Kāda veida dokuments ir amata apraksts? Pieejams katrā iestādē, tas nosaka darbinieka funkcijas, tiesības un atbildības pakāpi, ieņemot noteiktu amatu. Instrukcija ir nepieciešama pareizai pienākumu sadalei, savlaicīga darba uzdevuma veikšanai, darbinieku darba kontaktu un viņu attiecību noteikšanai, vienotas slodzes organizēšanai.
No kurienes nāk instrukcijas
Izstrādājot šo dokumentu, viņi paļaujas uz esošo organizācijas struktūru, klasifikācijas rokasgrāmatu un pārvaldības standartiem.
Apsveriet biroja vadītāja profesijas piemēru, kā tiek sastādīts sekretāra amata apraksts. Tā paraugam (kā parasti tipiskam) ir vairākas sadaļas.
Pirmais ir vispārīgie noteikumi. Pirmajā sadaļā sniegta informācija par cilvēku, kurš tiek pieņemts darbā: kurš tieši var pretendēt uz šo amatu, kuru sekretārs iesniedz un ko viņš vadīs darbā, apraksta viņa zināšanas un prasmes un kas viņu aizvietos prombūtnes laikā. Otrā sadaļa ir par funkcionāliem pienākumiem. Ko sekretāram prasa amata apraksts?
Viņš kontrolē, kā citi darbinieki izpilda vadītāja pavēles un rīkojumus, organizē sapulces un sapulces, sava tiešā priekšnieka tālruņa zvanus, uzņem apmeklētājus, reģistrē saraksti.
Šīs ir kopīgas funkcijas - tās veic jebkurš sekretārs. Tās var izvērsties atkarībā no uzņēmuma specifikas, par ko mēs tālāk runāsim.
Citas preces un sadaļas
Sadaļā “Pienākumi” ir sīki aprakstīta visa aktivitātes sastāvdaļa. Tās saturs izriet no iepriekšējā.
Punktā “Tiesības” sekretāra amata aprakstā paskaidrots, uz ko viņš var pretendēt. Tie ir: darba procesa optimizēšana, spēja izmantot darbam nepieciešamos dokumentus vai informāciju, paaugstināt profesionālo līmeni.
Pēdējā rindkopā “Atbildība” ir aprakstīts, par ko sekretārs ir atbildīgs darba devējam. Šī sadaļa, tāpat kā iepriekšējā, lielākajai daļai šo norādījumu parasti ir standarta.
Un vēl?
Ko īsti dara šis darbinieks? Apsveriet, kāda funkcionalitāte satur tipisku galvas sekretāra amata aprakstu.
Viņš organizē un no tehniskā viedokļa nodrošina galvas menedžmenta aktivitātes. Pieņem ienākošo korespondenci, pārsūta konkrētiem darbiniekiem vai struktūrvienībām.
Veic dokumentus, veic dažādas operācijas datorā, lai savāktu un apstrādātu lēmumu pieņemšanai nepieciešamo informāciju.
Referenta-sekretāra amata apraksts uzņemas dažādus pienākumus. Viņš pieņem pieteikumus un sagatavo dokumentus parakstīšanai galvai, atlasa šim darbam nepieciešamos materiālus. Tas kontrolē izpildes pareizību un veic dokumentu projektu rediģēšanu, organizē priekšnieka tālruņa zvanus, fiksē informāciju viņa prombūtnes laikā, pārsūta un saņem to pa faksu, kopē dokumentus uz kopētāja, saņem un nosūta telefona ziņas.
Referenta-sekretāra amata apraksts nozīmē kompetenta un kompetenta palīga statusu, kurš galvas vārdā sagatavo pieprasījumus un vēstules, sastāda uz tiem atbildes.
Un tas vēl nav viss ...
Sekretārs arī plāno un organizē iestāžu rīkotas sanāksmes un sanāksmes, kurām viņš savāc nepieciešamos materiālus, paziņo dalībniekiem par pasākuma darba kārtību, tā datumu un sastāda arī protokolu.
Viņš uzrauga, kā darbinieki precīzi un savlaicīgi izpilda pasūtījumus un rīkojumus, kā arī uztur reģistrācijas kartes failu. Sekretāra amata apraksts cita starpā uzliek viņam pienākumu nodrošināt darba vietas vadītāju ar biroja aprīkojumu un kancelejas precēm.
Viņš drukā biroja materiālus, uztur aktuālās informācijas datu banku. Pārvalda apmeklētāju uzņemšanu, palīdz operatīvi izskatīt pieprasījumus un citus jautājumus. Izpilda lietas, iesniedz arhīvā, kontrolē to drošību.
