Jauni biroja noteikumi

Biroja darba noteikumi federālajā izpildinstitūcijas varas iestādes neattiecas uz darbiem, kas satur valsts noslēpumu. Balstoties uz prasībām, pilnvarotā struktūra izstrādā vadlīnijas dokumentu aizpildīšanai, uzturēšanai un glabāšanai. Apstiprinot biroja darba noteikumus, tie tiek saskaņoti ar valsts arhīva vadību.

Izveidot aktus

Kancelejas darba noteikumi federālajās izpildinstitūcijās nosaka, ka šīs struktūras var izmantot īpašas formas, standarta papīra lapas A5 vai A4 formātā. Aktu radīšana elektroniskā formā ir atļauta. Neatkarīgi no formas, dokumentā jāietver vajadzīgā informācija, kas norādītajā veidā atrodas. Veidlapas tiek izstrādātas atbilstoši to leņķiskajai vai gareniskajai rakstībai. Pirmajā gadījumā detaļas atrodas augšējā stūrī pa kreisi no lapas. Ar garenisko metodi tos novieto formas centrā virsū. Noteikumi par dokumentu noformēšanu dokumentos ļauj elektronisko aktu sagatavošanā izmantot veidnes. Katrā loksnē jābūt ievilkumiem: vismaz 20 mm kreisajā pusē, vismaz 10 mm labajā pusē un 20 mm augšā un apakšā. Elektroniskās veidnes un veidlapu paraugi jāapstiprina izpildvaras federālās iestādes vadītājam.

Rekvizīti

Noteikumi par dokumentu noformēšanu dokumentos nosaka, ka aktos jāpiedalās:

1. Krievijas valsts ģerbonis.
2. Aktu veidojošās struktūras nosaukums.
3. Struktūrvienības nosaukums.
4. Pilnvarotās personas, kas sastāda dokumentu, amata nosaukums.
5. Atsauces informācija par struktūru.
6. Dokumenta tipa nosaukums.
7. Sastādīšanas datums.
8. Reģistrācijas numurs.
9. Saite uz ienākošā akta datiem.
10. Izdošanas vieta (apkopojums).
11. Josla piekļuves ierobežošanai saturam.
12. Galamērķis
13. Apstiprinājuma graušana.
14. Rezolūcija (instrukcijas akta izpildei).
15. Teksts
16. Atsauces zīme.
17. Ieraksts par pieteikumu.
18. Paraksts (piezīme uz elektroniskā paraksta).
19. Dedzinājums pēc apstiprināšanas.
20. Visa
21. Drukas vieta.
22. Mākslinieka ieraksts.
23. Piezīme par akta ieviešanu un nosūtīšanu uzņēmējdarbībai.
24. Dokumenta saņemšanas reģistrs.
25. Saikne ar aktu.

Sīkāku informāciju veido atbilstoši akta veidam un mērķim. Papīra vispārējie noteikumi nosaka, ka papīra apstiprināšanu apliecina pilnvarota darbinieka vīza. Šis noteikums attiecas uz struktūras iekšējiem aktiem. Federālajā izpildinstitūcijā sastādīto dokumentu koordinācija ar citām valsts institūcijām tiek apliecināta ar paraksta zīmogu, protokolu vai vēstuli.

Aktu izsniegšana, saņemšana un reģistrēšana

Federālo izpildinstitūciju lietvedībā tiek izmantoti šādi dokumenti:

1. Iesūtne
2. Nosūtīts.
3. Iekšējais

Aktu nosūtīšana un piegāde tiek veikta, izmantojot telekomunikāciju, pastu, kurjerpastu. Vispārējie dokumentu noformēšanas noteikumi nosaka ienākošo darbu sākotnējo apstrādi. Pēc tam tiek veikta aktu reģistrācija un provizoriska izskatīšana, lai tos tālāk nodotu to vadībai. Sākotnējā vērtspapīru apstrāde ietver pareizas piegādes, dokumentācijas un lietojumprogrammu pieejamības pārbaudi. Uzņēmējdarbības speciālisti arī šķiro sertifikātus reģistrācijai un nav pakļauti reģistrācijai. Pēdējais tiek veikts saņemšanas, sagatavošanas (parakstīšanas vai apstiprināšanas) dienā vai nākamajā dienā (darba dienā), ja likumā nav noteikts citādi.

