Pavadvēstule ir universāls dokuments, kas tiek izmantots visdažādākajās uzņēmuma darbības jomās. Pareizi sastādīts eskorts glābs visas puses no daudziem trūkumiem un neskaidrībām. Kā uzrakstīt pavadvēstuli dokumentiem?
Kad tas ir nepieciešams?
Uzņēmuma, īpaši lielā, darbu pavada ļoti dažādi jautājumi, kas visbiežāk jāpabeidz rakstiski. Darījuma partneri apmainās ar ziņojumiem un paziņojumiem savā starpā, dokumentus pieprasa banka, nodokļi, pensiju fonds un auditori. Klienti raksta arī dažādas informācijas un dokumentācijas pieprasījumus.
Visos šajos gadījumos dzīvības glābējs un vienlaikus pavadvēstule kļūs par cienīgu uzņēmuma seju. Rakstīts uz cietas formas, pareizi sastādīts un pareizi izpildīts, tas ne tikai atstās pareizu iespaidu uz adresātu, bet arī sūtītājam veiks vairākas praktiskas funkcijas:
- izskaidros saņēmējam, kurš viņam raksta un kāpēc;
- uzņemsies informatīvo lomu, atbrīvojot pievienoto dokumentāciju no semantiskās pārslodzes;
- detalizēti pievienoto dokumentu sarakstu;
- ietaupiet naudu, likvidējot nevajadzīgo pastu ar inventāru;
- pildīt kompaktu pierādījumu lomu veselas kaudzes dokumentu piegādē.
Parastais “eskorts” ar pareizo pieeju var būt tik noderīgs!
Kā uzrakstīt pavadvēstuli dokumentiem?
Ne visi zina, kā rakstīt pavadvēstuli dokumentiem, lai gan tas ir svarīgi.
“Eskorta” apkopošanai vajadzētu sākt ar ievadfrāzi: atsaukties uz ienākošā pieprasījuma numuru vai norādīt jautājuma būtību, par kuru notiek sarakste. Nākamajos vēstules punktos ir loģiski norādīt dokumenta pamatojumu: normatīvie akti, līguma noteikumi, pārbaudes akti, pārvaldes iestāžu rīkojumi un daudz kas cits.
Paziņojums beidzas ar pieprasījumu, piedāvājumu vai pieprasījumu. Pēc teksta sastādīšanas tiek norādīts pievienoto dokumentu saraksts ar numerāciju, vārdu un informāciju, kā arī pievienoto lapu skaits.
Nepieciešamā informācija par dokumentu pavadvēstuli
Kā uzrakstīt pavadvēstuli dokumentiem, mēs runājām iepriekš. Tagad nedaudz par tā dizainu.
- Dokumenta "vāciņš". Šeit norāda adresāta vadītāja vai cita pārstāvja amatu, uzņēmuma nosaukumu vai privātpersonas vārdu, uzvārdu un patronimiku; pilna adrese un pasta indekss.
- Pavadvēstules sastādīšanas datums, un ja sūtītājs ir juridiska persona, tad reģistrācijas izejošais numurs.
- Uzrunāšana adresātam saskaņā ar biznesa vēstules noteikumiem. Neatkarīgi no tā, vai tā ir privātpersona vai uzņēmuma vadītājs, viņi vēršas pie viņa pēc vārda un patronimika, pievienojot aicinājumu "ievērot".
- Sīks pievienoto dokumentu saraksts, jo pats nosaukums nozīmē, ka burts "pavada" noteiktu pamata izbraukšanu.
- Vēstuli paraksta pirmā persona vai pilnvarots pārstāvis organizācijā, kurai vadītājam ir piešķirtas šādas tiesības. Ja vēstule ir no privātpersonas, sūtītājs vai viņa pārstāvis ar pilnvara palīdzību paraksta “eskortu”. Pirms parakstīšanas parasti tiek pievienots apliecinājums ar cieņu ar roku.
- Vēstules izpildītāja uzvārds, iniciāļi un saziņas līdzekļi.
Šīs ir pamatprasības rakstīšanas formai.
Dokumentu pavadvēstules paraugs
Lielisks atskaites punkts sagatavošanā būs praksē pārbaudīts dokumentu pavadvēstules paraugs. Protams, tā saturs mainīsies atkarībā no kompilatora vajadzībām, taču kopējais audekls paliek nemainīgs.
Gološevskas nodokļu inspekcijas vadītājs
Khitrun I.V.
st. Vasiļevskaja, 3,
Kukino - 31005
Nr.562, datēts ar 2015.05.45
Cienījamais Ivan Vasilievich!
Attiecībā uz jūsu pasūtījumu Nr. 12/389 (2015. gada 4. janvāris) par neplānotas pārbaudes uz vietas izdošanu, mēs informējam jūs par šādiem jautājumiem.
