Personīgais galvas palīgs: pienākumi un prasības

Jebkuras organizācijas galvenais resurss ir tās darbinieki. Tie veicina ražošanas izaugsmi un labklājību. Kompetentie priekšnieki novērtē savus darbiniekus. Starp citiem nozīmīgiem amatiem īpaši izceļams vadītāja palīgs. Pienākumus, kuru nozīmi ir grūti pārvērtēt. Tas ir labās puses un galvenais padomdevējs, pasākumu organizators un sanāksmju koordinators. Bez laba palīga augstākā līmeņa vadītājam būs ļoti grūti vadīt uzņēmumu.

Asistenta atšķirīgās iezīmes un specifika

Nav tādas nostājas, kas būtu tik pretrunīga un neviennozīmīga attiecībā uz vadītāja asistenta prasībām. Darbinieku, kas nodarbojas ar šāda veida darbībām, pienākumos ietilpst diezgan daudz punktu. Turklāt personīgos asistentus bieži sajauc ar sekretāriem vai biroja vadītājiem. Lai arī tie ir līdzīgi, tie ir dažādi darbības veidi.

Pārvaldnieka palīga funkcionālie pienākumi:

• Priekšnieka darba dienas nodrošināšana - grafiks, tikšanās, dokumentu parakstīšana un komandējumi;
• nodrošināt ērtu darba vietu augstākajam vadītājam - rūpēties par telpas mikroklimatu, tīrību un komfortu;
• darbs ar galvas dokumentiem, īpaši ar ienākošajām vēstulēm un zvaniem;
• priekšnieka psiholoģiskā komforta nodrošināšana;
• sākotnējās sarunas;
• tulkošana;
• nodrošinot vadības kancelejas preces utt.

Šis saraksts ir daudz plašāks nekā sekretāra un administratīvie pienākumi. Tomēr specifika, ar kuru jāsaskaras darbiniekam "personīgajam galvas palīgam", darbības pienākumi un nianses dažādiem darba devējiem būs atšķirīgas.

Gadās, ka tas galvenokārt ir sekretāru darbs. Vai arī palīgs nodarbojas tikai ar priekšnieka ērtības un kārtības nodrošināšanu. Daži palīgi ir pilntiesīgi vietnieki, un viņiem ir pakļauti viņu darbinieki.

Darba devēja profesionālās izziņas par vadītāja menedžera amata kandidātu, pienākumi un izglītības prasības

Prasības pamatizglītībai un darba pieredzei būs atšķirīgas, atkarībā no vadības uztveres. Visbiežāk šī vakance tiek uzskatīta par karjeras sākumu. Tomēr nopietns augstākā līmeņa vadītājs meklēs palīgus cilvēkam ar noteiktu profesionālo un dzīves pieredzi.

Minimālā prasība ir vidējā izglītība, kas saistīta ar administrēšanu vai jurisprudenci. Turklāt darba devēji no pretendentiem sagaida šādas profesionālās īpašības:

• spēja strādāt visās biroja programmās;
• ātrgaitas druka;
• lasītprasme;
• vismaz vienas svešvalodas, visbiežāk angļu valodas, zināšanas;
• zināšanas par programmēšanas pamatiem un nestandarta datorprogrammām;
• prasme veikt dokumentu noformēšanu un saraksti atbilstoši normatīvajām prasībām;
• zināšanas par spēkā esošo likumdošanas pamatiem;
• kompetenta, sniegta runa.

Šīs ir minimālās prasības pretendentam uz "personīgā galvas palīga" amatu. Atbildību var arī papildināt, atkarībā no organizācijas darbības jomas. Dažos uzņēmumos priekšnoteikums uzņemšanai šādā darbā ir profila vai ar to saistītā izglītība. Turklāt par lielu plusu tiek uzskatīta papildu uzņēmējdarbības izglītība vai tālākizglītības kursi.

Asistenta personīgie atribūti

Papildus profesionālajam vadītāju palīgiem tiek uzrādītas vairākas personiskās prasības.“Pārvaldnieka palīga” amata specifikai, pienākumiem un darba īpašībām ir nepieciešama īpaša rakstura noliktava.

Pirmkārt, tas ir:

• izturība pret stresu - galu galā asistentam bieži vien vispirms ir jāuzņemas savu priekšnieku dusmas un jāuzklausa padoto neapmierinātība;
• vairākuzdevumu veikšana - laba palīga visvērtīgākā kvalitāte ir spēja veikt vairākus uzdevumus vienlaikus;
• pozitīva domāšana - bez šīs rakstura iezīmes menedžera palīgs netiks galā ar papildu pienākumiem, jo ​​viņa darbības bieži pārsniedz standarta biznesa sadarbības iespējas;
• augstas mācīšanās spējas - vēlmei iemācīties jaunas lietas un labi izprast darba gaitu vajadzētu būt klāt katram labam palīgam.

