Darbinieka personīgā lieta: parauga noformējums

Personāla nodaļas darbiniekiem jābūt precīzai, pilnīgai un objektīvai informācijai par visiem uzņēmuma darbiniekiem, kuri strādā tā personālā. Atsevišķu dokumentu dokumentācija, kas satur informāciju par katra darbinieka profesionālo darbību, tiek savākta veida dokumentācijā. Tālāk mēs apsveram, kā notiek darbinieku personisko lietu veidošana uzņēmumā.

Vispārīga informācija

Dokumentācija darbiniekam ir nepieciešama, lai sistematizētu pieejamo informāciju, apkopotu to vienā vietā. Darbinieka personīgā lieta, kuras paraugs tiks parādīts turpmāk, ir dokumentu kopums, kas attiecas uz:

• Nodarbinātība.
• Veicināšanas process.
• Darba disciplīnas noteikumu ievērošana.
• Attiecību ar darba devēju un citu izbeigšana.

Galvenās darbinieku kategorijas

Jāatzīmē, ka darbinieku personisko lietu pārvaldība nav obligāta attiecībā uz visiem darbiniekiem. Kā piemēru var minēt Federālo likumu Nr. 79. Tas paredz civildienestā nodarbināto darbinieku personas lietu obligātu reģistrēšanu. Citiem darbiniekiem dokumentācijas sastādīšanas kārtību var noteikt ar vietēja rakstura normatīvajiem aktiem. Personas lietas var glabāt šādi darbinieki:

1. Vadītāji (uzņēmumu vadītāji, vietnieki, palīgi).
2. Struktūrvienību vadītāji un viņu vietnieki.
3. Vadošie (galvenie) speciālisti.
4. Darba ņēmēji, kas ir atbildīgi.
5. Darbinieki, kas iekļauti personāla rezervē pārcelšanai uz īpaši svarīgiem amatiem.
6. Speciālisti, kas nodrošina uzņēmuma vadības aparāta darbību.

Dokumentācijas sastādīšanas priekšrocības

Jāatzīmē, ka darbinieka personīgā lieta ir ļoti ērts datu avots par katru darba ņēmēju. Vienā mapē tiek apkopotas visas darbinieka personīgo dokumentu kopijas, rīkojumi, kas pieņemti attiecībā uz viņu utt. Tas ļauj jums veikt vispilnīgāko raksturīgs darbiniekam, atzīmēt viņa nopelnus vai, gluži pretēji, jebkurus pārkāpumus un pārkāpumus, ko viņš izdarījis savas profesionālās darbības laikā uzņēmumā.

Uzņēmuma iekšējās darbības: darbinieka personīgā lieta

Dokumentus vāc un apkopo dažādi darbinieki pēc vadības ieskatiem. Ja mapes ar personīgajiem dokumentiem ir domātas visiem darbiniekiem, ieteicams izveidot atbilstošu vietējo aktu. Turklāt jāiekļauj sadaļa, kurā paredzēta nepieciešamība atvērt darbinieka personīgo lietu katram pilna laika darbiniekam, ieskaitot tehnisko personālu. Dažos uzņēmumos vadītāji dod priekšroku atsevišķa akta izstrādei, kas nosaka visu dokumentācijas sastādīšanas specifiku.

Galvenās nianses

Neatkarīgi no tā, kāds ir regulējuma veids dokumentācijas sastādīšanai darbiniekiem, strādājot ar viņiem, jums vajadzētu noteikt:

1. Darbinieku kategorijas, par kurām tiek iesniegtas personas lietas. Vai tie būs visi darbinieki vai tikai atsevišķas viņu grupas. Piemēram, tas var būt tikai visu vadības departamentu vadītāji.
2. Darbinieka personas lietas apkopošanas veids. Paraugā jāiekļauj visas nepieciešamās sadaļas un kolonnas, kurās ievadīta informācija par speciālistu.
3. Dokumentācijā apkopoto dokumentu sastāvs. Tajā pašā laikā tiek norādīts, kuri dokumenti ir iesniegti eksemplāru veidā un kuri - oriģinālā.
4. Dokumentācijas apkopošanas secība.
5. Noteikumi darbinieka iepazīšanai ar dokumentiem par viņu.
6. Darbinieku personisko lietu glabāšanas procedūra.

