Dokumentu veidi. Dokuments: jēdziens un veidi

Dokuments ir taustāms priekšmets, kas satur noteiktu informāciju. Vārdam ir latīņu saknes, un tas tulko kā “pierādījumi, paraugs, pierādījumi”. Tālāk apsvērsim, kāda veida dokumenti ir.

Terminoloģija

Normatīvie akti satur dokumenta definīciju. Saskaņā ar to tas ir materiāls informācijas nesējs, kas tajā ierakstīts teksta, attēla, skaņas ieraksta vai to apvienojuma veidā. Gandrīz visiem dokumentu veidiem ir sava informācija. Pēc šiem elementiem jūs varat identificēt datu nesējus. To izmanto, lai pārsūtītu informāciju telpā un laikā glabāšanai un turpmākai lietošanai. Šī definīcija raksturo dokumentu šaurā nozīmē. Plašā nozīmē dažādi objekti var darboties kā šāds datu nesējs. Piemēram, dokumentus var uzskatīt par grāmatām, skulptūrām utt.

Galvenās iezīmes

Pašlaik ir dažādi dokumentu veidi. Viņiem visiem ir sava specifika, atšķirīgās iezīmes. Tomēr tos visus vieno viens mērķis - tos izmanto jebkuras informācijas pārsūtīšanai. Par svarīgākajiem informācijas nesējiem tiek uzskatīti pilsoņu dokumenti. Tie darbojas kā sertifikāti, lai identificētu vienu vai otru personu, norādot viņu piederību jebkurai apvienībai vai spēju veikt vienu vai otru darbību. Informācijas sistēmās, no vienas puses, dokumentu kā materiālu objektu raksturo tā īpašību (detaļu, atribūtu) vērtību komplekss, tas ir, tā metadati. Vienlaikus tiek aprakstīts tajā esošās un tajā fiksētās informācijas saturs. Parasti to veic, izmantojot indeksus vai kodus. Piemēram, ārsti, aizpildot noteiktus medicīniskos dokumentus, vārdu vietā izmanto kodus.

Kancelejas darbs

Dažādi dokumentu veidi var attiekties uz vienu jautājumu. Dažos gadījumos, lai vienkāršotu darbu ar viņiem, tie tiek apvienoti. Mediju kolekcija, kas veltīta noteiktam subjektam, tiek saukta par dokumentāciju. Tās izveides un projektēšanas laikā informācija tiek ierakstīta. To veic saskaņā ar noteiktiem noteikumiem. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad tiek izveidoti uzņēmuma dokumenti. Organizācijā jābūt personai, kas reģistrēs informāciju plašsaziņas līdzekļos. Visi šīs informācijas avoti, ieskaitot vispārīgus uzņēmuma dokumentus, darbojas.

Ja netiek ievēroti noteiktie noteikumi, svarīga informācija var tikt zaudēta. Dokumentācijas gaitā ir jāņem vērā spēkā esošie likumdošanas standarti, jāievēro nacionālās prasības informācijas apkopošanai un apstrādei. Lai pilnīgāk īstenotu prasības, tiek izdotas īpašas instrukcijas un noteikumi, kā arī izveidota uzskaites kārtība. Tātad grāmatvedības dokumenti tiek izpildīti saskaņā ar PBU. Šie noteikumi nosaka pamatprasības ziņošanai par saturu. Darba vienkāršošanai tiek izmantotas valdības līmenī apstiprinātas dokumentu formas. To izmantošana ir obligāta visām organizācijām, kas darbojas dažādās jomās.

Dokumentu klases

Visi šīs vai šīs informācijas nesēji var tikt sadalīti pēc dažādām zīmēm. Tātad pēc izcelsmes izšķir personiskos un oficiālos dokumentus. Pirmajos ietilpst datu nesējs, ko persona izveidojusi ārpus savas profesionālās darbības. Pie personīgajiem dokumentiem pieder sarakste, dienasgrāmatas, memuāri utt. Tie visi ir izveidoti kā daļa no personas privātuma.Oficiālie dokumenti ir tie dokumenti, kurus atbilstoši sastādījusi, izpildījusi un sertificējusi fiziska vai juridiska persona.

Šajā kategorijā izšķir personiskās informācijas nesēju grupu. Tie jo īpaši ietver dokumentus, kas ļauj identificēt personu (uzturēšanās atļauja, pase), apliecina viņu izglītību un specialitāti (sertifikāts, diploms), darba stāžu un tā tālāk. Biroja pakalpojumi parasti strādā ar oficiāliem datu nesējiem. Lielākā daļa no tām ir saistītas ar vadību. Tie ir izveidoti, lai īstenotu tādas funkcijas un uzdevumus kā plānošana, finansēšana, grāmatvedība (grāmatvedības dokumenti), iepirkums, kontrole un tā tālāk. Pašreizējās uzņēmuma darbībās tiek izmantoti apkalpojošie mediji.

