Jebkuras organizācijas darbs, kā likums, ir saistīts ar lielu skaitu dokumentu. Tā ir ienākošā sarakste un uz to nosūtītās atbildes, dažādi darbinieku rīkojumi un paziņojumi, tehniskās instrukcijas un grāmatvedības pārskati. Visi no tiem prasa savlaicīgu uzskaiti un optimizāciju. Viena no šīs problēmas risināšanas iespējām ir dokumentu inventarizācija.
Saskaņā ar likumu
Speciālists, kurš uzņēmumā nodarbojas ar biroja darbu, vislabāk zina, kas ir dokumentu saraksts. Gada laikā tam iziet milzīgs daudzums dokumentu. Visi no tiem ir svarīgi, un katrs atsevišķi spēlē īpašu lomu šī vai šī jautājuma risināšanā. Šādu bagāžu ir vienkārši neiespējami izmest, jo katram no šiem dokumentiem ir noteikts glabāšanas laiks, kura laikā tas ir derīgs un var noderēt. Šādus dokumentus parasti deponē arhīvā, kur tie atrodas visu laiku.
Jebkurā laikā tos var ņemt no turienes un izmantot kā paredzēts. 2004. gada oktobra federālajā likumā “Par arhīvu lietām” - visu iespējamo saraksts dokumentu veidi un katram no viņiem ir noteikts termiņš, līdz kuram viņiem jābūt kopā ar īpašnieku. Bet kā ņemt vērā milzīgo dokumentu daudzumu, kas saņemts glabāšanai? Šim nolūkam ir dokumentu saraksts. To sastādījis par arhivēšanu atbildīgais darbinieks, un tas ir obligāts papildinājums katrai mapei vai gadījumam, kas iesniegts ilgstošai glabāšanai.
Svarīgu dokumentu nosūtīšana
Uzņēmuma sekretārs arī bieži sastāda dokumentu sarakstu. Tas nenozīmē ienākošās vai izejošās sarakstes reģistrāciju. Tam katram sekretāram ir īpašs žurnāls. Tur attiecīgi reģistrē vēstules saņemšanas vai nosūtīšanas brīdi, norādot datumu, adresātu un izpilddirektoru. Inventārs dažos gadījumos var būt šādas korespondences iekšpusē.
Piemēram, organizācija uz adresi nosūta dokumentu paketi. Viņus nevar vienkārši ievietot aploksnē un iemest kastē, uzlīmējot zīmogu. Kur ir garantija, ka dokumenti tiks sasniegti pilnībā? Protams, ja tās ir brošūras vai vienkāršas skrejlapas, tad neuztraucieties. Jebkurā laikā tos var nosūtīt vēlreiz. Bet dažreiz pēc oficiāla pieprasījuma jums ir jānosūta nopietni dokumenti. Šajā gadījumā papildus galvenajiem vērtspapīriem iepakojumam ir jāpievieno pavadvēstule un inventārs, kas būs uz šo adresi nosūtīto dokumentu saraksts.
Dokumentu pārsūtīšana
Darbinieki, kas ir iesaistīti līgumu slēgšanā, ļoti labi zina, kas ir dokumentu saraksts. Jūs to varat viegli izveidot pats.
Galvenais ir tas, ka šajā dokumentā ir visa nepieciešamā informācija:
- Sūtītāja vārds ir ierakstīts augšējā kreisajā stūrī vai ir ievietots uzņēmuma zīmogs.
- Labajā pusē ir dati par adresātu (uzņēmuma nosaukums un tā vadītāja pilns vārds).
- Zem centra ir vārds. Piemēram, tas būs “Līgumam pārsūtāmo dokumentu saraksts”, norādot arī numuru un datumu.
- Turklāt pēc nejaušības principa tiek sastādīta tabula, kurā jābūt vismaz 4 kolonnām (skaitlis secībā, dokumenta nosaukums, tā numurs un datums, eksemplāru skaits, lapu skaits).
- Pēc tam tiek izdarīts galīgais ieraksts par to, cik dokumentu tiek pārsūtīti saskaņā ar šo uzskaiti. Jums jāaprēķina arī kopējais pielikumu lapu skaits.