Pārnešana uz struktūrvienībām

Kancelejas darba noteikumi federālajās iestādēs nosaka, ka akti pēc reģistrācijas jāiesniedz vadībai izskatīšanai. Tomēr ir atļauts nosūtīt vērtspapīrus citai amatpersonai. Tas prasa vadītāja attiecīgā lēmuma publicēšanu. Dokumenti vai to kopijas ar rezolūcijām (izpildes instrukcijas) biroja vadības dienestam ir jānodod atbildīgajām personām. Akta oriģināls tiek nosūtīts uz struktūrvienība uz kuru tiek uzticēta tā īstenošana. Ja vairākas nodaļas darbojas kā izpildītāji, oriģināls tiek nodots atbildīgajam no viņiem, bet pārējie saņem kopijas. Ja pilnvarotajai vienībai ir pieeja elektroniskai kopijai, akta oriģināls var palikt reģistrācijas dienestā, ja tas ir noteikts attiecīgajos noteikumos.

Aktu iesniegšana

Pēc izpildinstitūcijas vadītāja vai cita pilnvarota darbinieka parakstīšanas dokumenti tiek nodoti biroja nodaļas darbiniekiem. Pēdējie veic reģistrāciju un nosūtīšanu. Kancelejas darba noteikumi izpildinstitūcijās uzliek darbiniekiem pienākumu pārbaudīt apkopojuma pareizību, pilnīgumu un kopiju skaita atbilstību adresātu sarakstam. Nepareizi noformēti akti jāatdod vienībām, kas atbild par to izpildi. Ja tajos nav pārkāpumu, dokumenti jānosūta to reģistrācijas dienā vai nākamajā dienā (darba dienā). Dokumentu pārsūtīšana no vienas struktūrvienības uz otru notiek ar biroja nodaļas starpniecību.

Grāmatvedības funkcijas

Biroja darba pamatnoteikumos ietilpst informācijas apkopošanas procedūra par ienākošajiem, sastādītajiem, nosūtītajiem aktiem. Informācijas analīzi un sistematizēšanu veic atbildīgais departaments. Atskaites izpildvaras vadītājam tiek sniegtas viņa norādītajā veidā. Aktu reģistrēšanai un meklēšanai elektroniskā datu bāzē tiek piemērota obligāta informācija par aktiem saskaņā ar pielikumu. Ir atļauts izmantot papildu datus.

Dokumentālais fonds

Tas veidojas no likumiem, kurus izmanto valsts struktūras darbā. Federālā izpildinstitūcija, vienojoties ar arhīva departamentu, izstrādā un apstiprina darbu laikā izveidoto dokumentu sarakstu, kā arī pakļauto iestāžu darbību. Turklāt katrai akcijai ir norādīts glabāšanas laiks. Izpildinstitūcija arī izstrādā albumu veidnes vienotām formām, ģenerētiem dokumentiem. Darbinieki, kas ir atbildīgi par šo darbību, saskaņo to ar struktūras vadītāju. Dokumentācijas noteikumi nosaka aktu nomenklatūras veidošanu. Atbildīgajiem darbiniekiem ir jānodrošina viņu drošība, uzskaite un nodošana arhīvā.

Nomenklatūra

Dokumentācijas noteikumi iekļauj tā veidošanu struktūrvienības reģistrēšanas uzdevumos. Nomenklatūra:

1. Sastādīts, pamatojoties uz departamentu grāmatvedības informāciju.
2. Apstiprinājis federālās izpildvaras struktūras vadītājs. Šajā gadījumā jāveic iepriekšēja saskaņošana ar ekspertu komisiju. Apstiprināšana tiek veikta ne vēlāk kā pašreizējā perioda beigās. Nomenklatūra stājas spēkā nākamā gada sākumā (no 1. janvāra).
3. Reizi piecos gados to apstiprina Valsts arhīvu ekspertu pārbaudes komisija. Darba laikā izveidotā arhīva fonda akti tiek nodoti tam pastāvīgai glabāšanai.
4. Mainot federālās iestādes struktūru vai funkcijas pilnvaras jāsaskaņo ar ekspertu komisiju.