Kategorijas pēc metodes

Atkarībā no tā, kā informācija tiek ierakstīta, tiek iedalīti šādi dokumenti:

• Rakstīts. Šī ir teksta vide, kurā informāciju reģistrē dažāda veida burti.
• Rokrakstā. Informācija šādā dokumentā tiek ievadīta ar roku.
• Teksts. Šādos datu nesējos ir balss informācija, kas ierakstīta, izmantojot jebkuru skaņas ierakstīšanas vai rakstīšanas sistēmu.
• Elektroniska. Šie dokumenti ir izveidoti, izmantojot datoru.
• Rakstāmmašīna. Rakstiskas zīmes šādiem informācijas nesējiem tiek uzliktas, izmantojot tehniskos līdzekļus.
• Labi. Šīs kategorijas dokumenti ilustrē informāciju, ilustrējot objektu.
• Fotoattēls - izveidots, izmantojot fotodetektorus.
• Kinematogrāfiski - audiovizuāli vai vizuāli dokumenti.

Uzņēmumu vadībā tiek izmantoti tekstuālās informācijas nesēji, kas tiek izveidoti ar mašīnu vai rokrakstu, kā arī elektroniski. Biroja pakalpojumi veic to apstrādi un uzglabāšanu. Dokumenti var būt arī:

• Balts. Šādos dokumentos tekstu raksta bez labojumiem vai labojumiem vai pārnes no cita datu nesēja.
• Melnraksts. Šādi dokumenti atspoguļo redaktora vai autora darbu pie teksta.

Atkarībā no attieksmes pret vadības aparātu, organizācijas atšķir ienākošos, iekšējos un izejošos datu nesējus. Viņiem parasti ir savs kārtas numurs.

Saturs un piekļuves ierobežojumi

Atkarībā no jautājumu skaita, uz kuriem attiecas teksts, tiek izdalīti vienkārši un sarežģīti dokumenti. Pie pirmajiem pieder, piemēram, paziņojumi, vēstules utt. Viņu teksts rada vienu jautājumu. Sarežģītus dokumentus var vienlaikus nosūtīt vairākām amatpersonām, struktūrvienībām, iestādēm. Tie jo īpaši ietver lēmumus, lēmumus, rīkojumus, instrukcijas un citus. Daži no tiem tiek izmantoti kā juridiski dokumenti.

Piemēram, organizācijas vietējie normatīvie akti - rīkojumi, instrukcijas. Starp tiem ir tehniskie dokumenti. Piemēram, tie var būt noteikumi, standarti, instrukcijas utt. Atkarībā no piekļuves ierobežojumiem dokumenti var būt neklasificēti, slepeni un oficiālai lietošanai. Pēdējos vajadzības gadījumā šī uzņēmuma darbinieki var brīvi izmantot. Lai strādātu ar slepeniem dokumentiem, nepieciešama īpaša atļauja. To lietošana notiek saskaņā ar noteiktajiem noteikumiem. Daudzi no tiem tiek izmantoti arī kā juridiski dokumenti. Slepenie un oficiālie datu nesēji ir marķēti ar atbilstošajiem zīmogiem.

Prezentācijas veids

Saskaņā ar šo kritēriju dokumenti ir sadalīti:

• tipisks;
• ekrāns;
• indivīds.

Pēdējā tekstā saturs tiek parādīts saistītā teksta veidā. Atsevišķu dokumentu autors (sastādītājs, izpildītājs) sagatavo oriģinālu paziņojumu par vienu vai vairākiem jautājumiem konkrēta vadības uzdevuma veikšanai. Šādi mediji ir literārs teksts. Ekrāna dokumenti izceļas ar oficiālu noformējumu.Viņi izmanto iepriekš sagatavotas frāzes vai atsevišķus atkārtota teksta fragmentus, un mainīgās informācijas ieviešanā ir izlaidumi. Visizplatītākie šādu dokumentu veidi ir sertifikāts vai anketa.

Mainīgā informācija parasti viņiem iederas ar roku. Pastāvīgai informācijai ir īpašas dokumentu formas. Piemēram, tas varētu būt pateicības vēstules deklarācijas un tā tālāk. Dokumentu paraugi tiek izmantoti, lai reģistrētu informācijas dublikātus. Teksti tiek modelēti. Piemēram, tie var būt juridiski dokumenti (līgumi, līgumi), instrukcijas, noteikumi utt. Rakstīšanas metode dokumentos tiek izmantota, lai sastādītu tekstu formas - paraugus (standartus). Pamatojoties uz to, daži dokumenti jau tiek veidoti. Parauga tekstu sauc par modeli. Pēc tam uz tā pamata tiek izlikti teksti ar līdzīgu saturu.

