Jebkura organizācija, neatkarīgi no īpašuma formas un darbības jomas, izveido dokumentus. Rīkojumi, protokoli, vēstules, elektroniskie un papīra dokumenti. Tie visi ir daļa no uzņēmuma vispārējās un personāla vadības. Uzņēmējdarbības panākumi un uzņēmuma labklājība tieši ir atkarīga no tā, cik labi šis process ir izveidots.
Organizācijas lietvedības vispārējie pamati
Papīra darbs ir visu organizācijas dokumentu izveides un aprites process. Ieskaitot viņu saņemšanu, apstrādi, paziņojumu par kontroli un izpildi. Uzņēmumā šo darbību veic sekretārs, biroja vadītājs vai visa struktūrvienība, kuru vada vadošais speciālists - dokumentu speciālists.
Biroja darba galvenie posmi ir:
- Dokumentu izveidošana vai saņemšana, ieskaitot to reģistrāciju.
- Kontrole par dokumenta izpildi, tā nodošanu adresētajām amatpersonām, parakstīšanu, reaģēšanu un citām darbībām.
- Papīra darbi operāciju vai arhīvu glabāšanai. Dažos gadījumos ir iespējama failu un dokumentu iznīcināšana.
Lietvedību uzņēmumā var organizēt dažādos veidos, visbiežāk tie ir šādi veidi:
- decentralizēts - dokumenti tiek izveidoti, pieņemti un apstrādāti katrā vienībā atsevišķi. Tas attiecas uz lieliem uzņēmumiem ar daudzveidīgu darbību;
- centralizēta - organizācijā ir īpaša vienība, kas nodarbojas tikai ar dokumentācijas izstrādi. Tas var būt sekretariāts, biroja nodaļa vai viens darbinieks, kurš veic šīs funkcijas. Raksturīgs maziem un vidējiem uzņēmumiem;
- jaukts - ietver pirmo divu veidu kombināciju.
Neatkarīgi no tā, cik organizēti dokumenti - tas jāatspoguļo uzņēmuma normatīvajos dokumentos.
Lietvedība un dokumentu pārvaldība uzņēmumā - organizatoriska nepieciešamība
Uzņēmuma darbības finansiālie panākumi ir tieši atkarīgi no tā, cik labi ir organizēts darbplūsmas process. Vadītājiem vajadzētu izvēlēties kompetentu personālu, regulāri saindēt sekretārus tālākai apmācībai un uzraudzīt izmaiņas likumdošanā.
Jebkurā organizācijā dokumentācija faktiski ir uzņēmuma "asinsrites sistēma". Ar kompetentu pieeju tas darbojas nevainojami, piegādājot atbildīgajām amatpersonām nepieciešamos dokumentus, nosūtot vēstules, noņemot glabāšanai nevajadzīgos dokumentus.
Jebkurš uzņēmuma vadītājs saprot, ka dokumentēšana ir sistēma, kurai jārīkojas skaidri un kompetenti. Ja nepieciešams, apsveriet dažādas iespējas elektroniskajiem asistentiem un attiecīgi apmāciet darbiniekus darbam šajās sistēmās.
HR ierakstu pārvaldība ir pamats stabilai uzņēmuma darbībai
Lielākajā daļā lielo uzņēmumu tie aktīvi iesaistās ne tikai vispārējā, bet arī personāla lietvedībā. Tas ir, sistēma, kas ietver dokumentus, kas saistīti ar darbinieku personiskajiem un darba datiem.
Personāla dokumentu pārvaldību raksturo daudz stingrāki noteikumi. Lielākā daļa dokumentu tiek izsniegti standarta veidlapās. Visiem formulējumiem un piezīmēm jābūt saskaņā ar likumu, jo īpaši Darba kodeksu. Turklāt uzņēmumam ir savi akti, kas regulē darba attiecības ar darbiniekiem.
Personāla lietvedības organizēšana vienmēr ir atsevišķa uzņēmuma vienība.Ja uzņēmums ir mazs, tad tas var būt viens darbinieks, bet šajā gadījumā viņa pienākumi ir jānorāda darba līgumā.
Vienību nosaukumi var būt ļoti dažādi:
- "Personāla departaments";
- "Personāla dienests";
- "Personāla vadītāji";
- HR nodaļa.
Biroja darba un darba plūsmas regulēšana
Uzņēmuma lietvedības struktūra ir jāprecizē vietējos noteikumos.
Tas var būt:
- darba koplīgums;
- instrukcijas par organizācijas kancelejas darbu;
- darbinieku amatu apraksti, kas tieši saistīti ar darbu ar dokumentiem;
- uzņēmuma harta.
Jebkuram uzņēmuma normatīvajam dokumentam, kas attiecas uz personālu un vispārējo biroja darbu, nevajadzētu būt pretrunā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem.
Pareizi organizēts personāls un vispārējie dokumenti ir stabilas uzņēmuma darbības pamatā.