Nomenklatūras sadaļu nosaukumi ir struktūrvienību nosaukumi.

Uzglabāšanas specifika

Veidojot lietas, tās tiek izplatītas atkarībā no arhīvā esošā satura ilguma. Pastāv pastāvīgas un pagaidu uzglabāšanas kategorijas.Personāla vadības noteikumi personāla dokumentiem paredz vairāk nekā 10 gadus. Pagaidu glabāšanas laiks var būt mazāks par norādīto vērtību. Gadījumi no to veidošanās brīža līdz to nodošanai arhīvā vai iznīcināšanai ir ietverti struktūrvienībās apkopošanas vietā. Dokumentus darbiniekiem uz laiku var izdot uz laiku, ko nosaka iestādes vadītājs. Pēc šī perioda beigām viņi tiks atgriezti atpakaļ. Citas valdības aģentūras izdod aktus saskaņā ar viņu rakstiskiem pieprasījumiem ar federālās izpildvaras struktūras vadītāja vai viņa vietnieka atļauju. Izņēmuma gadījumos ir atļauta vērtspapīru izņemšana no pastāvīgās glabāšanas. Tajā pašā laikā biroja darba noteikumi federālajām iestādēm paredz atstāt noteiktajā kārtībā apstiprinātu dokumentu kopijas, kā arī aktu par oriģinālu izsniegšanas iemesliem.

Arhivēšana

Pagaidu (vairāk nekā 10 gadu) un pastāvīgas glabāšanas perioda lietas nosūta ne agrāk kā gadu, bet ne vēlāk kā trīs gadus pēc to kancelejas darba beigām. Vērtspapīru pārvedumi tiek veikti saskaņā ar krājumiem. Gadījumi, kuru pagaidu glabāšanas laiks ir mazāks par 10 gadiem (ieskaitot), arhīvā netiek pārsūtīti. Noteiktā laikposma beigās tie tiek iznīcināti. Krājumu sastādīšanas pamats ir lietu nomenklatūra.

Darba ar elektroniskajiem aktiem iezīmes

Biroja vadības noteikumi nosaka, ka informācijas izveidošanu, apstrādi un glabāšanu var veikt valsts struktūras informācijas sistēmā. Šajā gadījumā elektroniski akti jāizstrādā saskaņā ar prasībām, kas piemērojamas papīra dokumentiem. Viņiem jābūt arī vajadzīgajai detaļai, izņemot Krievijas valsts emblēmu. Elektronisko aktu sastāvu nosaka dokumentu saraksts, kuru projektēšana, glabāšana un turpmākā izmantošana tiek organizēta tikai digitālā formā, organizējot struktūras iekšējo darbu. Šis saraksts tiek veidots saskaņā ar Valsts arhīva ieteikumiem. Aktu sarakstu, kura sagatavošana, glabāšana un turpmākā izmantošana notiks digitālā formā, apstiprina iestādes vadītājs, vienojoties ar arhīva nodaļu.

Elektronisko aktu apstrāde

Dokumenti jāparaksta ar kvalificētu pilnvarotās amatpersonas uzlaboto digitālo parakstu. Elektronisko aktu nosūtīšanu un saņemšanu veic iestādes reģistrācijas dienests. Pēc dokumenta saņemšanas biroja vadības dienestam jāpārbauda digitālā paraksta derīgums. Informācijas sistēmā iekļautajiem elektroniskajiem aktiem tiek piešķirta reģistrācijas un reģistrācijas dati. Tie nodrošina dokumentu pārvaldību. Cita starpā tas ietver meklēšanu, piekļuvi, glabāšanu, kontroli, izmantošanu utt. Uz papīra saņemto aktu reģistrācija tiek veikta, izveidojot elektronisku kopiju. Nomenklatūra norāda, ka lieta tiek izskatīta digitālā formātā. Tas ir norādīts virsrakstā vai laukā "Piezīme". Pēc ieviešanas vai nosūtīšanas elektroniskos aktus glabā uz laiku, kas noteikts līdzīgiem gadījumiem, kurus izpilda uz papīra. Perioda beigās informāciju, kas atrodas digitālā formā, iznīcina.

