Savas darbības laikā juridiskas personas bieži pieņem lēmumus par kopsapulcei iesniegtajiem jautājumiem, kuros var piedalīties dibinātāji, akcionāri, nodaļu vadītāji, kā arī to pušu pārstāvji, kas ir biznesa partneri. Šādā situācijā uzdevumi, kas jāatrisina sapulcē, tiek sastādīti, izmantojot tādu veidlapu kā kopsapulces protokols. Šis ir diezgan specifisks dokuments, kas īsā formā atspoguļo visu notikumu gaitu, un tajā var būt arī īss sniegtās informācijas kopsavilkums.
Jautājumi, kas tika atrisināti, pamatojoties uz kopsapulces protokolu
Kopsapulces protokols ir nepieciešams dažādu problēmu risināšanai, kas ir neatņemama organizācijas vai uzņēmuma sastāvdaļa. Ar šī dokumenta palīdzību var veikt izmaiņas dibinātāju vai akcionāru sastāvā, akciju emisijā, uzņēmuma reorganizācijā vai likvidācijā.
Jautājumos, par kuriem nepieciešams kolektīvs lēmums, jāizmanto kopsapulces protokols. Apkopošanas modelis ir vienāds visiem šādiem vienas organizācijas notikumiem. Tādējādi šim dokumentam, atspoguļojot uzņēmuma saimniecisko darbību, ir svarīga juridiskā nozīme.
Kopsapulces protokolu, tās apkopojuma paraugu un noteikumus, kas piemērojami tās saturam, nosaka dažādi Krievijas Federācijas tiesību akti. Tāpēc ir stingri jāievēro noteiktās prasības tā izpildei, jo pārvaldes iestādēm pārbaužu laikā ir tiesības atzīt par spēkā neesošām juridiskas personas lēmumus, pamatojoties uz esošajiem pārkāpumiem un protokola pamatprasību neievērošanu.
Reģistrācijas juridiskās prasības
Biedru kopsapulces protokols, kas piedalās organizācijas saimnieciskajā darbībā, jāsagatavo ne vēlāk kā 15 dienu laikā no dienas, kad organizācija to rīko. Dokuments ir sagatavots divos eksemplāros, un tajā jābūt īpašai datu kopai:
- Sanāksmes datums un vieta.
- Dalībniekiem piederošo balsu skaits.
- Kopējais nobalsojušo dalībnieku skaits.
- Sēdes priekšsēdētāja uzvārds un vārds.
- Prezidija sastāvs.
- Darba kārtība.
Parasti protokolā kopsavilkuma veidā ir norādīti galvenie apspriešanai un balsošanai iesniegtie jautājumi un apstiprinātie rezultāti.
Protokola mērķis
Kopsapulces protokols - tas ir dokuments visu to lēmumu pieņemšanas gaita, kas kolektīvi nosaka juridiskās personas darbības virzienu. Visu veidu un veidu protokoli ir vērsti uz koleģiālu struktūru lēmumu dokumentēšanu. Protokols tiek sastādīts arī biznesa sanāksmju, komisiju sanāksmju, sarunu un konsultatīvo sanāksmju laikā. Protokola mērķis ir dokumentēt panāktos koleģiālos lēmumus un panāktās vienošanās.
Jebkuram uzņēmumam vai organizācijai jāizmanto koleģiālas lēmumu pieņemšanas metodes un jāspēj pareizi sastādīt savu sanāksmju protokolus. Koleģiāli pieņemtu lēmumu reģistrēšanas nozīme ir labs palīgs, lai juridiska persona pareizi veiktu savas darbības.
Ja uzņēmuma dibinātājs vai direktors pieņem vienīgo lēmumu par uzņēmējdarbības veikšanu, konsultatīvā sanāksme obligāti tiek sagrupēta, lai pieņemtu svarīgus lēmumus par uzņēmumu.Tādējādi šādu lēmumu un jaunu jautājumu izskatīšana tiek ierakstīta kopsapulces protokolā.
Svarīga procedūra
Protokola sastādīšanas process sastāv no vairākiem posmiem:
- Darba kārtības noteikšana un sagatavošana.