- Lapas pašā apakšā ir piezīme par datumu, uzvārdu un amatu par to, kas šos dokumentus pārsūtījis un saņēmis.
Šis ir visizplatītākais dokumentu saraksts, kura paraugs jebkuram ierēdnim ir labi pazīstams kā pasta veidlapas numurs 107. Gatavas veidlapas var iepriekš ņemt jebkurā pasta nodaļā, lai tās lēnām aizpildītu un pārbaudītu darba vietā.
Arhivēšanas smalkumi
Ikviens arhīva darbinieks ir iepazinies ar lietu dokumentu sarakstu. Tas tiek veikts, pārvedot vērtspapīrus glabāšanai. Šis dokuments ir ne tikai noteiktas mapes saturs. Tas ļauj jebkurā laikā atrast nepieciešamo informāciju starp ļoti daudziem dokumentiem.
Pasūtījumi, pārskati un citi ieguldījumi tiek sistematizēti un apkopoti tabulā, kurā būtu sešas nepieciešamās slejas:
- Sērijas numurs.
- Konkrēta dokumenta indekss saskaņā ar nomenklatūru.
- Tās datums (norādīts reģistrācijas laikā).
- Nosaukums (pasūtījums, vēstule, līgums).
- Lapu numuri.
- Piezīme
Galds var būt diezgan liels. Bet jebkurā gadījumā pašās beigās būtu jāveic galīgais ieraksts par to, cik dokumentu tajā ir uzskaitīti, kā arī par kopējo lappušu skaitu. Tagad, izpētot šādu mapi, jūs varat viegli atrast vajadzīgo papīru pēc nepieciešamajiem parametriem, nepieliekot īpašas pūles.
Inventāra pazīmes
Dokumentu iekšējam sarakstam ir vajadzīgas īpašas zināšanas un īpaša uzmanība no tā sastādītāja. Dažreiz dizaina kļūdu dēļ papīrs tiek vienkārši zaudēts milzīgā informācijas plūsmā. Atrodoties nevietā, viņa lido no redzesloka.
Piemēram, priekš plānotā pārbaude Nodokļu inspekcijai bija nepieciešams ziņojums pirms pagājušā gada, un tas tika iesniegts ar nolaidību kopā ar citiem dokumentiem. Pastāvēja situācija, kad uzņēmuma darbinieks nevar apstiprināt šo vai to informāciju, kas tika sniegta iepriekš. Šāds pārpratums var izraisīt naudas sodu organizācijai un sodīt darbiniekus, kas atbildīgi par informācijas sniegšanu un dokumentu glabāšanu. Zaudējumu apmērs ir atkarīgs no meklēto datu svarīguma. Lai tas nenotiktu, dokumentu uzskaite ir jāuztur atbilstoši. Šis process, protams, ir ļoti sarežģīts un laikietilpīgs. Turklāt ir jāņem vērā procedūras daudzpakāpju un secība.
Darbinieku personiskās lietas
Jebkura uzņēmuma vai organizācijas personāla dienests ir arī sadaļa, caur kuru iziet daudz dažādu dokumentu. Lielākā daļa no tām ir uzkrātas darbinieku personīgajās lietās.
Līdz atlaišanai tie tiek glabāti vietā, un tikai pēc tam tiek arhivēti. Šajā gadījumā personāla darbiniekam jāizveido personisko lietu saraksts. Ir vērts atzīmēt, ka Krievijas tiesību aktos nav noteiktu noteikumu par tā sagatavošanu. Visi noteikumi ir ņemti no padomju laikiem. Saskaņā ar tiem šādam sarakstam jābūt septiņu kolonnu tipa tabulai:
- Skaitlis secībā.
- Konkrēta dokumenta indekss.
- Datums
- Dokumenta nosaukums un kopsavilkums.
- Lapu numuri.
- Datums, kad dokuments tika iekļauts failā.
- Piezīme īpašām piezīmēm.
Pašās beigās tiek aprēķināts kopējais sarakstā norādīto dokumentu skaits. Tas viss tiek darīts ar personāla virsnieka parakstu, kurā norādīts lietas nodošanas datums.
