekšnieku norādījumi un instrukcijas, kas saistīti ar izglītības iestādes darbību.
Viņa galvenie pienākumi ir uzņēmējdarbības vadīšana saistībā ar personāla izmaiņām (atlaišana, uzņemšana), studentu uzņemšana un izraidīšana. Viņa uzdevums ir sastādīt dokumentu, kuru direktoram būs jāgarantē ar savu parakstu. Vajadzības gadījumā sekretāram ir savākti un nogādāti parakstītie dokumenti pareizajā laikā, lai tos izskatītu augstākās iestādēs.
Citi skolas sekretāra pienākumi ietver informācijas saņemšanu un sniegšanu studentiem un personālam. Ja direktora nav, sekretāram jāreģistrē kopējais zvanu, apmeklētāju, tostarp sākumskolas skolēnu, sūdzību un apelāciju skaits un saturs.
Pēc izvēles
Zīme, kurā ir skolas sekretāra norādījumi, norāda: tā pienākums ir arī izpildīt papildu (citus) norādījumus. Ko tas nozīmē?
Tas tiek atšifrēts šādi: skolas direktora sekretāram jāievēro visi norādījumi, izņemot personīgus lūgumus. Tas var būt, piemēram, zvans uz sarunu starp studentu vai skolotāju, pasta sūtīšana, naudas pārskaitīšana, skolai nepieciešamā aprīkojuma pirkšana. Šis saraksts ir praktiski neizsmeļams, tas ir, sekretāra pienākumi skolā ir ļoti, ļoti plaši.
Ja skola neparedz grāmatveža amatu, finanšu lietas tiek uzticētas arī sekretārei. Viņa uzdevums ir nosūtīt informāciju par algām, aizpildīt laika lapu, veikt nepieciešamās korekcijas.
Var būt nepieciešama sekretāra palīdzība ne tikai direktoram, bet arī jebkuram reģistratūras apmeklētājam. Viņi vēršas pie viņa, lai izdrukātu tekstu, nokopētu dokumentu un izskaidrotu ļoti daudz jautājumu.
Ja strādājat par izpilddirektora palīgu
Šajā gadījumā jūs esat viens no speciālistiem, un direktors jūs pieņems un atlaidīs, un jūs tieši pakļausities viņam. Lai nokļūtu šajā amatā, jums ir jābūt augstākajai (vai vismaz speciālajai vidējai) izglītībai, pieredzei 1 gada amatā. Ja nav pieredzes, sertifikāts par sekretāru-referentu kursu apmeklēšanu.
Jums jābūt kompetentam jautājumos, kas saistīti ar uzņēmuma saimniecisko un finanšu darbību, tā attīstības perspektīvām, dokumentu pārvaldības un darba vadības organizēšanu, datorprasmēm un biroja aprīkojumu, ražošanas dokumentācijas tulkošanu svešvalodā, biznesa ētiku.
Funkcijas un atbildība
Jums ir jāuzņemas visi atsauces un informācijas pakalpojumi, kas saistīti ar uzņēmuma dokumentāciju. Kā arī biroja darba organizēšanu un kontroli uzņēmuma filiālēs un atsevišķās nodaļās. Nav brīnums - jūs neesat parasts sekretārs-lietvedis. Viņiem jāspēj dokumentēt un ātri organizēt vadības un padomdevēju struktūru darbības. Ja nav personāla inspektora, glabājiet visu personāla uzskaiti un uzskaiti.
Ģenerāldirektora palīgam jāsagatavo dokumenti, kas nepieciešami visa uzņēmuma finansiālo un saimniecisko darbību nodrošināšanai, jāorganizē to pieņemšana, reģistrēšana, uzskaite, glabāšana. Tas kontrolē visas dokumentācijas, kas iesniegta parakstīšanai uzņēmuma vadībai, sagatavošanas, apstiprināšanas un apstiprināšanas precizitāti. Veic pasākumus priekšnieku pasūtījumu kvalitatīvai un savlaicīgai izpildei, sniedz informāciju tieši izpildītājiem, veic analīzi un sniedz atzinumus par vadībai nosūtītajiem ziņojumiem un sertifikātiem.
Turklāt sekretāra pienākumos ietilpst operatīvās komunikācijas uzturēšana par uzņēmuma darbības jautājumiem ar pilsoņiem - privātpersonām un individuālām organizācijām (gan valsts, gan komerciālām). Viņš pieņem apmeklētājus, viņš var veikt personāla aktivitātes - aizpildīt personas lietas, rīkojumus, darba grāmatas, līgumus (līgumus), ceļošanas dokumentus un darbnespējas apliecības, glabāt darba lapu un izsniegt algas izziņas.
Un atkal par tiesībām
Šis amats nozīmē ne tikai paplašinātos sekretāra pienākumus, bet arī tiem atbilstošās tiesības. Papildus vispārpieņemtajam, tie ietver tiesības pieprasīt nepieciešamos materiālus un informāciju no visiem uzņēmuma funkcionāliem dienestiem un prasību izskaidrot kavēšanās iemeslus vadības uzdevumu izpildē. Pēc tam: ir iespējams pieprasīt darbu izpildītāju sagatavotu dokumentu aizpildīšanu, pārkāpjot pieņemtos noteikumus saskaņā ar GOST 6.38-90 vai ISO - starptautiskajiem dokumentācijas standartiem.
Viņam ir tiesības savas oficiālās kompetences ietvaros aplūkot dokumentus, kas saistīti ar uzņēmuma vadības darbībām, vadībai iesniedzot izskatīšanai personīgus priekšlikumus par organizācijas darba uzlabošanu dokumentu pārvaldības jomā un jaunāko datortehnoloģiju izmantošanu.
Viņam ir pieeja dokumentiem ar atzīmi "Konfidenciāli" un viņš var mijiedarboties ar visiem uzņēmuma darbiniekiem un dienestiem, lai uzraudzītu vadības lēmumu izpildi un sniegtu šo informāciju.
