Gandrīz jebkurā organizācijā, neatkarīgi no tās juridiskās formas un darbinieku skaita (pat ja mēs runājam par individuāliem uzņēmējiem), tās darba procesā elektroniskajos plašsaziņas līdzekļos tiek uzkrāts ļoti daudz dažādu biznesa dokumentu, vēstuļu, nodokļu pārskatu un citas informācijas. Gandrīz visi uzņēmumi, kas darbojas vairāk vai mazāk ilgu laiku, agrāk vai vēlāk saskaras ar vajadzību sistematizēt savus arhīvus.
Daži no dokumentiem ir jāsaglabā, bet daži, tieši pretēji, ir pienācis laiks iznīcināt. Bet kāds ir grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiks, pēc kura tos var droši iznīcināt? Patiešām, mūsu tiesiskais regulējums reti tiek atzīts par tādu nosacījumu pārkāpšanu, un tāpēc tie ir jāzina.
Šis raksts ir veltīts šī jautājuma atklāšanai.
Kā būt
Jāatzīmē, ka daudzus dokumentus paredzēts glabāt vismaz 75 gadus, un dažām pārskatu kategorijām parasti ir stingri ieteicams tos nepieskarties visā uzņēmuma darbībā. Kā būt? Galu galā es gribētu pilnībā ievērot likumu, bet tajā pašā laikā nesarežģīt to darbinieku dzīvi, kuri ir atbildīgi par arhīva dokumentu uzturēšanu!
Pirms mēs atbildēsim uz šo jautājumu, mēs iepazīsimies ar galvenajiem normatīvajiem dokumentiem, kas satur pamatprasības, kas ņem vērā visu uzņēmumu grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiku neatkarīgi no to juridiskās formas, lieluma un darbības virziena.
Dokumentu glabāšanas normatīvais regulējums
Apskatīsim galvenos normatīvos dokumentus, kas reglamentē arhivēšanu organizācijās.
Pirmkārt, 2004. gada novembra Federālais likums Nr. 125-FZ. Šis ir vispārīgs dokuments, tas pilnībā regulē arhivēšanu mūsu valstī. Tātad viņa noteikumi runā par visu ražošanas un grāmatvedības dokumentu saglabāšanas procesa organizēšanu, par arhīvu iegūšanas un izmantošanas metodēm. Turklāt tas likumdošanas ceļā nosaka mijiedarbības procesus starp arhīvu institūcijām un tiem pilsoņiem, kuri vēlas izmantot tur glabāto informāciju.
Protams, milzīga loma ir “Arhīvu organizāciju darba pamatnoteikumiem”. Tie tika oficiāli apstiprināti un ieteikti lietošanai ar Federālā arhīva lēmumu, kas tika pieņemts 2002. gada 2. jūnijā. Sākot arhīva nodaļas izveidošanu organizācijā, mēs ļoti iesakām vispirms iepazīties ar šo dokumentu, jo tas parāda šāda veida darbības vissvarīgākos un pamatpunktus.
Citi dokumenti
Lai normāli saglabātu svarīgus dokumentus, ir jāzina arī to arhīvu dokumentu saraksts, kas tiek ģenerēti jebkura uzņēmuma darba laikā. Tieši tur tiek norādīti grāmatvedības dokumentu glabāšanas periodi, un šis dokuments tika apstiprināts ar atsevišķu Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas rīkojumu 2010. gadā. Dokumenta numurs ir N 558. Jau no paša nosaukuma kļūst acīmredzams, ka tajā ir saraksts ar galvenajiem vērtspapīriem, kas veidojas uzņēmējdarbības vai citu uzņēmuma darbību rezultātā.
PSRS mantojums
Joprojām aktuāli ir noteikumi par dokumentiem, kurus PSRS Finanšu ministrija publicēja 1983. gada 29. jūlijā, Nr. 105. Šī noteikuma ietvaros tiek noteikti gan sākotnējie dokumentu glabāšanas termiņi, gan to izveidošanas, pieņemšanas un izmantošanas kārtība.
No nodokļu kodeksa
Turklāt atbilstošo informāciju varat atrast attiecīgā dokumenta 23. pantā. Tātad astotajā rakstā ir klauzula, kurā atsevišķi apskatīti grāmatvedības dokumentu glabāšanas periodi, kurus var izmantot nodokļu aprēķināšanai un ieturēšanai. Tajos ietilpst vērtspapīri, kas apstiprina tiešu ienākumu, izdevumu saņemšanu, kā arī nodokļus, kas jau samaksāti par labu valstij.
