Dokuments ar nosaukumu “Lietu pieņemšanas un nodošanas akts” ir pazīstams tikai tiem, kas kādreiz ir ieņēmuši vadošus amatus. Pārējie par viņu zina tikai dzirdot. Un ir ļoti maz ticams, ka kāds to spēs sacerēt pats.
Galvenie iemesli
Jebkurā uzņēmumā lietas parasti notiek vairāku iemeslu dēļ:
- Piešķiršana katrai konkrētai atbildības jomai.
- Jaunuzņemtā darbinieka kopējā darba apjoma novērtējums.
- Pagaidu pienākumu pildīšana pašreiz prombūtnē esošam darbiniekam.
- Nepārtraukta darba organizēšana.
Bet iemesls to pārvietošanai no viena darbinieka pie cita var būt:
- garš komandējums;
- ilgstoša uzturēšanās slimības atvaļinājumā;
- grūtniecības un dzemdību atvaļinājums;
- pāreja uz citu darbu;
- darbinieka atlaišana.
Šajos gadījumos viens no viņa kolēģiem uzņemas aizejošā darbinieka pienākumus, un obligāti ir jāizstrādā pieņemšanas un lietu nodošanas akts.
Tajā parasti ir uzskaitīti visi dokumenti, kurus glabāja atlaižamā persona. Turklāt lietu pieņemšanas un nodošanas aktā ir pilns paveiktā darba apraksts, un visi identificētie trūkumi tiek atsevišķi atzīmēti. Dokuments tiek sastādīts obligāti divos eksemplāros, no kuriem viens tiek ievietots pensionētā darbinieka personīgajā lietā, bet otrais paliek nodaļā, tas ir, pie jaunā īpašnieka.
Sarežģīta situācija
Interesanti, ka šādas darbības iniciators, kā likums, ir režisors. Galu galā viņš kopā ar nesen atrasto nepilna darba laika darbinieku ir ieinteresēts lietu sakārtošanā. Bet dažreiz rodas šāda situācija, ka vecais strādnieks aiziet, neparakstot lietu nodošanas aktu. Tas var notikt dažādu apstākļu vai tīšas kavēšanās dēļ. Dažreiz darbinieks, zinot savus trūkumus, kavējas īpaši laikā. Galu galā visi zina, ka vadītājs nevar aizkavēt savu darba uzskaiti vai galīgo aprēķinu, bet viņam ir pienākums to visu dot atlaišanas dienā. Darbinieks vienkārši aiziet, un darba devējs ir spiests meklēt izeju no šīs situācijas. Kas jādara jaunajam īpašniekam, ja viņš iegūst bāreņu objektu? Šajā situācijā nekautrējieties. Jums vienkārši jāpieņem lietas faktiski, lai neatbildētu par citu kļūdām. Dažreiz direktors kā starpposms īslaicīgi pārņem lietas un tikai pēc tam nodod tās jaunam darbiniekam. Tas var būt tā, bet tomēr jums ir jāatceras atbildība par izdarītajām darbībām.
Galvenā grāmatveža nomaiņa
Pirms jaunā grāmatvedības vadītāja pieņemšanas notiek seši svarīgi soļi:
- Izdod direktora parakstītu rīkojumu, kurā viņš nosaka visu darbību secību un lietu turpmākās nodošanas kārtību. Atkarībā no bijušā speciālista atlaišanas iemesliem darbinieku rīcībā ir ne vairāk kā divas nedēļas.
- Pašreizējam galvenajam grāmatvedim ir jāpabeidz visas aktuālās lietas paredzētajā laikā (jāveic nepieciešamās piezīmes, jāsagatavo primārie dokumenti un jāsastāda pārskati). Papīram jābūt ierāmētam un sašūtam.
- Inventarizācijas veikšana.
- Revīzijas pārbaude.
- Darījumu nodošana.
- Informācijas par jauno grāmatvedi ievadīšana visos avotos.
Mainot galveno grāmatvedi, tas parasti neizskatās pēc lietu saņemšanas un nodošanas darbībām. Paraugā ir milzīgs to jautājumu saraksts, kuriem jums jāpievērš īpaša uzmanība:
- Visu grāmatvedības darbu organizēšana, kā arī grāmatvedības uzskaites vispārīgās iezīmes uzņēmumā.
- Visu norēķinu darījumu grāmatvedības statuss.
- Naudas uzskaite un pārvietošana.
- Materiālu uzskaite un nolietojuma aprēķins.
- Norēķini ar darbiniekiem.
- Kontu atlikumi.
- Primārie dokumenti.
- Stingras ziņošanas formas.
- Stāvoklis arhīvā.
- Trūkstošo dokumentu saraksts un paskaidrojumi par šo faktu.
Tikai pēc tam akts tiek parakstīts, kas būtībā nozīmē amata pārņemšanu.
Jauns vadītājs
Vadības nomaiņa parasti sākas ar dibinātāju kopsapulci. Par to pieņemtais lēmums tiek sastādīts protokola vai rīkojuma formā. Šī informācija tiek nekavējoties nodota nodokļu inspekcijai, un tikai pēc tam sākas galvenā procedūra, kuras rezultāts būs lietu pieņemšanas-nodošanas akts. Mainot režisoru, tas būs apjomīgāks.
Šāds dokuments, kā likums, sastāv no 3 daļām:
- Ievada. Tajā ir informācija par sapulces vietu un laiku, kā arī informācija par pārstāvi no kopsapulces.
- Aprakstošs. Tajā ir pilns to dokumentu saraksts, kas tiek nodoti jaunajam direktoram. Šis saraksts ir ļoti garš. Tas, pirmkārt, ietver dibināšanas dokumentus, sertifikātus un reģistrācijas datus. Pēc tam ir līgumi ar bankām un visi papildu līgumi ar tām. Pēc tam nāk pasūtījumu maiņa uzņēmumam. Viņiem seko līgumi, kas attiecas uz uzņēmuma pamatdarbību. Nākamie ir grāmatvedības pārskati, kases dokumenti un informācija par vērtspapīriem. Saraksta pašā galā ir dokumentācija par drošību, veselību un ugunsdrošību. Pēc tām paliek tikai sarakste ar valsts un pārvaldes institūcijām, un, visbeidzot, - darba grāmatu kustības žurnāls.
- Pēdējais. Tajā ir uzskaitīti visi klātesošie, kas paraksta savus parakstus.
Pēdējais punkts būs uzņēmuma apaļais zīmogs.