Tās darbības režīms tiek noteikts saskaņā ar organizācijas darba grafika noteikumiem. Galvas sekretāra amata apraksts viņam uzliek oficiālus pienākumus un komandējumus rūpnieciskas vajadzības gadījumā.
Runā par tiesībām un pienākumiem
Sekretāra tiesības organizācijā nozīmē iespēju pieprasīt no vadības normālus darba apstākļus, palīdzību oficiālo pienākumu izpildē, informatīvo atbalstu - viņš var pieprasīt visus dokumentus, kas nepieciešami viņa darbā.
Viņam ir tiesības uzlabot savu kvalifikāciju, zināt par gaidāmajiem vadības lēmumiem attiecībā uz viņa darbību, izteikt priekšlikumus un uzdot jautājumus.
Sekretāram ir tiesības savas kompetences ietvaros parakstīt atsauces un informācijas dokumentus.
Tāpat kā jebkurš darbinieks, viņš ir atbildīgs par savu darba pienākumu nepildīšanu saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksu, par pārkāpumiem, kas izdarīti darbības laikā, par materiālo zaudējumu nodarīšanu.
Ja dažādās iestādēs šim amatam veiktie tiesību un atbildības pasākumi ir diezgan līdzīgi, tad sekretāru funkcijas, kā jau minēts, var ievērojami atšķirties. Apsveriet šīs atšķirības kā piemēru citiem amata pārstāvjiem.
Mācību vienības sekretāra amata apraksts
Šis speciālists tiek uzskatīts par tehnisko darbuzņēmēju. Lai ieceltu amatā, viņam nepieciešama augstākā profesionālā vai vidējā speciālā izglītība. Ko tieši vajadzētu darīt apmācības nodaļas sekretāram?
Viņam, tāpat kā jebkuram sekretāram, ir pienākums kompetenti veikt dokumentu noformēšanu, pārzināt visu iestādes departamentu vadību, prast izmantot balss ierakstīšanas, uztveršanas un sakaru ierīces, magnetofonus. Ievērojiet biznesa dokumentācijas sistēmas standartus un darba noteikumus, kā arī darba aizsardzību un drošību.
Sekretāra pienākumi apmācības daļa
Sekretāra amata aprakstam izglītības iestādē ir sava specifika. Viņš glabā atlases komitejas sanāksmju protokolus, sastāda skolēnu (studentu) personiskās lietas. Izsniedz un ievada nepieciešamo informāciju studentu ID kartēs un akadēmiskajos dokumentos, alfabēta secībā aizpilda grāmatas par diplomu un to dublikātu, sertifikātu, studentu reģistru izsniegšanu.
Tas ņem vērā mācību un studentu apmeklēšanas stundas, sagatavo mācību žurnālus, rīkojumus par kontingenta pārvietošanos. Tas saņem grāmatvedības un pārskatu dokumentāciju par lietojumprogrammām, apstrādā studentu personiskos failus un iesniedz arhīvā.
Viņa darbība notiek ciešā kontaktā ar izglītības iestādes nodaļu vadītājiem, skolotājiem un grāmatvedības nodaļām.
Un ko dara skolas sekretārs?
Skolas sekretāra amata aprakstā teikts, ka šo darbinieku tieši pieņem un atlaiž direktors, izglītībai jābūt vidējai profesionālajai izglītībai vai vispārējai izglītībai ar speciālu apmācību vajadzīgajai programmai.
Savā darbībā viņš vadās no normatīvajiem dokumentiem par dokumentiem, darba likumdošanu, darba grāmatu uzturēšanas instrukcijām, darba aizsardzības standartiem, skolas statūtiem un paša instrukcijām.
Viņš runā kompetenti rakstiskā runā, zina, kā strādāt ar biroja tehniku.
Galvenie darba virzieni
Skolas sekretāra-sekretāra amata aprakstā viņi ir pietiekami sīki uzskaitīti. Viņš kalpo skolas direktora un vietnieku darbībai, veic dokumentu noformēšanu, vāc informāciju par skolas darbiniekiem un studentiem. Organizē tālruņa zvanus direktoram, saņem un pārsūta faksus, telefona ziņojumus, reģistrē ziņojumus direktora prombūtnes laikā.
Sekretārs organizē skolas padomes sēdes, personāla kopsapulces, aizbildnības un pedagoģisko padomju sanāksmes, kuras vada sanāksmju direktors. Lai to izdarītu, viņš apkopo un sagatavo nepieciešamos materiālus, paziņo ielūgtajiem par pasākumu, reģistrē dalībniekus. Sastāda noslēguma protokolus.
