Krievu ikdienas dzīvē parādījies jauns angļu valodas vārds “back office”. Kas tas ir Kādas funkcijas tas veic? Kuros uzņēmumos tas pastāv? Mēģināsim izprast sīkāk.
Aizmugures birojs. Kas tas ir
Šīs vienības pastāv daudzās organizācijās. Atbalsta birojs ir uzņēmuma departaments vai departaments, kuram ir noteiktas funkcijas. Tas ir par ikdienas, administratīvo un apkalpošanu. Parasti funkcijas ietver arī informācijas tehnoloģijas (administrēšanas un atbalsta dienests), cilvēkresursus un grāmatvedību.
Dažās organizācijās atsevišķi tiek noteikti papildu darba virzieni, kas jāveic birojam. Kas tas ir Bieži vien šīs nodaļas darbinieki nodarbojas ar pārdošanas, pirkumu, krājumu atlikumu statistisko un analītisko uzskaiti un arhīva uzturēšanu.
Ja šis rezerves birojs ir bankas nodaļa, tad funkcijas ietver klīringa operācijas, pašreizējos skaidras naudas norēķinu pakalpojumus utt.
Back office vēsture
Sākotnējos biznesa attīstības posmos jebkura uzņēmuma telpu plānojums bija īpašs. Priekšplānu aizņēma tā dēvētais priekšējais birojs. Tas tika darīts tā, lai klientiem būtu iespēja ātri un ērti atrast pareizo darbinieku. Protams, vadība šajā telpā ieguldīja lielus līdzekļus, veicot dārgus remontus, tīrīšanu un mēbelēšanu. Tiešajam birojam vajadzēja radīt vislabāko iespaidu, jo tā ir jebkura uzņēmuma “seja”.
Viņa darbiniekiem jābūt arī konsekventiem apģērba un izturēšanās stilā. Šī ir jebkura uzņēmuma publiskā puse.
Fonā tradicionāli atradās aizmugurējais birojs. Šī ir tāda vieta, kur tika veikta pati ražošana, tur bija administratīvo telpu sistēma, dažādi departamenti, noliktavas utt.
Tāpēc šīs teritorijas tradicionāli ir bijušas netīras, drūmas un nav īpaši koptas. Šo telpu reprezentativitāte nebija īpaši vērojama, jo klienti tajās nekad nav parādījušies. Protams, darbinieku izskatam netiek izvirzītas īpašas prasības. Lielāka uzmanība tika pievērsta profesionālajām prasmēm.
Šis biroja sadalījums divās lielās nodaļās, kas pilda dažādas funkcijas, ir sevi labi pierādījis un pastāv līdz šai dienai.
Front biroja darbinieki rada uzņēmumam skaistu “attēlu”. Tajā pašā laikā uzņēmums attīstās un plaukst tieši pateicoties biroja darbiniekiem. Kāpēc? Apskatīsim.
Atbalsta biroja nozīme un nozīme uzņēmuma attīstībā
Prakse rāda, cik liela šīs vienības loma ir organizācijai.
Pirmkārt, atbalsta birojs palīdz saglabāt uzņēmuma reputāciju ļoti konkurences apstākļos. Protams, ja darbinieki labi un skaidri pilda savus pienākumus. Patiešām, jebkuram klientam galvenais laba uzņēmuma kritērijs ir kvalitatīvs pakalpojums. Pateicoties biroja darbiniekiem, tiek veikts pilnīgs noteiktas operācijas cikls.
Otrkārt, riska pārvaldību veic arī atbalsta birojs. Ko tas dod uzņēmumam? Šīs nodaļas darbinieki sagatavo ziņojumus, atlasa datus, faktorus un veic aprēķinus, pamatojoties uz kuriem tiek pieņemti vadības lēmumi. Tāpēc to pareizība un precizitāte ir ļoti svarīga uzņēmuma nākotnei. Darbinieki veic ārkārtīgi atbildīgu darbu, ievērojami samazinot riskus.
Treškārt, back office pakalpojums arī izstrādā jaunas ietaupīšanas un racionalizācijas priekšlikumi. Protams, darbinieki tieši nenopelna finanšu resursus uzņēmumam. Bet viņi var netieši ietekmēt šo procesu.
Aizmugures birojs bankā
Tā ir operatīvā grāmatvedības vienība. Pateicoties viņa darbam, tiek nodrošināta galveno departamentu darbība.