Autentiskuma pakāpe

Dokumenti var būt oriģināli, dublikāti un kopijas. Oriģinālus sauc par vienu vai pirmo instanci. Tie parasti ir juridiski dokumenti, kurus apliecina ar pilnvarotās personas parakstu, apstiprinājuma zīmogu, zīmoga zīmogu un reģistrācijas indeksu. Oriģinālā bez kļūdām ir informācija, kas apstiprina tā autentiskumu. Tātad, piemēram, juridiskos dokumentos ir informācija par autoru, izveidošanas vietu, laiku. Dublikātu sauc par dublikātu. Šādam dokumentam ir arī juridisks spēks. Dublikāti tiek izsniegti, kad oriģināls ir pazaudēts. Piemēram, ja tiek pazaudēta darba grāmata, darba devējam ir pienākums izsniegt darbiniekam dublikātu. Kopija pilnībā vai daļēji atkārto informāciju no oriģināla. Šādam dokumentam nav juridiska spēka. Kopija to iegūst, piemērojot tai atbilstošu informāciju. Piemēram, notāra apstiprinātai pilnvaras kopijai ir juridisks spēks.

Citi kritēriji

Atkarībā no laika, kurā informācijas nesēji atrodas iestādē, tie piešķir: pastāvīgas, īslaicīgas (līdz desmit gadiem) un ilgtermiņa (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas dokumentus. Šos vai tos periodus nosaka Federālais arhīvs un tie ir fiksēti attiecīgajos sarakstos. Atkarībā no pārraides metodes tie izšķir:

• Tālruņa ziņas.
• Telexes.
• E-pasta ziņas.
• Telegrammas.
• Burti.
• Faksa ziņas.

Lai tos pārsūtītu, tiek izmantots biroja aprīkojums (piemēram, fakss).

Plašsaziņas līdzekļu piešķiršana

Dokumenti, parādot (fiksējot) šo vai šo informāciju, tādējādi nodrošina to uzkrāšanu un saglabāšanu, iespēju nodot ieinteresētajām personām atkārtotai izmantošanai. Informācijas nesēji tiek uzskatīti par vienu no būtiskiem organizācijas, iestādes, uzņēmuma iekšējās struktūras elementiem, ar kuru palīdzību tiek nodrošināta vienību mijiedarbība. Balstoties uz šo vai citu informāciju, tiek pieņemti dažādi lēmumi. Informācija darbojas kā pasūtījumu izpildes pierādījums, vispārinājumu avots, atsauces materiāli un meklēšanas darbības. Vadības darbā iegūts dokuments ir gan objekts, gan darba rezultāts, jo pieņemtais lēmums tiek ierakstīts, ierakstīts tajā. Lietvedēju uzdevums ir uzraudzīt informācijas nesēju drošību, savlaicīgu piegādi, izsniegšanu. Ja darbs attiecas uz papīra vai elektroniskiem dokumentiem, speciālistiem to sastādīšanas laikā jāievēro noteiktās prasības.

Galvenās iezīmes

Dokumenta ārējos parametros ietilpst tie, kas atspoguļo tā lielumu un formu, ierakstīšanas metodi, kā arī dizaina elementus. Autors ir juridiska persona vai persona, kas sastādīja tekstu. Dokumentā ir vairāki elementi, kurus sauc par rekvizītiem. Jo īpaši tie ietver:

• Vārds.
• Galamērķis
• Autore.
• Datums.
• Teksts
• Izšķirtspēja.
• Paraksts
• Apstiprināšanas, apstiprināšanas zīmogs utt.

Dažādos dokumentos tiek izmantotas dažādas detaļu kopas. Dažiem ir ierobežots nepieciešamo elementu skaits. Detaļu skaits ir atkarīgs no izveidošanas mērķa, mērķa, prasībām pēc dokumenta formas un satura, kā arī no informācijas ierakstīšanas metodes.

Forma

Tas ir detaļu kopums. Forma, kas tiek izmantota konkrētam dokumentu tips (rīkojumi, rīkojumi) tiek saukti par standarta. To raksturo noteikts detaļu komplekts, kas ir sakārtots stingrā secībā.

Piemēram, pieteikuma veidlapā ietilpst: adresāts, autors, dokumenta nosaukums, teksts, personīgais paraksts, datums. Viena datu nesēja tiek uzskatīta par vienu eksemplāru. Tomēr organizācijas darbība tiek dokumentēta un ierakstīta daudzu dokumentu kompleksā. Viņi vai viņu grupas mijiedarbojas noteiktā veidā un atbilst vadības funkcijām. Informācijas nesēju kopums, kas ir savstarpēji savienoti pēc nosaukuma, mērķa, īpašībām, izplatīšanas apjoma, kā arī vienotajām prasībām to noformējumam, veido dokumentācijas sistēmu. Pašlaik uzņēmumu apgrozījumā oficiālā informācija tiek ievietota uz papīra un elektroniskajiem plašsaziņas līdzekļiem.