Krievijas uzņēmumi, valdības aģentūras, uzņēmēji un citas juridiskas personas, kas ir savstarpējās saziņas procesā, regulāri izmanto oficiālus dokumentus. Organizāciju un indivīdu pareizas mijiedarbības vissvarīgākais aspekts ir detaļu izmantošana. Viņu sarakstu nosaka Krievijas likumi. Dokumentu rekvizīti - tas ir vissvarīgākais oficiālo avotu atribūts, ko publicējuši uzņēmumi, iestādes vai ko sastādījušas personas, sazinoties ar jebkuru struktūru. Kādas ir iezīmes, strādājot ar viņiem?
Definīcija
Dokumentu rekvizīti ir obligāti dažādu informācijas avotu vizuālā noformējuma elementi, kurus parasti apstiprina papīra formā, papīra formā, kuri ir apstiprināti valsts, nozares vai korporatīvo standartu līmenī.
Tie dokumentācijas veidi, kas pieder pie organizatoriskās un administratīvās kategorijas, tiek sastādīti saskaņā ar GOST R 6.30-2003. Šajā standartu avotā ir iekļauti vienoti kritēriji, kas ir obligāti izmantojami dokumentu apmaiņas laikā, piedaloties Krievijas uzņēmumiem, iestādēm un citām institūcijām ar oficiālu statusu.
Apsveriet vissvarīgāko dokumentu detaļas, kas noteiktas noteiktajā valsts standartā.
Pamatinformācija saskaņā ar GOST: Krievijas Federācijas ģerbonis
Daudzos oficiālos dokumentos jāiekļauj Krievijas ģerbonis. Šo stāvokļa simbolu var attēlot trīs variantos: kā daudzkrāsainu uz heraldiskā vairoga, kā vienkrāsainu - ar vai bez līdzīga elementa. Krievijas Federācijas daudzkrāsainais ģerbonis jānovieto uz dokumentiem, kas satur federālo konstitucionālo likumu un federālo likumu, prezidenta, valdības un federālās asamblejas izdotos noteikumus.
Uz publicētajiem dokumentiem jāievieto vienkrāsains Krievijas Federācijas ģerbonis bez heraldiska vairoga:
- Starpresoru valsts noslēpuma komisija;
- federālās tiesas;
- prokuratūra;
- Izmeklēšanas komiteja un citas līdzīga profila struktūras.
Burtos un citos dokumentos kā elements tiek izmantota Krievijas Federācijas emblēma.
Krievijas Federācijas un pašvaldību subjekta ģerbonis
Sīkāka informācija par dokumentiem, kas pieņemti Krievijas Federācijas veidojošajās vienībās, ietver viņu pašu reģiona emblēmu. Tās izvietošanas noteikumus regulē normatīvie akti, kas pieņemti konkrētā priekšmetā. Arī reģionālā līmenī var apstiprināt noteikumus par Krievijas Federācijas ģerboņa izvietošanu uz noteiktiem dokumentiem. Sīkāka informācija par dokumentiem, kas izdoti pašvaldību teritoriju līmenī, savukārt, var saturēt pilsētas un citas apdzīvotas vietas vai pašvaldības ģerboni. Noteikumus par šī atribūta izvietošanu nosaka normatīvie akti, ko pieņēmušas vietējās pašvaldības.
Preču zīme
Dokumentu detaļu reģistrēšana organizācijās var ietvert emblēmas vai preču zīmes izmantošanu. Šādi elementi ir izvietoti saskaņā ar uzņēmumu hartas noteikumiem. Turklāt emblēma dokumentos netiek ievietota vienlaikus ar Krievijas Federācijas, Krievijas Federācijas veidojošās vienības vai pašvaldības emblēmu. Preču zīmes var ietvert vārdus un attēlus. Atbilstošo rekvizītu krāsa var būt jebkura.
Organizācijas kods
Saskaņā ar Viskrievijas uzņēmumu klasifikatoru dokumenta kods var būt arī organizācijas kods. Šī informācija parasti kalpo kā atsauces funkcija. Galvenais dokuments, kura struktūrā ir organizācijas kods, ir burts.
BIN
Vairumā gadījumu sīkāka informācija par organizācijas primārajiem dokumentiem ir jāiekļauj tās struktūrā OGRN. Burtos šis elements ir norādīts kā pamatinformācija par organizāciju. PSRN tiek izmantots arī, izsniedzot uzņēmuma veidlapas. Uzņēmējiem ir līdzīgs atribūts - OGRN IP. To galvenokārt izmanto tiem pašiem mērķiem kā atbilstošo elementu dokumentu plūsmā, piedaloties juridiskām personām.
TIN un PPC
Šī informācija kopā ar PSRN visbiežāk tiek izmantota primārajā dokumentācijā, kā arī veidlapās, kuras sagatavojuši organizācijas darbinieki. PPC - juridiskām personām raksturīgs elements. Atsevišķi uzņēmēji šādus rekvizītus neizmanto.