Vadlīnijas

Tie ir aprakstīti attiecīgajās instrukcijās. Noteikumi par dokumentu noformēšanu kalpo par pamatu vadlīniju un citu vietējo aktu izstrādei, kas reglamentē tehnoloģiju darbam ar dokumentiem iestādē. Viņi nosaka paņēmienus, apkopošanas procedūras, kārtību darbam ar datiem. Balstoties uz valdības dekrētu Nr. 477, uzskaites kārtība tiek noteikta katrai valsts struktūrai ar tieši šādiem vietējiem likumiem.

Izstrādes iespējas

Sastādot metodiskos ieteikumus, tiek ņemti vērā pašreizējie RF biroja darba noteikumi. Par attīstību atbildīgajām amatpersonām jāvadās pēc paraugnoteikumiem un jāsaskaņo projekts ar publisko arhīva institūciju. Saskaņā ar GOST R ISO 15489-1-2007 jebkurai iestādei ir jānosaka un jānostiprina biroja darba iekšējie noteikumi. Viņu mērķim jābūt vadības sistēmas izveidošanai ar uzticamām, autentiskām un izmantojamām darbībām, kas vajadzīgajā laika posmā var atbalstīt uzņēmējdarbību.

Ieteikumu saturs

Teksta struktūru nereglamentē starpnozaru nozīmes noteikumi. Parasti ieteikumos ietilpst vispārīgi noteikumi, tēmu sadaļas un pielikumi. Pirmajā blokā nosaka:

1. Ieteikumu darbības joma. Piemēram: "Instrukcija attiecas uz visu iestādes dokumentāciju."
2. Atbildība par neatbilstību.
3. Vienība, kuras pienākums ir nodrošināt vienotu aktu sastādīšanas un visu citu departamentu darba kārtību.
4. Tiesiskais regulējums.

Sadaļas

Parasti tie sākas ar noteikumiem par dokumentu noformēšanu. Šajā sadaļā sniegta to darbību klasifikācija, kuras tiek izmantotas informācijas, administratīvo un citu darbību ieviešanā iestādē. Nākamajā rindkopā noteiktas galvenās papīra prasības. Katru biroja vadības noteikumu izveido ar atsevišķu punktu. Tas ietver arī novērošanas, saskaņošanas, parakstīšanas procedūru. Noteikumi ir noteikti arī šajā blokā:

1. Kopiju (pieteikumu) reģistrācija un sertificēšana.
2. Pastmarku, veidlapu, zīmogu izmantošana un glabāšana.
3. Darbs ar to personu darbībām, kuras ir atbildīgas par to īstenošanu.

Šajā sadaļā var atrasties citi priekšmeti. Piemēram, saturu var paplašināt, iekļaujot tajā koleģiālas struktūras aktu sagatavošanu, vadītāju vietniekus utt. Sadaļā “Dokumentu pārvaldība” nosakiet:

1. Procedūra, saskaņā ar kuru tiek veikta ienākošo aktu pieņemšana, apstrāde un izplatīšana.
2. Pārvadāšanas un pārvietošanas noteikumi no vienas vienības uz otru.
3. Galvenie aktu kustības gadījumi.
4. Izejošās dokumentācijas sagatavošanas un nosūtīšanas noteikumi.
5. Aktu apjoma reģistrēšanas procedūra.

Sadaļas "Reģistrācija" komplekti:

1. Noteikumi, saskaņā ar kuriem ienākošajiem, iekšējiem un izejošajiem aktiem tiek piešķirti numuri.
2. Reģistrācijas metodes, formas un termiņi.
3. Aktu indeksēšanas procedūra.

Sadaļā "Atsauces darbs" ir fiksēts:

1. Atsauces sistēmas veidošanas principi iestādē.
2. Failu skapīšu, datu bāzu un citu avotu apraksts.
3. Informācijas izguves darbību izpildes tehnoloģija.

