Personāla audita jēdziens ir stingri iekļāvies vietējo uzņēmumu un uzņēmumu sarunvalodā. Bet ne visi zina, kas tas ir. Saskaņā ar vispārpieņemto izpratni tiek veikts personāla audits, lai novērtētu darbinieku atbilstību viņu pašreizējiem amatiem. Bet patiesībā šim jēdzienam ir daudz plašāka nozīme.
Kas ir audits?
Personāla auditu veic speciāli apmācīti darbinieki uzņēmumā. Tas ir saistīts ar nepieciešamību pārbaudīt darbinieku vadības rezultātus, viņu mijiedarbību un amatu izredzes uz uzņēmuma darbību.
Pēc būtības personāla auditu organizācijā var attiecināt uz ieteikuma darbībām, nevis uz obligātu. Revīzija palīdz analizēt uzņēmumā valdošo situāciju un dod vadībai iespēju izlemt par darbinieku pieņemšanu darbā vai nomaiņu. Tomēr tiesības pieņemt galīgo lēmumu par personāla maiņu pieder vienīgi uzņēmuma priekšniekiem.
Revīzijas mērķi
Revīzijai ir šādi uzdevumi. Pirmkārt, personāla pārbaudes uzdevums ir secināt, ka speciālisti atbilst uzņēmuma mērķiem. Tajā pašā laikā ir vērts pārliecināties: vai darbinieki ievēro instrukcijas, kuras viņiem izstrādājis uzņēmuma normatīvais regulējums, vai viņi rīkojas savu pilnvaru ietvaros, nepārsniedz savus pienākumus, cik ātri darbinieki var reaģēt uz situāciju un pieņemt pareizus lēmumus. Galvenais audita mērķis ir savlaicīga problēmu un nepilnību novēršana uzņēmuma personāla politikā.
Revīzijas priekšmets ir viss personāls, jo tieši viņš ir galvenais līdzeklis uzņēmuma sniegumam un peļņai no viņu darbības.
Personāla audits ir vadības veids, pareizāk sakot, darbaspēka uzraudzības un vadības veids.
Tāpat kā jebkurš process, audits tiek veikts, pamatojoties uz īpašām vadlīnijām. Uz vienu no galvenajiem revīzijas principi var attiecināt uz tā izpildes profesionalitāti.
Personāla atlasi un pārbaudi veic īpaši apmācīti speciālisti, lai darbinieki ievērotu savus amatus. Turklāt revīzijas ekspertiem vajadzētu būt vajadzīgajai neatkarībai, un viņiem nevajadzētu izrādīt aizspriedumus vai līdzjūtību pret revidēto personālu.
Personāla audits balstās uz godīguma un atklātības principiem; nevienam nav tiesību ietekmēt revidentu lēmumu pieņemšanu par personāla atbilstību amatam.
Personāla vērtēšanas kritēriji
Veicot savas darbības, auditori galvenokārt pievērš uzmanību personāla kvalifikācijas atbilstībai viņu amata vai profesionālās iezīmes prasībām. Tajā pašā laikā auditori parasti atsaucas uz izstrādāto vienoto profesiju kvalifikācijas atskaites grāmatu. Turklāt recenzenti novērtē personāla lietderību un papildināmību. Ir arī jānoskaidro, cik līdzsvaroti darbinieki izmanto savu darba laiku.
Jāatzīmē, ka, novērtējot personālu, auditori ņem vērā to, cik pareizi vadība nodrošina personāla politiku un kādi ir personāla mainības rādītāji.
Balstoties uz audita rezultātiem, auditori pieņem lēmumu par personāla atbilstību ieņemtajiem amatiem un likuma prasībām, kā arī veic turpmākus pasākumus, lai uzlabotu personāla pieņemšanu darbā, novērstu personāla trūkumu, uzlabotu viņu vadību un palielinātu cieņu pret priekšniekiem padoto vidū.
Informācija par revīziju
Daži dati ir izvirzīti arī attiecībā uz datiem, uz kuru pamata tiek veikta personāla revīzija. Ir nepieciešams, lai revīzijā iegūtā informācija īpaši attiektos uz to laika periodu, kurā tā tiek veikta.Jums arī jāpārliecinās, ka šie dati tiek saņemti pilnībā, neskatoties uz to, ka tie ir pilnīgi nepieciešami vai nē, un tie attiecas uz visiem darbiniekiem.
Ierasts ir saņemt nepieciešamo informāciju trīs formās. Pirmais no tiem ir informācijas iegūšana grafiku, diagrammu, tabulu, diagrammu veidā, parasti dokumentālā vai elektroniskā versijā.
Viens no veidiem, kā uztvert informāciju par personālu, ir reāllaika uzraudzība, kā personāls vai padotie mijiedarbojas savā starpā.