Atbalsta birojs nodarbojas ar darījumu ar vērtspapīriem uzskaiti un reģistrēšanu, saistību un aktīvu pārvaldīšanu, kā arī norēķiniem ar klientiem. Bet tas ir tikai aisberga redzamā daļa.
Aizmugurējais birojs veic aizdevuma noformēšanas operācijas. Turklāt darbinieki bieži nodarbojas ar kontu atvēršanu, grāmatvedības kārtošanu un risku pārvaldību.
Aizmugures birojs. Darījuma dokumentāra noformēšana un atbalstīšana vērtspapīru tirgū
Bankās back office bieži sastāv no vairākām nodaļām. It īpaši, ja organizācija veic lielu skaitu darījumu vērtspapīru tirgū. Darbinieku pienākumos ietilpst elektroniskā un dokumentu apstrāde, viņu atbalsts. Pakavēsimies pie tā sīkāk.
Pirmkārt, biroja darbinieks uztur darījumu reģistru, sastāda līgumu par konkrēta emitenta vērtspapīru pirkšanu.
Nākamais ir vērtspapīru pārreģistrācijas process. Tā ir īpašumtiesību nodošana. Lai sāktu šo procesu, biroja personālam ir jāizdod pārskaitījuma rīkojums un jāleģitimizē pašreizējais darījums.
Pēc pārreģistrācijas veikšanas un apliecinoša dokumenta saņemšanas darbinieks kontrolē galīgo norēķinu procesu.
Aizmugurējā biroja darbiniekam ir ļoti liela atbildība. Ja dokumentu noformēšanas procesā ir vismazākā neprecizitāte, darījums tiek atzīts par nederīgu. Tā rezultātā cietīs klients, un uzņēmums cietīs nopietnus zaudējumus.
Turklāt finanšu birojs nodarbojas ar analītiskiem (iekšējiem) darījumiem starp organizācijas departamentiem finanšu pārdales sistēmā.
Pēdējo gadu tirdzniecības jomā viņi bieži izmanto dažādas automatizācijas programmas.
Mazumtirdzniecības birojs
Organizējot biznesu, vadītājs saskaras ar daudzām problēmām. Nepieciešams nodrošināt tirdzniecības grīdas ar precēm, automatizēt noliktavas uzskaiti uzņēmumā, pārvaldīt cenu veidošanu, sadarboties ar piegādātājiem un filiālēm.
Kā tika norādīts, šo un daudzu citu problēmu risināšanai ir izveidotas īpašas programmas, kas paredzētas birojam.
Mazumtirdzniecības sistēmā šādas vienības darbinieki palīdzēs kontrolēt preču ienākšanu un izlaišanu, norakstīt un pārvietot, pārvērtēt, veikt atgriešanu, skaidru naudu banku operācijas darbs ar tirdzniecības aprīkojumu.
Programmatūras paketei var būt dažādas konfigurācijas: nepārtikas preču mazumtirdzniecība, veikals, veikals vai lielveikals. Pašlaik ir izvēle.
Tīkla back office
Galvenās darbības jomas tīkla tirdzniecībā ir:
- izmaiņu un papildinājumu veikšana lielā preču klāstā;
- datu apmaiņa starp departamentiem;
- centralizēta grāmatvedība;
- operatīvo ziņojumu iegūšana par filiāļu darbību utt.
Lai atvieglotu darbu un nodrošinātu biroja mijiedarbību ar tirdzniecības vietu tīklu, viņi bieži izmanto automatizētu back-office versiju. Šīs programmas ļauj organizācijai strādāt efektīvāk un ātrāk.
Atpakaļ birojā ēdināšanas
Ēdināšanas biroja personāla darbs galvenokārt ir nepārtraukts darbs. Tajos tradicionāli ietilpst:
- ikdienas obligāto darbību veikšana;
- preču un noliktavas uzskaites veikšana;
- trauku ražošanas kontroles procesu;
- datu vākšana un analīze;
- ziņošana.
Atkarībā no organizācijas lieluma un apgrozījuma tirdzniecības birojā parasti ir no trim līdz trīspadsmit līdz piecpadsmit cilvēkiem.
Pašlaik, kā tika atzīmēts, pastāv automatizētas sistēmas, lai atvieglotu tādu operāciju ieviešanu, kas darbiniekiem jāveic. Tas, protams, ir pozitīvs brīdis organizācijas vadītājam. Bet ne vienmēr strādājošajiem. Prakse rāda, ka tādu automatizētu sistēmu iegāde, kuras veic lielāko daļu biroja darba, samazina darbinieku skaitu.
