Sakarā ar to, ka ikdienā mēs pastāvīgi sastopamies ar dokumentiem darbā un mājās, mēs vēlamies veltīt viņiem turpmāku sarunu. Noskaidrosim, kas ir dokuments un kādi veidi pastāv.
Kas ir dokuments?
Dokuments ir informācija, kas ierakstīta uz materiāla datu nesēja un kuras detaļas ļauj to identificēt. Ir arī citas šī jēdziena definīcijas. Tātad, mēs varam teikt, ka dokuments ir informācija, ko privātpersonas un organizācijas glabā kā pierādījumu par darbībām vai pienākumiem.
Dokumenta būtība
Būtībā visas pieejamās dokumenta definīcijas uzsver tā informatīvo raksturu (būtību).
Likumā “Informācija, informācijas tehnoloģijas” ir noteikts, ka informācija ir sniegtā informācija neatkarīgi no tās iesniegšanas formām un metodēm. Un tas nozīmē, ka, parādoties dokumentā, mēs varam saglabāt un nodot pieejamo informāciju citām personām, kā arī to izmantot atkārtoti.
Dokumentētas informācijas nesējs ir objekts, kuru izmanto, lai to saglabātu un nostiprinātu skaņā, runā un vizuālā formā.
No visa iepriekšminētā mēs varam secināt, ka dokuments ir arī neaizstājams jebkuras organizācijas, iestādes, uzņēmuma iekšējā darba elements, kas nodrošina atsevišķu vienību mijiedarbību. Patiešām, tā ir informācija, kas ir visu vadības lēmumu pieņemšanas iemesls, kā arī pierādījums to ieviešanai un materiāli turpmākām darbībām.
Pārvaldības jomā dokuments ir darba priekšmets, jo jebkurš pieņemtais lēmums tiek reģistrēts rakstiski.
Dokumentu ārējās zīmes ir raksturīgas pazīmes, kas atspoguļo tā lielumu un formu, ierakstīšanas metodes un dizaina elementus. Tās autors var būt gan fiziska, gan juridiska persona. Jebkuram darba dokumentam, ja tas ir pareizi noformēts, ir juridisks spēks.
Sīkāka informācija par dokumentiem
Papīra darbs ir saistīts ar visu obligāto elementu ievērošanu, ko sauc par rekvizītiem. Tie ietver:
- vārds
- adresāts;
- autors;
- Datums
- teksts
- paraksts
- izšķirtspēja
- apstiprināšana un apstiprināšana.
Jāatzīmē, ka dažādiem dokumentiem ir pilnīgi atšķirīgas detaļas. Viņu skaits ir atkarīgs no tā mērķiem un mērķa. Piemēram, daudziem ir ierobežots detaļu skaits. Starp citu, ja vismaz viens no tiem ir norādīts nepareizi, tad dokuments tiek uzskatīts par nederīgu.
Dokumentu uzskaite
Kādi dokumenti ir nepieciešami darbā? Organizācijas vadības jomā tiek izmantotas dažādas formas. Viss atkarīgs no tā, kur un kādam nolūkam jums jāiesniedz dokumenti.
Visi no tiem neeksistē paši par sevi, bet tiek pakļauti stingrai sistematizācijai. Citiem vārdiem sakot, jebkurš uzņēmums veic dokumentācijas uzskaiti. Tas, pirmkārt, ir nepieciešams, lai visu informāciju vienmēr būtu viegli un vajadzīgajā laikā atrast.
Personīgi un oficiāli dokumenti
Dokumentiem dažādu iemeslu dēļ ir sava klasifikācija. Tātad pēc izcelsmes viņi ir personīgi un oficiāli.
- Personīgie tiek veidoti ārpus darba vietas. Tā var būt sarakste, dienasgrāmata, piezīmes.
- Bet oficiāli ir organizācijas dokumenti, kas sastādīti noteiktā veidā un noteiktā formā.
Bet oficiālo dokumentu grupā izšķir personiskos, piemēram: pasi, diplomu, sertifikātu, uzturēšanās atļauju, darba grāmatu.
Ir skaidrs, ka oficiāli dokumenti galvenokārt piedalās lietvedībā, no kuriem lielākā daļa ir vadības dokumenti.Ar viņu palīdzību tiek realizētas organizācijas vadības funkcijas: plānošana, finansēšana, kontrole, piegāde un grāmatvedība. 