Papildu uzdevumi
Tāpat kā jebkurš sekretārs, viņš nodrošina direktoru ar biroja piederumiem un biroja aprīkojumu, rada apstākļus priekšnieka efektīvai darbībai. Pārraida un saņem informāciju, izdrukā dokumentus un materiālus.
Veido lietas saskaņā ar apstiprināto nomenklatūru, savlaicīgi iesniedz arhīvā. Pieņem saraksti, sistematizē skolā pieņemtajā veidā, pārsūta no direktora uz norīkotajiem izpildītājiem, uzrauga ieviešanu, nosūta saraksti.
Pieņem darbinieku, studentu, vecāku pieteikumus un dokumentus. Organizē uzņemšanu, optimālu pieprasījumu un ieteikumu secību.
Skolā sekretāra amata aprakstā parasti tiek pieņemts neregulārs darba grafiks, piesaistīts darba grafikam, bet sākot no 40 stundu darba nedēļas. Šajā procesā viņš mijiedarbojas ar administrācijas, mācību un apkalpojošo personālu.
Tiesas ierēdņa amata apraksts
Tam ir arī savas specifiskās iezīmes. Tiesas sekretārs savā darbā gūst no uzdevuma nodrošināt tiesas aparāta vienmērīgu darbību. Viņam jāveic liels daudzums nepieciešamo ikdienas darbu, kas saistīts ar pilsoņu uzņemšanu, vēstuļu, izziņas, izrakstu un pavēstes sagatavošanu, liecinieku un procesa dalībnieku izsaukšanu.
Viņš sastāda un ievieto izskatīšanai to lietu sarakstus, kuras tiks izskatītas sanāksmē, pārbauda paziņojuma paziņošanu, sniedz secinājumu kopijas, pārbauda uz sanāksmi uzaicināto personu apmeklētību, atzīmē viņu klātbūtnes laiku tiesā uz pavēstēm.
Turklāt sekretārs sastāda dokumentus pieaicinātajiem upuriem un lieciniekiem, lai samaksātu par braucienu, pēc dalībnieku pieprasījuma ienes tiesas protokola saturu, pārskata beigās sastāda lietas (administratīvās, kriminālās un civillietās), kārto lietvedības grāmatu.
Grūta profesija
Viņa pienākums ir arī sagatavot tiesas dokumentu kopijas, izpildīt un nodot izpildrakstu, citus materiālus saistībā ar soda izpildi, kā arī atsevišķā tiesas rīkojumā.
Tiesas sekretāra amata aprakstā ir noteikts pietiekams kvalifikācijas līmenis pienākumu veikšanai. Viņam jāievēro daži aizliegumi un ierobežojumi, kas raksturīgi civildienestam, darbinieku oficiālās uzvedības normām.
Kādas zināšanas un prasmes prasa tiesas sekretārs?
Pirmkārt, likumīgi. Tiesu ierēdņa oficiālajā amata aprakstā ir izvirzīta prasība zināt daudz likumu, sākot no Konstitūcijas un Darba kodeksa un beidzot ar kancelejas norādījumiem, kas apstiprināti viņa izveidotajā Krievijas Federācijas sastāvā.
Lielākā daļa no tām attiecas uz tiesvedību un iestāžu darbību.Papildus tiem jums jāzina mijiedarbības ar vadības struktūrām un dažādām organizācijām pamati, biroja darbs, krievu valodas gramatikas normas, biznesa stila smalkumi rakstiskā un runājamā valodā, korektūras un rediģēšanas noteikumi.
Tas ietver arī kvalifikācijas pamatlīmeni informācijas tehnoloģiju jomā, zināšanas par darbplūsmu un informācijas drošības jautājumiem.
Un daudz, daudz vairāk ...
Sekretāram ir vajadzīgas prasmes darba dienas plānošanā, ienākošās informācijas analizēšanā un sistematizēšanā, analītisko materiālu sagatavošanā un konstruktīva dialoga vadīšanā.
Darbībā viņam jāspēj strādāt ar perifērijas datoru ierīcēm un internetu, izmantot e-pastu, izklājlapas un teksta redaktorus, sagatavot prezentācijas utt.
Kā redzam, sekretāra-mašīnrakstītāja amata apraksts pēdējās desmitgadēs ir radikāli mainījies un šodien ietver daudzas jaunas tehniskas un informatīvas prasības. Mūsdienu sekretāram jābūt ne tikai uzmanīgam un atbildīgam darbiniekam, bet arī jāatbilst vecumam, izmantojot jaunākos sasniegumus savā profesionālajā jomā.
