Visiem biznesa apgrozījuma dalībniekiem ir jāveic uzskaite - kā to paredz likums. Juridiskā atbildība par tā pareizību un savlaicīgumu tiek uzticēta īpašniekam vai viņa pilnvarota uzņēmuma vadītājam, kā arī galvenajam grāmatvedim.
Parakstu vienības
Uzņēmuma vadītājs un galvenais grāmatvedis parasti paraksta visus uzņēmuma grāmatvedības dokumentus. Šādas tiesības viņiem tiek piešķirtas likumdošanas ceļā vai ar uzņēmuma iekšējiem dokumentiem.
Līdera pilnvaras parasti tiek noteiktas dibināšanas dokumentos un līgumā; galvenā grāmatveža pilnvaras var noteikt viņa amata aprakstā, vadītāja secībā vai darba līgumā.
Ko darīt, ja mainās ierēdņi?
Direktora vai galvenā grāmatveža maiņa ir diezgan apgrūtinošs bizness, un tai nepieciešama pārdomāta pieeja. Šajā gadījumā uzņēmumam ir ne tikai jāpaziņo pārvaldes iestādēm un apkalpojošajai bankai, bet arī pareizi jāveic primāro grāmatvedības dokumentu pieņemšana un nodošana jaunam darbiniekam.
Likumdošanas ceļā šāds rīkojums ir paredzēts tikai budžeta organizācijām; pašnodrošinošie uzņēmumi to nosaka patstāvīgi, piemēram, ar atsevišķu rīkojumu vai regulu. Jebkurā gadījumā tiek sastādīts dokumentu pieņemšanas akts, kura piemērs sniegts turpmāk.
Balstoties uz dominējošo biznesa praksi, mainot par grāmatvedību atbildīgās personas, uzņēmums izveido rīkojumu ar speciālas komisijas rīkojumu, kas veic iekšējo auditu un pieņem dokumentus no galvenā vai galvenā grāmatveža.
Revīzija nav obligāta, tomēr uzņēmums var patstāvīgi piesaistīt auditorus, kuri sniegs atzinumu par grāmatvedības un nodokļu uzskaites stāvokli. Šāds dokuments var palīdzēt uzņēmumam izvairīties no turpmākām inspekcijas iestāžu finansiālām sankcijām.
Ja mainīgās amatpersonas bija finansiāli atbildīgas, tad noteiktajā kārtībā tiek veikta īpašuma un dokumentu obligāta inventarizācija.
Kā pareizi pārsūtīt dokumentus, mainot direktoru vai galveno grāmatvedi
Par grāmatvedības kārtības pārkāpumiem uzņēmumā amatpersonām ir paredzēta atbildība līdz kriminālatbildībai, tāpēc ir tik svarīgi pareizi organizēt dokumentu saņemšanu un pārsūtīšanu, kad tie tiek mainīti.
Lietas tiek nodotas jaunieceltajam direktoram vai galvenajam grāmatvedim, un, ja komisijā nav kandidātu, vai darbiniekam, kurš iecelts ar rīkojumu. Pēc tam komisija vai izpildpersona pieņemtos dokumentus nodod jaunieceltajam direktoram vai galvenajam grāmatvedim. Ja mainās galvenais grāmatvedis, uzņēmuma vadītājs var tieši pieņemt dokumentus.
Akts tiek izpildīts trīs eksemplāros: viens maiņas darbiniekam, otrs ieceltajam darbiniekam, trešais grāmatvedībai. Dokumentu pieņemšanas aktu, mainoties direktoram, paraksta komisijas locekļi vai atbildīgais darbinieks, galvenais grāmatvedis un jaunais vadītājs. Ja notiek galvenā grāmatveža maiņa, to dara komisijas locekļi, uzņēmuma vadītājs un jaunais grāmatvedis.
Dokumentu pieņemšanas akts: paraugs
Pārveduma dokumentu saturu nosaka pats uzņēmums. Zemāk ir dokumentu saņemšanas un pārsūtīšanas darbība, mainot galveno grāmatvedi. Šī ir orientējoša iespēja, piemēram, vienam uzņēmumam.
LLC "Rank" primāro grāmatvedības dokumentu pieņemšanas akts.
