Biroja vadītājs ir viens no nepieciešamākajiem darbiniekiem jebkura mūsdienīga uzņēmuma darbā. Plašs pienākumu klāsts ietver organizācijas un uzraudzības speciālista funkcijas. Tajā vienlaikus apvieno ne vairāk kā trīs pilnvarotos: sekretāru, vadītāju, administratoru. Biroja vadītāja pienākumi galvenokārt nozīmē lielu atbildību un lielu rūpību.
Prasības speciālistam
Norādījumi darba biroja vadītājam ietver nepieciešamās prasības tā pieņemšanai darbā un ieviešanai nākotnē. Pirmais, kas kandidātam uz šo amatu vajadzētu būt, ir atbilstoša izglītība un profesionālās prasmes. Darbiniekam jābūt diplomam par vidējās speciālās, nepabeigtas augstākās vai augstākās izglītības iegūšanu.
Šīm prasmēm jābūt zināšanām par biroja struktūru un tā darba iezīmēm. Telpas zonējums ir svarīgs funkcionalitātes faktors. Ja biroja vadītājs pārzina darbību organizēšanas principus, viņam būs viegli kontrolēt atsevišķas darba pozīcijas. Personāls jāiedala atbilstoši pienākumiem, lai netiktu traucēts cits darbs. Biroja vadītājam jāzina katra speciālista darba apjoms un atbildības pakāpe.
Biroja administratora pienākumi
Vadītājam ir pienākums biroja ēkā organizēt optimāli ērtu ražošanu. Papildus zonējumam vadītājam ir jāpārvalda darbinieki, lai visas katra kadra funkcijas tiktu veiktas stabili. Biroja pamatus administrators nosaka šādiem priekšmetiem:
- Speciālistu atlase un izvietošana.
- Plānošanas stratēģijas un taktika darbā.
- Biroja organizatoriskās struktūras veidošana.
Lai nodrošinātu stabilu darba stāvokli birojā, ir jānodrošina, ka katrs šāviens gūst panākumus tā darbībās. Pozitīvie darba rezultāti tiek realizēti ar motivācijas un stratēģijas vadības metodēm. Inovatīvas pieejas izstrāde un ieviešana kvalitātes uzlabošanai un produktivitātes paaugstināšanai ir biroja vadītāja pienākumi.
Biznesa komunikācija darba komandā balstās uz morāli un profesionālo ētiku. Biroja vadītājs ir pieklājīga toņa un darbinieku cieņas piemērs.
Iekšējā kontrole
Visus pieņemtos lēmumus kontrolē administrators. Kontrole tiek veikta šādās profesionālās jomās:
- Iekšējā darba grafika ieviešana un uzturēšana.
- Atbilstība īpašiem uzņēmuma komunikācijas standartiem.
- Kontrolējiet runas kultūru, sazinoties ar klientiem un biznesa partneriem.
- Apģērba kods ir svarīgs punkts uzņēmuma darbā. Darbiniekiem jāvalkā atbilstoši formas tērpi, kas noteikti standartos. biznesa vide un uzņēmuma statūti.
Biroja vadītājam, kura darba pienākumos ietilpst personāla vadība un darbības kontrole, jāizstrādā sava organizācijas metodika un struktūra darba kvalitātes novērtēšanai. Katram darbiniekam tiek piemērota disciplinārā atbildība par darba grafika un darba ētikas pārkāpumiem. Šādu atbildību nes pats vadītājs. Pārkāpumu novēršanas pasākumu sistēmu, konfliktu risināšanas metodes ar vadību un citiem darbiniekiem, kā arī morālo stimulu metodes izstrādā administrators.
Vadītāja pienākumi
Vadītāja funkcijas var veikt arī biroja vadītājs. Šajā gadījumā viņam jānodrošina personāls un telpas ar nepieciešamajām piegādēm. Katram darbiniekam ir jābūt emblēmai un vizītkartēm, lai viņa personību, vārdu, amatu, kontaktinformāciju vienmēr varētu uzzināt un pareizi izmantot. Speciālista seja ir biroja un uzņēmuma seja.
Biroja piederumi tiek piegādāti regulāri, un par tiem atbild biroja vadītājs. Preču piegādei tiek sastādīti ekonomiskie plāni, ņemot vērā uzņēmumam piegādāto produktu daudzumu, lielapjoma pirkumu izmaksas un atlaižu sistēmas. Pastāvīgas biroja materiālu piegādes, ieskaitot papīru un palīgmateriālus aprīkojumam, tiek veiktas, noslēdzot darījumus ar piegādātājiem un pakalpojumu uzņēmumiem, tieši piedaloties biroja vadītājam. Preču saņemšanu kontrolē maksājumu un grāmatvedības uzskaite. Kancelejas preces un personāla piederumi tiek izdoti ar atbildīgo personu iecelšanu un ekonomisko vērtību sadales shēmu un procedūru pieejamību.
