Katrai organizācijai ir noteikts informācijas kopums, ko sauc par “detaļām”, bez kuras tā nevar veikt nekādas darbības. Tie jāiekļauj katrā vēstulē, līgumā, maksājuma uzdevums un vēl viens dokuments, lai atzītu tā derīgumu. Ja mainās šādi dati, uzņēmumam jānosūta darījuma partneriem atbilstoša vēstule par detaļu maiņu.
Obligāta informācija
Sīkāka informācija - šie ir dati, ko katrs uzņēmums saņem reģistrējoties. Tie ir norādīti Dibināšanas dokumenti un ir priekšnoteikums dažādu veidu operācijām. Šādā atsauces informācijā būtu jāietver visi šīs organizācijas apkopotie dokumenti. Jebkuras korekcijas gadījumā viņai nekavējoties jānosūta partneriem vēstule par detaļu maiņu.
Pēc reģistrācijas katram uzņēmumam tiek piešķirts:
- nodokļu identifikācijas numurs (TIN);
- juridiskā adrese;
- Primārais valsts reģistrācijas numurs (OGRN);
- fiziskā adrese (konkrēta atrašanās vieta);
- pasta adrese (vieta, kur jāsaņem korespondence);
Turklāt tas saņem īpašus kodus no Valsts statistikas dienesta: OKVED, OKATO un OKPO. Arī jebkuram uzņēmumam ir bankas rekvizīti:
- tā reģistrācijas iemesla kods (KPP);
- dati par pilnvaroto banku, caur kuru tā veic visus norēķinu darījumus;
- maksātāja bankas identifikācijas kods (BIC);
- norēķinu un korespondentkonti.
Ja mainās vismaz viens no šiem datiem, uzņēmumam par to nekavējoties jāpaziņo parādniekiem un darījuma partneriem. Kavēšanās var izraisīt diezgan nopietnas sekas. Uzņēmumam ir jānosūta viņiem vēstule par detaļu maiņu.
Dokumenta sastādīšanas noteikumi
Iekšā biznesa korespondence nav sīkumi. It īpaši, ja tas attiecas uz tik svarīgām lietām kā detaļas. Dzīvē var rasties dažādas situācijas: vadības maiņa, pilnvarota banka vai kāda no pieejamajām adresēm. Uzņēmumam ir pienākums informēt tos, ar kuriem tas tieši sadarbojas, par jebkuru no šiem gadījumiem. Tas pat ir atzīmēts Krievijas Civilkodeksā. Vēstulei par detaļu maiņu ir jābūt noteiktam vienotam stilam. Šāds dokuments, kā likums, ir paziņojums noteiktā secībā no šādas informācijas:
- Organizācijas nosaukums, uz kuru tas ir vērsts.
- Galvas pilns vārds.
- Jaunas un vecas detaļas.
- Iemesls, kas pamudināja uzņēmumu veikt šādas izmaiņas.
- Papildu informācija.
- Šī dokumenta sastādīšanas datums.
- Uzņēmuma vadītāja paraksts.
Informāciju var nosūtīt pa pastu ar obligātu paziņojumu. Tas jādara iepriekš, lai piegādes laikā dati nebūtu novecojuši. Dažos gadījumos ieteicams izmantot e-pasta biļetenus vai sūtīt informāciju pa faksu.
Adreses maiņa
Dažām organizācijām nav savu telpu un ir spiestas tās īrēt, noslēdzot attiecīgus līgumus. Bet dažreiz ir jāmaina atrašanās vieta. Šajā gadījumā neinformēts klients var nonākt sarežģītā situācijā. Lai tas nenotiktu, jums jāraksta vēstule par organizācijas informācijas maiņu un jānosūta visiem esošajiem partneriem.
Tas galvenokārt attiecas uz darbuzņēmējiem un kreditoriem, jo uzņēmumam ir noteiktas līgumattiecības ar viņiem.Šāda vēstule parasti tiek sastādīta uz veidlapas. Ārkārtējos gadījumos varat izmantot A4 formāta lapu, augšējā kreisajā pusē ievietojot stūra zīmogu. Pirmkārt, veido tā saukto cepuri. Tas atrodas augšējā labajā stūrī un atspoguļo informāciju par to, kam šis ziņojums ir nosūtīts. Nākamais ir dokumenta nosaukums ("Informatīvā vēstule" vai "Par detaļu maiņu"). Pēc tam nepieciešamā informācija tiek ievietota galvenajā tekstā. Dokuments beidzas ar galvas parakstu un ir apliecināts ar apaļu zīmogu.
Maksājuma informācijas maiņa
Ja uzņēmums maina savu banku vai vismaz vienu no esošajiem kontiem, tam ir jāinformē arī visas ieinteresētās puses par šādām darbībām. Šajā gadījumā paziņojuma veidā tiek nosūtīta vēstule par bankas rekvizītu maiņu. To var adresēt atsevišķam darījuma partnerim vai arī tas var būt viens dokuments, kas sauksies “Paziņojums par izmaiņām bankas rekvizītos”.
Projektēšanas noteikumi paliek nemainīgi. Tiesa, labāk ir tekstu sastādīt šādā secībā:
- Izmaiņu veikšanas iemesls, norādot dokumenta numuru, datumu un nosaukumu, uz kura pamata tas tiek izdarīts.
- Konkrēts datums, no kura tiks veiktas izmaiņas.
- Informācija par jauno informāciju.
- Uzziniet vairāk par nākamajām darbībām. Šeit jānorāda, vai visi iepriekš noslēgtie līgumi paliek spēkā.
Šāda informācija jāpaziņo dažas dienas pirms tās parādīšanās. Lūdzu, ņemiet vērā, ka šādas vēstules piegāde prasīs zināmu laiku. Turklāt partnerim būs jāveic arī atbilstošas izmaiņas.