- Nepieciešamās dokumentācijas sastādīšana un sagatavošana.
- Visu dalībnieku paziņošana par kopsapulces vietu.
- Dalībniekiem nepieciešamās informācijas izplatīšana, lai sagatavotos sanāksmes darba kārtībai, aptverot dažus no tās jautājumiem.
Pirms sarunu uzsākšanas protokolā ir jāreģistrē sanāksmes dalībnieku reģistrācijas dati. Šim nolūkam tiek sastādīts visu dalībnieku saraksts, kura skaitam ir jāatbilst balsu skaitam, kas nepieciešams juridiski juridiska lēmuma pieņemšanai.
Lai tālāk dokumentētu informāciju par pieņemtajiem lēmumiem un kopsapulces norisi, tiek izmantoti mūsdienīgi skaņas vai video ierakstīšanas tehniskie līdzekļi, kas tiek izmantoti visu pieņemto runu un lēmumu stenogrāfijai un apstrādei. Vienlaicīgi ar ierakstu ir nepieciešams rakstiski sastādīt protokola projektu arī visas sanāksmes laikā. Noteikti norādiet to dokumentu sarakstu, kuri piedalījās jautājumu iesniegšanā balsošanai vai diskusijai. Tie ir pārskati, projekti, atsauces, ko izmanto kopsapulcē.
Reģistrācijas noteikumi
Īpašnieku vai dalībnieku kopsapulces protokolam jābūt kompetenti sastādītam un pilnībā jāatbilst Krievijas Federācijas tiesību aktu normatīvajām prasībām.
Atbilstoši tā saturam dokuments var būt gan sīks, gan kopsavilkums par sanāksmi. Visas runas, kas notika konsultatīvās padomes kopsapulcē, tiek parādītas pilnā formā. Īsā veidlapa satur tikai informāciju par runātājiem, novadītās runas tēmu. Īso formu sauc par protokola shēmu. Protokola sastādīšanas formu nosaka sapulces priekšsēdētājs vai koleģiāla lēmuma laikā. Zemāk ir parādīts dalībnieku kopsapulces protokola paraugs.
Šis dokuments ir sastādīts atbilstoši visām biroja darba normām un prasībām, lai detaļas tiktu izgatavotas saskaņā ar GOST.
Protokola saturs. Organizācijas dati
Kopsapulces protokolā, kura paraugs tiek izstrādāts, obligāti jābūt datiem par pilnu organizācijas nosaukumu, kā arī akceptētiem saīsinājumiem attiecībā uz juridisko formu (LLC, JSC utt.). Šajā gadījumā nosaukumam jāatbilst nosaukumam, kas norādīts uzņēmuma statūtos un ierakstīts Vienotajā valsts reģistrā, kā arī tam jābūt pilnīgai dekodēšanai, neizmantojot saīsinājumus.
Ja tas ir LLC kopsapulces protokols, paraugs tiek sastādīts saskaņā ar tiem pašiem noteikumiem un standartiem kā organizācijām, kurām ir atšķirīga īpašumtiesību juridiskā forma. Tas nosaka juridiskās personas atrašanās vietu, kas atspoguļojas organizācijas juridiskās adreses ierakstā, un tai jāatbilst tai, kas ierakstīta dibināšanas dokumentos, kā arī reģistrācijai Vienotajā valsts reģistrā.
Sanāksmju dati
Nākamajā sadaļā pēc juridisko datu precizēšanas, kas atspoguļo uzņēmuma atrašanās vietas patieso nosaukumu, ir jānorāda informācija, kas saistīta ar sapulces laiku un formu. Pirmkārt, tiek norādīts kopsapulces veids, kas var būt ikgadējs, ārkārtas, plānots utt. LLC dalībnieku kopsapulces protokols saskaņā ar spēkā esošo likumdošanu tiek noteikts vismaz reizi gadā.
Sanāksmju formas
Sanāksmes formu var definēt šādi:
- Pilnvaroto pārstāvju vai akcionāru dalībnieku personīga klātbūtne.
