Ikviens pilsonis, kuram jāsaņem noteikta informācija, var kļūt par arhīva informācijas lietotāju. Lai iegūtu arhīva sertifikātu, jums jāierodas personīgi vai jānosūta pilnvarota persona, kas rīkojas, pamatojoties uz apliecinošiem dokumentiem.
Kāda informācija tiek glabāta arhīvā
Saskaņā ar likumu par organizācijas arhīvu lietām valsts institūcijām, personām, kas nodarbojas ar komercdarbību, ir pienākums sniegt pieteikuma iesniedzējam informāciju, kas atrodas arhīva dokumentos. Šādam pakalpojumam vajadzētu būt bez maksas.
Arhīva sertifikāts ir oficiāls dokuments, kas izveidots uz īpašas veidlapas un satur visaptverošu informāciju, ko pieprasa pieteikuma iesniedzējs. Papildus sertifikātam pilsoņiem ir tiesības saņemt ar pieteikuma iesniedzēju saistītu arhīvu dokumentu kopijas. Nepieciešamība iegūt šādus dokumentus var būt saistīta ar vēršanos sociālā nodrošinājuma iestādēs, pensijas uzkrājumu veidošanu un noteiktu pabalstu saņemšanu.
Datu privātums
Saskaņā ar likumu arhīva informācija jāsniedz, lietotājiem piekļūstot oriģināliem un meklētājprogrammām. Jāatzīmē, ka visa glabātā informācija ir konfidenciāla, un tāpēc tai vajadzētu būt pieejamai tikai noteiktam cilvēku lokam.
Šāda piesardzība ir saistīta ar faktu, ka informācijas bankā ir pilsoņu personas dati, informācija par viņu dzīvesvietu, ģimenes stāvokli, algu, sodāmības reģistru un citas biogrāfiskas pazīmes. Šajā sakarā arhīva sertifikāta iegūšana nav atļauta bez personas piekrišanas. Darbiniekiem, kuriem ir pieeja arhīvam, jāievēro noteikumi par informācijas sniegšanu.
Arhīva informācijas lietotāji
Sakarā ar to, ka arhīvos tiek glabāta diezgan daudzveidīga informācija, arhīva sertifikātu izdošana notiek lielam skaitam lietotāju. To skaitā ir juridiskas un fiziskas personas, bijušie uzņēmumu darbinieki, tiesībaizsardzības un nodokļu iestādes, pensiju fondi, apdrošināšanas aģentūras un vienkāršie pilsoņi.
Katram atsevišķam lietotājam ir noteikumi par informācijas sniegšanu.
Arhīvu sertifikātu, kopiju un izrakstu izsniegšanas noteikumi
Visa arhīvā pieprasītā informācija tiek izsniegta, pamatojoties uz rakstisku iesniegumu. Šis dokuments raksturo pieprasījuma būtību un visu meklēšanai nepieciešamo informāciju. Pieteikumā tiek informēti arī pieteikuma iesniedzēja personas dati, iniciāļi, adrese, tālruņa numurs. Pieprasījums jāparaksta ar pieteikuma iesniedzēja personisko parakstu.
Tiek izsniegts darba sertifikāts (arhivēts) ar informāciju par darba stāžu, ņemot vērā visprecīzāko informāciju par pretendenta darba vietu. Arī šajā gadījumā jums jānorāda darba vieta un periods. Mainot uzvārdu, pieprasījumā ir jāraksta iepriekšējie iniciāļi.
Pieprasītā informācija no arhīva jāsniedz 30 dienu laikā no pieprasījuma reģistrācijas dienas. Ja īpašas informācijas iegūšanai ir nepieciešams papildu laiks, arhīvs paziņo pretendentam par termiņa pagarināšanu.
Kā izskatās arhīvs, parauga forma
Apliecība, kas iegūta no valsts arhīva vai no komercsabiedrības personāla dokumentiem, jāapkopo uz organizācijas veidlapas, un tai jābūt skaidram nosaukumam. Aptuveni šāda pieprasījuma paraugs ir redzams pieteikšanās laikā.