Šīs ir tikai pamata rakstura iezīmes, kas katram menedžera palīgam nepieciešamas veiksmīgai profesionālajai karjerai. Bet vissvarīgākā personīgā prasība - priekšnieka un palīga temperaments un izturēšanās nedrīkst disonēt, bet ideālā gadījumā papildināt viens otru.

Vispārīgās saistības

Asistents tieši strādā ar organizācijas vadību, veicot gan personiskos uzdevumus, gan profesionālos pienākumus. Tajos parasti ietilpst:

• vadīt biroja vadītāju un dažos gadījumos arī visu organizāciju. Atsevišķos uzņēmumos asistenti pārvalda organizācijas sekretariātu;
• vadības koordinācija. Ieplānojiet biznesa tikšanās, atgādiniet priekšniekiem par dažāda veida pasākumiem un aktivitātēm;
• korespondences vadīšana organizācijas vārdā;
• ienākošo tālruņa zvanu saņemšana un pārdale;
• galvas nodrošināšana ar visu nepieciešamo informāciju pēc pieprasījuma.

Papildu pienākumi organizācijas vadītāja palīgam

Personīgais galvas palīgs ar papildu pienākumiem un funkcijām ir visizplatītākā vakance šajā darbības jomā. Visbiežāk vadība meklē diezgan daudzveidīgu darbinieku, kas spēj paplašināt pienākumus.

Izplatītākie papildu pienākumi ir:

• tulkojums no svešvalodas, arī sarunu laikā. Ne vienmēr vadība var pilnībā uzticēties ārējiem darbiniekiem, un vismaz angļu valodas zināšanas šeit būs ļoti noderīgas;
• galvas un ceļojuma pavadīšanas organizēšana. Šāda aktivitāte paredz, ka asistents parūpēsies par visiem sadzīves mirkļiem: pārvietošanos, taksometra un viesnīcas pasūtīšanu, ēdināšanu un dokumentiem;
• priekšnieku pavadīšana uz protokola pasākumiem;
• sadzīves pakalpojumi.

Šis saraksts nebūt nav pilnīgs. Visbiežāk ir diezgan grūti viennozīmīgi atbildēt uz jautājumu, par ko atbild menedžera palīgs? Šī darbība ir ļoti daudzveidīga. Katrs priekšnieks izvirza savas prasības, galvenais ir nodrošināt, lai tie visi būtu likuma ietvaros.

Personīgā asistenta režīms

Viena no galvenajām šīs aktivitātes iezīmēm ir darbinieka darba laika atkarība no vadības. Protams, normāli tiek noteikta astoņu stundu darba diena. Faktiski palīgi salīdzina savu režīmu ar priekšniekiem.

Šī darba laika “izplūšana” un nepieciešamība vienmēr uzturēt kontaktus ar vadību bieži vien atbaida absolventus no šīm vakancēm. Patiesībā jums jāstrādā ne vairāk kā jebkurā citā vietā. Atpūtas un darba laiks kļūst nestabils.

Darba apraksts Pārvaldnieka palīgs

Amata aprakstā jāprecizē amata "vadītāja palīgs" struktūra, pienākumi, prasības izglītībai un darba pieredzei. Šis ir dokuments, kas nodrošina vadības prasību caurskatāmību un vieglu kontroli pār darbinieku pienākumu izpildi.

Darba apraksts ir normatīvs un saistošs.Šajā dokumentā ir aprakstīti visi menedžera asistenta darba smalkumi. Šis ir praktisks rīcības ceļvedis. Dokumentā ir iekļauti ne tikai pienākumi, bet arī darba strīdu risināšanas tiesības, atbildība un iezīmes.

Saistībā ar vadītāja palīga darbības specifiku īpaša uzmanība jāpievērš viņa amata apraksta sagatavošanai. Noteikti izrakstiet darba iezīmes, darba un atpūtas laika organizēšanas nianses, kompensāciju par apstrādi.

Asistenta amata apraksts no tā paša dokumenta ir jānošķir no “asistenta” amata projekta vadītājs. ” Pēdējo pienākumi, tāpat kā pats darbs, bieži ir īslaicīgi.

Turklāt darba aprakstā skaidri jānorāda amata nosaukums. Visbiežāk norāda “sekretārs”, “sekretārs-referents”, “virziena vadītājs”. Rūpīgi pārliecinieties, vai šis ieraksts atbilst pašreizējiem noteikumiem un ir aktuāls.

Ko norādīt izpilddirektora asistenta atsākšanā

Personīgā asistenta amats ir lielisks absolventa karjeras sākums. Tādējādi jūs varat iegūt savu pirmo darbu un iegūt nesalīdzināmu profesionālo pieredzi. Tomēr darba meklētājiem ar pieredzi šī vakance var šķist interesanta. It īpaši, ja plānojat mainīt darbības jomu.

Zinot galvenos vadītāja palīga pienākumus, nav grūti uzrakstīt atsākšanu. Šajā dokumentā tiek pieņemts, ka esat izlasījis jautājuma teorētisko daļu un esat gatavs sākt darbu. Rūpīgi izpētiet prasības pretendentam un sāciet rakstīt tekstu.