Visbeidzot, šāda informācija ir pieejama Federālajā likumā 29 (Nr. 402-ФЗ, datēts ar 2011. gada 6. decembri) “Par grāmatvedību”. Tajā jūs varat atrast grāmatvedības dokumentu glabāšanas periodus komercuzņēmumu organizācijās.
Kas jāuzglabā un cik ilgi?
Nav pārsteidzoši, ka īpaši svarīgi ir glabāt tipiskus grāmatvedības dokumentus, kas tiek veidoti jebkuras organizācijas darbības laikā (tas viss ir iepriekšminētajā sarakstā). Raksturīgi dokumenti tiek glabāti: 1 gads, 5 gadi, 75 gadi. Daži dokumenti (informācija par līdzekļu iegūšanu īpaši lielos apjomos) ir jāuzglabā pastāvīgi.
Glabāšanas grupas
Profesionāli auditori saka, ka visus dokumentus, kas atspoguļo grāmatvedības ierakstus, var iedalīt četrās galvenajās grupās. Šeit ir grāmatvedības dokumentu glabāšanas periodu saraksts:
- Papīri, kas pastāvīgi jāglabā. Tajos ietilpst visi gada finanšu pārskati, kā arī visi pierādījumi, kas iegūti, reģistrējoties nodokļu iestādēs.
- Ilgtermiņa uzglabāšanas grupa (vairāk nekā 10 gadi). Tie ir paziņojumi, dokumenti, ko darbinieki parakstījuši par piekrišanu personas datu apstrādei. Dati par pašu tēmu, kas deva šādu piekrišanu, būtu jābūt pieejamiem 75 gadus.
- Pagaidu tips. Tiek pieņemts, ka šīs grupas dokumenti jāuzglabā līdz 10 gadiem ieskaitot. Tajos ietilpst rēķini, kā arī garantijas vēstules.
- Ceturtajā šķirnē ietilpst visi iepriekš minētie dokumenti, kuriem ir beidzies derīguma termiņš, un tāpēc tie ir jāiznīcina.
Svarīgas nianses
Svarīgi! Jums jāzina, ka glabāšanas laika samazināšana ir stingri aizliegta, taču ir pieļaujams šī laika palielinājums. Bet tas attiecas tikai uz tām organizācijām, kuras veic ļoti specifiskas darbības.
Tātad grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiks LLC, kas nodarbojas ar finanšu aizdevumu nodrošināšanu iedzīvotājiem, sākas no 75 gadiem. Praksē inspekcijas organizācijas atzīmē, ka šādiem dokumentiem jābūt pieejamiem visu laiku, jo, ja ir kādas prasības (piemēram, no mantinieku puses), tos var nākties celt pat pēc šī perioda.
Tāpēc īpaša nozīme ir nomenklatūras organizēšanai, kas tiks izmantota noteiktā uzņēmumā arhīvu biznesa organizēšanai. Tagad mēs apsvērsim pamatprasības, kuras inspekcijas organizācijas izvirza konkrētām organizācijām, atkarībā no to īpašumtiesību juridiskās formas.
Kopumā tie neatšķiras pēc šķirnes, taču ir arī dažas nianses. Parasti tie ir saistīti ar ienākumu summu, ko uzņēmums saņem.
LLC
Vispirms apsveriet LLC. Tā kā šādu uzņēmumu apgrozījums ir diezgan ievērojams, prasības tiem ir stingrākas. Pirmkārt, visa grāmatvedība un nodokļu deklarēšana ir jāuzglabā vismaz 75 gadus. Turklāt grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiku LLC var pagarināt uz nenoteiktu laiku gadījumos, kurus mēs jau esam apsvēruši iepriekš.
Dokumentācija par norēķiniem ar personālu ir jāuzglabā visā konkrētas personas darbā organizācijā un vismaz 10 gadus no šīs personas atlaišanas dienas. Ja darbinieks aiziet no šī konkrētā uzņēmuma, dokumenti ir pastāvīgi jāuzglabā, jo, ja ir pretenzijas par maksas lielumu, tie vispirms būs jāceļ.
Rēķini, citi dokumenti, kas apliecina norēķinus ar piegādātājiem un klientiem, pieder pie trešās grupas, tāpēc tie jāuzglabā līdz 10 gadiem ieskaitot. Kā mēs jau teicām, vispārējie finanšu pārskati ir pastāvīgi jāsaglabā.