- Korespondences forma, savācot iepriekš nosūtīto dokumentāciju, lai noskaidrotu viedokļus par balsošanas jautājumiem.
Tiek atzīmēts arī konsultatīvās padomes sanāksmes datums un vieta, norādīta faktiskā adrese, kurā dalībnieki pulcējās.
Protokola galvenā daļa
Norādīta tēma, jautājumi, par kuriem notika sanāksme. Gadu sanāksmju gadījumā likumā ir definēti vairāki jautājumi, kas jāņem vērā. Pārējā sanāksmes laikā dalībnieki var brīvi izvēlēties risināšanai nepieciešamās tēmas.
Jānorāda to personu reģistrācijas sākuma un beigu laiks, kurām ir tiesības apmeklēt un piedalīties diskusijā. Šajā gadījumā organizators vai sekretārs veic visu ierašanās reģistrāciju, nosakot klātesošo identitāti un ievadot šos datus protokola sadaļā “Klāt”. Noteikti norādiet dalībnieku, kā arī viņa ieņemto amatu un balsu skaitu. Akciju sabiedrībās var ievadīt arī datus par personas apliecību vai izsniegtu pilnvaru.
Arī šajā daļā tiek norādīts koleģiālās sapulces atklāšanas un slēgšanas laiks, balsošanas rezultāti, kas noteikti ar balsu skaitīšanas laiku.
Izskatot katru darba kārtības jautājumu, norāda:
- To balsu skaits, kuras var piedalīties sanāksmē.
- Nodoto balsu skaits.
- Par dažādām balsošanas iespējām nodoto balsu skaits.
- Pieņemto lēmumu formulējums.
Tam seko sadaļa, kurā tiek ierakstīti visi uzklausīto runu galvenie noteikumi, kā arī to personu vārdi, kuras runāja par katru jautājumu. Informācija tiek sniegta kopsavilkuma veidā, kas veido prezentāciju kopsavilkumu.
Noslēguma daļa
Pēc dibinātāju, akcionāru vai citu dalībnieku kopsapulces protokola sastādīšanas to piestiprina ar priekšsēdētāja, kā arī sapulces sekretāra parakstiem. Tiek noteikts arī tā sagatavošanas datums, kas var nesakrist ar sanāksmes datumu.
Īpašie protokoli un sanāksmes
Vēl viens interesants šādas dokumentācijas piemērs ir mājas īpašnieku kopsapulces protokols vai dārzkopības partnerība. Šādas sanāksmes un to ierakstīšana izceļas ar to, ka dalībniekiem ir vienādas tiesības, un, ja neierodas liels skaits cilvēku, lēmumus joprojām var pieņemt, pamatojoties uz to cilvēku viedokli, kuri ieradās un piedalījās diskusijai iesniegto jautājumu risināšanā. Balstoties uz šādu protokolu, pārējiem dzīvojamā fonda vai dārzkopības biedrības locekļiem ir pienākums pakļauties pieņemtajiem lēmumiem neatkarīgi no tā, vai viņi piedalījās šajā sanāksmē vai nē.
Izstrādājot šādu dokumentu, tas parasti norāda pārskaitīšanas komitejas sastāvu. Sanāksmes priekšsēdētājs un sekretārs var darboties gan pilnvarotās personas, gan tās, kuras izvēlētas, balsojot no klātesošajiem dalībniekiem. Veids daudzdzīvokļu māju pārvaldīšana vai dārzkopības partnerību izvēlas dzīvojamo telpu vai zemes īpašnieku kopsapulce. Šajos jautājumos pieņemtie lēmumi ir saistoši visiem īpašniekiem.
Kopsapulces protokola noformēšana prasa īpašu uzmanību un noteiktas dokumentālās prasmes. Nevajadzētu pieļaut nolaidību attiecībā uz noteikumiem, kas izstrādāti šī dokumenta izpildei, jo tas ir vienīgais dokumentālais atspoguļojums koleģiālās sanāksmes lēmumu likumībai, kuri ir svarīgi un kuriem ir arī liels juridiskais spēks un kas tiek nodrošināti laikā. auditi pārvaldes iestādes.
