Biroja vadītāja darba apraksti: paraugs

Biroja vadītājs pilnībā kontrolē, saņem un dokumentē visu dokumentācijas apjomu, kā arī personiskos paziņojumus, kas adresēti uzņēmuma direktoram. Pēc visu kopiju pārbaudes un saskaitīšanas darbiniekam tās jāpaņem parakstīšanai.

Departamenta dokumentācija

1. Uz visiem līgumiem un pasūtījumiem uzliek zīmogu ar ģerboni.
2. Darbs ar dažādu dokumentāciju, kas sastāv no projekta sagatavošanas, apstiprināšanas. Biroja vadītājam vajadzētu ne tikai piedalīties dokumentācijas izstrādē un aizpildīšanā, bet arī pievērst darbinieku uzmanību tās saturam, atšifrēt neskaidras detaļas un jāspēj izskaidrot visus aspektus, par kuriem cilvēkiem var rasties jautājumi. Turklāt dažreiz šim darbiniekam ir jāseko līdzi dažādu jauninājumu darbībai un efektivitātei, ja to pieprasa vadība.
3. Visas ienākošās sarakstes pilnīga reģistrācija. Biroja vadītājs mijiedarbojas ar vēstulēm, ziņojumiem un paziņojumiem. Viņam ir pienākums pilnībā pieņemt un reģistrēt informāciju un pēc tam pārsūtīt to adresātam. Vajadzības gadījumā viņš ziņojuma dokumentācijai pievieno informāciju, dažos gadījumos to vāc un glabā, kā arī ir atbildīgs par visas saņemtās dokumentācijas konfidencialitāti un drošību.

Papildu pienākumi

1. Dokumentu nosūtīšana un garantēšana, izmantojot elektroniskās un pasta adreses, kā arī kurjerpiegādes pasūtīšana un uzraudzība.
2. Apmeklēšana sanāksmēs, lai reģistrētu vai filmētu visus notikumus, kas notiek tajās, kā arī saņemtos datus pēc iespējas labāk reģistrētu, nodotu amatpersonām.
3. Pilnvaras izsniegšana ar iepriekšēju rīkojumu ierēdņiem, ļaujot viņiem saņemt noteiktu korespondenci vai veikt citas darbības.
4. Dokumentācijas kopēšana un kopēšana drukātā formātā, kā arī visu kopiju drošības un pareizas izplatīšanas uzraudzība.
5. Projektu un vēstuļu veidņu sagatavošana, ja tiek saņemts ģenerāldirektora rīkojums. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst arī dažādu pieprasījumu sastādīšana un nosūtīšana, ja tas ir nepieciešams un tas būtiski ietekmē uzņēmuma darbību.
6. Biroja materiālu drukāšana, kā arī datu bāzes veidošana, izplatīšana un jaunu apakšnodaļu paplašināšana.

Pienākumi, kas līdzīgi sekretāram

1. Pastāvīga uzturēšanās darba vietā, lai savlaicīgi saņemtu zvanus, ierakstītu visus saņemtos datus vai pārsūtītu zvanu uz darbinieku tālruņiem, kuriem tas paredzēts.
2. Personīgi ģenerāldirektoram nosūtītās informācijas reģistrēšana, tās pilnīga reģistrēšana, turpmāka glabāšana un pārsūtīšana.
3. Pasākumu sagatavošana uzņēmumā izpilddirektora vārdā. Tas attiecas uz darbinieku informēšanu un telpu organizēšanu, nepieciešamo priekšmetu iegādi pilnvērtīgai sapulcei vai citiem līdzīgiem pasākumiem, ko nosaka biroja pārdošanas vadītāja amata apraksts.

Svarīgi un steidzami uzdevumi

1. Organizatoriskas aktivitātes projektiem, kas veltīti uzņēmuma klientu, viesu vai apmeklētāju sanāksmēm.
2. Biļešu rezervēšana darbinieku braucieniem, viesnīcu numuru rezervēšana, komandējumu gaitas uzraudzība, savlaicīga reaģēšana uz ziņojumiem par neērtībām ceļā vai radītajiem sarežģījumiem, problēmu novēršana un, ja nepieciešams, problēmu paziņošana citiem darbiniekiem vai izpilddirektoram.

Biroja aktivitātes

1. Savlaicīga ūdens pasūtīšana, lai visi darbinieki to varētu izmantot jebkurā daudzumā.
2. Katrā ceturksnī jāveic biroja pasūtījums. Lai to izdarītu, biroja vadītājs veic darbinieku aptauju un darba vietu pārbaudi, lai noteiktu trūkumus dažās lietās, un pēc tam iegūst visu informāciju. To nodrošina biroja vadītāja amatu apraksti.
3. Uzņēmējdarbības vai zinātnisko publikāciju abonēšana, kas nepieciešama uzņēmuma attīstībai vai konkrētiem darbiniekiem, kuri vēlas saņemt saraksti darba vietā.
4. Pieteikumu par īres telpām rēķinu apmaksu, kā arī visu ar komunālo pakalpojumu rēķinu apmaksu saistīto maksājumu dokumentu pieņemšana un izpilde, ko nosaka biroja vadītāja amata apraksts ar grāmatveža funkcijas.
5. Drošības pasākumu organizēšana gan attiecībā uz darbinieku darbu, gan atbilstošo aprīkojumu darba vietā, uzraugot to ievērošanu.