Arhīva dokumentu aizpilda, pamatojoties uz oriģināliem vai apstiprinātām kopijām.Arhīva sertifikātā jābūt precīzai informācijai par izmantotajiem dokumentiem, un informācija jāsniedz hronoloģiskā secībā. Visi sertifikātā minētie vārdi ir reģistrēti paplašinātā formā, un izraksti no oriģināla ir ievietoti pēdiņās. Ja dokumenta aizpildīšanas laikā tika konstatētas neatbilstības, tad tās tiek pārsūtītas uz sertifikātu tādā formā, kādā tās parādās oriģinālā. Pareizi aizpildītam sertifikātam ir pilns juridiskais spēks, un to var uzrādīt pierādījumu veidā tiesā.
Kādi pārkāpumi var padarīt dokumentu par spēkā neesošu?
Oficiālā arhīva dokumentā nedrīkst būt labojumu, blotu vai nesalasāmas frāzes. Tāpat tekstā nav atļauti arhīvu darbinieku komentāri un dažādi personiski secinājumi.
Pēc dokumenta teksta daļas ir arhivēti izmantoto reģistru numuri. Arhīva sertifikātu paraksta galvenais arhivārs vai personāla nodaļas vadītājs un apliecina ar zīmogu. Ja dokuments sastāv no vairākām lapām, tad katra lapa ir jāsertificē. Arhīva pieprasījums tiek izdots divos eksemplāros, no kuriem viens tiek izsniegts pēc pieprasījuma, bet otrais tiek glabāts arhīva reģistrā.
Dokumenta arhivētas kopijas izdošana
Arhīvu iestādes pēc pilsoņu pieprasījuma izsniedz oriģinālo dokumentu kopijas un arhīvu izrakstus. Šādi informācijas bloki ir izveidoti uz organizācijas veidlapas. Ja tiek veikta vēsturiska dokumenta kopija, tad šāda forma nav jāizmanto.
Arhīva paziņojums ir būtisks, ja avota informācija atrodas apjomīgā informācijas reģistrā. Tāpēc, lai optimizētu darbu, izrakstā ir norādīta tikai tā informācijas daļa, kas interesē pieteikuma iesniedzēju.
Dokumentu kopijas pieteikuma iesniedzējam izsniedz kopā ar pavadvēstuli. Ja pieprasītā informācija nav pieejama arhīvā, tiek ziņots par pieprasījuma neizpildes iemeslu.
Arhīva sertifikāta 9 veidlapas
9. veidlapa ir diezgan populārs dokuments starp iedzīvotājiem. Šajā sertifikātā ir informācija par personām, kas reģistrētas noteiktā dzīvoklī, par nekustamā īpašuma lielumu, īpašnieka tiesībām un viņa ģimenes attiecībām ar citiem kapitāla daļu turētājiem.
Šādu dokumentu var pieprasīt, iesniedzot dokumentus privatizācijai vai pierādot mantojuma tiesības. Nekustamā īpašuma pārdošanas gadījumā arhīva sertifikāts Nr. 9 šobrīd nav nepieciešams. Lai iegūtu veidlapu Nr. 9, jums būs jāsazinās ar pasu biroju reģistrācijas vietā un jāuzrāda pase un sertifikāts par telpu īpašumtiesībām.
Diezgan bieži pretendenti saskaras ar tādu problēmu kā atteikums izsniegt sertifikātu Nr. 9 saistībā ar to īres parādi. Faktiski šādu argumentu nevar uzskatīt par likumīgu, jo saskaņā ar likumu pasu biroja darbiniekiem ir jāizsniedz dokuments neatkarīgi no nokavējuma naudas.
Nelikumīga atteikuma gadījumā ir nepieciešams pieprasīt rakstisku apstiprinājumu par atteikuma iemeslu, jūs varat arī rakstīt sūdzību pases biroja vadītājam vai vērsties tiesā.