Vai dokumentācija ir nepieciešama nepilna laika darbam?

Tas būs atkarīgs no tā, vai darbinieks ieņem amatu, kurā ir nepieciešama darbinieka personīgā lieta. Tajā pašā laikā ārējiem nepilna laika darbiniekiem parasti tiek sākta jauna dokumentācija, un iekšējām mapēm attiecīgie dokumenti tiek ievietoti esošajās mapēs. Ja uzņēmums normatīvajos aktos paredz obligātu personisko lietu veikšanu, tad saskaņā ar noteikto kārtību tās tiks ievietotas arī nepilna darba laika darbos.

Nepilna darba laika darbiniekiem dokumentācija tiek sastādīta saskaņā ar vispārīgiem noteikumiem, kas noteikti katrā konkrētajā uzņēmumā. Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Darba likuma 283. pantu pilsonis, vienlaikus ieceļot viņu amatā, uzrāda pasi vai citu dokumentu, kas apliecina viņa identitāti. Ja amats prasa īpašas zināšanas, darba devējam ir tiesības lūgt topošo speciālistu uzrādīt diplomu vai citu dokumentu par izglītību vai apmācību (vai tā kopiju, pienācīgi apliecinātu). Piesakoties uzņēmumā ar sarežģītiem vai bīstamiem (kaitīgiem) darba apstākļiem, darba devējs var pieprasīt sertifikātu par darbības raksturu un apstākļiem darbinieka galvenajā vietā. Iesniegto dokumentu kopijas jāiesniedz personīgajā lietā.

Sākotnējā kompilācija

Personisko lietu izveidošana tiek veikta, lai sakārtotu dokumentētu informāciju par darbiniekiem tieši darba attiecību ar viņiem noteikšanas procesā. Apkopošana, kā likums, tiek veikta atsevišķā mapē katram darbiniekam. Šis personisko lietu veikšanas veids tiek uzskatīts par ērtāko informācijas organizēšanas veidu. Tajā pašā laikā jāatceras, ka ir aizliegts saņemt, apstrādāt un pievienot dokumentācijai informāciju, kas norāda uz viņa politisko, reliģisko un citu pārliecību, privāto dzīvi, dalību sabiedriskajās organizācijās, arī arodbiedrībās.

Pamatprasības

Praksē, apkopojot personiskos failus, dokumenti tiek ievietoti mapē. Uz tā vāka piestiprināts dokumentācijas kārtas numurs. Saskaņā ar to darbinieka personīgā lieta tiek reģistrēta attiecīgajā grāmatvedības žurnālā (grāmatā). Šī prasība ir ietverta Regulas (EK) Nr. 695, b) punkts arhīva parauga dokumentu sarakstā, kas izveidots valsts struktūru, pašvaldību, darbības laikā, norādot glabāšanas periodu. Pēc tam, kad darbinieks atstāj uzņēmumu, viņa dokumentācija tiek noņemta no mapes. Pēc tam personas fails tiek izpildīts pārsūtīšanai arhīvā un nodots glabāšanā.

Grāmatvedības žurnāla (grāmatas) informācija

Šajā dokumentā var būt šādi dati:

1. Dokumentācijas numurs.
2. Pilns vārds speciālists.
3. Sākotnējās dokumentācijas skaits.
4. Dokumentu nodošanas datums arhīvā.
5. Cita sniegtā informācija iekšpolitika uzņēmumi.