Sastādīšanas datums, vieta.
Mēs, SIA “Rang” direktors Pavlovs Ivans Trofimovičs, kas rīkojas, pamatojoties uz Hartu, ekonomistu Lepta OV dokumentu pieņemšanas komisijas locekļi, grāmatvedis Kuds NP, arhivārs Rudenko TL, rīkojoties uz rīkojuma pamata, ar , no vienas puses, un galvenā grāmatvede V. A. Alferova, rīkojoties, pamatojoties uz rīkojumu par nodarbinātību un amata aprakstiem, no otras puses, šis akts tika sastādīts tādā veidā, ka Alferova V.A. pārskaitījumi, un SIA “Rang” direktora personā un komisija pieņem šādus LLC “Rangs” dokumentus par laika posmu no 2010. gada aprīļa līdz 2015. gada aprīlim (detalizēts saraksts):
- preču izlaišanas rēķini un nodokļu rēķini, preču un materiālu un preču izlaišanas akti, līgumi, rēķini, veiktie darba akti, akti samierināšanās;
- nodokļu un finanšu pārskati;
- parāda, aktīvu un saistību summu sadalījums;
- algas dokumentācija;
- dokumentu pieņemšanas un nodošanas akti arhīvā;
- pārvaldes iestāžu pārbaudes (ja tādas ir).
Saskaņā ar piegādes līgumu Nr. 3, kas parakstīts 2014. gada 1. janvārī, direktors un komisija konstatēja 1 nodokļu rēķina, kas datēts ar 2014. gada 4. janvāri, trūkumu. Par šo faktu no V. Alferova. tika saņemta paskaidrojuma piezīme, un no darījuma partnera tika pieprasīts trūkstošā dokumenta dublikāts.
Pārējie komentāri par grāmatvedības dokumentiem nav pieejami.
Revīzijas pārbaude un inventarizācija netika veikta pamatojuma trūkuma dēļ.
Akts tika sastādīts trīs autentiskos eksemplāros: viens V. A. Alferovam, otrs - SIA “Rank” grāmatvedības departamentam, trešais - SIA “Rank” direktoram, un to parakstījušas trīs puses.
Juridiskas konsultācijas: ērtības labad dokumentācijas sarakstu var izsniegt kā obligātu pieņemšanas akta pielikumu.
Kas un kā paziņo par atbildīgo personu maiņu
10 dienu laikā pēc izmaiņu veikšanas uzņēmumam jāpaziņo nodokļu administrācijai par atbildīgās personas maiņu. Šādu paziņojumu izsniedz, iesniedzot apstiprinātu reģistrācijas veidlapu.
Apkalpojošajai bankai ir jāpiesakās arī jauna karte ar parakstu paraugiem, kas notariāli apstiprināta.
Ja uzņēmumam ir elektronisks digitālais paraksts, tad jums jāsazinās ar sertifikācijas centru, lai anulētu veco un izsniegtu jaunu digitālo parakstu, kas nepieciešams elektronisko ziņojumu iesniegšanai.
Direktora maiņas gadījumā jāveic izmaiņas arī valsts uzņēmumu reģistrā: tam ir paredzēta īpaša veidlapa.
Atbildība un sankcijas
Ja lietu nodošanas laikā tiek atklāti kādi iekšēji pārkāpumi, komisijai jāprasa direktora vai galvenā grāmatveža rakstiski paskaidrojumi. Ja dokumenta trūkst vai tas tiek iznīcināts, par to rakstiski jāpaziņo tiesībaizsardzības iestādēm un komisijā jāiekļauj to pārstāvis.
Likums nosaka, ka parakstītāji ir atbildīgi par nepareizu grāmatvedību, tomēr tas neatbrīvo uzņēmumu no iespējamām sankcijām inspekciju laikā. Jaunais direktors vai grāmatvedis nebūs atbildīgs par iepriekšējā pieļautajām kļūdām, un uzņēmumam kā biznesa vienībai var tikt piemērotas finansiālas sankcijas. Tāpēc, mainot amatpersonas, ir tik svarīgi pareizi sastādīt dokumentu saņemšanas un pārsūtīšanas procesu.
Galvenā grāmatveža lietu nodošanas akts