Individuālie uzņēmēji
Prasības šai uzņēmumu kategorijai ir daudz mazāk stingras, jo tur izveidoto dokumentu ir daudz mazāk. Tātad, kāds ir IP grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiks? Apskatīsim šo jautājumu sīkāk. Pirmkārt, visi reģistrācijas sertifikāti, gada pārskati nodokļu iestādēm. Šī informācija būtu pastāvīgi jāuzglabā visa konkrētā uzņēmuma darbības laikā.
Tomēr, ja uzņēmējam nav darbinieku un viņš veic uzskaiti pēc vienkāršotas shēmas, tad visas prasības ar to beidzas. Protams, IP grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiks šajā gadījumā ir tas pats 75 gadi, jo starp tiem ir tikai gada pārskati.
CJSC
Tā kā šādu uzņēmumu darbība ir saistīta ar ievērojama ienākumu apjoma iegūšanu, kā arī norēķiniem ar akcionāriem, šajā gadījumā prasības attiecībā uz glabātajiem dokumentiem ir visstingrākās. Parasti vairumā gadījumu grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiks uzņēmumā ir vismaz 75 gadi. Tomēr ir arī izņēmumi.
Protams, visa informācija par statūtkapitālu, noguldījumu apjomu un dibinātāju hartas daļu ir nepārtraukti jāuzglabā. To dokumentu sarakstā, kuri arhivējami arī vismaz 75 gadus un ilgāk, ir grāmatvedības dokumenti, kurus nodokļu organizācijas var izmantot: informācija par aktīvu atdevi, pārskati par norēķiniem ar akcionāriem, kā arī elektroniskie plašsaziņas līdzekļi, par kuriem ir pieejami dati par ienākumiem. uz līdzekļu organizācijas kontiem īpaši lielās summās.
Arī informācija par norēķiniem ar personālu tiek glabāta 75 gadus. Pārējo dokumentu (rēķini, garantijas vēstules) glabāšanas laiks ir līdz 10 gadiem ieskaitot.
Budžeta organizācijas
Kāds ir grāmatvedības dokumentu glabāšanas periods budžeta iestāde? Parasti tam nav īpašu prasību. Tiek uzskatīts, ka 75 gadus ir jāuzglabā tikai informācija par gada finanšu pārskatiem un vērtspapīriem, kas paredzēti nodokļu iestādēm. Visi pārējie dokumenti tiek glabāti līdz 10 gadiem ieskaitot.
Svarīgas funkcijas
Iepazīstoties ar visu iepriekš pieejamo normatīvo aktu sarakstu, jūs varat būt pārsteigts: grāmatvedības dokumentu parastais glabāšanas laiks nepārsniedz piecus gadus (Federālais likums Nr. 402)! Tajā pašā laikā mūsu rakstā mēs rakstām par 10 gadiem un vairāk. Kā tas var būt? Diemžēl šajā gadījumā ir slikti izstrādāts normatīvais regulējums, kad likuma prasības ir pretrunā ar realitāti. Ļaujiet mums ilustrēt ar piemēru.
Ja jūs pat esat vienkāršs individuālais komersants, jūs viegli varat nonākt situācijā, kad nodokļu inspekcija pieprasa iesniegt dokumentus, kuru derīguma termiņš jau ir beidzies (saskaņā ar likuma prasībām). CJSC un LLC gadījumā, kuru gada apgrozījums var pārsniegt desmitiem vai pat simtiem miljonu rubļu, pat dažu nesvarīgu vērtspapīru neesamība var radīt lielas nepatikšanas.
Piemēram, bieži nepieciešami dokumenti, kas apstiprina debitoru parādu likumību. Nav noslēpums, ka praksē tā termiņu var lēst gandrīz uz desmit gadiem. Saskaņā ar likumu divus grāmatvedības dokumentu komplektus jau var iznīcināt vienlaikus. Ja uzņēmums patiešām no tiem atbrīvotos, tas varētu radīt lielus izdevumus. Kā? Ļoti vienkārši.
Ja uzņēmums nespēj nodrošināt pieprasītos vērtspapīrus, jums būs jāpārrēķina peļņas nodoklis (lai gan tas, iespējams, nemaz neeksistē), kā arī jāmaksā smagi naudas sodi.Vienkārši sakot, nosakot glabāšanas periodus, jāvadās ne tik daudz no likuma prasībām (cik paradoksāli tas var būt), bet gan par dokumenta patieso nozīmi konkrētā uzņēmumā.