Biroja vadītājs pārrauga dažu darbinieku darbu

Biroja vadītāja pienākumos ietilpst šādu darbinieku darbības uzraudzība:

1. Vadītājs. Mijiedarbojoties ar šo darbinieku, biroja vadītājam ir jāpieņem un jāreģistrē visas lietojumprogrammas, kas nosaka nepieciešamību izmantot mašīnu, kā arī jāveido piegādes pakalpojuma grafiks un ātrums.
2. Kurjeri.
3. Tīrīšanas dāmas.

Biroja vadītāja pienākumi kā darba grupas locekļiem

1. Labticīgi pildīt viņam paredzētos pienākumus, nenovirzīties no komandas iekšējās kārtības, darba likuma, morāles un ētikas principiem. To nosaka biroja vadītāja amatu apraksti.
2. Ievērojiet darba disciplīnu un visas prasības, kuras sastāda un pauž uzņēmuma vadība.
3. Savlaicīgi un stingri ievēro visus ienākošos administrācijas un vadītāja rīkojumus, kuri pastāvīgi sastāda un biroja biroja vadītājam iesniedz savu pienākumu sarakstu un nepieciešamajām darbībām katru dienu, ko paredz biroja vadītāja amata apraksts pārdošanas nodaļa.
4. Visu laiku, kas atvēlēts darbam, veiciet apzinīgu darbu, neatkāpjoties no saviem pienākumiem.
5. Veiciet visus uzdevumus savlaicīgi un ar pienācīgu kvalitāti. Bieži vien papildus darba aktivitāšu veikšanai biroja vadītājs ir spiests apkopot atskaites dokumentus, tāpēc vienmēr ir nepieciešams sekot līdzi pabeigtajiem uzdevumiem un tos ierakstīt noteiktajā kārtībā, ko nosaka biroja vadītāja amata apraksts ar personāla virsnieka funkcijām.

Svarīgi pienākumi

1. Nodarbojas ar tīrīšanu, lai saglabātu savu darba vietu tīru un sakoptu. Arī biroja vadītājs uzrauga biroja telpu savlaicīgu tīrīšanu. Viņš ir spiests uzraudzīt pārskatu un projektēšanas dokumentācijas glabāšanas procedūras ievērošanu, ja nepieciešams, patstāvīgi sistematizēt visus materiālus. To nosaka biroja vadītāja amatu apraksti.
2. Rūpīgi un efektīvi izmantojiet piegādāto biroja aprīkojumu, datorus un citas ierīces. virzot viņu darbu tikai uz uzņēmuma mērķiem, nevis veicot personiskas lietas, izmantojot aprīkojumu, ko nodrošina uzņēmums. Paredz to darīt Sekretāra amata apraksts biroja vadītājs.
3. Ir ekonomiski un izdevīgi iztērēt piegādātos materiālus un citus resursus, tos izmantot tikai uzņēmuma labā un sasniegt augstus rezultātus no sava un citu uzņēmuma darbinieku darba. Biroja vadītāja amata apraksts, kura paraugs parāda visas prasības šī darbinieka darbam, apstiprina, ka viņam vajadzētu ne tikai strādāt, bet arī dot maksimālu labumu uzņēmumam.
4. Novērot un uzraudzīt darba aizsardzības standartu un noteikumu izpildi, nodrošinot katram darbiniekam drošību darba vietā, ko nosaka biroja vadītāja amata apraksts ar sekretāra funkcijām.
5. Nelietot žurnālistisko vai zinātnisko publikāciju, runu, oficiālajā amatā iegūtās informācijas vai uzņēmuma īpašumā esošo dokumentu skatīšanai. Aizliegts izmantot informāciju, kuras izpaušana var radīt būtisku kaitējumu uzņēmumam vai sabojāt tā reputāciju. To nodrošina biroja vadītāja amatu apraksti.

Tiesības

1. Saņemt informāciju, kā arī konfidenciālus datus par nepieciešamajām darbībām oficiālas varas ietvaros un ar iestāžu vadību.
2. Pieprasīt, lai dažādi darbinieki aizpilda vai izmaina dokumentus, kas sastādīti ar kļūdām, satur nepareizu informāciju.
3. Veikt dokumentu kontroli un apstiprināšanu savas kompetences un vadītāju iecelto pilnvaru ietvaros.
4. Iesniegt varas iestādēm prasības neatkarīga darba, kā arī citu darbinieku darba apstākļu uzlabošanai. Biroja vadītājs var sniegt priekšlikumus ne tikai par konkrēta darbinieka vai nodaļas darbību, bet arī par visa uzņēmuma darbu.
5. Pieprasīt atbilstošu apstākļu nodrošināšanu, lai nodrošinātu visu dokumentu drošību un spēju garantēt informācijas un veikto darbību konfidencialitāti, ja tie ir jāslēpj no konkurentiem.
6. Savas kompetences un pilnvaru ietvaros pieņem lēmumus par noteiktu cilvēku darbību uzņēmumā.
7. Izplatiet finansiālos vai darba stimulus, kā arī piemērojiet sodus tiem darbiniekiem, kuri atskaitās biroja vadītājam. Lai veiktu šīs darbības, nepieciešama iepriekšēja izpilddirektora atļauja.

Biroja vadītājam ir pienākums skaidri un pareizi izpildīt savus pienākumus, veikt darbības uzņēmuma labā. Viņš veic visu darbu, lai sistematizētu un vienkāršotu citu darbinieku darbību, kā arī nodotu ģenerāldirektoram vai viņa vietniekam panākumus vai kļūdas citu darbinieku darbā.