Dokumentācijas klasifikācija
Saskaņā ar informācijas dokumentēšanas metodi var būt atšķirīgs raksturs:
- rakstīts;
- tekstuālais
- ar roku rakstīts;
- rakstāmmašīna;
- elektroniska;
- labi.
Tas var būt video, audio, foto dokuments, kā arī balts un melnraksts. Kā redzat, to ir ļoti daudz.
Kādi dokumenti ir nepieciešami vadības grāmatvedība? Absolūti viss. Daudzi no viņiem ir pārstāvēti jebkurā organizācijā. Nav iespējams iegūt, izmantojot tikai vienu sugu. Tie visi ir nepieciešami atkarībā no situācijas.
Ienākošie, izejošie un iekšējie dokumenti
Ienākošie, izejošie dokumenti un iekšējie dokumenti - mēs visi dzirdējām par šādu klasifikāciju. Tātad šādu dokumentu kopums veido visas organizācijas dokumentu plūsmu. Ienākošie un izejošie vērtspapīri tiek stingri uzskaitīti. Tie tiek ierakstīti attiecīgajos ienākošās un izejošās sarakstes žurnālos.
Pēc izvirzīto jautājumu skaita dokumenti tiek sadalīti vienkāršos un sarežģītos. Pirmajā tiek izvirzīts tikai viens jautājums, bet citās - daži.
Vērtspapīru piekļuves ierobežojumu veidi
Pēc pieejamības papīrs tiek definēts kā slepens, neklasificēts un paredzēts vispārīgai oficiālai lietošanai. Slepeni tiek apzīmēti ar īpašu paraksta zīmogu. To izmantošanai nepieciešama īpaša atļauja. Un darbam ar citiem dokumentiem pielaides nav vajadzīgas. Tie ir paredzēti organizācijas darbiniekiem.
Dokumenta teksta noformējuma metode
Pēc noformējuma metodes dokumentus sadala šādi:
- tipisks;
- ekrāns;
- indivīds.
Atsevišķos rakstos prezentācija notiek savā stilā, it kā no sevis. Ekrāna dokumentus izdod pēc noteiktas shēmas, izmantojot standarta frāžu kopu. Visizplatītākais šāda veida papīrs ir anketa vai sertifikāts. Parasti tie tiek drukāti uz gatavām veidlapām, kurās pēc tam tiek ievadīti daži dati.
Kādi dokumenti nepieciešami ikdienas darbā? Protams, tipiski. Tie tiek sastādīti, pamatojoties uz īpašu paraugu, un tiek izmantoti līdzīgās situācijās. Tiek veidotas veidnes, kuras nepieciešamības gadījumā ņem par pamatu, ievietojot tikai papildu informāciju. Ļoti bieži ir jāizstrādā daži dokumenti, lai iegūtu citus, piemēram, nodokļu dienestā vai citos gadījumos.
Autentiskuma dokumentu veidi
Pēc autentiskuma dokumenti tiek sadalīti oriģinālos, kopijās un dublikātos. Ir skaidrs, ka oriģināls ir pirmais atsevišķais gadījums. To apliecina ar mitru zīmogu un parakstu.
Dublikāts ir oriģināla dublikāts, kuru visbiežāk izsniedz, kad oriģinālais dokuments ir pazaudēts, un tam ir arī juridisks spēks. Bet attiecībā uz kopijām, lai arī tās pilnībā sakrīt ar oriģinālu, tām nav juridiska spēka.
Dokumentu dalīšana pēc glabāšanas laika un pārsūtīšanas metodes
Saskaņā ar glabāšanas laiku dokumenti tiek sadalīti pastāvīgā, pagaidu (glabāšanas laiks līdz desmit gadiem) un ilgtermiņa glabāšanā (vairāk nekā desmit gadi).
Un ar pārsūtīšanas metodi uz telegrammām, vēstulēm, faksiem un ziņojumiem (elektroniskiem).
Lai ko jūs sakāt, dokumenti ir stingri ienākuši mūsu dzīvē. Katru dienu mums ir darīšana ar visa veida papīriem. Un neatkarīgi no tā, kurā jomā mēs strādājam, mēs vienmēr izmantojam dokumentus, lai saņemtu vai pārsūtītu šo vai citu informāciju.