Dati, kas obligāti jānorāda vakances “palīgs” vai “personīgais galvas palīgs” CV:

1. Uzvārda pilns vārds un patronīms, atsākot ārvalstu uzņēmējdarbību, ir atļauti tikai pirmie divi vārdi.
2. Ģimenes stāvoklis. Tas ir obligāts punkts - asistenta amatā bieži tiek pieņemts neregulārs darba laiks. Jābūt pārliecinātam, ka šāds grafiks nelabvēlīgi neietekmēs ģimenes pienākumus.
3. Izglītība Norādīts hronoloģiskā secībā. Ja jūs joprojām mācāties, noteikti pārbaudiet, cik ilgs laiks būs vajadzīgs tās pabeigšanai. Bieži vien darba devēji par pēdējiem palīgiem ņem pēdējo kursu studentus, kam seko karjeras izaugsme. Šeit norāda arī svešvalodu zināšanas un prasmes līmeni tajā.
4. Darba pieredze. Norādiet no pēdējā. Ja tas vēl nav izdarīts, uzskaitiet savus brīvprātīgo projektus, dalību kopienas pasākumos vai profesionālajās organizācijās, apmācības praksi un citas piemērotas aktivitātes. Ja nevarat kaut ko sniegt, paņemiet raksturojumu absolvēšanas nodaļā un uzrakstiet, ka esat gatavs to sniegt.
5. Personīgās īpašības. Sniedziet sev patiesāko novērtējumu. Aprakstiet raksturu klasiskās psiholoģijas izteiksmē un noteikti ņemiet vērā savas stiprās un vājās puses.
6. Papildu informācija. Šeit jums jāraksta, kāpēc darba devējam vajadzētu izvēlēties jūs no citiem pretendentiem. Turklāt noteikti norādiet papildu prasmes, piemēram, autovadītāja apliecības iegūšanu. Pat šajā brīdī būs noderīgi rakstīt par papildu izglītības pieejamību, tālākizglītības kursiem, uzņēmējdarbības izglītību.
7. Kontakti Atstājiet pēc iespējas vairāk veidus, kā ar jums sazināties: mobilais un mājas tālrunis, e-pasta adrese, skype, saite uz lapu sociālajā tīklā. Norādiet tikai pašreizējos datus.

Pareizi sastādīts atsākums nepaliks nepamanīts darba devējam.

Nodaļas vadītāja palīga pienākumi

Parasti darba meklētāji meklē darbu kā personāla vadītāja palīgs. Bet šajā karjeras nišā ir vieglāk sākt paaugstināšanu, ieņemot vadītāja menedžera palīgu pārdošanas nodaļa. " Šī darbinieka pienākumi nav tik apjomīgi, taču pieredze un izredzes ir nesalīdzināmi lielākas.

Galvenā atšķirība starp departamentu vadītāju asistentiem viņu specifiskākajās un šaurāk fokusētajās aktivitātēs. Viņi veic darbu, kas saistīts ar noteiktu ražošanas vai vadības jomu. Šī pieredze ir neatsverama turpmākajai karjeras izaugsmei.

Vienības vadītāja palīga pienākumi ir tādi paši kā uzņēmuma vadītāja pienākumiem. Bet ir īpaša specifika:

• nepieciešamība rūpīgi zināt vienības ražošanas, vadības vai tirdzniecības procesa būtību;
• kontakti ar palīgiem no citām nodaļām un ģenerāldirektora palīgu;
• glabāt specifisku vienības dokumentāciju.

Personīgā asistenta karjeras iespējas

Jaunieši šo ziņu uzskata par karjeras sākumu. Tomēr jums ir jānošķir, kādu paaugstināšanu vēlaties. Horizontāli vai vertikāli? Vai šajā uzņēmumā tas ir tikai sākuma punkts nākotnē? Turpmākās darbības stratēģija ir atkarīga no atbildēm uz šiem jautājumiem.

Vadība novērtē labus palīgus, un tas diemžēl ir slikts viņu karjeras izaugsmei. Priekšnieks nevēlas atlaist ideālo darbinieku, piekrīt paaugstināt algu un dod papildu priekšrocības - šī ir iespēja horizontālai karjerai. Visizplatītākais starp personīgajiem palīgiem.

Vienkāršākais veids ir virzīties pa karjeras kāpnēm noteiktā organizācijā no nodaļas vadītāja palīga amata. Šādus amatus bieži ieņem ar iespēju labāk iepazīt darbinieku un apmācīt. Ja vēlaties vertikālu karjeru, tad tas ir jūsu ceļš.

Vadītāja palīga amats nav redzams no ārpuses, bet ir ļoti nozīmīgs organizācijai. Kompetents palīgs spēj uzlabot priekšnieku efektivitāti un tādējādi uzņēmumam gūt lielāku peļņu.