Oficiālā Sekretāra pienākumi veido galveno daļu norādījumu par darba darbību veikšanu noteiktajā nodarbinātības stāvoklī. Papildus noteiktu saistošu ieteikumu sarakstam līdzīgā dokumentā ir informācija par sekretāra prasībām, tiesībām, atbildības jomu, kā arī vispārējiem darba noteikumiem. Nevajadzētu uzskatīt, ka šāds profesionālais amats ir vienkāršs un neprasa ņemt vērā noteiktas nianses.
Vispārējie pienākumi
Vispirms jums jāsaprot, kādi ir klasiskie, vienotie sekretāra pienākumi. Īsumā tos var reducēt līdz šādiem obligātiem ieteikumiem:
- Pārvaldības administratīvo darbību nodrošināšana.
- Saņemt un pārdalīt korespondenci, pēc nepieciešamības apstrādāt, sagatavot un nosūtīt atbildes uz saņemtajām vēstulēm.
- Nodrošināt biroja darbu, apkopot un apstrādāt nepieciešamo informāciju augstākajai vadībai.
- Dokumentu pieņemšana no darbiniekiem nosūtīšanai priekšniekiem parakstīšanai un iepazīšanai.
- Sanāksmju sagatavošana un to protokoli.
- Biroja un citu izstrādājumu iegāde, kas nepieciešami normālu darba darbību nodrošināšanai.
- Darbinieku un citu apmeklētāju uzņemšanas organizēšana.
- Vairāku instrukciju izpilde.
Zināšanu prasības
Darbinieka pienākumi var nedaudz atšķirties atkarībā no galvenā specializācijas. Tomēr neatkarīgi no tā zināšanām šādās jomās šajā amatā būs liekas un ļoti noderīgas:
- Darba un administratīvo tiesību pamati.
- Vispārējā ētika un biznesa etiķete.
- Dokumentācijas pamati.
- Drošības pasākumi.
- Noteikumi darbam ar skaitļošanu un uztveršanu un sarunām, kā arī biroja aprīkojumu.
- Darba aizsardzība.
- Prasības lietišķās sarakstes veikšanai.
Cita starpā nav iespējams pienācīgi veikt sekretāra pienākumus bez zināšanām par uzņēmuma iekšējiem pamatiem, darbības kārtību, normatīvajiem dokumentiem un daudz ko citu.
Asistenta pienākumi
Vadītāja sekretāra pienākumi daudz neatšķiras no vispārīgajām prasībām, kas minētas iepriekš. Viņš arī saņem un pārsūta korespondenci, nodarbojas ar dokumentu kopēšanu un arhivēšanu, kontrolē galvas pasūtījumu piegādi atbildīgajām personām, veic nepieciešamo dokumentu noformēšanu, nodrošina prioritāro preču iegādi. Cita starpā šādam speciālistam jāspēj tikt galā ar:
- administratīvo, kā arī administratīvo darbību nodrošināšana;
- vākt un apstrādāt, un pēc tam pēc augstākā līmeņa pieprasījuma sniegt informāciju;
- telefona un personisko sarunu organizēšana;
- biznesa vēstuļu rakstīšana;
- apstākļu radīšana vadītāja un daudzu citu efektivitātes paaugstināšanai.
Parasti šādus galvas sekretāra oficiālus pienākumus var veikt personas ar augstāko un vidējo profesionālo izglītību. Pēdējā gadījumā būtiska priekšrocība ir darba pieredzes klātbūtne 2 gadu profesijā.
Sekretāra tiesības
Jāatceras, ka ne tikai sekretāra oficiālie pienākumi nosaka viņa darbu, darbiniekam, protams, ir arī noteiktas tiesības. Tātad tie iekļauj iespēju iepazīties ar strādājošiem projektiem un tiesības amata aprakstā izteikt racionālus priekšlikumus.Turklāt, nosakot nepilnības savas kompetences ietvaros, sekretāram ir tiesības pievērst galvas uzmanību šiem aspektiem.
Prasības lietveža darbībām
Sekretāra-sekretāra pienākumi parasti nedaudz atšķiras no iepriekš aprakstītajiem. Šajā gadījumā vadītāja palīgam galvenokārt būtu jānodrošina tiešas vadības darbības, savukārt lietvedis galvenokārt ir koncentrējies uz papīra darbu. Viņa darba instrukcijās jāietver šādi aspekti:
- Ienākošā pasta apstrāde, atbilžu sastādīšana un nosūtīšana.
- Rīkojumu un instrukciju izpildes uzraudzība.
- Iekšējās dokumentācijas noformējuma pareizības pārbaude.
- Dokumentu reģistrēšana, uzskaite, glabāšana.
Prasības lietveža darbībām
Daudz nozīmīgākas izmaiņas ir tiesas sekretāra oficiālie pienākumi. Parasti šie speciālisti ir tieši iesaistīti tiesas sēžu uzturēšanā un fiksēšanā. Turklāt viņi sagatavo vēstules, izziņas un citus dokumentus, var piezvanīt personām, kas piedalās tiesas debatēs. Šādu aktīvu darbu var veikt persona, kurai ir gan augstākā, gan nepabeigta augstākā izglītība, bez atbilstošas darba pieredzes. Parasti šo amatu izvēlas jaunieši un meitenes, kas vēlas iegūt pieredzi tiesu jomā un turpināt karjeru jurisprudences jomā.
Dažiem var šķist, ka šādai vakancei nav vajadzīgas īpašas zināšanas un prasmes, tāpēc tā derēs daudziem, taču tā nav pilnīgi taisnība. Ko vēl dara tiesas sekretārs? Viņa pienākumos ietilpst:
- Atbilstība konstitūcijai, federālajiem likumiem un visiem citiem normatīvajiem aktiem un rīkojumiem.
- Tiesneša vai citu pilnvarotu personu rīkojumu izpilde.
- Mijiedarbība ar citiem tiesas struktūras locekļiem, lai atrisinātu lietveža kompetencē esošos jautājumus.
Vispārīga informācija
Oficiālā lietveža pienākumi, priekšnieka palīgu un tiesas darbiniekus regulē īpašs dokuments, ko sauc par amata aprakstu. Tās klātbūtne jebkurā uzņēmumā ir obligāta, jo tieši saskaņā ar noteikto noteikumu sarakstu darbinieks saprot, kādas darbības viņam jāveic un kuras ne. Šāds dokuments ir izstrādāts un sagatavots, piedaloties vadības komandai, un tajā bez izmaiņām ir ietverti tādi apakšnodaļas kā vispārīgie noteikumi, tiesības un pienākumi, atbildības joma, darbinieku attiecības uzņēmumā, kā arī nepieciešamās lietojumprogrammas.