Iedaļa "Dokumentu izpildes kontrole" definē:

1. Darbību veidi, kurus pakļauj obligātai pārbaudei.
2. Dokumentu kontroles kārtība.
3. Pārbaužu izpildes noteikumi. Šeit var aprakstīt karšu formas, speciālo atzīmju izmantošanu un tā tālāk.
4. Izpildītāju pienākumi.
5. Tipiski tiesību aktu izpildes termiņi.
6. Kontroles informācijas apkopošanas procedūra.
7. Noteikumi, saskaņā ar kuriem vadība tiek informēta par veiktajām pārbaudēm.

Sadaļā “Tiešsaistes krātuve” ir informācija par:

1. Aktu satura procedūra. Tas ir uzstādīts gan biroja vadības dienestam, gan citām struktūrvienībām.
2. Konkrētu amatpersonu atbildība par darbību drošību.
3. Noteikumi, saskaņā ar kuriem tiek veikta noteiktu dokumentu kategoriju veidošana uzņēmējdarbībā.
4. Nomenklatūras izstrādes un turpmākās izmantošanas procedūra.
5. Lietu indeksācijas un sistematizācijas noteikumi.

Sadaļā "Sagatavošanās piegādei arhīvā" ir definēti:

1. Pārbaudes kārtība.Īpaši aprakstīta dokumentācijas atlases tehnoloģija turpmākai glabāšanai un iznīcināšanai.
2. Aktu sagatavošanas procedūra arhivēšanai.
3. Prasības nodoto lietu noformējumam un aprakstam.
4. Procedūra, saskaņā ar kuru atbildīgās personas pārsūta un pieņem aktus.

Atkarībā no izmantotās tehnoloģijas, darbības specifiku, darba apstākļus, sekciju sastāvu var papildināt un mainīt. Tā, piemēram, instrukcijā jūs varat iekļaut blokus, kas nosaka kārtību, kādā strādā ar pilsoņu apelācijas sūdzībām, aktus ar ierobežotu darbības jomu, apmācības tehnisko atbalstu (saīsinājumi, drukāšana, skaņas ieraksts utt.).

Lietojumprogrammas

Tajos jāiekļauj maksimālais atsauces un ilustratīvais materiāls. Tas jā sistematizē atbilstoši sadaļu secībai. Pielikumos ir dokumentu plūsmas shēmas, zīmogu un zīmogu piemēri, veidlapu paraugi, noteikta veida aktu izpilde, kontrolētās dokumentācijas saraksti, tās uzskaites formas utt.

Secinājums

Pašreizējie oficiālie biroja darba noteikumi pieļauj skaidru kārtību darbam ar dažāda rakstura aktiem, ko izmanto federālās valdības izpildinstitūcijās, kā arī citās valsts institūcijās. Tie nosaka galvenās prasības darbiniekiem, kas atbild par dokumentu sastādīšanu un reģistrēšanu, saņemšanu un nosūtīšanu. Noteikumi nosaka arī kārtību darbā ar dokumentu elektroniskajām formām, informācijas datu bāzēm. Katra konkrētā iestāde tos detalizēti izstrādā, izstrādājot vietējos dokumentus. Kā viens no tiem ir instrukcijas par dokumentu noformēšanu. Tam jāatspoguļo viss process ar darbiem, tehnoloģiskām darbībām, kas atrodas loģiskā secībā. Instrukcija regulē ne tikai biroja pakalpojumu darbības. Tā kā akti tiek pārvietoti starp struktūrvienībām, viņu darbinieki arī jāiepazīstas ar noteikto kārtību. Vietējo normatīvo dokumentu izstrādi veic biroja vadības dienests. Tajā pašā laikā procesā piedalās arhīvu un juridisko nodaļu darbinieki. Projekts jāvienojas un jāparaksta iestādes vadītājam. Priekšnieks izdod rīkojumu, saskaņā ar kuru instrukcija stājas spēkā. Visās struktūrvienībās tas būtu jāizmanto kā normatīvs akts. Turklāt tā noteikumiem jābūt skaidri un skaidri formulētiem darbiniekiem. Institūcija dokumentus sastādīs, reģistrēs un izplatīs atbilstoši tās noteikumiem un prasībām.