Protams, primāro grāmatvedības dokumentu glabāšanas laikam jebkurā gadījumā vajadzētu būt pēc iespējas garākam, taču pat daudzi rēķini ar noteiktiem nosacījumiem ir jāuzglabā arhīvā vairāk nekā 15 gadus. Ja uzņēmumam ir parādnieki vai ja tas pats ir kādam parādā, šādi dokumenti ir jāuzglabā pastāvīgi, neatkarīgi no federālā likuma un rezolūciju prasībām.
Kā noteikt grāmatvedības dokumentu nozīmi organizācijā?
Kā saprast, kādi dokumenti ir jāmarķē “pirms vajadzības”, tos uzglabājot, un kas ar tiem būtu jādara nākotnē? Šajā gadījumā profesionāli juristi iesaka atsevišķi pārbaudīt saglabāto dokumentu vērtību.
Galvenā prasība, pēc kuras jāvadās komisijas locekļiem, ir ne tikai pašas glabātos rakstos esošās informācijas vērtība, bet arī kaitējums, kas var rasties organizācijai, ja viņi tiek pazaudēti.
Tādējādi ir jāpalielina šādu finanšu un grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiks: visi līgumi un aplēses par tiem darbiem, kas pat teorētiski var palielināt gan paša uzņēmuma, gan tā atsevišķo sastāvdaļu vērtību; visus dokumentus un elektroniskos plašsaziņas līdzekļus, kas saistīti ar iepirkuma konkursu; visi dokumenti, kas vienā vai otrā veidā var būt nepieciešami tiesvedības gadījumā (pat teorētiski iespējams).
Piezīmes atsevišķiem uzņēmējiem
Tā kā prasību ir ļoti daudz, un to interpretācija dažādos normatīvajos aktos un tiesas lēmumos ir pārsteidzoši daudzveidīga, dokumentu glabāšanas process uzņēmējiem kļūst īpaši sarežģīts, jo individuālam uzņēmējam bieži vien nav juridiskā pamata vai speciālistu, kas speciāli pieņemti darbā šādu jautājumu risināšanai. Šajā gadījumā jebkādu strīdu gadījumā ir jāsazinās ar advokātu birojiem, ja tie ir balstīti uz grāmatvedības dokumentiem, kuru noteikumi un kārtība nav skaidri noteikti likumdošanā.
Lūdzu, ņemiet vērā: jo kompetentāk un pilnīgāk izveidojies arhivēšanas process, jo mazāk problēmu jums radīsies nākotnē.
Prasības arhivēšanas organizēšanai uzņēmumā
Tāpēc mēs pārskatījām pamatinformāciju par laika grafiku. Bet kā organizēt organizācijas dokumentu glabāšanu? Kādas metodes ir pieejamas?
Pirmkārt, jūs varat izveidot savu arhīvu. Atsevišķu uzņēmēju un nelielu LLC gadījumā par arhivāru bieži kļūst uzņēmuma vadītājs vai īpaši algots darbinieks. Pats arhīvs kļūst par īpašu istabu vai pat par lielu seifu.
Bet pēdējos gados ir kļuvusi daudz populārāka vēršanās pie speciāliem uzņēmumiem, kas specializējas arhīvu veidošanā un glabāšanā. Tie var palīdzēt gan organizēt esošās krātuves, gan izveidot jaunas no nulles. Uzņēmumiem, kuriem ir īpaši svarīgi pilnīgi vērtīgus dokumentus glabāt pilnīgā drošībā, šie uzņēmumi var organizēt to glabāšanu īpaši aizsargājamās un īpaši aizsargājamās kastēs.
Pirmās metodes priekšrocība ir pilnīga dokumentu kontrole, un šīs metodes lētums ir acīmredzams. Trūkumi ietver arhīva neaizsargātību (ne visiem ir līdzekļi ugunsdrošas telpas aprīkošanai). Turklāt ne visiem ir atbilstoša juridiskā izglītība, lai pareizi organizētu glabāšanu.
Otrās metodes priekšrocības ir ideāla uzglabāšanas organizēšana, kā arī aģentūras darbinieku pilnīga juridiskā sagatavotība. Negatīvā puse ir tālu no pilnīgas kontroles pār uzņēmuma vadības arhīvu.
Tātad mēs pārbaudījām grāmatvedības dokumentu glabāšanas laiku, ko paredz likumdošanas standarti, kā arī prasības, kas šajā gadījumā attiecas uz galvenajām uzņēmējdarbības juridiskajām formām.