Dokumenta veidlapas kods
Saskaņā ar visas krievu valodas pārvaldības dokumentācijas klasifikatoru, veidlapas kodam ir jābūt ietvertam dažādu avotu informācijas struktūrā. Šis elements galvenokārt tiek izmantots, lai optimizētu failu pārsūtīšanas ātrumu pa elektroniskajiem kanāliem.
Uzņēmuma nosaukums
Obligātajā dokumentā ir iekļauts tāds elements kā organizācijas nosaukums. Ir svarīgi, lai tas atbilstu tam, kas norādīts uzņēmuma dibināšanas dokumentos. Veidlapās jānorāda pilns uzņēmuma nosaukums. Saīsinājumu var novietot blakus (zem tā vai aiz tā).
Atsauces informācija
Nākamais dokumentu detaļu elements - atsauces informācija par uzņēmumu. Viņu struktūra ietver pasta adreses, tālruņu numuru un citas informācijas iekļaušanu, ko uzņēmums uzskata par nepieciešamu izvietot. Tāpat parasti tiek piestiprināts organizācijas kods, PSRN, TIN un KPP.
Dokumenta veida nosaukums
Dokumentam jābūt pareizi klasificētam pēc veida. Attiecīgais sugas nosaukums ir ierakstīts uzņēmuma hartā. Tam jāatbilst arī kritērijiem, kas iekļauti OKUD. Parasti attiecīgā prece tiek fiksēta veidlapās. Burtiem šis atribūts (dokumenta nosaukums) nav tipisks. Tas ir rakstīts ar lielajiem burtiem.
Dokumenta datums
Nākamais svarīgais atribūts ir dokumenta datums. Tam jāatspoguļo attiecīgā avota izveides vai, piemēram, tā parakstīšanas laiks. Datumu apzīmogo persona, kurai ir tiesības parakstīt dokumentu, vai organizācijas iekšējais dienests, kas atbild par attiecīgo avotu apmaiņu. Dažos gadījumos datumu var apzīmogot dokumenta autors.
Reģistrācijas numurs
Reģistrācijas numurs (indekss) ir noteikts nosacījums, kas atvieglo avota klasificēšanu organizācijas iekšējos reģistros un arhīvos, kā arī identifikators darbplūsmas laikā ar citiem uzņēmumiem. Noteikumi par rekvizīta piestiprināšanu ir atspoguļoti uzņēmuma apstiprinātos administratīvos avotos.
Arī dažos gadījumos attiecīgo elementu var papildināt ar saiti, kas faktiski ietver reģistrācijas numuru, kā arī dokumenta, uz kuru ir jāsniedz atbilde, datumu. Tas ir, šo atribūtu bieži izmanto vēstulēs, kuras tiek sastādītas, atbildot uz apelācijas sūdzībām uzņēmumam.
Sastādīšanas vieta
Dažos gadījumos var norādīt dokumenta sastādīšanas vietu. Piemēram, ir grūti, ja jūs to nosakāt, pamatojoties uz citām detaļām. Bet, ja kompilācijas vieta jau ir norādīta citos dokumenta elementos, tad avota struktūrā nav nepieciešams iekļaut atbilstošos rekvizītus.
Adresāts
Nākamais nozīmīgais atribūts ir adresāts. Tiek norādīts, ja ir nepieciešams nosūtīt dokumentu konkrētam struktūrvienība Atbilstošais uzņēmums. Adresāts var būt arī ierēdnis vai pilsonis personas statusā.
Plēsums
Var būt nepieciešams avota apstiprinājuma zīmogs. Šis atribūts var piešķirt dokumentam normatīvu raksturu.Piemēram, uzņēmuma direktors var izmantot tipa zīmogu “Es apstiprinu”, pēc kura avota noteikumi būs saistoši uzņēmuma darbiniekiem.
Izšķirtspēja
Vēl viens interesants atribūts ir izšķirtspēja. Tas tiek aktivizēts, ja ierēdnis, piemēram, uzņēmuma direktors, vēlas pieņemt lēmumu, kas pieņemts, ņemot vērā dokumentā sniegto informāciju. Šajā rekvizītā ir arī pilns vārds, pasūtījuma saturs, tā izpildes termiņš, paraksts un datums. Var norādīt uzdevuma izpildītājus.
Virsraksts
Dažos dokumentos tiek izmantots virsraksts. Tās mērķis ir sniegt īsu avotā esošās informācijas kopsavilkumu. Nozīmīgi tam vajadzētu būt korelē ar dokumenta nosaukumu. Pozīcijas piemērs: “Rīkojums par sertifikācijas komitejas izveidošanu”.
Kontrolzīme
Dažos gadījumos dokumentam ir nepieciešami tādi rekvizīti kā kontroles marķējums. Šis elements norāda, ka avotu ir pieņēmusi kompetentā struktūra uzņēmumā un tiek strādāts pie tā. Parasti šis atribūts izskatās kā zīmogs ar vārdu "kontrole".
Dokumenta teksts
Droši vien galvenais dokumenta rekvizīts. Tas atspoguļo informācijas būtību, kas tiek pārsūtīta caur papīra. Kopumā tas ir sastādīts krievu valodā vai tādā valodā, kurai ir oficiāls statuss Krievijas Federācijas tēmā. Tekstā var būt tabulas, dažādi formatēšanas elementi.