Sākotnējā izpilde ietver dokumentu grupēšanu, kas apliecina pilsoņa nodarbinātību, un pēc tam visu informāciju, kas saistīta ar darbinieka profesionālo darbību organizācijā.

Pamatdatu saraksts

Normatīvajos aktos nav definēts to personu saraksts, kuras būtu jāiekļauj personas lietās. Civildienesta ierēdņiem tiek paredzēts, ka viņu dokumentācijā ir personas un citi dati par uzņemšanu dienestā, tā nodošanu un atlaišanu. Personīgajā informācijā ietilpst arī informācija, kas nepieciešama, lai nodrošinātu valsts aģentūras darbību. Dokumentācijā ir arī:

1. Iekšējais darbu saraksts.
2. Personīgā reģistrācijas lapa vai pieteikuma veidlapa.
3. Autobiogrāfija.
4. Kopijas:

• personu apliecinošs dokuments;
• apdrošināšanas sertifikāts;
• TIN (ja to nodrošina darbinieks);
• karavīriem un pilsoņiem paredzētās militārās reģistrācijas apliecības;
• vērtspapīri, kas apliecina speciālista tiesības uz nodokļu atskaitījumiem, kuri ir paredzēti Art. 218 nodokļu kods;
• invaliditātes, invaliditātes ierobežojumu līmeņa noteikšanas sertifikāti (ja tos izsniedz speciālists);
• rīkojumi (rīkojumi) par uzņemšanu valstī;
• darba apraksts;
• vienošanās par atbildības uzņemšanos (ja nostāja to paredz);
• darba līgums (ja oriģināls tiek glabāts atsevišķā mapē).

5. Dokumenti par piekļuvi informācijai, kas ir likumā aizsargāts noslēpums (ja speciālista pienākumu veikšana paredz šādas informācijas izmantošanu).

6. Iepriekšējās medicīniskās pārbaudes (pārbaudes) rezultāti, kas tiek veikti, lai noteiktu profesionālo piemērotību (likumos paredzētajos gadījumos).

Papildu dokumenti

Speciālista darba laikā viņa personiskajā lietā var ievietot:

1. Pamatlīguma līgumu kopijas (vai to kopijas).
2. Paziņojumi par izmaiņām darba līguma nosacījumos pēc darba devēja iniciatīvas.
3. Kopijas:

• darbinieka ziņojumi un paskaidrojumi, paziņojumi un lūgumraksti par dažādiem jautājumiem;
• rīkojumi (rīkojumi) par darbinieka pārcelšanu citā darbībā (amatā), par disciplinārsodu, stimulu atcelšanu, darbības izbeigšanu uzņēmumā;
• darba grāmata.

4. Periodisko (obligāto) medicīnisko pārbaužu rezultāti.

5. Sertifikācijas materiāli (ja amats prasa šos pasākumus).

6. Citi dokumenti, kas attiecas uz speciālista darbību uzņēmumā.

Speciālista foto

Viņa atrodas arī personas lietā. Parasti tiek izmantota 4x6 fotogrāfija. Tās aizmugurē ir uzrakstīts pilns nosaukums darbinieks. Ieteicams mainīt fotoattēlu vismaz reizi 5 gados vai sasniedzot noteiktu vecumu. Šis jautājums tiek regulēts pēc iestāžu ieskatiem.

Mainīt detaļas

Personāla darbiniekiem, kuri ir atbildīgi par uzņēmējdarbības sagatavošanu un veikšanu, jāuzrauga viņu statuss un savlaicīgi jāatjaunina informācija. Nav jāgroza anketa vai reģistrācijas lapa, kā arī nav jāpieprasa speciālistam atkārtoti aizpildīt papīru. Visas korekcijas tiek veiktas, sastādot atsevišķus aktus. Tos sauc par papildinājumiem noteiktā sadaļā (piemēram, anketas papildinājums). Parasti tos uzrāda tabulas veidā. Atbilstošu formu izstrāde ir darba devēja ziņā.