Daļa dokumentu par līgumiskajām tiesiskajām attiecībām ar ārkārtas situāciju uzņēmumam "Gedeon" tika atsavināta, pamatojoties uz aresta protokolu, kas datēts ar 03.02.2015. (Ir pievienota kopija). Uzņēmuma rīcībā esošie dokumenti jums tiek nosūtīti atbilstoši apstiprinātu kopiju veidā saskaņā ar pielikumu.
Lietošana (kopā 6 litri):
- Kopēt maksājuma uzdevums ar bankas atzīmi Nr. 3, kas datēta ar 15/15/15, - par 1 litru.
- Maksājuma rīkojuma kopija ar bankas atzīmi Nr. 6 ar datumu 02/14/15 - 1 litrs.
- Kopēt izlīguma ziņojums saskaņā ar piegādes līgumu Nr. 56 / P no 12.15.14 - par 1 litru.
- Konfiskācijas protokola, kas datēts ar 03/02/15, kopija - 3 litri.
Sveicieni
Valsts uzņēmuma "Gološevskas gaļas pārstrādes rūpnīca" direktors
Golokhvastov F.E.
Mākslinieks: Pupko A.V.
(067)4658291
Šāds “eskorts” ir piemērots daudziem izejošajiem materiāliem pēc valsts, normatīvo un tiesībaizsardzības iestāžu pieprasījuma, jums tas vienkārši ir nedaudz jāpielāgo savām vajadzībām.
Pavadvēstule līguma dokumentiem
Slēdzot biznesa līgumus, bieži rodas situācija, kad darījuma partneri atrodas ģeogrāfiski tālu viens no otra un nevar atļauties doties uz citu pilsētu, lai parakstītu līgumu.
Šajā gadījumā pavadvēstules izpilde kļūst par sava veida bāksignālu, ļaujot noslēgt juridiski derīgu līgumu no attāluma, bez personiskas pārstāvju sanāksmes. Izmantojot pavadvēstuli, viena puse var ne tikai nosūtīt parakstītās līguma veidlapas izskatīšanai, bet arī rakstiski izteikt savu nostāju par būtiskiem līguma jautājumiem.
Turklāt pavadvēstule ļauj ierakstīt, kas un cik tika pievienots un nosūtīts adresātam. Piemēram, saturu var izteikt šādi.
"Mēs jums nosūtām divus informācijas pakalpojumu sniegšanas līguma eksemplārus, kurus mēs esam parakstījuši un apzīmogojuši. Mēs iesakām izskatīt norādīto projektu un, ja par to vienojas, parakstīt līgumu, atdodot mums vienu no parakstītajiem eksemplāriem. Pielikums: līguma projekts 2 eksemplāros pa 6 lapām katrā. "
Pretenzijas vēstule - vai tas ir nepieciešams?
Dažreiz rodas situācija, kad ir jānosūta prasība pusei saskaņā ar līgumu, kas nepilda savas saistības. Parasti visas pretenzijas, pamatojumi un pieteikumi tiek norādīti tieši prasībā. Šķiet, kāpēc jums varētu būt nepieciešama pavadvēstule?
Fakts ir tāds, ka prasība var kļūt ne tikai par oficiālu pierādījumu tiesā, bet dažos gadījumos arī par izpilddokumentu. Tam vajadzētu norādīt juridiski pareizas un nozīmīgas lietas, bet tas nepilda komunikatīvu funkciju.
Ja darījuma partnerim ir ne tikai jāsniedz sūdzība, bet arī jānosūta daži neoficiāli apsveikuma vai paskaidrojuma vārdi, kas ir labāki par pavadvēstuli, šo lomu neizpildīs neviens dokuments.
Pavadvēstule ir labs veids, kā iepazīt viens otru.
Bieži vien uzņēmums rīko interesantu akciju vai vienkārši vēlas to darīt komerciāls piedāvājums neierobežots personu loks. Tam labi piemērotas tipiskas pavadzīmes, kas ir jautras un kodolīgas.
Šādai "vizītkartei" varat pievienot reklāmas produktus, katalogus, cenrāžus, cenrāžus un visus materiālus, kas var ieinteresēt potenciālo klientu vai partneri.
Pat ja ir vesels burts, vadītājam vai vadošajam vadītājam nav nepieciešams tiem tērēt daudz laika: vienkārši parakstiet gatavās klišejas un jūs varat tās nosūtīt, kā paredzēts!
Kas paraksta eskortu?
Visbeidzot, mēs noskaidrosim svarīgu jautājumu. Kas paraksta pavaddokumentu? Šim nolūkam tiek izmantots hierarhijas noteikums: labāk ir sazināties ar uzņēmuma prezidentu ar uzņēmuma direktoru; dokumentus uz banku var pārsūtīt galvenais grāmatvedis; Informācijas "pavadošo" nodarbinātības centrā var parakstīt direktora vietnieks cilvēkresursu jautājumos.
Pavadvēstule var kļūt par neaizstājamu vizītkarti, ja tā tiek izsniegta pareizi!