Visas iekārtas kontrolē piegādes menedžeris, šajā gadījumā biroja vadītājs. Pienākumos ietilpst tehniskā aprīkojuma, sakaru stāvokļa uzraudzība. Aparātu un mašīnu sabojāšanās gadījumā tiek izsaukts servisa uzņēmums vai remonta tehniķis un tiek pārbaudīti viņa darba rezultāti. Šāda kontrole notiek arī tad, kad birojā tiek piegādāts jauns aprīkojums.
Iekārtu un piederumu inventarizāciju veic biroja vadītājs, periodiski saskaņojot saimnieciskā īpašuma pieejamību un tehnisko stāvokli ar grāmatvedības datiem.
Pēc viņa atbildības ekonomiskā atbalsta vadītājs pārvalda līdzekļus, kas birojam piešķirti uzņēmumam nepieciešamo preču iegādei un telpu tehniskajām vajadzībām. Piegādes vadītājs organizē apspriežu, konferenču, sarunu materiālo un tehnisko nodrošinājumu.
Sekretārs un viņa pienākumi
Visi iepriekš minētie galvenie procesi vadītāja darbā un viņa lēmumi ir oficiāli jāfiksē, un tāpēc biroja vadītāja, sekretāra atbildība vienā personā ietver dokumentālo atbalstu organizatoriskām darbībām. Katram dokumentam atkarībā no mērķa ir sava forma un kompilācijas struktūra. Tikai tad pieņemtajam lēmumam vai plānam būs juridisks pamats, un tam būs nepieciešama visu punktu stingra īstenošana. Tādējādi tiek veidota skaidra un saskanīga uzņēmuma darbība.
Sadarbība un integrācija
Sekretārs-menedžeris rīko sapulci un viesu uzņemšanu. Delegācijas un komisijas, partneri, klienti ir svarīgi uzņēmuma apmeklētāji. No tām tieši ir atkarīgas uzņēmuma aktivitātes un attīstība. Komunikācija notiek biznesa līmenī, izmantojot formāli draudzīgu ētiku, nepiesaistoties personīgām attiecībām un mijiedarbībai - tikai darbs. Biroja vadītājam jā simbolizē kultūra un cieņa ne tikai kā vadošajam pārstāvim, bet arī pret visu uzņēmumu. Kontaktinformācijas saņemšanu un pārsūtīšanu veic tieši sekretārs. Sadarbībai un svarīgu mijiedarbības jautājumu risināšanai tiek veikta vizītkaršu apmaiņa, to analīze un glabāšana nodaļā. Biznesa korespondences uzturēšana ar partneriem un filiālēm ir biroja vadītāja pienākums. Viņš liek elektroniski un ar kurjeru nosūtīt nepieciešamo materiālu, saņemt un analizēt informāciju, uzturēt biznesa korespondence.
Vadītājs vadības struktūrā
Vadītājs vairumā gadījumu ir tieši pakļauts uzņēmuma ģenerāldirektoram un vecākajai vadībai. Atbildību un tiesības nosaka iestādes, kuras uzrauga to ievērošanu.Biroja vadītāja pienākumos par atsākšanu ietilpst ziņojums par veikto biroja iekšējo organizāciju, produktivitātes rezultātu sasniegšanu un grūtībām, kas radušās darbā un aktivitāšu nodrošināšanā. Viņi sniedz priekšlikumus apstākļu uzlabošanai, ekonomiskajiem un ekonomiskajiem jautājumiem saistībā ar aprīkojuma un materiālu iegādi, pieprasa pārcelšanu, paaugstināšanu amatā un darbinieku atlaišanu. Disciplinārsodi un stimuli ievērojamiem speciālistiem tiek nodoti izskatīšanai.
Speciālista norādījumi
Jaunā vadītāja pieņemšana ir saistīta ar pienākumu, tiesību un atbildības kopuma apkopošanu un pieņemšanu. Biroja vadītāja norādījumos ietverts visu iepriekšminēto normu un darba un organizācijas noteikumu pilns saraksts, tajā iekļautas arī personas vai amati, kas ziņo administratoram.
Karjeras kāpnes
Vadītāja karjeras pamatā ir iekšējā attīstība un profesionālā izaugsme, kuras mērķis ir uzlabot prasmes. Ietekmes izmaiņas notiek līdz ar autoritātes palielināšanos vai samazināšanos padoto un citu darbinieku acīs. Amata vertikāli pozitīvo mobilitāti nosaka panākumi uzņēmuma izvirzīto mērķu sasniegšanā, iniciatīva un sabiedriskās īpašības, inovatīvās spējas un efektīvas darba metodes.
Biroja vadītājs ir viena no pieprasītākajām profesijām. Efektīvam speciālistam jāpievērš liela uzmanība cilvēkresursiem, par šo prasību ir atbildīgs biroja vadītājs. Pareizi saskaņots ar iekšējo vadības prasmes un augsti kvalificēts personāls pozitīvi ietekmēs uzņēmuma attīstības dinamiku.