Vēl viens veids ir sazināties ar darbiniekiem un no viņiem gūt tiešus iespaidus par klimatu komandā, politiku uzņēmumā utt.
Revīzijas metodes
Eksperti veic HR vadības auditu trīs jomās. Pirmajai no tām ir organizatoriska pieeja, un tās mērķis ir pārbaudīt dokumentu atbilstību likumiem. Papildus likumības pārbaudei šādas darbības palīdz noskaidrot, cik efektīva ir personāla vadība.
Otra pieeja ir motivācijas un psihosociālās situācijas novērtējums komandā, attieksme pret viņu darbības rezultātiem, koncentrēšanās uz uzņēmuma vispārējiem panākumiem.
Trešā joma ir ekonomiska rakstura, un tā sastāv no uzņēmuma panākumu pārbaudes.
Revīzijas klasifikācija
Eksperti iesaka regulāri veikt personāla un dokumentācijas auditu. Lielākā daļa ekspertu ir vienisprātis, ka optimālais revīzijas periods ir reizi divos vai trīs gados atkarībā no uzņēmuma lieluma, tā apgrozījuma un attiecīgi personāla mainība.
Balstoties uz revīzijas biežumu, mēs varam veikt šādu klasifikāciju.
Pirmkārt, revīziju var iedalīt pašreizējā, kas tiek veikta ar noteiktiem laika intervāliem, kā arī operatīvajā, kuru veic, ja šāda vajadzība krasi rodas.
Atkarībā no pārbaudīto datu apjoma pilnīguma, personāla politikas auditu iedala pilnā, vietējā un tematiskajā.
Izmantojot pārbaudes metodes, tā var būt selektīva un sarežģīta.
Saistībā ar revīzijas līmeni kontroli var veikt augstākā vadība, departamentu vadītāji vai pats personāla atlases dienests.
Personāla potenciāla auditu var veikt attiecīgi eksperti no ārpuses un viņu pašu speciālisti. Galvenais, ka viņi ir kompetenti šajā jautājumā.
Revīzijas algoritms
Jebkurai pārbaudei ir savas īpašības. Parasti personāla organizācijas auditu veic vairākos posmos.
Pirmais no tiem ir sagatavošana. Šajā posmā eksperti saskaras ar uzdevumu formulēt pārbaudes uzdevumus, atlasīt tā veikšanai nepieciešamos speciālistus un izsniegt dokumentus.
Tālāk notiek tieša informācijas pārbaude, kuras laikā auditori vāc nepieciešamos dokumentus, organizē tikšanās un sarunas ar darbiniekiem, veic aptaujas utt.
Trešajā posmā tiek pārbaudīti savāktie dati un iegūtie rezultāti tiek salīdzināti ar normatīvajiem aktiem. Pēdējā posmā auditori sagatavo audita rezultātus un, pamatojoties uz tiem, izdara secinājumus, kas tiek nosūtīti organizācijas vadībai.
Revīzija ilgst divas līdz trīs nedēļas, retāk mēnesī. Revīzijas ilgums var atšķirties atkarībā no personāla apjoma. Pēc nepieciešamo dokumentu savākšanas un izpētes, lai nodrošinātu atbilstību tiesiskajam regulējumam, šie rezultāti tiek parādīti nobeiguma ziņojumā. Viņiem ir veltīta atsevišķa nodaļa.
Pēc atkārtotas pārbaudes auditori sagatavo kopsavilkuma kopiju. Šī uzraudzības rezultātu dokumentēšanas metode novērš jebkādu kļūdu iespējamību. Parasti rezultātus uzrāda uz A-4 formāta lapām. Vidējam uzņēmumam apjoms būs apmēram 50 loksnes.
Ziņojums apstiprina auditu un satur tā rezultātus.Šajā dokumentā ir informācija par personāla politikas stāvokli uzņēmumā, kā arī nepilnību novēršanas veidi un padomi situācijas uzlabošanai uzņēmumā.
Parasti ziņojumu sagatavo, pamatojoties uz vispārpieņemtu shēmu, un tajā ir šādi punkti:
- kuri dokumenti vai nodaļas tika pārbaudītas;
- kādas nepilnības tika atrastas;
- eksperta atzinums par to, kā labot nepilnības dokumentācijā;
- dati par konstatētajām neatbilstībām piemērojamajiem tiesību aktiem;
- cik reāli ir juridiskas atbildības draudi ar turpmāku bezdarbību;
- Informācija par iespēju atgūt zaudētos datus vai dokumentus.
Tas viss palīdzēs optimizēt jebkura uzņēmuma darbu un tādējādi paaugstināt tā rentabilitāti.