Teksta struktūra parasti tiek uzrādīta divās daļās: pirmā atspoguļo dokumenta nosūtīšanas iemeslus un mērķus, otrā atspoguļo pārsūdzības, pieprasījuma, ieteikuma galveno ideju utt. Dažos gadījumos ir pieļaujams izmantot tikai attiecīgā atribūta struktūras otro daļu.
Pieteikuma marķējums
Tā notiek, ka dokumenta tekstā ir problemātiski parādīt visus nepieciešamos datus. Šajā gadījumā avotu var papildināt ar lietojumprogrammām. Šis fakts ir jāparāda dokumentā, izmantojot atbilstošos rekvizītus. Kā attiecīgo zīmi var iekļaut avota struktūrā? Parasti viņi raksta: “Uzklāšana uz tāda un tāda skaita lapu tādā un tādā apjomā kopiju”. Dažos gadījumos var būt nepieciešams norādīt tā dokumenta nosaukumu, kurā ir pieteikums.
Paraksts
Svarīgākajos dokumentu detaļu veidos ietilpst šāds elements kā paraksts. To ievieto ierēdnis, tādējādi reģistrējot avotā esošās informācijas precizitāti. Un tas nav tikai autogrāfs - parakstam kā neatkarīgam atribūtam jābūt tā cilvēka amata nosaukumam, kurš paraksta dokumentu, kā arī stenogrammai.
Fretboard
Dažās organizācijās noteiktajām prasībām attiecībā uz dokumentu detaļām ir jābūt paraksta zīmogam. To izmanto gadījumos, kad ir nepieciešams noteikt faktu, ka avotā esošo informāciju ir apstiprinājusi kompetenta persona vai uzņēmuma struktūra.
Zīmogam jāietver vārds "panākta vienošanās", kā arī informācija par personas, kas apstiprina attiecīgo informāciju, amatu, tās parakstu un atšifrējumu. Apstiprinājuma zīmoga galvenā iezīme ir izmantošana dokumentu pārvaldībā, iesaistot vairākas organizācijas.
Vīzu apstiprināšana
Elementu, kas ir pietiekami tuvu spailēm, var saukt par apstiprināšanas vīzu. Tās galvenā iezīme tiek izmantota tikai organizācijā. Tajā pašā laikā vīzu var uzlīmēt vairākas reizes, jo dokumentu secīgi pārbauda dažādi departamenti.
Drukāt
Gandrīz vienmēr informācijai par maksājuma dokumentiem, kā arī citiem primāro avotu veidiem organizācijām ir jāpiestiprina zīmogs. Krievijā tā parasti ir tinte. Preses struktūrā parasti ir informācija par uzņēmumu - nosaukums, PSRN, TIN un cita informācija.
Papīra darbs: nianses
Mēs esam noteikuši, ka sīkāka informācija par dokumentiem ir vissvarīgākais kritērijs, lai organizētu pareizas procedūras uzņēmuma mijiedarbībai ar partneriem, valdības aģentūrām, kā arī iekšējai komunikācijai. Kādas nianses raksturīgas darbplūsmas praktiskai ieviešanai Krievijas uzņēmumos?
Var atzīmēt, ka visas GOST pieprasītās detaļas nolikšana ir reta parādība. Katram dokumentam ir nepieciešams izmantot atbilstošu elementu kopu. Piemēram, attiecībā uz oficiālajām vēstulēm viņi visbiežāk izmanto tādas detaļas kā Krievijas Federācijas ģerbonis, federācijas priekšmets, pilsētas vai uzņēmuma logotips, uzņēmuma kods, PSRN, TIN, KPP, kā arī organizācijas nosaukums.
Dokumenta veida nosaukums burtos parasti netiek likts. Kaut arī, piemēram, šāda veida avoti kā rīkojums, akts, memorands vai lēmumam tā struktūrā jāietver atbilstošais elements. Burtos jānorāda pilns nosaukums uzņēmumam, kuram dokuments tiek nosūtīts, un, ja ir saīsināts nosaukums, kuru nodrošina oficiāli avoti, tas arī jānorāda (rakstiet iekavās aiz pilna nosaukuma).
Ir vairākas pareizas metodes, kā samazināt organizāciju nosaukumus: ar pirmajiem burtiem (tas ir, tiek iegūts saīsinājums, piemēram, pētniecības institūts), ar sākotnējām zilbēm (piemēram, var iegūt Uralmash) vai ar citu metodi, kas apstiprināta adresāta uzņēmuma oficiālajos dokumentos.
Cita svarīga dokumentu informācija ir pasta adrese, kā arī tālruņa un faksa numurs. Parasti tiek norādītas arī oficiālas vēstules bankas rekvizīti organizācija. Vēl viens svarīgs attiecīgā dokumenta elements ir datums, kas atspoguļo tā parakstīšanas brīdi. Tad tiek parakstīts oficiālais papīrs, uz tā ir uzlikts uzņēmuma zīmogs.
